Sur le même principe que la consultation d'un compte, d'une pièce ou d'une référence, cette procédure permet de consulter les écritures comptables d’un journal et d'une période donnée.

Elle est accessible par le menu Interrogation/Journal ou l’icône correspondante de la barre d’outils. Là-aussi, on peut y accéder par un double clic sur un code journal depuis une autre fenêtre de consultation, par compte, pièce, référence par exemple.

La plupart des fonctionnalités décrites pour la consultation d'un compte sont proposées également dans ces deux procédures de consultation, même si elles ne sont pas reprises ici en détail.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation par journal comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.

• Journal. Indiquer le code du journal à visualiser.
• Du - Au. Indiquer la période à visualiser. Lorsque cette consultation est ouverte depuis le menu, le système propose depuis le premier jour du mois précédent le mois en cours jusqu'à la date du jour. Lorsqu'elle est ouverte depuis une autre consultation, le système propose du premier au dernier jour du moins englobant l'écriture de départ, celle sur laquelle on a fait le double-clic sur le code journal ou le clic droit pour ouvrir le menu contextuel.
• Compte général. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage aux seules écritures passées dans le compte général indiqué. Cette zone est facultative. Vous pouvez indiquer un N° de compte collectif, pour voir toutes les écritures clients sur un journal de ventes par exemple.
• N° client ou N° fournisseur. Ces deux zones de sélection, facultatives, permettent de limiter l'affichage à un seul compte client ou un seul compte fournisseur.
• Lettrage. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'affichage aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

• Toutes les écritures. Affichage de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non ;
• Écritures non lettrées. Affichage des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué ci-après ;
• Écritures lettrées. Affichage des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué ci-après.

Si vous choisissez l’option Écritures non lettrées ou Écritures lettrées, vous pouvez indiquer suite à cela la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Par défaut, le système prend la date de fin de la période demandée en affichage du journal.

• Afficher les commentaires. Cette option permet d'alterner entre deux modes d'affichage des commentaires éventuellement présents sur les écritures. Lorsque cette option n'est pas cochée, les commentaires n'apparaissent pas. On a simplement le libellé de l'écriture qui figure en vert sur fond jaune pâle si un commentaire est associé à l'écriture. Et lorsqu'on active cette option, les commentaires apparaissent directement sous le libellé de chaque écriture, en gris clair toujours sur fond jaune pâle, avec de ce fait une hauteur de ligne variable, hauteur qui s'adapte à la taille du commentaire. Dans les deux cas, un double clic sur le libellé ouvre la fenêtre d'affichage/saisie du commentaire.

Détail de l'affichage

Une fois les différents critères de sélection renseignés, appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le bouton Afficher pour demander l’affichage. Par la suite, si vous modifiez l’un des critères de sélection, l’affichage est immédiatement « rafraîchi ».

L'affichage des écritures comptables se fait initialement par date comptable croissante.

Les différentes informations des écritures sont présentées en colonne : Date comptable, N° de pièce comptable, N° de compte, Référence document, Libellé écriture, Code nature de pièce, Montant au débit ou au crédit, Ventilation analytique (1 à 3 axes) si le module Comptabilité analytique est actif, Date de pièce, Date d’échéance, Code et date de lettrage, Montant, Code et Cours devise d'enregistrement si le module Devises est actif, N° du compte général et du compte auxiliaire suivis du libellé de ce compte, Mode de paiement, N° interne de l'écriture, N° de lot et N° d'entrée, Indicateur GED, Date-Heure, code utilisateur et programme de création de l'écriture, Date-Heure, code utilisateur et programme de la dernière modification de l'écriture (le cas échéant).

Rappelons que là-aussi, la disposition des colonnes (ordre, largeur, colonnes figées à gauche) est entièrement paramétrable via le mécanisme des vues, et qu'on peut appliquer des filtres pour limiter l'affichage des écritures, ces filtres s'ajoutant aux différentes critères d'affichage proposés en partie haute de la fenêtre.

Le bouton Imprimer permet d'accéder directement à la fenêtre d'impression des journaux, qui reprendra alors les critères de sélection courant : code journal et période.