3.5.2 Fenêtre générale de gestion des documents

Comme on l’a vu, cette fenêtre est accessible en cliquant (clic gauche) sur l’image Dossier vide ou Dossier plein proposée dans les fiches Salariés, Sociétés, Établissements, Services et Organismes (Familles de cotisations).

La partie haute de la fenêtre présente la liste des documents liés à l’élément interne à LDPaye depuis lequel on a ouvert cette fenêtre.

La partie basse présente les données qualifiant le document sélectionné en partie haute. Ces données peuvent être modifiées directement depuis cette fenêtre ; la sauvegarde de ces données est automatique suite à chaque modification.

Dans la première colonne de la table, un icône figure « l’état » du document :

       Le lien est correct ; le document lié existe à l’emplacement attendu.

       Le lien est rompu ; le document n’existe plus à l’endroit où il avait été initialement référencé ou copié.

       Le document en question est présent dans le répertoire des documents associés à ce tiers (ou à cette fiche Immobilisation),
mais aucun lien n’existe entre ce document et la fiche en question.

En partie centrale, on dispose de différents boutons :

• Pour ouvrir un document (même effet qu’un double clic sur l’un des documents apparaissant dans la table).
   Le document est ouvert avec l’application associée dans Windows, comme si on avait effectué un double clic sur le document depuis un explorateur Windows. Ainsi, s’il s’agit d’un document PDF, cela ouvre le document dans Adobe Reader ; s’il s’agit d’un document Word (extension .doc), le document est ouvert dans Microsoft Word (ou Open Office si Word n’est pas installé sur votre poste, mais que vous disposez de Open Office). Enfin, s’il s’agit d’une image, l’image s’ouvre dans le visualiseur d’image par défaut (Aperçu image de Windows par exemple). Si aucune application n’est associée au type de fichier sélectionné, celui-ci ne peut être ouvert. C’est le dossier contenant le fichier qui est alors ouvert.

Remarque : si vous tenez la touche Control enfoncée au moment où vous cliquez sur le bouton Ouvrir (ou au moment du double clic sur le fichier), c’est le dossier contenant le fichier qui est ouvert plutôt que le fichier lui-même.

Notez aussi que pour les fichiers Images et PDF, pour lesquels l’icône  est dessiné dans la 3ème colonne, on peut obtenir un aperçu rapide du document par un simple survol à la souris de cet icône.

• Pour supprimer un document.
  En cas de suppression, le système commence par supprimer le lien vers le document, puis le document lui-même (fichier Windows) s’il n’existe plus aucun lien référençant ce document, et seulement dans le cas où le document est situé dans l’arborescence de documents propre à LDPaye.
  LDPaye ne supprime jamais de documents en dehors de son propre espace de documents.

On trouve aussi trois autres boutons pour ajouter des documents, documents qui seront liés à l’élément interne à LDPaye depuis lequel on a ouvert cette fenêtre :

• Numériser pour acquérir un nouveau document depuis un scanner (option présentée dans le paragraphe suivant).
• Ajouter pour sélectionner un ou plusieurs documents existants. Le système présente alors une fenêtre de sélection du ou des documents à ajouter.
• Lien HTTP pour coller un lien vers un document accessible au travers d'un navigateur.

Pour les accros de la souris, on peut aussi ajouter des documents dans cette fenêtre par Glisser/Déplacer, en « posant » le ou les fichiers sur la table présentant la liste des documents déjà liés.

Quelle que soit la méthode d’ajout utilisée, on obtient ensuite la fenêtre de dialogue d’ajout d’un document, où l’on peut qualifier chaque document ajouté.