Demande de régularisation via des éléments variables « marqués »

La meilleure méthode pour régulariser des cotisations est de saisir en élément variable les bases à régulariser, c'est à dire le brut soumis à ajouter ou retrancher, au travers de rubriques de régularisation dédiées.

Ces rubriques se reportent sur la ou les cotisations à régulariser, via le système classique des reports Rubriques Sur cotisations, en brut et brut abattu.

En principe, il faut que ces rubriques de régularisations se reportent uniquement sur les cotisations à régulariser, pas sur le brut proprement dit (cumuls BRUFIM et BRUFIA notamment), car sinon il s'agit d'un rappel de salaire, pas d'une régularisation de cotisation.

Pour signifier qu'il s'agit d'une régularisation de cotisations, on va inscrire une « marque » sur l'élément variable lui-même. La marque sera saisie dans le libellé de l'élément variable. C'est la présence de cette marque qui déclenche le mécanisme de régularisation de cotisations.

La marque choisie est @r ou @R suivi du numéro calendaire du mois au titre duquel on veut effectuer la régularisation : 01 à 12 désignant janvier à décembre. Pour simplifier la saisie, on n'indique pas l'année. Celle-ci est déterminée en relatif par rapport au mois de paye, sachant que le mois de régularisation est toujours antérieur au mois de paye. On peut donc régulariser ainsi jusqu'à 12 mois antérieurs.
Exemple sur un bulletin de mai 2023 :
               la marque @R01 déclenche une régularisation au titre de janvier 2023
               la marque @R12 déclenche une régularisation au titre de décembre 2022
               la marque @R05 déclenche une régularisation au titre de mai 2022.

Chaque base à régulariser est ainsi affectée d'un mois de régularisation. Au besoin, on saisira plusieurs éléments variables si une régularisation doit être faite pour une période de plusieurs mois, de façon à avoir la base de la régularisation au mois le mois, chaque base étant assortie de la marque permettant de la rattacher à un mois précis.

Remarque : il est également possible de saisir la base de la régularisation (le brut soumis en réalité) sur un élément variable portant directement sur la cotisation à régulariser, en renseignant là-aussi sur l'élément variable la marque décrite ci-dessus @r ou @R. Mais cette technique présente quelques limitations par rapport à l'utilisation de rubriques de régularisations dédiées :

• Elle oblige à saisir autant d'éléments variables qu'il y a de cotisations à régulariser,
• On ne dispose pas du champ Bénéficie de l'abattement inscrit dans la fiche Rubrique. On suppose donc que l'abattement doit être appliqué sur la valeur saisie, pour les salariés bénéficiant d'une déduction forfaitaire.

Cas des régularisations de plafonds

Sur le même principe que les régularisations de base décrites ci-dessus, on peut demander une régularisation de plafond. Il faut dans ce cas saisir des éléments variables marqué par @p ou @P suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12.

On saisit alors le différentiel de plafond à ajouter ou retrancher. Ce différentiel de plafond se reporte uniquement sur la ou les cotisations pour lesquelles il existe un lien Report rubrique sur Cotisation d'une part, et ayant un coefficient plancher et/ou plafond d'autre part. Les planchers et plafonds de la cotisation en question sont modifiés en tenant compte de ces coefficients plancher et plafond.

Remarque : le cas où l'on indique @P00 est un cas particulier : on n'est pas dans le cas d'une régularisation d'un mois antérieur car la régularisation va se faire sur le mois courant. Mais cette technique permet de régler un cas qu'on ne savait pas bien traiter antérieurement : la correction d'un plancher-plafond pour une ou quelques cotisations, mais pas toutes.

Notez que cette technique de régularisation d'un plafond peut aussi être mise en œuvre en saisissant un élément variable directement sur la cotisation pour laquelle on veut corriger le plafond, en ajoutant là aussi dans le libellé de l'élément variable la marque @p ou @P suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12.

Cas des régularisations liées à l'abattement

Sur le même principe que les régularisations de base et de plafond décrites ci-dessus, on peut demander une régularisation de brut abattu uniquement. Cela permet d'ajuster à posteriori la différence entre brut soumis et brut abattu soumis, par exemple dans le cas où l'on décide de pratiquer la déduction forfaitaire pour un salarié en cours d'année, avec effet rétroactif depuis le début de l'année. Il faut dans ce cas saisir des éléments variables marqué par @a ou @A suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12. On saisit alors le différentiel de brut abattu à ajouter ou retrancher. Ce différentiel se reporte uniquement sur le brut abattu (et pas sur le brut soumis) des cotisations pour lesquelles il existe un lien Report rubrique sur Cotisation.

Remarque : là-aussi, on peut utiliser la valeur @A00 pour procéder à une régularisation de l'abattement sur le mois courant, sans chercher à la reporter sur les mois antérieurs. Ce sera le cas par exemple où l'on décide en décembre de pratiquer la déduction forfaitaire pour un salarié pour lequel tous les mois antérieurs ont été calculés sans celle-ci. On ne va pas dans ce cas précis procéder à une régularisation mois par mois, mais seulement en cumul sur le dernier bulletin de l'année.

Autre remarque : ce procédé de régularisation du brut abattu uniquement peut être utilisé avec profit pour des régularisations de base de cotisations CSG (cotisations ayant un code calcul T1). Si on demande une régularisation avec une marque @R, c'est uniquement le brut soumis qui est mis à jour, brut soumis sur lequel s'applique systématiquement l'abattement de 1,75% s'agissant d'une cotisation de type CSG. Si on demande une régularisation avec une marque @A, c'est le brut abattu qui est mis à jour, sans l'abattement de 1,75%, car ce brut abattu correspond dans le cas des cotisations de type CSG à la part de brut soumis à CSG sans l'abattement de 1,75%.

Cas des régularisations de taux

Toujours sur ce même principe, on peut effectuer une régularisation de taux. Il faut pour cela utiliser la mention @t ou @T suivi d'un mois de paye sous la forme 01-12 dans le libellé de l'élément variable, ce mois devant être le mois le plus ancien à régulariser. Dans ce cas, LDPaye procède à la vérification des valeurs calculées, à partir des cumuls cotisations, sur tous les mois à partir du mois demandé. En cas de différence, une première ligne de régularisation est ajoutée pour annuler les calculs effectués auparavant, et une seconde pour recalculer avec le bon taux sur le mois en question.

Le nouveau taux utilisé pour ce recalcul est extrait de l'historique des valeurs du plan de paye. Aussi, avant d'effectuer une régularisation de taux par ce mécanisme, il faut réinitialiser le taux de la cotisation erronée dans cet historique.

Il n'est pas nécessaire d'inscrire de montant sur l'élément variable, si on ne souhaite qu'une régularisation de taux. Mais si on en saisit un, ce montant sera ajouté sur le mois en question sur la cotisation de régularisation. S'il n'y a pas eu de changement de taux, cela revient donc à régulariser la base (l'assiette) de la cotisation. La seule différence avec la régularisation de base faite par une mention @R, c'est que cette mention @T provoque une régularisation en mode « annule et remplace », là où la mention @R provoque une régularisation différentielle.

A noter : les lignes d'annulation sont créées sans taux afin qu'aucun taux ne soit envoyé en DSN, comme cela est indiqué dans les fiches de consignes Net-entreprises pour une régularisation de taux par annule et remplace.

Régularisation sur exercice antérieur

Le cas des régularisations demandées sur un exercice antérieur (mais toujours sur le même contrat, voir limitation énoncée plus bas) est parfaitement géré. On peut demander par exemple une régularisation de décembre sur le bulletin de janvier.

On trouvera alors les lignes de régularisation de décembre sur le bulletin de janvier, mais ces lignes seront sans incidence sur le calcul opéré sur janvier. En effet, les cumuls de la ou les cotisations régularisées sur le nouvel exercice ne sont aucunement impactés par la régularisation demandée au titre d'un exercice antérieur, que ce soit une régularisation de brut soumis, de brut abattu ou de plancher-plafond.

Exemple : prenons un salarié ayant commencé à travailler en novembre 2021, avec un salaire mensuel de 3000€ et un plafond de 3428. On ajoute sur le bulletin de janvier une régularisation du brut de 1000€ au titre de décembre. Pour la cotisation SS Vieillesse plafonnée, le système va calculer une régularisation de 340€, du fait du plafonnement : la base cumulée au titre de novembre décembre, régularisation comprise aurait dû être de 3000x2 + 1000 = 7000, plafonnée à 3428 x2 = 6856. Compte tenu que le salarié a déjà cotisé sur une base de 6000, la base de la régularisation est de 6856 - 6000 = 856. Le reste à absorber en tranche 1, soit 144€, ne sera pas récupéré sur janvier. La base de cotisation SS Vieillesse de janvier, hors régularisation de décembre, est donc de 3000€ (et non pas 3144€ si on avait reporté le reste à régulariser de décembre sur janvier, avec toujours un plafond à 3428€ en 2022).

Régularisations plus de 12 mois en arrière

Pour déclencher une régularisation de cotisation, on a vu ci-dessus qu'il faut saisir un élément variable sur la ou les cotisations concernées (ou sur une rubrique qui se reporte sur les cotisations concernées) avec quelque part dans le libellé une mention de la forme :

• @Rnn ou @rnn avec nn compris entre 01 et 12, pour provoquer une régularisation d'assiette au titre du mois nn antérieur au mois de paye courant
• @Pnn ou @pnn avec nn compris entre 00 et 12, pour provoquer une régularisation de plafond au titre du mois nn antérieur au mois de paye courant si nn est compris entre 01 et 12, du mois courant si nn=00
• @Ann ou @ann pour provoquer une régularisation de l'abattement, avec nn suivant les mêmes règles que pour une régularisation de plafond.
• @Tnn ou @tnn pour provoquer une régularisation de taux au titre du mois nn antérieur au mois de paye courant, ou une régularisation de base en « annule et remplace ».

De par la méthode de déclenchement, on voit qu'on est implicitement limité à 12 mois, les 12 mois qui précèdent le mois de paye en cours.

Pour remonter plus loin dans le temps, on peut aussi renseigner le mois et l'année sur lesquels on veut appliquer la régularisation, au format MMAA, ce qui donne donc :

• @Rmmaa ou @rmmaa
• @Pmmaa ou @pmmaa 
• @Ammaa ou @ammaa
• @Tmmaa ou @tmmaa

avec, dans les 3 cas, mmaa désignant un Mois/Année valide compris entre Janvier 2017 et le mois qui précède le mois de paye en cours (donc entre 0117 et 1122 si le mois de paye en cours est Décembre 2022.

On peut ainsi remonter au-delà de 12 mois en arrière, avec toujours la limite absolue de la date de début de contrat d'une part (pas de régularisation possible sur une période antérieure au début du contrat), et de la conservation de l'historique des bulletins d'autre part (on ne pourra remonter plus de 24 mois en arrière si on ne conserve que 24 mois d'historique des bulletins, sachant que bien souvent, LDPaye conserve 36 à 48 mois d'historique, ce qui laisse pas mal de latitude pour effectuer des régularisations).

Notez également que les régularisations se font toujours par exercice. Ainsi, si on demande en décembre 2022 une régularisation à partir de septembre 2021, la régularisation va impacter septembre 2021, éventuellement octobre, novembre et décembre 2021 pour le cas des cotisations plafonnées ou T1/T2 où les effets du plafonnement peuvent s'étaler sur plusieurs mois, mais sera sans effet pour les cotisations calculées sur l'année 2022.

Conséquence sur les bulletins de paye

Sur les bulletins de paye incluant des régularisations, pour chaque cotisation régularisée, on trouve une ligne par mois régularisé, en sus de la ligne du mois qui est donc hors régularisation :

• la base de ces lignes de régularisation est la base différentielle qui a été calculée en appliquant tous les mécanismes de plafonnement tenant compte des cumuls de bruts, bruts abattus, planchers, plafonds, éventuellement base minimum connus à fin du mois au titre duquel la régularisation est effectuée.
• les montants de la régularisation (cotisation salariale et patronale) sont calculés sur cette base différentielle, en appliquant les taux du mois régularisé, taux qui peuvent être différents de ceux du mois courant notamment lorsqu'on effectue une régularisation au titre d'un mois de l'exercice antérieur. LDPaye utilise pour ce faire le mécanisme d'historisation des valeurs du plan de paye.

La somme des bases de toutes ces lignes donne la base que l'on aurait eu si la régularisation avait été faite sur le mois courant, comme auparavant.

Limitations connues à cette mécanique de régularisation

La complexité des calculs engendrés par ces régularisations de cotisation est telle qu'il a fallu faire quelques impasses.

On ne traite à ce jour que le cas des cotisations de type « Taux » (code calcul TX, AC, AT, T1). Il faut savoir que toutes les cotisations ayant des méthodes de calcul plus complexes ne sont pas prises en charge : citons par exemple le cas des compléments Maladie et Allocations Familiales (code calcul AF), sans parler de la réduction générale de cotisations patronales. Pour ces cotisations, bien que le calcul soit mensuel, il y a une approche annuelle dans la comparaison entre la rémunération brute et son équivalent SMIC. Toute tentative de calcul automatique de régularisation est donc particulièrement périlleuse.

D'autres limitations peuvent être citées :

• On ne traite pas spécialement le cas où il y a une assiette minimale de cotisations à appliquer en cas de déduction pour frais professionnel (Journalistes, Transport...). L'application de l'assiette minimale a été faite lors du calcul à l'origine. Le fait de corriger la base de cotisation, en plus ou en moins, se fait en différentiel par rapport au cumul des bruts du mois régularisé, cumul qui résulte peut-être de l'application d'une assiette minimale. Mais on ne sait pas le dire à posteriori. Donc, on corrige le cumul de brut abattu de par la régularisation demandée, sans savoir quelle aurait été l'incidence de l'assiette minimale si la base à régulariser avait été saisie dès le mois que l'on cherche à régulariser.
• On interdit les régularisations de cotisations d'un contrat de travail à un autre. Lors du calcul du bulletin, si on a une demande de régularisation qui porte sur un mois pour lequel il y a eu entre temps, c'est à dire entre le bulletin courant (inclus) et le dernier bulletin du mois demandé en régularisation (exclu) un bulletin calculé sans reprise des cumuls, la régularisation est ignorée (avec un message d'avertissement le signalant).
• Enfin, le fait que les régularisations de cotisations peuvent avoir une incidence sur d'autres cotisations (le forfait social notamment) n'est pas directement source de régularisation. Expliquons-nous : si en avril, on régularise la base de cotisations prévoyance au titre de janvier, il y aura bien régularisation des cotisations prévoyance au titre de janvier, et peut-être aussi de février et mars en cas de plafonnement. Mais l'incidence sur le forfait social sera entièrement imputée sur le mois d'avril, alors que si on s'en tient à la législation, il aurait fallu procéder à une régularisation de ce forfait social au mois le mois. Cela reste possible bien entendu, mais pas automatique : si on souhaite le faire, il faut procéder à une régularisation du forfait social mois par mois en saisissant sous forme d'éléments variables les bases que l'on souhaite imputer sur chaque mois.