Elles sont saisies par une procédure spécifique, accessible par le menu Traitement/Trésorerie prévisionnelle/Saisie des prévisions.

Le premier écran présente la liste de toutes les écritures prévisionnelles déjà connues.

Sur cet écran, les boutons Suspendre et Libérer permettent respectivement de suspendre une écriture, puis de la libérer ultérieurement. Une écriture suspendue sera ignorée sur tous les états de trésorerie. Cela évite dans certains cas d’avoir à supprimer une écriture prévisionnelle, si l’on sait qu’elle sera à nouveau nécessaire plus tard.

Utilisez le bouton Créer pour ajouter une nouvelle écriture prévisionnelle.

L’écran de saisie comporte les données suivantes :

• Compte. C’est le compte sur lequel l’écriture prévisionnelle doit être intégrée.
• Libellé. Renseignez un libellé pour mémoire ; ce libellé ne sera pas visible sur les états de trésorerie, qui ne présentent les écritures qu’en cumul, mais on le retrouvera sur la liste de contrôle des écritures prévisionnelles décrite plus loin.
• Débit ou Crédit. Montant de l’écriture prévisionnelle.
• A partir du / Jusqu'au. Renseignez la période de validité de l’écriture. Pour une écriture isolée, indiquez la date à laquelle elle est attendue. Pour une écriture périodique, indiquez au moins la première date à laquelle elle est attendue (voir exemples ci-après).
• Niveau. Choisissez le niveau de l’écriture, entre 1 et 9. C’est sur ce niveau qu’il est possible d’effectuer des regroupements sur les états de trésorerie. Ce niveau traduit généralement le degré de probabilité de la prévision, tant du point de vue du montant que de la date. Le niveau 1 doit correspondre aux prévisions dont la réalisation est quasi certaine.
• Fréquence. Choisissez l’une des valeurs possibles :
• Une fois. Il s’agit d’une écriture isolée, c’est à dire qui ne se présente qu’une seule fois.
• Tous les x jours. Il s’agit d’une écriture périodique, qui se présente à un intervalle régulier de x jours. Ce nombre x doit être indiqué à l’invite suivante.
• Tous les x mois. Il s’agit d’une écriture périodique, qui se présente à un intervalle régulier de x mois. Ce nombre x doit être indiqué à l’invite suivante.
• Nombre jours/mois. Pour une écriture périodique, indiquez ici la périodicité en nombre de jours ou nombre de mois.
• Écriture suspendue. Cochez cette option pour suspendre l’écriture. Une écriture suspendue sera ignorée sur tous les états de trésorerie. Modifier cette zone a le même effet que les boutons Suspendre et Libérer disponibles sur le premier écran.

Exemple d’écritures périodiques

Paiement de la TVA, le 21 de chaque mois

               A partir du                21/01/2021

               Jusqu'au                               

               Fréquence                Tous les mois

               Nombre jours/mois        1

Paiement des charges salariales URSSAF au trimestre, le 15/01, 15/04, 15/07 et 15/10

               A partir du                15/01/2021

               Jusqu'au                               

               Fréquence                Tous les mois

               Nombre jours/mois        3

Paiement de la taxe d’apprentissage chaque année, pour le 15/02

               A partir du                15/02/2021

               Jusqu'au                               

               Fréquence                M=Tous les mois

               Nombre jours/mois        12

Contrôle des écritures prévisionnelles

Avant d’éditer un état de trésorerie, il est préférable de contrôler quelles sont les écritures prévisionnelles qui vont y être intégrées. En effet, compte-tenu des périodicités indiquées au niveau de chaque écriture, de la date de départ et de l’intervalle en nombre de jours que vous indiquerez lors de la soumission de l’état de trésorerie, chaque écriture prévisionnelle peut être :

• Soit purement et simplement ignorée si elle n’entre pas dans la période délimitée par la date de départ de l’état d’une part, et cette même date majorée de N jours d’autre part, N étant le produit du nombre de colonnes de l’état (18) par l’intervalle en nombre de jours attribué à chaque colonne.
• Soit sélectionnée une seule fois si elle entre dans la période définie ci-dessus, et qu’il s’agit d’une écriture isolée (Fréquence égale à Une fois).
• Soit dupliquée autant de fois que nécessaire dans la période définie ci-dessus, s’il s’agit d’une écriture périodique (Fréquence égale à Tous les x jours ou Tous x les mois).

Pour lancer cet état de contrôle des écritures prévisionnelles, utilisez le menu Traitement/Trésorerie prévisionnelle/Liste des prévisions, ou utilisez le bouton Imprimer dans la procédure de saisie de ces écritures de prévision. Indiquez alors la période de temps voulue en renseignant les deux dates Du et Au. Vous pouvez aussi sélectionner les écritures à traiter en fonction de leur niveau, comme cela est possible pour l’édition des états de trésorerie.

Sur la liste des prévisions, toutes les écritures sont présentées triées par date croissante. Toute écriture ayant été dupliquée compte tenu de sa périodicité est donc portée plusieurs fois sur cette liste, pour chaque date de réalisation.

Un total général des écritures prévisionnelles figure en fin de liste.

Important : ce sont surtout les écritures prévisionnelles présentes en début de période qu'il faut vérifier avec soin, pour éviter qu'elles fassent double emploi avec les écritures « réelles » qui auraient déjà été comptabilisées. Si tel est le cas, il faut aller modifier la ou les écritures en question pour repousser leur date de début à la prochaine échéance prévue.