Cette procédure permet de lettrer en automatique un ou plusieurs comptes. Elle peut être mise en œuvre depuis le menu Traitement/Lettrage automatique.
L’écran de sélection de la procédure est composé des zones suivantes :
- A partir du compte – Jusqu'au compte. Indiquez le compte ou la plage de comptes à lettrer. Il peut s'agir soit de comptes généraux, soit de comptes auxiliaires clients, fournisseurs ou autres auxiliaires. Si vous renseignez les deux zones, les deux N° de comptes indiqués doivent être de même nature (généraux, clients, fournisseurs ou autres auxiliaires) ; de plus, s’il s’agit de comptes auxiliaires, ceux-ci doivent être attachés au même collectif (même code racine). Le fait de spécifier une plage de comptes incluant un ou plusieurs comptes collectifs ne provoque pas le lettrage des comptes auxiliaires sous-jacents. Le lettrage automatique des comptes auxiliaires doit être demandé explicitement, en choisissant la plage de comptes adéquate (par exemple, du compte 4000001 au compte 4099999, si 40 est votre code racine fournisseur). Enfin, au sein d’une plage de comptes donnés, seuls les comptes ayant été déclarés lettrables dans la fiche du compte sont effectivement traités ; les comptes déclarés non lettrables sont ignorés.
- Options de lettrage. Choisissez un ou plusieurs procédés de lettrage parmi ceux qui sont offerts au nombre de 5 :
- Montant à montant. Pour chaque montant au débit, le système recherche un montant équivalent au crédit. S’il existe plusieurs écritures ayant le même montant au crédit, il lettre celle ayant la date comptable la plus proche. Ce procédé lettre peu, mais lettre juste.
Pour éviter de lettrer des écritures de même montant n'ayant rien à voir entre elles, on peut indiquer le Nombre de jours maximum autorisé entre 2 écritures pour permettre un lettrage automatique. Le système propose 90 jours. Si vous mettez cette zone à zéro, le lettrage ne se fera qu'entre écritures de même date, donc très peu de lettrages seront effectués.
- N° de pièce. Le système regroupe les écritures non lettrées par N° de pièce ; pour chaque N° de pièce pour lequel il y a égalité des totaux débits et crédits, le système effectue un lettrage. Ce procédé lettre juste, mais ne peut être utilisé que pour les comptes où l’on trouve le même N° de pièce au débit et au crédit. Cela peut être le cas par exemple des comptes d’effets à payer et à recevoir.
- Référence document. Même procédé que ci-dessus, en utilisant la référence document en lieu et place du N° de pièce.
- Solde comptable. Le système balaie les écritures non lettrées du compte, triées par date comptable, en calculant le solde progressif du compte. Chaque fois que le solde passe à zéro, le système lettre toutes les écritures qui justifient ce solde à zéro. Ce procédé peut lettrer beaucoup, mais sans réellement expliquer le compte : si le compte a un solde nul au terme de 50 écritures, les 50 écritures se verront affecter un seul et même code lettrage.
- Solde par échéance. Même procédé que ci-dessus, en balayant les écritures en date d’échéance et non en date comptable. Ce procédé peut donner de très bons résultats sur les comptes fournisseurs notamment, où l'on a rarement un compte soldé en date comptable, mais où l'on a beaucoup plus fréquemment un solde nul en date d'échéance.
Vous pouvez choisir plusieurs procédés de lettrage automatique, qui seront mis en œuvre successivement compte par compte, dans l’ordre où vous les avez demandés, cet ordre étant celui dans lequel vous avez sélectionné les différentes options. Cet ordre est matérialisé par le chiffre apparaissant en gras à gauche de chaque option sélectionnée.
Astuce : via le bouton Mémoriser proposé au bas de la fenêtre, vous pouvez mémoriser les options de lettrage choisies pour qu'elles soient proposées ultérieurement en tant qu'options par défaut. Pratique si vous utilisez cette procédure régulièrement !
Remarque : la procédure de lettrage automatique n’effectue que des lettrages exacts. Elle ne réalise en aucun cas de lettrage partiel, ou de lettrage avec OD de différence automatique.
