Pour chaque salarié, LDPaye permet d'historiser les différents situations, la notion de « situation » recoupant partiellement celle de contrat de travail : un nouveau contrat de travail implique forcément une nouvelle situation, mais même pour un même contrat de travail, on peut être amené à créer plusieurs situations au fil du temps, lorsqu'une donnée ayant une incidence directe sur le bulletin de paye évolue (qu'il y ait eu rédaction d'un avenant au contrat de travail ou pas). Citons par exemple le changement de la durée contractuelle de travail, le cas le plus fréquent.
Chaque fois qu'on crée une nouvelle situation pour un salarié, on doit indiquer le motif à l'origine de cette nouvelle situation. Il est de même chaque fois qu'on met fin à une situation (fin de contrat par exemple). Ces motifs sont repartis en quatre catégories :
- Entrée : pour tous les cas d’embauche ou de réembauche d’un salarié
- Sortie : pour les départs de l’entreprise
- Changement de situation à déclarer dans la DADS-U : correspond à tous les cas de changements intervenant dans la situation d’un salarié, et touchant des données qui figurent dans la DADS-U. La modification de ces données entraîne donc la création d’une nouvelle période d’activité au sens DADS-U. On peut citer à titre d’exemple les cas suivants : changement d’établissement, changement de statut catégoriel, changement de classement conventionnel…
- Changement de situation non déclaré dans la DADS-U : correspond à tous les cas de changements intervenant dans la situation d’un salarié, et touchant des données qui ne figurent dans la DADS-U, comme un changement de service par exemple.
Notez que le distinction entre les deux dernières catégories n'a plus réellement de sens aujourd'hui, la DADS-U n'ayant plus cours. De plus, cette notion de motif de changement de situation, qui existait en DADS-U, n'existe plus en DSN. On déclare toujours les changements, via des blocs 41-Changement contrat, mais sans donner de motif. Si ce n'était que pour la DSN, on pourrait donc se contenter d'un seul motif « générique » pour tous les cas de changement de situation. Mais le fait d'utiliser plusieurs motifs distincts peut toujours avoir un intérêt pour le gestionnaire de paye : cela peut aider à comprendre les changements opérés au fil du temps.
Lors de la mise à jour des fiches salariés, pour en création d'une nouvelle situation (nouvelle entrée ou changement de situation d'un salarié) ou lors de la sortie d'un salarié, on référence un des motifs définis dans cette table. Et ainsi, les différentes valeurs découlant de ce motif sont proposées sur la nouvelle situation (et aussi pour mettre fin à la situation précédente en cas de changement de situation).
Selon la catégorie du motif, les données associées au motif, présentées en détail ci-dessous, diffèrent quelque peu, sachant qu'on doit toujours identifier le motif par un code (3 ou 4 caractères) et un libellé.
Entrée
- Le code motif DADS-U motivant la nouvelle situation (en principe, 001-Embauche)
- L’option Reprise des cumuls période précédente. Si cette option est sélectionnée, lors du calcul du premier bulletin de paye associé à la situation créée avec ce motif, le système tiendra compte des éventuels cumuls antérieurs. En règle générale, dans le cas d’une embauche, cette option ne doit pas être sélectionnée.
- L’option Plusieurs bulletins dans le mois. Si cette option est sélectionnée, le système attendra plusieurs bulletins de paye dans le premier mois de paye associé à la situation créée avec ce motif. L’établissement de plusieurs bulletins n’est cependant pas obligatoire ; cette option ne déclenche qu’un simple « indicateur visuel » dans la fenêtre de calcul des bulletins : pour le salarié et le mois concerné, c’est une double coche blanche qui rappellera le fait que plusieurs bulletins sont en principe attendus. En règle générale, dans le cas d’une embauche, cette option ne doit pas être sélectionnée.
- L’option Salarié payable. Dans LDPaye, un salarié doit impérativement être défini comme étant « payable » si l’on souhaite lui établir un bulletin de paye. En règle générale, dans le cas d’une embauche, cette option doit être sélectionnée.
- Pour certaines embauches (les embauches en CDD notamment), on connaît à priori le motif qui mettra fin à la situation. On peut alors le renseigner ici, ce qui permettra d’anticiper, lors de la saisie de l’embauche du salarié, en renseignant la date de fin prévisible de la situation (c’est à dire la date de fin du CDD).
Sortie
- Le code motif DADS-U provoquant la fin de la situation (par exemple, 010-Démission, 016-Départ en retraite…)
- L’option Déclencher les éléments liés au départ. Si cette option est sélectionnée, lors du calcul du bulletin de paye dans le mois de paye correspondant à la date de fin de la situation complétée avec ce motif de fin, le système ajoutera tous les éléments variables « automatiques » définis avec l’option Élément lié à un départ. C’est ainsi que l’on peut automatiser le paiement de l'indemnité de fin de contrat lors d’un départ, ou le solde des congés payés. En règle générale, dans le cas d’une sortie, cette option doit être sélectionnée.
- Le code motif Pôle Emploi caractérisant la fin de la situation. Il s’agit là d’une codification propre à Pôle Emploi, qui était utilisée dans les attestions de type DNAC-AE (norme N4DS) et qui l'est encore aujourd'hui en DSN. Les motifs de licenciement y sont notamment définis de façon beaucoup plus précise que dans la codification DADS-U, qui ne compte elle qu’un seul motif 012-Licenciement pour tous les types de licenciement possibles.
- Le code motif ASSEDIC caractérisant la fin de la situation. Il s’agit là d’une codification qui était utilisée dans les (très) anciennes attestions ASSEDIC, qui ont disparu depuis fort longtemps. Cette codification, assez proche de la nouvelle codification Pôle Emploi, n'est donc plus utilisée.
Changement de situation DADS-U
- Le code motif DADS-U qui met fin à la situation précédente du salarié. Par exemple : 020-Mutation vers un autre établissement de la même entreprise
- L’option Déclencher les éléments liés au départ (voir ci-dessus). En règle générale, cette option ne sera pas sélectionnée : on ne solde pas les congés payés lors d’un changement d’établissement par exemple.
- Le code motif DADS-U motivant la nouvelle situation du salarié. Par exemple : 019-Mutation vers un autre établissement de la même entreprise. Vous remarquerez que la plupart des motifs DADS-U correspondant à un changement vont par paire : un motif marquant la fin de la situation (020 pour une mutation entre établissement), un autre motif marquant le début de la nouvelle situation (019 pour une mutation entre établissement).
- L’option Reprise des cumuls période précédente (voir ci-dessus). En règle générale, cette option sera sélectionnée. Notez qu’elle va normalement de pair avec l’option Déclencher les éléments liés au départ. Ainsi, si vous avez « soldé » le compte du salarié lors du dernier bulletin associé à la situation précédente, vous ne reprenez pas les cumuls antérieurs sur le premier bulletin de paye associé à la nouvelle situation. Alors que si vous n’avez rien soldé sur le dernier bulletin de la situation précédente, vous devez reprendre les cumuls antérieurs sur le premier bulletin de la nouvelle situation : cumul prime précarité, soldes CP… Attention donc à rester cohérent sur ces deux options.
- L’option Plusieurs bulletins dans le mois (voir ci-dessus). Cochez cette option si vous pensez établir plusieurs bulletins dans un même mois de paye lors d’un changement de situation intervenant en milieu de mois. Rappelons qu’il ne s’agit là que d’une indication, l’établissement de plusieurs bulletins dans le mois du changement restant toujours facultatif.
- L’option Salarié payable. Renseignez cette option selon la nature de la nouvelle situation. Par exemple, lors d’une mutation entre établissements, le salarié reste probablement payable dans le nouvel établissement. En revanche, si le motif de changement de situation correspond par exemple à un départ en congé parental, le salarié ne sera plus payable dans la nouvelle situation.
- Comme pour les motifs d’entrée, si l’on connaît à priori le motif qui mettra fin à la situation, on peut le renseigner ici. Par exemple, pour un départ en congé parental, la fin prévisible de cette situation sera une fin de congé parental. On peut donc créer le motif Fin de congé parental, et associer ensuite les motifs Début et Fin de congé parental.
Changement de situation non DADS-U
Les données à renseigner sont les mêmes que pour un changement de situation DADS-U, à l’exception des motifs codifiés DADS-U et ASSEDIC qui n’ont pas à être renseigné ici, puisque ces changements de situation n’auront aucune incidence dans la déclaration DADS-U.
