Il est possible, dans LDPaye, de calculer et d'imprimer des bulletins spécifiques relatifs aux primes d'intéressement.

Une fois ces bulletins d'intéressement calculés et imprimés, on peut utiliser toutes les autres fonctionnalités du progiciel de paye pour :

• Procéder au paiement du net à payer relatif à l'intéressement ;
• Imprimer tous les journaux nécessaires ;
• Comptabiliser la prime d'intéressement.

Préparation du traitement

Il faut commencer par définir comment se calcule un bulletin d'intéressement. En effet, un bulletin d'intéressement n'est pas constitué des mêmes lignes rubriques et cotisations qu'un bulletin de paye ordinaire. Il faut donc créer :

1) la ou les rubriques Prime d'intéressement

Dans le plan de paye standard, il existe plusieurs rubriques dans la tranche 3000-3011 correspondant à ces primes, selon que l'intéressement est versé au salarié ou placé sur un plan d'épargne, avec éventuellement abondement dans ce 2ème cas de figure.

Pour mémoire, rappelons le régime fiscal et social de ces primes d'intéressement :

• La prime d'intéressement est toujours exonérée de cotisations sociales, mais soumise à CSG-CRDS (sans l'abattement de 1,75%). Elle est également soumise au forfait social pour les entreprises de 50 salariés et plus.
• Lorsque cette prime est versée directement au salarié, elle est soumise à impôt (et donc au prélèvement à la source).
• Si elle est versée par un tiers (un établissement bancaire bien souvent), c'est ce tiers qui doit prélever l'impôt à la source. La CSG déductible sur cette prime intéressement n'est dans ce cas pas déduite dans le net imposable apparaissant sur bulletin. L'employeur verse à l'établissement financier un montant d'intéressement net de CSG-CRDS (déductible et non déductible). Et l'établissement financier applique la déductibilité de la CSG et le PAS (Prélèvement à la Source) sur l'intéressement, et paye les salariés d'un montant net du PAS. Sur le bulletin d'intéressement, la CSG-CRDS est donc totalement non déductible du net imposable, et n'a pas d'impact sur le net à payer (le versement étant fait par un tiers).
  Par ailleurs concernant la comptabilisation de la paye, le montant net des primes d'intéressement versées par un tiers est comptabilisé sur les comptes 641300 au débit et 421000 au crédit (dont la contrepartie sera passée sur le compte 512000 au débit, lorsque l'entreprise effectuera le virement à l'organisme tiers qui payera les salariés).
• Si cette prime d'intéressement est placée sur un plan d'épargne, elle est exonérée d'impôt. De ce fait, la CSG afférente est entièrement non déductible.

Par ailleurs, il faut savoir que les primes d'intéressement doivent être déclarées nominativement en DSN dans des bloc 54-Autre élément de revenu brut, avec le type 12-Intéressement y compris supplément (même si cette prime est versée sur un plan d'épargne). L'abondement doit quant à lui être déclaré avec le type 14-Abondement au plan d'épargne entreprise (PEE) ou 15-Abondement au plan d'épargne interentreprises (PEI).

2) un profil rubrique Intéressement

Ce profil rubrique est celui qui est utilisé pour calculer les bulletins d'intéressement de tous les salariés, indépendamment de celui porté dans la fiche Situation de chaque salarié. Il ne référence que les rubriques nécessaires au calcul des bulletins d'intéressement, en faisant en sorte que toutes ces rubriques soient automatiques (Mode Pour tous les salariés). Pour ce qui est de la prime d'intéressement proprement dit (celle créée à l'étape précédente), on peut opter entre deux formules :

• Soit rendre cette rubrique automatique, si la rubrique a été paramétrée de telle sorte que le montant de la rubrique est alimenté par une constante salarié. Dans ce cas de figure, il faudra saisir le montant de la prime dans la constante salarié correspondante ;
• Soit laisser cette rubrique non automatique, si le montant de la rubrique n'est pas alimenté en automatique. Il faudra alors saisir, pour chaque salarié ayant une prime d'intéressement, un élément variable pour cette rubrique.

Dans le plan de paye standard LDZ livré avec LDPaye, c'est le profil rubrique INT qui est pré-paramétré.

3) un profil cotisation Intéressement

Ce profil cotisation est celui qui est utilisé pour calculer les bulletins d'intéressement de tous les salariés, indépendamment de celui porté dans la fiche Situation de chaque salarié. Il ne référence que les cotisations nécessaires au calcul des bulletins d'intéressement, en faisant en sorte que toutes ces cotisations soient automatiques (Mode Pour tous les salariés).

Dans le plan de paye standard LDZ livré avec LDPaye, c'est le profil cotisation INT qui est pré-paramétré.

Mise en œuvre

Définition des paramètres

3 options propres à l'intéressement sont proposées sur le menu Traitement mensuel/Intéressement.

La première de ces 3 options permet de définir les paramètres relatifs à l'intéressement, à savoir :

• Les codes profils rubriques et cotisations à utiliser pour calculer les bulletins d'intéressement (ceux définis précédemment) ;
• Le libellé qui apparaîtra sur le bulletin d'intéressement, dans le cadre Période de paye ;
• Le mode de paiement, qui s'imprimera en pied du bulletin, et dont il sera également tenu compte dans les procédures de paiement de l'intéressement. Ce paramètre est facultatif ; si on choisit la valeur spéciale <Salarié>, on utilisera le mode de paiement défini dans la fiche du salarié.
  Remarque concernant le paiement de la prime d'intéressement : en cas de paiement par virement, le net à payer pour le bulletin d'intéressement n'est jamais éclaté sur deux comptes comme on peut le faire pour le net à payer en fin de mois. Il est toujours viré sur le premier compte du salarié.
• La date de paiement, qui s'imprimera en pied du bulletin d'intéressement.
• Le nom des 20 cumuls (deux lignes de 10 colonnes) à imprimer en pied de bulletin.

Calcul et édition des bulletins

Une fois ces paramètres définis, on peut procéder au calcul et à l'édition des bulletins d'intéressement, par la deuxième option du menu Traitement mensuel/Intéressement. La fenêtre qui est alors proposée est quasiment identique à celle de calcul des bulletins « ordinaires ». Et l'on procède de la même façon, salarié par salarié :

• Bouton Saisir pour saisir le montant de la prime d'intéressement (sauf si cette prime est alimentée par une constante salarié) sur la rubrique dédiée, avec éventuellement éclatement entre une part versée directement et une part placée sur un plan d'épargne. Et le cas échéant un abondement sur la part placée sur un PEE.
  Remarque : sur l'écran de saisie des éléments variables, il ne faut saisir aucun élément en dehors des rubriques dédiées à l'intéressement. Les éléments fixes, bien qu'ils soient affichés à ce stade, seront ignorés lors du calcul du bulletin d'intéressement. Il n'est donc pas nécessaire de les désactiver le temps du calcul de l'intéressement.
• Bouton Calculer pour calculer le bulletin d'intéressement ;
• Boutons Afficher pour vérifier le résultat, et Imprimer si le résultat est correct. L'impression du bulletin d'intéressement est réalisée avec la même forme que les bulletins de paye.
• Comme pour le calcul d'un bulletin ordinaire, il est possible de recalculer plusieurs fois le bulletin d'un salarié en cas d'erreur. Seul le résultat du dernier calcul sera conservé.

Remarque : bien que les codes profils rubrique et cotisation de chaque salarié soient affichés sur cet écran, il n'en est nullement tenu compte pour calculer les bulletins d'intéressement. La sélection des éléments variables automatiques se fait grâce aux codes profils rubrique et cotisation définis sur l'écran des paramètres intéressement, et ce pour tous les salariés. En revanche, lors de la saisie des éléments variables, il est tenu compte du profil rubrique du salarié pour déterminer si un élément variable est autorisé. C'est pourquoi les rubriques dédiées à l'intéressement doivent être déclarées « autorisée » pour tous les profils rubriques correspondant à des salariés pouvant bénéficier de l'intéressement. Il en est de même pour l'interface comptable. On tient compte des codes profils rubrique et cotisation de chaque salarié pour déterminer les N° de comptes à mouvementer.

Édition des journaux

Une fois tous les bulletins calculés et imprimés, on peut éditer tous les états souhaités, par les procédures ordinaires d'édition mensuelle.

Après avoir vérifié le journal de paye, on peut procéder au paiement des salariés, en utilisant la procédures de paiement habituel, mais en sélectionnant, sur le premier écran, l’option Préparer et éditer la liste de paiement des primes d’intéressement. Cette option spécifique aux primes d’intéressement permet de tenir compte éventuellement du mode de paiement défini pour l'intéressement (Paramètres intéressement) en lieu et place du mode paiement habituel de chaque salarié. De plus, en cas de paiement par virement, le net à payer ne sera jamais éclaté sur deux comptes. Il sera toujours viré sur le premier compte du salarié.

Clôture de l'intéressement

Il ne reste plus alors qu'à procéder à la clôture des traitements relatifs à l'intéressement. Pour cela, utiliser la troisième option du menu Traitement mensuel/Intéressement (et non pas par l'option de clôture mensuelle utilisée ordinairement).

Cette clôture est indispensable : elle va permettre de pouvoir calculer un second bulletin dans le même mois de paye (le bulletin de paye réel) sans qu'il y ait interférence avec le bulletin d'intéressement déjà calculé.

ATTENTION : si vous avez calculé des bulletins d'intéressement dans plusieurs sociétés, il faut réaliser cette clôture intéressement dans chacune de ces sociétés. Cette clôture ne s'effectue en effet que pour la société courante, contrairement à la clôture mensuelle qui peut être effectuée toutes sociétés confondues.

Traitement de la paye du mois

Une fois la clôture intéressement achevée, on peut procéder au traitement de la paye proprement dit, comme on le fait chaque mois. Lors de l'édition des bulletins de paye, les cumuls annuels en pied de bulletin, du fait de la clôture intéressement réalisée précédemment, intègrent la prime d'intéressement.

Pour les éditions, le système intègre les bulletins d'intéressement. On trouvera donc cumulé, pour le mois de paye où l'intéressement a été payé, les données du bulletin de paye ordinaire et les données du bulletin d'intéressement. C’est une règle qui s’applique d’ailleurs de façon plus générale : chaque fois que l’on demande à imprimer un journal pour un mois donné, le système cumule tous les bulletins des salariés ayant eu plusieurs bulletins sur le mois concerné.

Traitement de fin de mois

On procédera enfin aux traitements de fin de mois comme à l'habitude.

La seule différence viendra de l'interface comptable, qui intégrera les sommes issues des bulletins de paye et celles issues des bulletins d'intéressement.

Limitations et autres règles de gestion

Pour que les traitements relatifs à l'intéressement se déroulent correctement, il est impératif de respecter la séquence d'exécution des traitements décrite dans le paragraphe précédent, et reprise ci-après :

• Dans le mois de paye où l'intéressement doit être payé, il ne faut en aucun cas calculer de bulletin de paye ordinaire avant d'avoir achevé les traitements relatifs à l'intéressement, y compris la clôture intéressement. Si un bulletin de paye a déjà été calcul pour un salarié, vous ne pourrez lui calculer un bulletin d’intéressement. Il faudra commencer par supprimer le bulletin de paye du mois, réaliser tout le traitement de l’intéressement, puis recalculer le bulletin en question.
  Attention : si vous aviez déjà donné au salarié le bulletin issu du premier calcul, il faut lui redonner le nouveau bulletin. Si le net à payer est identique, les cumuls fiscaux et CSG apparaissant en pied de bulletin seront différents car ils intégreront, dans le second bulletin, les montants provenant du bulletin d’intéressement qui s’est intercalé.
• Les bulletins d’intéressement sont facilement reconnaissables : ils portent toujours le N° 00, alors qu’un bulletin de paye « ordinaire » porte un N° 01 ou supérieur.
• Il ne sera pas possible suite à la clôture intéressement et aux calculs des bulletins de paye dans le même mois, d'isoler les données propres à l'intéressement sur les différentes éditions. Celle-ci se verront cumulées avec les données des bulletins de paye.
• Il ne faut pas lancer la procédure d'interface comptable suite au traitement de l'intéressement. Cette procédure ne doit être lancée qu'une seule fois pour un mois de paye donné. On la lancera donc une fois tous les traitements achevés pour le mois, bulletins d'intéressement et bulletins de paye. Les données de tous ces bulletins seront comptabilisées en cumul compte par compte. C'est pourquoi il est préférable d'isoler la ou les rubriques Prime d'intéressement dans un compte spécifique.
• Dans la DSN mensuelle, le bulletin d'intéressement est déclaré via un bloc 50-Versement individu dédié, notamment à cause du prélèvement à la source. Pour les salariés ayant un bulletin de paye le même mois que celui où l'intéressement est versé (cas le plus fréquent), il y a donc deux blocs 50-Versement individu déclarés en DSN.