La saisie des éléments variables permet d'introduire toutes les variables de paye qui ne peuvent être issues directement du paramétrage. C'est le cas notamment de toutes les données liées au pointage du salarié, c'est à dire les heures supplémentaires, les heures d'absences... Mais aussi les primes et indemnités, les éléments ne touchant que le net (primes panier, tickets restaurant, frais de transport...).

Un élément variable est identifié par le n° matricule du salarié concerné, et un n° d'élément de paye (N° de rubrique ou cotisation). A cela s'ajoute une valeur saisie, qui peut être un nombre ou un montant.

La saisie proprement dite peut être menée selon deux méthodes à votre convenance :

• Soit saisir les éléments salarié par salarié. Cette méthode est dite « saisie par matricule ». Vous choisissez un salarié, puis vous saisissez l'ensemble des éléments variables concernant ce salarié, en n'indiquant chaque fois que le n° d'élément de paye, et le nombre ou montant associé.
• Soit saisir rubrique par rubrique. Cette méthode est dite « saisie par élément ». Même principe que ci-dessus, mais on choisit un élément de paye (une rubrique la plupart du temps), puis on saisit l'ensemble des éléments variables s'imputant sur cet élément de paye.

Ces deux méthodes peuvent bien sûr être utilisées conjointement. Tout élément variable saisi par l'une ou l'autre de ces procédures peut être rappelé et/ou modifié par l'une des procédures « saisie par matricule » ou « saisie par élément ».

La procédure de saisie des éléments variables est accessible par le menu Traitement mensuel/Saisies des éléments variables, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils. Mais le plus souvent, on y accède via le bouton Saisir de la fenêtre principale de calcul des bulletins. Et dans ce cas, le premier écran de cette saisie, celui où l'on choisit le salarié ou le N° de rubrique-cotisation est court-circuité. On arrive directement en « saisie par salarié », pour le salarié sur lequel on était positionné dans la fenêtre principale de calcul des bulletins.

Remarque : dès lors qu’une option de traitement est demandée depuis le menu Traitement mensuel, le système vous rappelle, par une fenêtre qui s’intercale entre le menu et l’écran demandé, la société courante et la période de paye courante. L’objet de cette fenêtre de rappel est d’éviter que l’on commence à saisir par erreur les éléments du mois de paye M sur le mois M-1, du simple fait que la clôture mensuelle du mois M-1 n’a pas encore été réalisée. Et aussi de vous rappeler la date de règlement qui sera répercutée sur tous les bulletins qui vont être calculés pour la première fois (sauf si vous passez par l'écran Plus d'options).
Cette fenêtre de rappel n’est présentée qu’une seule fois par session, sauf si vous changez de société, auquel cas elle vous sera reproposée pour la nouvelle société. Vous pouvez également la revoir en tenant la touche Majuscule enfoncée à l'ouverture d'une des fenêtres concernées.

Saisie par matricule

Le premier écran qui vous est proposé permet de sélectionner soit un salarié, soit un N° d’élément de paye (rubrique ou cotisation). Pour démarrer une saisie par matricule, il vous faut renseigner ici le N° matricule du salarié, et laisser la zone N° élément non renseignée. Il est possible d'obtenir une liste de sélection pour rechercher un salarié par n° matricule ou par nom, en utilisant la touche F4.

Pour ce qui est du mois de paye, qui est proposé au bas de ce premier écran, il est possible de saisir ou modifier des éléments variables sur le mois de paye en cours (mois qui est proposé par défaut), ou sur le mois qui suit. Il est donc possible de commencer à saisir les éléments variables d'un mois M+1, même si vous n'avez pas encore réalisé la clôture mensuelle du mois M.

Une fois le salarié et le mois de paye choisi, on obtient un écran de gestion des éléments variables de ce salarié. On y trouve la liste des éléments variables déjà saisis pour ce salarié, avec pour chaque élément :

• N° d'élément de paye
• Libellé élément variable. Ce libellé n'est en principe pas modifiable si cela n'a été autorisé pour la rubrique concernée ; c'est pourquoi, suite à la saisie du N° de rubrique, le focus passe parfois directement dans la colonne Nombre ou Montant. Mais depuis l'avènement de la DSN, de nombreux éléments correspondant à des primes ou des heures effectuées peuvent être datées. De ce fait, le libellé reste modifiable (en cliquant sur le champ en question) même pour des rubriques où cela n'a pas été prévu explicitement.
• 3 colonnes Nombre, Taux et Montant. Des valeurs minimum et maximum peuvent être spécifiées pour chaque rubrique, sur l'onglet Calcul de la fiche rubrique. En cas de non-respect de celles-ci, selon ce qui a été indiqué dans la fiche rubrique, on peut avoir un message d'avertissement ou un message d'erreur (bloquant). Mais même en dehors de valeurs maximum, le nombre saisi ne peut pas dépasser 300 pour une rubrique ayant l'unité Heure, 90 si l'unité est Jour. Si vous devez dépasser ce maximum absolu (cas d'une grosse régularisation annuelle par exemple), il faut répartir la valeur sur plusieurs éléments variables.
• 2 colonnes pour les Date début et Date de fin de l’événement. Ces dates sont obligatoires pour les éléments datés (rubriques pour lesquelles on a choisi la valeur Daté à l’invite Libellé bulletin modifiable) et pour les rubriques pour lesquelles on a choisi la valeur Prime avec période de rattachement à l'invite Prime ou rappel d'activité ; elles sont facultatives pour les autres rubriques. Ainsi, on peut par exemple ajouter une date de début et une date de fin pour des heures supplémentaires payées le mois M, mais ayant été effectuées sur un mois antérieur. Même chose pour une prime payée avec retard. Les dates de début et fin saisies ici se retrouveront en DSN sur les bloc 51-Rémunération ou 52-Prime, gratification et indemnité.
• Type : permet de distinguer les éléments variables « classiques », les éléments automatiques et les éléments fixes. Ces différents types sont présentés plus loin.
• État : cette zone repère les éléments ayant été modifiés ou supprimés.
• Nombre, Taux et Montant fixes : pour les éléments fixes, indique les valeurs fixes de l’éléments, c’est à dire celles qui seront répercutées le mois suivant ; celles-ci peuvent éventuellement être différentes des valeurs portées dans les colonnes de gauche, si l’élément a été modifié pour le mois courant.
• Viré : indique le cas échéant que l’élément a déjà fait l’objet d’un traitement de type Paiement partiel.
• Comptabilisé : indique le cas échéant que l’élément a déjà fait l’objet d’un traitement de type Interface comptable partiel.
• N° bulletin (en affichage seulement). N° du bulletin sur lequel l'élément variable sera ou a été pris en compte. Voir ci-dessous les règles d'attribution de ce N° de bulletin.
• N° entrée. Uniquement pour les éléments variables provenant d'une interface. Il s'agit du N° d'interface qui a créé l'élément.
• N° arrêt. Uniquement pour les éléments variables découlant de la gestion avancée des arrêts de travail. C'est le N° de l'événement DSN associé à l'arrêt de travail à l'origine de cet élément variable. Ce N° événement DSN apparait dans la fenêtre de gestion des arrêts de travail, tout à droite.

L’utilisation des couleurs sur cet écran permet de distinguer plusieurs natures d’éléments :

• Les éléments automatiques, c'est à dire ceux qui ne sont pas saisis, mais qui sont ajoutés automatiquement en début du calcul du bulletin de par les profils rubriques et cotisations, sont présentés en rouge foncé.
  Remarque : par souci d'optimisation des performances, ces éléments automatiques ne sont pas enregistrés systématiquement dans la base de données, et donc pas visibles par défaut. Pour qu'ils le deviennent, il faut :
• D'une part calculer le bulletin en tenant la touche Majuscule enfoncée. Les éléments automatiques sont alors effectivement inscrits dans la base de données ;
• D'autre part, dans cette fenêtre de saisie, choisir la valeur Afficher tous les éléments automatiques ou Afficher les éléments automatiques du bulletin (avec cette dernière valeur, seuls ceux qui apparaissent au final sur le bulletin sont dans ce cas affichés) dans la liste déroulante, en haut à droite de la fenêtre, en lieu et place de Masquer les éléments automatiques.

L'intérêt de visualiser ces éléments automatiques dans cette saisie est de pouvoir les modifier ou même les supprimer, mais cela ne se fait que dans des situations exceptionnelles. Si un élément automatique doit être modifié fréquemment, il faut envisager une autre solution : soit le remplacer par un élément fixe, soit faire en sorte que la valeur à modifier (Nombre ou Montant très certainement) découle par exemple d'une constante salarié, ce qui sera plus simple à gérer.

• Les éléments fixes sont présentés avec un fond en vert pale (ou en vert sur fond bleu pastel si la ligne est active, c’est à dire qu’il s’agit de la ligne courante sur laquelle on peut saisir). On verra plus loin comment introduire des éléments fixes.
• Les éléments supprimés sont présentés en gris clair. S’il s’agit d’un élément fixe, la ligne est présentée en gris clair sur fond vert pale.

Remarques

• Par défaut, un élément variable supprimé reste affiché sur cet écran de gestion, pour mémoire. Le fait qu’il soit supprimé est mis en évidence par l’utilisation de la couleur grise, comme décrit ci-dessus. Il est possible de réactiver un élément supprimé, en utilisant le bouton Réactiver (même bouton que Supprimer, ce bouton changeant de libellé et de fonction selon que l’élément courant est actif ou supprimé). On peut aussi demander à ce que l’élément soit réellement supprimé : il faut pour cela tenir la touche Majuscule enfoncée lorsqu’on clique sur le bouton Supprimer.
• Si vous supprimez ou modifiez un élément automatique (voir ci-dessus le processus pour y parvenir)), cet élément variable ne sera pas recréé si vous relancez une nouvelle fois le calcul du bulletin. La seule façon de réactiver un élément automatique supprimé est de le rappeler en modification, ou demander sa suppression réelle, en tenant la touche Majuscule enfoncée comme décrit ci-dessus. S’il est supprimé réellement, lors du prochain calcul de bulletin, le système va le récréer s’il est toujours défini en tant qu’élément automatique.
• Pour ajouter un nouvel élément, utilisez le bouton Ajouter, ou placez le curseur sur la première ligne vierge disponible. Pour modifier un élément déjà présent, il suffit de refrapper directement sur celui-ci les nouvelles valeurs souhaitées. Chaque élément variable comporte les données suivantes :
• En fonction du n° d'élément de paye, seules certaines de ces zones peuvent ou doivent être saisies :
• Pour une rubrique ayant un code unité autre que Montant, il faut en principe saisir une valeur dans la colonne Nombre. A l'inverse, pour une rubrique ayant un code unité Montant, il faut saisir une valeur dans la colonne Montant. En ajout d’élément variable, le curseur se positionne dans la bonne colonne lorsque qu’on se déplace zone à zone par la touche de tabulation, selon la rubrique sélectionnée dans la première colonne.
• Dans la fiche d'une rubrique, sur l'onglet Calcul, on peut définir quelles sont les colonnes qui sont obligatoires en saisie : Nombre, Taux et Montant. Pour les colonnes qui ne sont pas obligatoires, il reste possible de saisir une valeur, mais un message d'avertissement sera émis : par exemple, pour une prime ayant l'unité Montant, si vous saisissez une valeur dans la colonne Nombre, un message vous préviendra qu'aucun nombre ou base ne devrait normalement être indiqué pour cet élément de paye. On peut conserver le nombre saisi en répondant Oui à cet avertissement.
• Pour une rubrique ayant un libellé daté (Zone Libellé bulletin modifiable du fichier des rubrique à Daté), il faut indiquer les dates début et fin attachées à cet élément variable (date début et fin de l'absence en général). Même chose pour les rubriques pour lesquelles on a choisi la valeur Prime avec période de rattachement à l'invite Prime ou rappel d'activité.

Commentaires

Le bouton Commentaire, proposé au bas de l'écran, permet d'ajouter un commentaire sur un élément variable préalablement saisi. La fenêtre de saisie d'un commentaire s'affiche alors. Dans celle-ci, on peut saisir autant de lignes de commentaire que souhaité, chaque ligne étant limitée à 40 caractères (largeur de la colonne où figurent les libellés rubrique ou cotisation, en impression de bulletin).

Décochez au besoin l'option Imprimer le commentaire sur le bulletin si ce commentaire est destiné uniquement au gestionnaire de paye, mais ne doit pas être porté à la connaissance du salarié.

Notez la présence des 4 petits boutons, en haut à droite, permettant de mettre en forme ce commentaire : Gras, Italique, Souligné, Grisé.

Éléments fixes

Pour introduire un élément fixe, c'est à dire un élément variable qui sera reproduit automatiquement d'un mois sur l'autre sans avoir à le ressaisir chaque mois, il faut utiliser le bouton Élément fixe disponible en partie basse de l’écran de saisie des éléments variables (bouton ayant comme raccourci F9). Ceci peut être fait soit lors de l’ajout d’un élément variable, soit ultérieurement sur un élément déjà saisi.

Les éléments fixes sont mis en évidence par la couleur vert pale, comme cela est décrit plus haut.

A l'inverse, pour désactiver un élément fixe, c'est à dire transformer un élément fixe en un élément variable ordinaire, il faut utiliser ce même bouton Élément fixe alors que l’on est positionné sur un élément fixe. Le système propose alors une fenêtre avec 3 choix possibles ; choisissez la valeur Non pour transformer l’élément fixe en élément variable classique.

Attention : le fait de supprimer un élément fixe par le bouton Supprimer ne supprime cet élément que pour le mois de paye en cours. En revanche, cet élément sera repris dès le mois suivant. Si l'on souhaite supprimer de façon définitive un élément fixe, il faut tout d'abord le désactiver comme cela est indiqué ci-dessus (bouton Élément fixe), puis le supprimer (bouton Supprimer).

De la même façon, lorsqu’on modifie la valeur (nombre ou montant) d’un élément fixe, la modification ne porte que sur le mois courant. Si on souhaite que cette modification se répercute également sur les mois à venir, il faut utiliser là encore le bouton Élément fixe ; dans la fenêtre de choix qui vous est proposée alors, choisissez la valeur Oui. Les valeurs courantes de l’élément sont alors répercutées en tant que nouvelles valeurs fixes.

Remarque : lorsque la ligne courante est positionnée sur un élément fixe, on voit en partie basse, en vert, les valeurs fixes de l’élément, c’est à dire celles qui seront répercutées pour le mois suivant.

Affichage des valeurs « constantes » en saisie des éléments variables

En partie basse de l’écran et en bleu, lorsque l’élément variable courant est relatif à une rubrique dont l’une des colonnes Nombre, Taux ou Montant est alimenté par une constante générale ou salarié, on voit la valeur de cette constante. Le nom de la constante utilisée peut être connu également : il apparait dans la bulle d’aide obtenue en survol de la zone.

Par exemple, pour une prime de panier dont le taux est fixé par une constante générale, on verra (exemple ci-dessous) la valeur du panier dans cette colonne Taux au bas de l’écran :

Cette fonctionnalité peut également s’avérer utile pour des éléments fixes. Supposons qu’on ait une prime de productivité dont le montant est généralement fixe, mais sur laquelle on souhaite quand même pouvoir intervenir facilement salarié par salarié et mois par mois (pour diminuer la prime en cas d’absence par exemple). On créera une rubrique « Prime de productivité » dont le montant sera alimenté par une constante générale ou salarié (selon que le montant fixe varie ou pas par salarié). Puis on créera un élément fixe pour chaque salarié sans indiquer aucun montant en saisie : c’est donc la valeur de la constante qui sera prise par défaut, mais sans que celle-ci apparaisse « en dur » dans l’élément fixe. Ainsi, le jour où le montant « fixe » évolue, il suffit de modifier la constante ; il n’est pas nécessaire de corriger les éléments fixes un à un.

On pourrait se demander pourquoi créer un élément fixe ici : un simple élément automatique alimenté par une constante salarié aurait pu faire l’affaire. En fait, l’élément fixe facilite la mise à jour : quand on ouvre la saisie des éléments variables, on voit qu’il y a une prime de productivité, et on peut intervenir directement sur le montant. Alors que si cette prime est versée via un élément automatique, on ne la voit pas en saisie des éléments variables, et la correction est donc plus délicate : soit il faut aller corriger la valeur de la constante salarié (mais alors, la correction est « permanente », elle ne touche pas seulement le mois en cours), soit il faut corriger l’élément automatique (voir le processus plus haut dans cette page).

La méthode de l’élément fixe est encore plus évidente : en saisie des éléments variables, on voit le montant de la prime qui va être payée si on ne saisit aucun montant. Si on veut corriger le montant de cette prime, il suffit de saisir le montant souhaité sur l’élément fixe ; ce montant viendra en lieu et place de la valeur constante apparaissant en bleu au bas de l’écran.

Ventilation analytique

Le bouton Analytique figurant en partie basse de cet écran permet d’intervenir directement sur la ventilation analytique du salarié. Lorsqu’on clique sur ce bouton, le système vous propose deux alternatives :

• Modifier la ventilation analytique du salarié directement dans la fiche du salarié
• Saisir une ventilation analytique valable pour le mois de paye courant seulement.

La première alternative vous donne accès à la saisie de la ventilation analytique figurant dans la fiche du salarié. En modifiant celle-ci, la nouvelle ventilation analytique devient effective pour le mois de paye courant bien sûr, mais pour tous les mois à venir tant que l’on ne fera pas d’autre modification.

La seconde permet d’enregistrer une ventilation spécifique, propre à ce mois de paye. Cette ventilation spécifique, lorsqu’elle est enregistrée, prend le pas sur la ventilation analytique définie dans la fiche du salarié. Pour pouvoir utiliser ce mécanisme de ventilation analytique au mois le mois, il faut :

• Avoir créé une rubrique réservée aux saisies de ventilation analytique. Créez cette rubrique comme une rubrique de type commentaire, sans l'attacher à aucun profil rubrique. Faites en sorte que cette rubrique ne s'imprime pas sur le bulletin (sauf si vous le souhaitez bien sûr), et qu'elle ne soit pas comptabilisée.
• Indiquez ce N° de rubrique dans la fenêtre des paramètres généraux, dans le cadre Analytique au bas de l'onglet Général.
• Si vous gérez plusieurs axes analytiques, cette opération est à répéter pour chaque axe analytique, avec une rubrique distincte par axe analytique utilisé.

Dans l’écran de saisie proposé pour cette seconde alternative, vous disposez d'un onglet distinct pour chaque axe analytique. Il est possible de ne saisir une ventilation que sur un seul des onglets (donc pour un seul axe). Pour le ou les axes où aucune ventilation analytique n'a été saisie de la sorte, c'est celle indiquée dans la fiche du salarié, ou à défaut celle découlant du service dans lequel le salarié est affecté, qui sera prise en compte.

Le bouton Initialiser permet d’initialiser la ventilation analytique du mois, pour l'onglet courant, avec celle définie dans la fiche du salarié. On peut ainsi ensuite procéder par modification, ce qui est bien souvent plus rapide.

La ventilation analytique ainsi saisie sera utilisée lors de la comptabilisation de la paye en fin de mois. Elle sera aussi prise en compte lors de l’impression d’un journal de type standard ou cumulé, si celui-ci est trié ou groupé par section analytique, et que l’on sélectionne l’option Tenir compte de la situation associée à chaque bulletin au lancement de l’état.

Ventilation analytique sur un mois de paye clos

On peut aussi modifier la ventilation analytique d'un salarié alors que le mois de paye est clos. Pour cela, il faut passer par la fenêtre principale de calcul des bulletins et choisir la période concernée, via les boutons permettant de se déplacer de mois en mois, en bas à gauche de la fenêtre (ou en cliquant directement sur le mois affiché). Dès lors que l'on ne se trouve plus sur la période de paye ouverte, le bouton Saisir est remplacé par le bouton Elts variables, donnant accès à la fenêtre de saisie des éléments variables du mois en question, mais uniquement pour consultation (aucune modification n'est plus possible, le bulletin étant clos). Et on peut à ce stade cliquer sur le bouton Analytique pour afficher ou corriger la ventilation analytique qui était celle connue lors du calcul du bulletin.
Bien sûr, à ce stade, la comptabilisation de la paye du mois en question a très certainement été déjà faite. L'intérêt de modifier ainsi une ventilation analytique antérieure est surtout de pouvoir réimprimer des journaux avec tri ou groupage par axe analytique, ou de réimprimer le journal de comptabilisation, ce qui permettra éventuellement de corriger en comptabilité par des OD à passer manuellement.

Complément d’information sur la ventilation analytique

Les ventilations analytiques définies dans la procédure de saisie des éléments variables sont enregistrées sous forme d'éléments variables, mais ceux-ci sont masqués dans la saisie des éléments variables. Dans la base de données (fichier CAELVA), ils sont reconnaissables par la zone CMSA (Code modif ou suppression) égale à V=Ventilation (au lieu de Blanc, M=Modifié ou S=Supprimé habituellement). L'usage des rubriques dédiées aux ventilations analytiques (celles figurant dans la fenêtre des paramètres généraux, dans le cadre Analytique de l'onglet Général) est interdit en saisie des éléments variables.

Lors du calcul des bulletins, si une rubrique a été configurée pour gérer les ventilations analytiques sur un axe donné, le système crée systématiquement, en fin de calcul et pour chaque bulletin, des lignes cachées pour mémoriser la ventilation analytique du mois et de l'axe analytique concerné. Ces lignes sont le reflet :

• Soit de la ventilation analytique saisie pour ce mois en saisie des éléments variables ;
• Soit de la ventilation analytique saisie dans la fiche du salarié ;
• Soit à défaut des 2 premières de la ventilation analytique attachée au service dans lequel le salarié est affecté.

Ainsi, le système peut s'appuyer sur ces lignes de bulletin lors d’impression de journaux triés ou cumulés par section analytique.

Attention : lorsque ces lignes existent, elles sont également utilisées par la procédure d'interface comptable. Si l'on veut donc modifier la ventilation analytique d'un salarié pour le mois de paye courant avant de lancer l'interface, la seule modification de la fiche du salarié ne suffit pas : il faut recalculer le bulletin, alors que cela n'est pas nécessaire si on ne met pas en œuvre ce mécanisme de ventilation analytique au mois le mois (c’est à dire si aucune rubrique n'a été définie dans le cadre Analytique au bas de l'onglet Général de la fenêtre des paramètres généraux).

Arrêts de travail

Ce bouton donne accès à la gestion des arrêts de travail, pour le salarié courant. Très utile si vous avez activé la gestion avancée de ces arrêts de travail. Car dans ce cas, les éléments variables (absence, maintien de salaire...) qui découlent d'un arrêt de travail ne sont pas modifiables dans cette saisie ; ils doivent l'être en retournant dans la fenêtre de saisie de l'arrêt de travail en question, ce qui peut donc être fait ici par un simple clic sur ce bouton Arrêts de travail.

Remarque : la présence éventuelle d'un arrêt de travail pour le salarié et le mois en cours de saisie est rappelée via un libellé en rouge foncé, juste au-dessus de ce bouton. Et ce libellé est lui fort utile si on n'a pas activé la gestion avancée des arrêts de travail, car dans ce cas, il faut probablement ajouter les éléments variables nécessaires pour tenir compte de cet arrêt sur le bulletin : absence maladie, maternité, paternité..., maintien de salaire...

Incidence de la gestion multi-bulletins en saisie des éléments variables

Avec LDPaye, on peut calculer plusieurs bulletins de paye pour un même salarié et un même mois. Pour cela, chaque bulletin est identifié par le N° matricule du salarié, le mois de paye, et un N° de bulletin. Sachant que dans la grande majorité des cas, on n’établit qu’un seul bulletin de paye par salarié et par mois, la gestion de ce N° de bulletin est prise en charge de façon relativement transparente par le système.

Lorsqu’on saisit des éléments variables, le système doit déterminer à quel bulletin correspondent ces éléments. Pour cela, le système applique les règles suivantes :

Premier cas : la saisie des éléments a été lancée depuis le menu, ou par la barre d’outils :

• Si aucun bulletin n’a encore été calculé pour le salarié et le mois choisi, les éléments sont affectés au bulletin N° 01
• S’il existe déjà un ou plusieurs bulletins calculés pour ce salarié et ce mois, le système se place sur le dernier bulletin calculé ; on peut donc ajouter, modifier, ou supprimer des éléments variables pour ce dernier bulletin.

Deuxième cas : la saisie des éléments a été lancée depuis la fenêtre principale de calcul des bulletins, par le bouton Saisir.

• Le système applique la même règle que dans le premier cas.

Troisième cas : la saisie des éléments a été lancée depuis la fenêtre de calcul des bulletins obtenue par le bouton Plus d’options.

• On accède alors à la saisie des éléments variables du bulletin pointé en partie basse de cette fenêtre, ou d’un nouveau bulletin si on s’est placé au préalable sur l’onglet Nouveau bulletin.

Dans les trois cas, on peut vérifier sur quel bulletin vont s’appliquer les éléments saisis : le N° du bulletin s’affiche en haut à droite de la fenêtre de saisie.

Niveau d'autorisation requis pour la saisie des éléments variables

Dans la gestion des liens entre rubriques et profils rubriques (mais aussi entre cotisations et profils cotisations), on peut définir un niveau d'autorisation minimal requis pour avoir le droit de saisir ou modifier un élément variable sur une rubrique (ou une cotisation) donnée et un salarié, compte-tenu du profil rubrique ou cotisation auquel il est rattaché.

Cette permet par exemple d'interdire la saisie de certaines primes ou indemnités à certains utilisateurs de LDPaye. Cela est décrit plus en détail au chapitre 4.10  Niveau d'autorisation pour les éléments variables.

Saisie par élément

Les fonctionnalités de cette procédure sont en tous points identiques à celles de la procédure de saisie par matricule. Le rôle des zones N° matricule et N° d'élément de paye est simplement inversé.

Sur l'écran initial, saisissez un N° de rubrique ou cotisation, et laissez la zone N° matricule non renseignée. On accède ainsi au même écran de saisie des éléments variables que celui présenté plus haut, mais ici le système propose tous les éléments variables correspondant au N° de rubrique ou cotisation sélectionné sur l’écran 1.

Pour chaque élément, les deux premières colonnes permettent d’identifier le salarié concerné (N° matricule et Nom, prénom).

Toutes les règles et remarques mentionnées dans cette page s'appliquent de la même façon dans ce mode de saisie.

Commentaires salarié

Rappelons qu'il est possible de saisir un commentaire dans la fiche salarié. Et qu'il existe une préférence utilisateur, dans la fenêtre des paramètres généraux, pour choisir la façon dont ce commentaire est présenté en saisie des éléments variables.

Si cette préférence est positionnée à la valeur Si un commentaire existe ou Toujours :

• En saisie par matricule, dès l'ouverture de la fenêtre présentant les éléments variables pour le salarié, la fenêtre popup présentant le commentaire est affichée, s'il existe un commentaire dans la fiche salarié avec la valeur Si un commentaire existe, systématiquement avec la valeur Toujours.
• En saisie par élément, c'est à chaque saisie d'élément variable, dès lors que le N° matricule a été saisi, que cette fenêtre est présentée ou pas, selon la valeur de la préférence et le fait qu'il existe ou pas un commentaire dans la fiche du salarié concerné.

Dans tous les cas, la fenêtre popup peut être déplacée à volonté (clic sur le fond de la fenêtre, puis Glisser/déplacer), de telle sorte qu'elle n'empiète pas sur la fenêtre de saisie des éléments variables.

Notez également qu'il est toujours possible d'ouvrir (ou fermer) la fenêtre de commentaires en cliquant sur le petit bouton dédié, en haut à droite de la fenêtre de saisie des éléments variables.

Duplication d'un élément variable

Dans les deux modes de saisie, par salarié ou par élément, on dispose d'un bouton Dupliquer au bas de la fenêtre. Ce bouton permet de dupliquer facilement un élément variable donné sur un ou plusieurs autres salariés. Cela est très pratique quand on doit par exemple saisir une prime qui s'applique à un grand nombre de salariés. Même chose pour un établissement ou un service qui fermerait deux semaines en été : on peut saisir une absence congés payés, avec les dates de début et fin, sur un premier salarié, puis dupliquer cet élément sur l'ensemble des autres salariés présents dans cet établissement ou ce service.

Quand on clique sur ce bouton, après s'être positionné sur l'élément « modèle » que l'on souhaite dupliquer, on accède à une fenêtre présentant une liste des salariés présents et payables. Il suffit de sélectionner les salariés concernés en cliquant dans la colonne Sélectionnés. Différents filtres peuvent être appliqués sur la liste des salariés, soit au travers des zones de positionnement figurant en tête de cette liste, soit par le bouton Filtrer à droite. Notez que les salariés précédemment sélectionnés le restent même si de par l'application d'un filtre, ils ne sont plus affichés. Au bas de l'écran, dans la barre de messages, apparaît à tout moment le nombre de salariés affichés en tenant compte du filtre, et le nombre de salariés sélectionnés. On peut aussi demander à n'afficher que les salariés sélectionnés, en choisissant la valeur Sélectionnés dans la liste de choix à l'aplomb de cette colonne Sélectionnés, ce qui a pour effet alors d'annuler les autres critères de filtrage.

A savoir : si un signe moins rouge apparait dans la colonne Sélectionnés, c'est que le salarié est rattaché à un profil qui ne permet pas l'utilisation de la rubrique référencée sur l'élément variable à dupliquer : il ne peut donc pas être sélectionné.

Une fois le choix des salariés effectué, cliquez sur OK pour lancer la duplication. Un compte-rendu est affiché en fin de traitement, répertoriant précisément le nombre d'éléments ajoutés ou modifiés.

Cas où un élément existe déjà

Salarié par salarié, le système vérifie s'il existe déjà un élément variable pour la rubrique concernée. Si tel est le cas, on a 3 possibilités :

• Modifier l'élément, si les valeurs (nombre, taux, montant) sont différentes
• Créer un nouvel élément sans tenir compte de l'élément déjà existant
• Ne rien faire, ni création, ni modification

Pour la recherche des éléments déjà existant, le système ignore les éléments automatiques, les éléments supprimés, les éléments (acomptes ou remboursement de frais) déjà virés. Mais on a la possibilité, en décochant les options en haut à droite de l'écran, de prendre en compte ces éléments si on le souhaite. Ainsi, par exemple, on peut faire en sorte qu'un nouvel élément ne soit pas créé pour les salariés ayant déjà un élément supprimé sur cette même rubrique. Notez que même en décochant ces options :

• Un élément déjà viré n'est jamais modifié
• Un élément supprimé, même si on demande à ce qu'il soit modifié de par la duplication, reste supprimé ; il n'est pas réactivé automatiquement.

Remarques complémentaires

• Seuls les éléments variables ou fixes peuvent être dupliqués ; les éléments automatiques ne peuvent pas l'être. De même, un élément supprimé ne peut pas être dupliqué. Attention : en cas de duplication d'un élément fixe, l'élément est alors dupliqué en tant qu'élément fixe.
• Lors de la duplication d'un élément correspondant à une rubrique de congés payés, le système effectue le contrôle du solde des CP. En cas de dépassement de ce solde, on a le choix, salarié par salarié, de ne pas dupliquer l'élément si cela engendre un dépassement de solde.
• Si l'élément copié fait référence à une rubrique possédant une ou plusieurs rubriques associées, et sauf dans le cas où il existe un seuil de répartition entre rubrique origine et rubrique associée, on a la possibilité de créer aussi par duplication les éléments associés. Notez toutefois que ces éléments associés ne sont gérés qu'en création : si un élément variable existait déjà pour un salarié sur la rubrique d'origine, la duplication peut éventuellement modifier la valeur de cet élément « origine ». Mais rien ne sera fait pour l'élément associé. Un élément associé est créé pour chaque salarié pour lequel un élément « origine » est créé, et ce sans tenir compte de la présence ou pas d'un élément déjà existant sur la rubrique associée.