Le fichier du personnel est accessible par l’option de menu Gestion/salariés, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

Lorsque vous lancez cette procédure, vous obtenez un premier écran de liste du fichier du personnel, pour le dossier de paye en cours. Cette liste est triée initialement soit par N° matricule, soit par nom, en fonction du critère de tri préférentiel défini dans la fenêtre des Paramètres généraux, onglet Préférences utilisateur. Vous pouvez à tout moment modifier l’ordre de tri, en activant la liste déroulante située en partie haute de l’écran. Des zones de positionnement et de filtre permettent d'accéder rapidement à un n° matricule donné, un nom ou un prénom donné. On peut également filtrer sur les critères Salarié présent ou Salarié payable. Tout cela a été décrit au chapitre 2.7  Les fenêtres de type Liste. D'autres filtres peuvent être appliqués rapidement sur cette liste de salariés (par établissement, par service, par profil rubrique-cotisation...) via le bouton Autres sélections disponible en haut à droite.

Initialement, seuls les salariés présents à la date du jour sont présentés. Pour voir davantage de salariés, choisissez le critère Tous dans la liste déroulante figurant à l’aplomb de la colonne Présent.

Les colonnes Présent et Payable de cette liste contiennent des coches de couleur ayant différentes significations :

Colonne Présent

• Rien de visible : Salarié non présent dans le mois de paye en cours
• 1 coche bleue : Salarié présent, avec une seule situation dans le mois de paye en cours
• 1 coche violette : Salarié présent avec une date de fin de contrat prévue dans le mois de paye en cours, mais pour lequel la sortie n'est pas encore enregistrée.
• 1 coche orange : Salarié présent avec une date de fin de contrat prévue antérieure au mois de paye en cours, mais pour lequel la sortie n'est pas encore enregistrée
• 1 coche rouge : Salarié présent, ayant une entrée ou sortie dans le mois de paye en cours
• 2 coches bleues : Salarié présent, avec plus d'une situation dans le mois de paye en cours

Colonne Payable

• Rien de visible : Salarié non payable dans le mois de paye en cours
• 1 coche bleue : Salarié payable, avec une seule situation dans le mois de paye en cours
• 2 coches bleues : Salarié payable, avec plus d'une seule situation dans le mois de paye en cours, toutes payables
• 1 coche bleue + 1 coche rouge : Salarié payable, avec plus d'une seule situation dans le mois de paye en cours, au moins une non payable

On peut agir sur la liste de différentes façons :

• Créer une fiche salarié, en utilisant le bouton Créer.
• Modifier une fiche salarié, en pointant dans la liste la fiche à modifier et en utilisant le bouton Modifier
• Supprimer une fiche salarié, en pointant dans la liste la fiche à supprimer et en utilisant le bouton Supprimer
• Dupliquer une fiche salarié, sous un autre N° matricule, voire dans une autre société d’un même environnement de paye : bouton Dupliquer.
• Renuméroter une fiche salarié, c'est à dire changer son N° matricule : bouton Dupliquer en tenant la touche Majuscule enfoncée. Mais cela n'est possible que si vous disposez d'un niveau d'accès Administrateur.
  La renumérotation prend en charge l'ensemble des données gérées au sein de LDPaye. Attention toutefois aux autres logiciels pouvant utiliser ce N° matricule : LDPlanning, LDTemps, autres interfaces en entrée de LDPaye. Tout cela n'est pas traité, et peut donc engendrer des problèmes si vous renumérotez une fiche salarié.

On peut aussi accéder à une fiche salarié simplement en affichage, via le bouton Afficher en bas à gauche.

Dans les cas de création ou de modification d'une fiche salarié, on obtient successivement plusieurs écrans de saisie d'une fiche salarié. Ces écrans sont décrits en détail aux chapitres suivants.

Pour ce qui est de la suppression d'une fiche salarié, on a un écran de confirmation de suppression de la fiche. De plus, la suppression d’une fiche salarié n'est possible que s'il n'existe aucun bulletin de paye pour celui-ci. On ne peut donc supprimer une fiche salarié que si l'on a supprimé au préalable tous les bulletins associés, ou qu'il n'existe plus aucun bulletin pour celui-ci dans la période conservée en historique par LDPaye (entre 24 et 60 mois, selon la valeur Nombre de mois « en ligne » indiqué dans la fenêtre des Paramètres généraux, onglet Général, cadre Exercice.

Remarque : pour les utilisateurs disposant d'un niveau d'accès Administrateur, il est possible de supprimer un salarié même s'il y a encore des bulletins associés, en tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur le bouton Supprimer et moyennant une double confirmation. Cela peut être utile dans une phase de démarrage. Mais au-delà, il faut être très prudent avec cette fonctionnalité : la fiche salarié est effacée avec toutes les données associés, y compris donc les bulletins de paye.

Pour ce qui est de la duplication d'une fiche, une fenêtre popup s'intercale pour choisir quelles sont les données qui seront copiées. A vous de cocher/décocher les options proposées, selon ce qui motive cette copie : cela peut être un salarié qui change de société, auquel cas on copiera la totalité des données, ou simplement une duplication faite pour créer la fiche d'un nouveau salarié en s'appuyant (pour gagner du temps) sur celle d'un autre salarié déjà présent et partageant la même situation professionnelle. Dans ce dernier cas, on décochera quasiment toutes les options, sauf peut-être les contrats de prévoyance, et surtout on ne copiera pas les dates début, entrée et ancienneté et on spécifiera une nouvelle date d'entrée.
Copie des cumuls : si vous cochez dans cette fenêtre popup l'option Copier les principaux cumuls du salarié, les cumuls dont le nom apparait dans le paramètre programme nommé COPIECUMUL sont automatiquement dupliqués sur la nouvelle fiche salarié. La valeur alphabétique de ce paramètre doit donner la liste des noms de cumuls à copier, séparés par des virgules ou points virgules.
Exemple, pour copier uniquement les cumuls de CP : CPJAN0,CPJAN1,CPJPN0,CPJPN1,CPMTN0,CPMTN1
A savoir :

• Ce sont les valeurs après clôture du dernier mois précédent le mois de paye en cours qui sont copiées. Les cumuls sont dupliqués pour la nouvelle fiche salarié sur le même mois que celui où on les a trouvés sur la fiche salarié origine de la copie, en modifiant simplement le N° matricule.
• Pour que les cumuls ainsi repris par copie soient effectivement pris en compte lors du premier calcul de bulletin de la nouvelle fiche salarié, il faut que l'option Reprise cumuls période précédente soit sélectionnée dans la Fiche situation du nouveau salarié.

Toujours depuis l'écran principal de gestion du fichier personnel, on a différentes possibilités d'impression de liste des salariés, accessibles par le bouton Imprimer, tout en bas à gauche. Ces listes sont décrites au chapitre 5.7  Les éditions en gestion du personnel.

A savoir : on va voir dans les pages qui suivent qu'une fiche salarié est composée de différentes parties, réparties dans plusieurs fenêtres de saisie distinctes. Pour les utilisateurs « confirmés », lors de l'affichage ou la modification d'une fiche, on peut accéder directement à la fenêtre souhaitée, sans passer obligatoirement par la fenêtre « principale » de gestion d'une fiche salarié : pour cela, il faut cliquer en partie droite des boutons Modifier ou Afficher. On obtient ainsi un menu déroulant donnant accès aux différentes fenêtres de saisie d'une fiche salarié.
Ainsi, si je veux modifier les constantes d’un salarié, je peux :

• Soit cliquer sur la partie centrale du bouton Modifier : cela ouvre la fenêtre « principale » de la fiche salarié, sur laquelle on trouve en partie basse les boutons donnant accès aux autres fenêtres de gestion de cette fiche. On clique alors sur le bouton Constantes.
• Soit cliquer sur la partie droite de ce bouton Modifier, puis cliquer sur l'option Constantes du menu déroulant : j’accède ainsi directement à l’écran de mise à jour des constantes du salarié.

Composition d’une fiche salarié

Une fiche salarié est composée de plusieurs parties distinctes :

• Le corps de la fiche (enregistré dans le fichier du personnel PEPERS). Les données sont présentées en trois onglets :        État civil, Données privées, Compléments.
  Ces données ne sont pas historisées (sauf l'adresse du salarié et les renseignements bancaires, qui sont mémorisés pour chaque bulletin de paye, de façon à être en mesure de réimprimer un bulletin après coup tel qu'il se présentait à l'origine).
  Si vous souhaitez conserver une trace d'une modification opérée dans le corps de la fiche (par exemple, pour un changement de N° de téléphone, conserver l'ancien N° et la date de la modification), il faut le faire via une saisie de commentaires (bouton Commentaires en haut à droite de la fenêtre principale de saisie de la fiche, raccourci F9).
• Une ou plusieurs Situations (enregistrées dans le fichier PEPACT), avec pour chaque situation 6 onglets : Poste, Emploi, Bulletin, Régimes, Historique, Commentaires.
  En première approche, on peut considérer qu'une situation correspond à un contrat de travail ou un avenant au contrat de travail.
  Historiquement, cette notion de « situation » avait été conçue pour se calquer sur la notion de « période d'activité » attendue en DADS-U. Aujourd'hui, la DSN a remplacé la DADS-U, et cette notion de période d'activité a disparu. La DSN est orientée « contrat de travail » et non « période d'activité ». Mais il faut tout de même être en mesure de déclarer certains changements sur le contrat de travail (blocs 41 en DSN). LDPaye a donc conservé cette notion de « situation » pour historiser les différents changements survenant dans la situation professionnelle des salariés, que ceux-ci concernent directement le contrat de travail (avec donc une incidence en DSN) ou pas. Par exemple, un changement de service n'est pas déclaré en DSN ; cela étant, il est vivement conseillé de saisir un changement de situation lors de la réaffectation d'un salarié, plutôt que d'aller corriger la dernière situation du salarié. On conserve ainsi une trace de ce changement de service.
  Exemples :
• Si un salarié a eu 3 CDD successifs (on ne parle pas ici d'un renouvellement de CDD, mais bien de 3 CDD distincts, pour lesquels il y a eu une sortie à chaque fin de contrat), le salarié aura 3 situations.
• De la même façon, si une des données importantes du contrat de travail ou déclarée en DSN évolue dans le temps, on créera impérativement une nouvelle situation (même si ce changement n'a pas donné lieu formellement à un avenant). C'est le cas par exemple pour la durée de travail contractuelle, le statut conventionnel ou le statut catégoriel Retraite complémentaire, le taux de déduction forfaitaire pour frais professionnels, le code « emplois multiples » ou « employeurs multiples »... Et sachant que la DSN est par nature établie par établissement, c'est aussi le cas si le salarié change d'établissement (ou de lieu de travail).

En sus du corps de la fiche salarié et de cet historique des situations, on gère des données complémentaires, qui sont toutes facultatives :

• Les Constantes du salarié. On y trouvera bien souvent le salaire de base, l'horaire de base du salarié (s'il diffère de l'horaire « standard » de l'établissement ou de la société), le taux horaire (pour un salarié payé à l'heure). En fait, ce sont toutes les données numériques qui peuvent être considérées comme « fixes » dans le temps, c'est à dire qui ne varient pas tous les mois.
• L’affectation analytique du salarié, si vous gérer une comptabilité analytique.
• Les ayants droit (conjoint, enfants...). Cela est prévu en DSN (comme cela l'était déjà en DADS-U), notamment à destination des Organismes Complémentaires (Mutuelles, Sociétés d'assurance). Cela étant, dans les PME, cela est encore très rarement utilisé.
  Notez qu'il existe une Liste des enfants et une Liste des ayants droit, dans le menu Gestion/Ayants droit des salariés. Ces listes peuvent être utiles s'il existe un Comité Économique et Social, pour des distributions de cadeaux à Noël par exemple.
• L’historique complet de l'évolution des constantes salariés ayant été historisées (en consultation uniquement)
• Les évènements liés au salarié
• Les contrats de Prévoyance-Santé du salarié.
• La fiche LDPlanning du salarié. Cette dernière fenêtre n'est accessible que si vous utilisez le logiciel LDPlanning en sus de LDPaye. De plus, il faut avoir défini les paramètres d'accès à la base de données de LDPlanning depuis LDPaye, ce qui se fait par l'option de menu Fichier/Autres paramètres/Planning-Gestion des heures.

Lors de l'appel d'une fiche salarié en création ou en modification, le système propose en saisie les trois onglets État civil, Données privées, Compléments correspondant au corps de la fiche salarié. Le système affiche également les trois premiers onglets correspondant à la situation du salarié, mais les données de ces trois onglets ne sont pas accessibles en saisie ; seule la consultation est possible, lorsqu’on a appelé une fiche en modification.

En effet, les situations sont gérées dans des fenêtres spécifiques, de telle sorte qu’un historique des changements de situation soit automatiquement constitué au fil du temps. Cet historique des situations est indispensable, notamment vis à vis de la DSN où l'on doit déclarer la plupart des changements sur les données du contrat de travail.
De ce fait :

• En création d'une fiche Salarié, après avoir renseigné les 3 premiers onglets du corps de la fiche, LDPaye enchaîne automatiquement sur la création de la première situation du nouveau salarié (il est impossible de créer une fiche salarié sans lui associer immédiatement une première situation).
• En modification d'une fiche salarié, si on souhaite visualiser ou apporter une modification à la situation du salarié, on doit cliquer sur le bouton Situations au bas de l'écran. On obtient alors une liste des différentes situations du salarié, avec la possibilité d'en ajouter une nouvelle.

Pour toutes les autres données complémentaires, vous disposez de boutons adaptés, toujours en partie basse de la fenêtre principale de modification d’une fiche salarié.
On retrouve aussi ces boutons de navigation entre les différentes parties d'une fiche salarié au bas de toutes les fenêtres de gestion de cette fiche. Par exemple, si depuis la fenêtre principale de la fiche salarié, on a basculé sur la fenêtre des constantes salariés par le bouton Constantes, on peut revenir à la fenêtre principale par le bouton Salarié, ou enchaîner sur la gestion des ayants droit par le bouton Ayants droit.

Toutes ces fenêtres sont décrites en détail dans les pages qui suivent.