Ces deux procédures permettent de visualiser les écritures comptables en fonction de leur Numéro de pièce (N° de facture par exemple) ou de leur Référence document. L'interrogation peut être faite sur un N° de pièce ou une référence exacte ou, si ce n° exact n'est pas connu, sur un début de n° de pièce ou de référence.

Elles sont accessibles par le menu Interrogation/Pièce ou Interrogation/référence ou les icônes correspondantes de la barre d’outils. Mais bien souvent, on y accédera par un double clic sur un N° de pièce ou une Référence document depuis une autre fenêtre de consultation, par compte ou journal par exemple.

La plupart des fonctionnalités décrites pour la consultation d'un compte sont proposées également dans ces deux procédures de consultation, même si elles ne sont pas reprises ici en détail.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation par pièce comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.

• N° de pièce ou Référence document : Indiquer le numéro de pièce ou la référence à afficher. Si ce n° n'est pas parfaitement connu, il est possible de se contenter d'une partie de ce numéro seulement, en cochant l'option N° commençant par plutôt que N° de pièce exact ou Référence exacte.
• Code journal. Indiquer le code du journal de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce ou Référence notamment) seront affichées, quel que soit le journal sur lequel elles figurent.
• Date d’écriture. Indiquer la date comptable de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce ou Référence notamment) seront affichées, quelle que soit la date à laquelle elles ont été comptabilisées. Vous pouvez également demander une sélection sur une date d’écriture antérieure ou postérieure à la date donnée, en modifiant la liste déroulante dans laquelle figure l’option par défaut Datée du.
• Devise. Cette zone détermine le mode d’affichage des écritures du point de vue des devises. Elle n’est proposée que si le module Devises a été activé dans la Fiche société. Les choix possibles sont : Affichage en devise de référence ou Affichage en devises. Si l’option En fonction de la pièce est activée : s’il existe au moins une écriture saisie en devise (c’est à dire dans une devise autre que la devise de référence) parmi toutes les écritures répondant aux critères de recherche, l’affichage se fera en devises, sinon l’affichage se fera en devise de référence. Vous pouvez désactiver cette option si vous voulez consulter successivement plusieurs pièces en restant toujours dans le même mode d’affichage choisi préalablement.
• Afficher les commentaires. Cette option permet d'alterner entre deux modes d'affichage des commentaires éventuellement présents sur les écritures. Lorsque cette option n'est pas cochée, les commentaires n'apparaissent pas. On a simplement le libellé de l'écriture qui figure en vert sur fond jaune pâle si un commentaire est associé à l'écriture. Et lorsqu'on active cette option, les commentaires apparaissent directement sous le libellé de chaque écriture, en gris clair toujours sur fond jaune pâle, avec de ce fait une hauteur de ligne variable, hauteur qui s'adapte à la taille du commentaire. Dans les deux cas, un double clic sur le libellé ouvre la fenêtre d'affichage/saisie du commentaire.

Détail de l'affichage

Une fois les différents critères de sélection renseignés, appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le bouton Afficher pour demander l’affichage. Par la suite, si vous modifiez l’un des critères de sélection, l’affichage est immédiatement « rafraîchi ».

L'affichage des écritures comptables se fait initialement par date comptable croissante.

Les différentes informations des écritures sont présentées en colonne : N° de pièce comptable, Référence document, Date comptable, Code journal, Libellé écriture, Code nature de pièce, Montant au débit ou au crédit, Ventilation analytique (1 à 3 axes) si le module Comptabilité analytique est actif, Date de pièce, Date d’échéance, Code et date de lettrage, Montant, Code et Cours devise d'enregistrement si le module Devises est actif, N° du compte général et du compte auxiliaire suivis du libellé de ce compte, Mode de paiement, N° interne de l'écriture, N° de lot et N° d'entrée, Indicateur GED, Date-Heure, code utilisateur et programme de création de l'écriture, Date-Heure, code utilisateur et programme de la dernière modification de l'écriture (le cas échéant).

Dans le mode Affichage en devises, la présentation des colonnes diffère légèrement : les montants Débit et Crédit sont présentés ligne à ligne dans la devise d'enregistrement, suivi du code et du cours devise, puis du montant dans la devise de référence (en principe, l'euro).

Rappelons que là-aussi, la disposition des colonnes (ordre, largeur, colonnes figées à gauche) est entièrement paramétrable via le mécanisme des vues, et qu'on peut appliquer des filtres pour limiter l'affichage des écritures, ces filtres s'ajoutant aux différentes critères d'affichage proposés en partie haute de la fenêtre.