Tout mouvement comptable est enregistré dans LDCompta sous forme d’une écriture comptable.

Une écriture comptable comporte un certain nombre de zones obligatoires, tels le N° de compte mouvementé, le sens de l’écriture (débit ou crédit) et le montant.

Elle est identifiée de façon unique par un N° interne d’écriture qui est attribué automatiquement par le système lors de la création d’une nouvelle écriture.

Une écriture n’est jamais isolée ; elle est presque toujours partie intégrante d’une pièce comptable.

Une pièce comptable est donc un ensemble de n écritures qui partagent un certain nombre de caractéristiques, telles la date d’écriture, le code journal… L’exemple le plus courant de pièce comptable est la facture, qui comportera une écriture au compte de tiers, une ou plusieurs écritures de TVA, et une ou plusieurs écritures aux comptes d’achat/vente.
Une pièce est normalement équilibrée, c’est à dire que la somme des écritures au débit est égale à la somme des écritures au crédit.

Une pièce comptable est en principe identifiée par son code journal et son N° de pièce, codifié sur 10 caractères alphanumériques.

Numérotation des pièces

Dans LDCompta, les n° de pièces peuvent être soit saisis lors de la création de la pièce, soit attribués automatiquement par le système à chaque création de pièce.

Ce choix se fait journal par journal. S’il y a numérotation automatique des pièces, le système garantit l’unicité des N° de pièces utilisés ; dans le cas contraire, on peut demander à ce que le système impose la saisie d’un N° pour chaque pièce, et vérifie l’unicité du N° de pièce indiqué.

Bien que ces deux contrôles ne soient pas indispensables pour tous les journaux, il est vivement conseillé de les mettre en place pour les journaux d’achat et de vente notamment. Certains modules requièrent d’ailleurs ce type de contrôle (chiffres d’affaires clients et fournisseurs, suivi de la TVA sur les encaissements et décaissements).

Il est des cas de figure où une pièce, dans le sens où elle est définie ci-dessus, ne peut être équilibrée. Un exemple simple est celui du journal des à nouveaux. La facture décrite plus haut, constituée initialement de 3 écritures TTC-TVA-HT, ne sera la plupart du temps reprise sur le journal des à nouveaux (si elle reste non réglée à la date de clôture) que pour la ligne TTC au compte de tiers. Pour pallier à cette difficulté, LDCompta utilise une notion de lot d’écritures.

Lots d'écritures

Un lot d’écritures est un ensemble de n écritures qui doit toujours rester équilibré. Un lot d’écritures est identifié de façon unique par un N° de lot. Dans la grande majorité des cas, à une pièce correspond un et un seul lot et inversement. Mais dans l’exemple qui précède, le journal des à nouveaux sera peut être constitué d’un seul lot comportant plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de pièces.

Pour faciliter les tâches de saisie, la gestion des lots d’écritures est entièrement prise en charge par le logiciel ; à aucun moment, l’utilisateur ne voit de N° de lot. Il s’agit d’une notion purement interne que le système utilise partout pour garantir la cohérence globale du système comptable.

N° d'entrée

En sus de ces notions de N° de pièce et N° de lot, LDCompta gère pour certaines écritures un N° d'entrée.

Cela concerne :

• Les écritures qui sont intégrées par la procédure d'interface standard en entrée  de LDCompta. Le N° d'entrée est dans ce cas de la forme Innnnn, où nnnnn est un compteur incrémenté à chaque nouvelle interface.
• Les écritures qui sont saisies par folio. Le N° d'entrée est dans ce cas de la forme Fnnnnn, où nnnnn est un compteur incrémenté à chaque validation d'un nouveau folio.
• Les écritures résultant de la comptabilisation des amortissements et sorties d'immobilisations. Le N° d'entrée est dans ce cas de la forme Annnnn, où nnnnn est un compteur incrémenté à chaque fois que la procédure de comptabilisation des immobilisation est lancée.
• Les écritures de banque, lorsqu'elles sont exportées par l'automate d'export des flux de trésorerie, pour ce qui est du flux RBQ.  Le N° d'entrée est dans ce cas de la forme Rnnnnn, où nnnnn est un compteur incrémenté à chaque fois que la procédure d'export de ce type de flux est lancée.
• Les écritures d'abonnements quand elles sont comptabilisées. Le N° d'entrée est dans ce cas de la forme Bnnnnn, où nnnnn est un compteur incrémenté à chaque création d'abonnement.

Ce N° d'entrée est toujours visible, dans les différentes procédures de consultation, dans une des colonnes figurant sur la droite, en principe juste après le N° de lot. Il peut être utilisé, via le mécanisme des filtres, pour retrouver toutes les écritures issues d'une même interface par exemple.