La problématique

La question des régularisations des cotisations a toujours été un problème complexe. Mais tant qu'on était dans le cadre des DUCS, surtout en EFI où l'on ressaisissait les montants sur le portail Net-Entreprises, on pouvait assez facilement réaliser les corrections souhaitées, quitte à le faire hors processus paye. Et qui plus est, on disposer du tableau récapitulatif URSSAF (le fameux TR) pour régulariser en une seule fois, en fin d'année, les éventuelles erreurs constatées en cours d'année.

Avec la mise en place de la DSN, dont un des principes fondateurs est quel est le reflet direct de ce que l'on trouve sur les bulletins de paye, cela se complique énormément. Il n'y a plus de bordereau de régularisation annuelle. Les régularisations sont censées être faites au fil de l'eau. Et surtout, en DSN, les cotisations (les assiettes principalement pour l'URSSAF) sont déclarées à la fois en agrégé (par établissement, comme en DUCS) mais aussi nominativement. Et à ce niveau nominatif, il est difficile d'envisager une correction par ressaisie : le travail est trop important.

Enfin, le cahier technique DSN prévoit une différenciation, tant au niveau agrégé que nominatif, entre les cotisations dues au titre du mois courant et celles dues au titre de régularisations de mois antérieurs. En effet, toutes les bases et montants de cotisations sont déclarées par période de rattachement. Et l'ACOSS campe dans une position très rigoriste quant à cette approche, même si elle est source de fortes complications là où la DSN promettait une simplification des procédures.

Les principes en DSN

En DSN, les régularisations de cotisations qui seraient nécessaires sont censées être faites au fil de l'eau, au titre de chaque période de rattachement concernée par la rectification à opérer.

Concrètement, cela doit se traduire par un bordereau de régularisation supplémentaire qui vient en sus, dans la DSN mensuelle, du bordereau de versement habituel. Ce bordereau porte comme période de rattachement le mois au titre duquel on effectue une correction. Si la correction porte sur plusieurs mois, on établit un bordereau distinct par mois de rattachement.

Pour plus d'information sur les modalités de régularisations des cotisations URSSAF en DSN, reportez-vous au chapitre 2 du Guide URSSAF : comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN.

Rappels et régularisations

Attention à ne pas confondre Rappel et Régularisation de cotisation :

• Un rappel de paie concrétise la correction d’une paie antérieure au titre des Rémunérations ou au titre des Primes, Indemnités et Gratifications.
  Les modalités déclaratives de ces rappels (blocs 51-Rémunération, 52-Prime, gratification, indemnité, 53-Activité, 54-Autre élément de revenu brut) ne sont pas décrites en détail ici. Reportez-vous si nécessaire au cahier technique DSN, chapitre 2.1.3.6.
  Notez simplement que l'incidence d'un tel rappel sur les cotisations (blocs 78-Base assujettie et blocs 81-Cotisation individuelle) est toujours déclarée le mois du versement de ce rappel. De même, le supplément de cotisations induit par les rappels est repris sur le bordereau de cotisations URSSAF du mois du versement.
  Il n'y a donc pas à proprement parler de régularisation dans ce cas de figure.
• Une régularisation fait suite, quant à elle, à une déclaration inexacte portant sur une ou plusieurs cotisations sociales (crédit ou débit envers l’organisme de recouvrement). La régularisation est à effectuer sur le mois de survenance de l'erreur (le mois à l'origine de l'erreur) et sera transmise dans la DSN mensuelle du mois où l'on constate cette erreur.

Remarque : toute DSN comportant un bordereau de régularisation est susceptible d’entraîner le calcul de pénalités par l'URSSAF.

Maille agrégée et maille nominative

Un autre des principes de régularisation des cotisations en DSN veut qu'il y ait toujours cohérence entre la maille agrégée (bordereau de versement, qui se traduit en blocs 20, et 22-23 pour l'URSSAF) et la maille nominative (blocs 78-Base assujettie et 81-Cotisation individuelle renseignés salarié par salarié).

En cas de régularisations de cotisations, il faut donc être en mesure de régulariser de façon totalement cohérente le niveau nominatif (blocs 78 et 81) et le niveau agrégé (blocs 22-23)

Prise en charge dans LDPaye

La conséquence de tout cela est que pour satisfaire aux exigences de la DSN en matière de régularisation de cotisations, il faut être capable de calculer ces régularisations directement sur les bulletins de paye. Avec toute la complication que cela engendre, notamment quand on doit régulariser des bases de cotisations qui sont plafonnées : si en mars on régularise une base de cotisation de janvier, cela engendre une régularisation au titre de janvier, mais bien souvent aussi au titre de février si la base régularisée est plafonnée.

Depuis la version 9, LDPaye permet de gérer ces régularisations de cotisations par mois de rattachement, comme cela est attendu en DSN, que ce soit au niveau nominatif ou au niveau agrégé.

Mais il s'agit d'une mécanique relativement complexe. Pour bien comprendre ses tenants et aboutissants, nous proposons ici un exemple de régularisation.

Dans la pratique, pour réaliser ces régularisations dans LDPaye, on dispose d'un mécanisme intégré de régularisation sur les bulletins de paye, source de la DSN.

Dès lors que ce mécanisme est mis en œuvre sur les bulletins de paye, la prise en charge des régularisations en DSN par LDPaye est automatique, que ce soit au niveau nominatif et au niveau agrégé.