Cette procédure permet d'enregistrer tous les paramètres relatifs aux différents journaux utilisés dans le dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Journaux. Les données à saisir pour un journal sont présentées sur 2 à 5 onglets, selon le type de journal :
Onglet Journal
- Code journal. Indiquez ici le code du journal, sur deux caractères alphanumériques.
- Libellé. Saisissez un libellé significatif.
- Centralisation sur grand-livre. Activez cette option si ce journal doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée ici.
- Journal de banque. Activez cette option si ce journal est un journal de banque. Des données complémentaires devront alors être indiquées sur les onglets Banque et Règlements.
- Journal de portefeuille. Activez cette option si ce journal est un journal de portefeuille de règlements clients (Effets à recevoir ou Chèques en portefeuille). Le journal doit dans ce cas être défini également comme journal de banque.
Attention : un journal d’effets à payer ne doit être défini ni comme un journal de banque, ni comme un journal de portefeuille.
- Nature de pièce obligatoire. Activez cette option si vous souhaitez rendre obligatoire la saisie d'un code nature de pièce pour toute écriture passée sur ce journal. L'utilisation des codes Nature de pièce, qui permettent de mieux caractériser une pièce comptable (Facture, Avoir, Règlement, OD...) est en principe facultative dans LDCompta. Mais on peut ici la rendre obligatoire journal par journal. Et il est conseillé de le faire à minima pour les journaux d'achat et de vente, afin de bien distinguer les factures et les avoirs dans les comptes clients et fournisseurs, ce qui permet d'obtenir des informations pertinentes sur l'onglet C.A. en consultation de ces comptes.
- Gestion échéancier fournisseurs. Activez cette option si le journal est un journal d’achat, et que vous voulez gérer un échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs est la base de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Il est donc indispensable dans ce cas. Si vous ne voulez pas mettre en œuvre cette chaîne de règlement automatique, la gestion de l’échéancier fournisseurs n’est pas indispensable ; elle apporte un plus (suivi au plus près des échéances fournisseurs à payer), mais elle alourdit quelque peu la saisie des factures d’achats et des règlements fournisseurs. Lors du démarrage d’un dossier comptable, nous conseillons de ne pas mettre en œuvre tout de suite cet échéancier, quitte à le démarrer dans un second temps une fois que vous serez plus familier avec LDCompta.
- Saisie en devises possible. Cette zone n’est présentée que si le module Devises a été activé dans la Fiche société. Activez cette option si vous souhaitez pouvoir saisir des écritures en devises sur ce journal. Les masques de saisie des procédures de saisie d’écritures par pièce et par folio seront différents selon que l’on mouvemente un journal autorisant la saisie en devises ou pas. De plus, pour pouvoir recevoir des écritures en devises par la procédure d’interface standard de LDCompta (importation d’un journal de ventes par exemple), le journal correspondant doit être défini avec saisie en devises possible.
- Mode de calcul de l'échéance. Permet de choisir à partir de quelle date (Date de pièce ou Date comptable) doit se faire le calcul de la date d'échéance, si un calcul automatique de date d'échéance doit être réalisé en saisie d'une pièce comptable sur ce journal. Pour les journaux d'achat et de vente, il faut en principe sélectionner l'option Par rapport à la date de pièce. Pour les journaux de banque, on préférera l'option Pas de calcul.
- Compte de contrepartie. Indiquez un N° de compte qui sera proposé lors de l’utilisation du bouton Contrepartie dans les procédures de saisie d’écritures par pièce, saisie au kilomètre ou saisie par folio. Cette zone est facultative.
- Nature de pièce par défaut. Indiquez un code nature de pièce qui sera proposé par défaut lors de la saisie d’une nouvelle pièce, dans la plupart des procédures de saisie d’écritures. Par exemple, pour un journal d’achat, indiquez le code nature de pièce identifiant les factures. Cette zone est facultative.
- Canevas de saisie par défaut. Indiquez un code canevas de saisie qui sera proposé par défaut dans la procédure de saisie d’écritures par pièce ou au kilomètre. Cette zone est facultative.
- Modification des écritures. Le mode de gestion des écritures provisoires, défini de façon globale dans la Fiche Société, peut aussi être piloté au niveau de chaque journal, via les 3 valeurs possibles ici :
- Selon paramètre défini dans la Fiche Société
- Données non comptables seulement
- Modification interdite
Sachez qu'il est aussi possible, dans la procédure d’interface standard, d’alimenter directement une zone de marquage écriture par écriture, pour bloquer l’accès en modification, avec là aussi 3 options possibles : Blanc=Selon paramètre défini dans le journal, N=Modification des données non comptables seulement, I=Modification interdite. On peut donc de la sorte envoyer des écritures dans LDCompta qui ne seront en aucun cas modifiables par LDCompta.
Lors d’une demande de modification d’écriture, le système va autoriser ou refuser la modification en appliquant successivement les règles suivantes :
- Si le mode de travail défini dans la Fiche Société est Aucune modification d’écriture possible, ou si le journal sur lequel la pièce est comptabilisée a l’attribut Modification interdite, ou si une ou plusieurs des écritures composant la pièce en question a un code marquage I, la pièce ne peut être modifiée.
- Si le mode de travail défini dans la Fiche Société est Modification des données non comptables seulement, ou si le journal sur lequel la pièce est comptabilisée a l’attribut Modification des données non comptables seulement, ou si ce journal est clos, ou si une ou plusieurs des écritures composant la pièce en question a un code marquage N, la pièce ne peut être modifiée que pour ses données non comptables.
- Dans tous les autres cas, la modification de la pièce est autorisée.
Onglet Numérotation
- Numérotation des pièces. Plusieurs modes de numérotation des pièces sont possibles :
- Manuelle : Le système n’affecte aucun numéro de pièce en automatique. Pour chaque pièce saisie, la zone N° de pièce sera présentée à l’écran.
- Automatique 6 chiffres : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme nnnnnn, nnnnnn étant un compteur sur 6 chiffres pouvant être initialisé (voir ci-dessous).
- Automatique 7 chiffres : idem ci-dessus, mais avec un compteur sur 7 chiffres.
- Automatique par année : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAnnnnn, AA étant l’année comptable de la pièce, nnnnn étant un compteur sur 5 chiffres propre à chaque année, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).
- Automatique par mois AAMnnnn : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAMnnnn, AA étant les 2 derniers chiffres de l’année comptable de la pièce, M étant le mois comptable de la pièce (1 à 9 pour janvier à septembre, O=Octobre, N=Novembre, D=Décembre), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).
- Automatique par mois AMMnnnn : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AMMnnnn, A étant le dernier chiffre de l’année comptable de la pièce (0=2020, 1=2021…), MM étant le mois comptable de la pièce (01 à 12), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).
- Automatique par mois AAMMnnnn : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAMMnnnn, AA étant les 2 derniers chiffres de l’année comptable de la pièce, MM étant le mois comptable de la pièce (01 à 12), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).
En cas de numérotation automatique, le système garantit qu’il n’y aura jamais de doublons sur le N° de pièce pour le journal en question, et que les N° seront affectés de façon parfaitement consécutive. Le ou les compteurs peuvent être initialisés en cas de besoin, soit directement pour les modes de numérotation Automatique 6 chiffres et Automatique 7 chiffres en renseignant la zone Dernier N° de pièce utilisé qui est proposée dans ce cas de figure, soit en utilisant le bouton Afficher les derniers numéros utilisés pour les autres modes de numérotation automatique.
- Numéro de pièce obligatoire. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Activez cette option si vous souhaitez que le N° de pièce soit obligatoire pour toute pièce saisie sur ce journal. Cela est vivement conseillé pour les journaux d’achats et de ventes, si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.
- Contrôle équilibre par pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Activez cette option si vous voulez interdire toute pièce non équilibrée. En règle générale, les procédures de saisie sont conçues pour ne valider que des pièces équilibrées. Cependant, pour les pièces issues de la saisie par folio ou de la procédure standard d’interface, ou encore pour le journal des à nouveaux, on peut avoir dans certains cas des pièces non équilibrées, l’équilibre étant assuré à un niveau supérieur (journal et mois par exemple). Pour les journaux d’achats et de ventes au moins, il est vivement conseillé d’activer cette option si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.
- Contrôle unicité sur N° pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Choisissez l’une des valeurs :
- Aucun contrôle : aucun contrôle de doublon sur le N° de pièce ne sera fait pour ce journal.
- Unicité / Journal-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, et toutes dates confondues.
- Unicité / Journal-Mois-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, dans le même mois comptable.
- Unicité / Journal-Date-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, à la même date comptable.
Nous conseillons, chaque fois que cela est possible, d’utiliser au moins la valeur Unicité / Journal-Date-N° pièce. En effet, cela vous permettra d’identifier toute pièce de façon unique par un triplet (journal, date, N° de pièce). Cela est plus pratique pour pouvoir, par exemple, rappeler une pièce en modification.
- Contrôle unicité sur référence. Choisissez l’une des valeurs :
- Aucun contrôle : aucun contrôle sur la référence document ne sera fait sur ce journal, et la zone Référence document sera facultative lors de la saisie d’une pièce.
- Unicité sur Journal-compte-référence : La zone Référence document sera obligatoire pour toutes les pièces saisies sur ce journal. De plus, le système contrôlera que vous ne saisissez pas deux pièces portant la même référence document sur ce journal, pour le même compte auxiliaire. Ce contrôle est essentiellement conçu pour éviter, sur un journal d’achats, que l’on saisisse par mégarde deux fois la même facture.
Onglet Portefeuille
Cet onglet n'est disponible que pour les journaux définis en tant que journal de portefeuille sur le premier onglet. On y trouve les données suivantes :
- N° de compte de portefeuille. Indiquez le compte de portefeuille associé à ce journal, qui sera mouvementé automatiquement dans les procédures dédiées de saisie de règlements clients et de gestion du portefeuille. Il s'agit en général d'un compte 413nnn pour les effets à recevoir, ou 5112nn pour un portefeuille de chèques.
- Code identification mnémonique. Indiquez un code constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement le journal : EAR par exemple. Ce code est tout particulièrement utile si vous codifiez les journaux en numérique (51=BNP, 52=Crédit Agricole…). Ce code mnémonique, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code journal, ce qui facilitera la relecture des écritures.
Onglet Banque
Cet onglet n'est disponible que pour les journaux de banque (en dehors des journaux de portefeuille de règlements clients). On y trouve les données suivantes :
- N° de compte de banque. Indiquez le compte de banque associé à ce journal, qui sera dans certaines saisies mouvementé automatiquement (procédures dédiées de saisie règlements clients et règlements fournisseurs).
- N° de compte transitoire. Indiquez le compte intermédiaire qui sera utilisé lors de remises en banque de règlements clients. Ce compte est facultatif. A défaut, le système mouvemente directement le compte de banque indiqué plus haut. Cela est décrit en détail dans le schéma récapitulatif de comptabilisation des règlements clients.
- Coordonnées bancaires. Indiquez la domiciliation, l'IBAN et le code BIC de la banque. Ces zones doivent être renseignées si vous voulez établir des remises magnétiques de LCR ou des virements fournisseurs depuis cette banque. L'IBAN, s’il est renseigné, est contrôlé à l’aide de sa clé de contrôle (2 positions de droite).
- N° émetteur à porter sur les supports magnétiques. Indiquez le numéro communiqué par votre banque le cas échéant. La plupart des banques n’imposant plus aujourd'hui l’utilisation de ce n° d’émetteur, la zone est facultative.
- Code identification mnémonique. Indiquez un code constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement la banque concernée : BNP par exemple. Ce code est tout particulièrement utile si vous codifiez les journaux en numérique (51=BNP, 52=Crédit Agricole…). Ce code mnémonique, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code journal, ce qui facilitera la relecture des écritures.
Onglet Adresse
Cet onglet n'est disponible que pour les journaux de banque (en dehors des journaux de portefeuille de règlements clients). Il permet de saisir les coordonnées complètes de la banque. A ce jour, seule l'adresse postale de la banque est utilisée par LDCompta : elle est reprise en tête des bordereaux de remise en banque, si on opte pour une Présentation de type Lettre.
Onglet Règlements
Cet onglet, composé de deux panneaux distincts, n'est disponible que pour les journaux de banque (en dehors des journaux de portefeuille de règlements clients).
Panneau Règlements fournisseurs
Les champs de ce panneau sont utilisés pour les règlements fournisseurs, que ce soit en règlement manuel ou par la chaîne de règlement automatique.
- Pourcentage affectation. Cette zone est utilisée, dans la chaîne de règlement automatique, par la procédure d’affectation automatique des échéances sur plusieurs banques. Le pourcentage peut bien sûr être saisi ici, mais il pourra aussi l’être au moment de la soumission du traitement d’affectation automatique.
- Modes de paiement entraînant une comptabilisation. Indiquez le ou les modes de paiement pour lesquels vous souhaitez qu’il y ait comptabilisation du règlement, lors du lancement de la chaîne de règlement automatique. Pour les règlements traités par la chaîne de règlements, mais non référencés ici, il n’y aura ni comptabilisation, ni émission de titre de paiement. Les échéances traitées seront simplement marquées comme réglées lors du traitement de comptabilisation.
Seuls 5 modes de paiement peuvent être indiqués ici. Mais en cliquant sur le bouton Autres modes..., on peut définir jusqu'à 20 autres modes de paiement pour lesquels il y aura comptabilisation quel que soit le journal de banque utilisé.
- Journal effets à payer et Compte effets à payer. Indiquez le code eu journal et le compte Effets à payer à mouvementer, lors de l’émission de règlements de type BO (voir paramètres modes de paiement ) par la chaîne de règlement automatique, ou par la procédure de saisie d’un règlement manuel fournisseur.
- Mode de gestion. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte d’effets à payer distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion est conseillé si vous gérez un grand nombre d’effets à payer (plusieurs dizaines par mois) ; cela facilite le pointage de ces comptes d’effets. Les choix possibles sont :
- Un seul compte. Gestion normale avec un seul compte d’effets, quelle que soit l’échéance
- Un compte / mois. Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX est égal au N° compte effets à payer indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de l'effet. Si par exemple, vous avez choisi 40300 comme compte effets à payer, le système utilisera les comptes 4030001 à 4030012 lors de la gestion des effets à recevoir. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.
- Un auxiliaire / mois. Un compte auxiliaire par mois d’échéance. Le N° de Compte d'effets à payer indiqué plus haut doit alors avoir été défini en tant que compte collectif, avec une nature A=Autres auxiliaires. Il faut lui avoir attaché 12 comptes auxiliaires, portant les numéros 00001 à 00012 pour janvier à décembre.
A droite de ce panneau, le bouton Virements com. & Int. permet de saisir des paramètres complémentaires nécessaires à l'émission de virements commerciaux et virements internationaux.
Panneau Remises à l’escompte
Les champs de ce panneau sont exploités d’une part pour effectuer une sélection automatique des effets à remettre à l’escompte, d’autre part pour calculer le coût approché d’une remise à l’escompte. Ces deux options sont offertes dans la procédure de gestion du portefeuille clients.
- Taux d’escompte. Indiquez le taux d’escompte pratiqué par la banque.
- Intérêt minimum. Indiquez la valeur minimum perçue par la banque pour tout effet remis à l’escompte.
- Nombre de jours de banque. Indiquez le nombre de jours qu’il faut ajouter à la durée escomptée, calculée par différence entre la date d’échéance de l’effet (éventuellement prorogée si jour non ouvré) et la date de remise.
- Report sur jour ouvré. Activez cette option si, pour calculer le coût de l’escompte, l’échéance de l’effet doit être reportée au premier jour ouvré qui suit, lorsque le jour de l’échéance est un jour non ouvré.
- Nombre de jours mini. Indiquez le nombre de jours mini à prendre en compte comme durée escomptée, durée calculée comme indiquée ci-dessus.
- Nombre de jours maxi. Indiquez le nombre de jours maxi à prendre en compte comme durée escomptée, c’est à dire qu’au-delà de cette durée, la remise à l’escompte d’un effet n’est pas possible.
Onglet Natures
Cet onglet permet de définir quelles codes natures de pièce sont autorisées en saisie sur ce journal.
Par défaut, tous les codes natures de pièce le sont. Si vous voulez restreindre l'usage à certains codes natures de pièce, décochez dans la colonne Autorisé les codes des natures pièces interdits.
Au besoin, utilisez les boutons Toutes et Aucune au bas de l'écran pour cocher/décocher tous les codes natures de pièce.
Les informations définies sur cet onglet peuvent aussi être gérées dans la fenêtre de définition d'un code nature de pièce.
Onglet Paiement
Cet onglet permet de définir, pour les journaux de banque uniquement, quels modes de paiement sont autorisés, en saisie de règlements clients uniquement, sur ce journal. Cela permet par exemple de forcer le passage par des portefeuilles pour les modes de paiement correspondant à des effets ou à des chèques, ou de n'autoriser la saisie des chèques que pour une seule banque.
Par défaut, tous les modes de paiement sont autorisés. Si vous voulez restreindre l'usage à certains codes modes de paiement, décochez dans la colonne Autorisé les modes de paiement interdits.
Au besoin, utilisez les boutons Tous et Aucun au bas de l'écran pour cocher/décocher tous les modes.
Les informations définies sur cet onglet peuvent aussi être gérées dans la fenêtre de définition d'un mode de paiement.
