5.3 Codifications utilisées en gestion du personnel
Toutes les informations codifiables en gestion du personnel sont enregistrées dans des fichiers, encore appelées « tables ». On dispose d'une table pour chaque type d'information. Tout cela est décrit en détail, table par table, ci-après.
Ces tables sont toutes accessibles puis les menus Fichier/Codifications et Fichier/Classifications.
A savoir : toutes ces codifications et classifications sont communes à toutes les sociétés d'un même répertoire de données.
C'est là qu'on définit les différents types de contrat de travail. Un type de contrat est identifié par un code à 3 caractères et un libellé.
S'y ajoutent des codifications nécessaires aux déclarations en norme N4DS (DADS-U et DNAC-AE, en principe plus utilisées aujourd'hui) et surtout DSN.
Ces codifications ne sont pas présentées ici en détail, car elles évoluent assez souvent, au fil des versions de norme DSN. Elles se présentent toutes sous forme de liste déroulante, sachant que le contenu de ces listes ne peut en aucun cas être modifié : il découle directement du cahier technique correspondant à la dernière version de la norme (P22V01 pour l'année 2022 par exemple).
Au bas de l'écran, on trouve deux cases à cocher pour le calcul des effectifs tel qu'il était transmis en DUCS-EDI et en DSN jusqu'en 2020. Aujourd'hui, la DUCS n'a plus cours et aucun effectif n'est plus transmis via la DSN. Ces deux cases à cocher ne sont donc plus utiles.
Remarque : même la procédure de calcul des effectifs (menu Gestion/Calcul des effectifs) n'exploite pas ces deux cases à cocher, mais se base sur d'autres informations, toutes disponibles en DSN, pour déterminer quels sont les salariés à prendre en compte dans l'effectif de l'entreprise.
Cette table était utilisée pour les anciennes attestations ASSEDIC, qui n'ont plus cours depuis de nombreuses années. Elle disparaîtra dans une prochaine version du logiciel.
Cette table est utilisée pour le calcul de la prime d'ancienneté. Elle permet de déterminer comment le pourcentage de l’éventuelle prime d’ancienneté varie en fonction du nombre d’années d’ancienneté. Le bouton Valeurs dans la fenêtre principale de gestion des classes d'ancienneté permet d’obtenir l’écran où l'on peut définir des tranches, en nombres d'années d'ancienneté. Pour chaque tranche, on peut saisir le taux de la prime d'ancienneté. Une tranche est définie par le nombre d'année d'ancienneté minimum. Elle est limitée vers le haut par la valeur minimum définie pour la tranche immédiatement supérieure.
Le nombre d'années d'ancienneté est calculé par comparaison entre la date d'ancienneté du salarié, et le mois de paye en cours. La date d'ancienneté du salarié peut être différente de la date d'embauche du salarié. De plus, le jour du mois à partir duquel l'année d'ancienneté est considérée comme acquise peut être paramétré (fenêtre des Paramètres généraux, onglet Calcul, Jour déclencheur d'une année d'ancienneté. Par défaut, la comparaison se fait par rapport au 15 du mois de paye.
Renseignez dans cette table les différents codes et taux AT relatifs à tous les établissements et toutes les sociétés gérées dans cet environnement.
La gestion de ces codes et des valeurs associés étant un peu plus complexe que celle des autres tables de codification présentées ici, elle fait l'objet d'une page distincte ci-après.
Cette table permet simplement de « classer » vos salariés en fonction du type d’horaire pratiqué. Cette classification n’a cependant aucune incidence directe sur le calcul du bulletin de paye. Cependant, si vous utilisez également le progiciel LDTemps, sachez que le code profil horaire de LDPaye est bien souvent équivalent au code des fiches-types (appelées aussi fiches horaires) de LDTemps.
Dans LDPaye, le code type d'horaire (on parle encore de code paramètre horaire) peut être utilisé comme critère de tri sur les journaux standards et les journaux détaillés, ainsi qu'en tant que condition de déclenchement d'une rubrique ou cotisation lors du calcul d'un bulletin de paye.
Remarque : la gestion de la pénibilité est abordée plus en détail au chapitre 9.5.7 La pénibilité.
Cette table permet de définir des codes pénibilité, chacun d'entre eux correspondant à un facteur de risques ou une combinaison de plusieurs de ces facteurs.
Pour des raisons historiques, on trouve encore, sur l'écran de saisie d'un code pénibilité, les 10 facteurs de risque possibles. Mais depuis octobre 2010, il n'en subsiste que 6 (les 4 premiers, difficiles à mesurer, ont été abandonnés).
Cette table permet simplement de « classer » vos salariés en fonction d’un statut interne à l’entreprise. Cette classification n’a aucune incidence directe sur le calcul du bulletin de paye.
Ce code statut peut être utilisé en tant que condition de déclenchement d'une rubrique ou cotisation lors du calcul d'un bulletin de paye.
Cette table permet de « classer » vos salariés en différents collèges pour l’établissement des listes électorales pour l’élection des délégués au Comité Social et Économique (CSE).
LDPaye inclue en effet une procédure permettant d'imprimer différentes listes pour cette élection au CSE, accessible par le menu Gestion/Imprimer/Élection du Comité Social et Économique.
La gestion des contrats de prévoyance, sujet assez complexe, est abordée en détail au chapitre 7.2 Contrats de prévoyance. La gestion de ces contrats a été placée dans ce menu Fichier/Codifications faute de trouver une place ailleurs plus pertinente. Mais cette gestion ne peut être abordée qu'après avoir mis en place tout un tas d'autres notions. Nous n'en dirons donc pas plus ici.
Comme pour les codes Accident du travail, la gestion des motifs de changement de situation, un peu plus longue à présenter, fait l'objet d'une page distincte ci-après.
Dans LDPaye, on peut demander à historiser, pour chaque salarié, l'évolution de certaines valeurs appelées « Constantes salariés », parmi lesquelles figurent souvent le salaire de base, l'horaire de base ou encore le taux horaire. Dans ce cas, à chaque changement d'une de ces valeurs, on doit spécifier le motif de changement de la valeur. Par exemple, dans le cas du salaire de base, cela peut une augmentation générale, une promotion individuelle...
C'est donc dans cette table que l'on renseigne les différents motifs possibles d'évolution pour la ou les constantes salariés ayant été historisées (ce qui se décide dans la fenêtre des Paramètres généraux, au bas de l'onglet Contrôles.
Cette table est utilisée pour constituer, salarié par salarié, un historique des périodes d’inactivité : maladie, accident du travail, congé parental… Ces motifs d'inactivité sont par ailleurs référencés dans des rubriques d'absence. Par ce biais, une absence salarié introduite par saisie d'un élément variable (ou interface depuis un autre logiciel) donnera automatiquement lieu à la création d'une période d'inactivité, pour la période indiquée en saisie de l'élément variable.
Remarque : cette notion de « période d'inactivité » dans LDPaye recoupe partiellement cette même notion qui existait en DADS-U, et la notion de « Autre suspension de l'exécution du contrat de travail » qui existe en DSN (blocs 65) (le « autre » signifiant que ce sont toutes les périodes de suspension du contrat de travail autres que celles liées à un arrêt de travail, qui arrêts de travail qui eux se traduisent en DSN par des blocs 60.
Mais elle est plus large : on peut avoir des absences qui sont considérées comme étant des périodes d'inactivité au sens LDPaye, mais qui ne sont pas des suspensions du contrat de travail au sens DSN. Les périodes d'inactivité de LDPaye sont essentiellement conçues pour assurer un suivi statistiques des absences.
Cette table permet de définir les différents codes de situation familiale utilisables pour un salarié : Célibataire, Marié, Pacsé... Ces codes étaient nécessaires auparavant pour la DADS-U, pour laquelle on avait une codification imposée (colonne 3 de cette table). Mais cette information n'est plus demandée en DSN. Elle a toutefois été conservée dans LDPaye pour mémoire.
Cette table permet d'identifier la ou les conventions collectives de rattachement des salariés, en mettant en correspondance le code convention collective (3 caractères) utilisé en interne dans LDPaye, et le code normalisé IDCC utilisé en DSN. Pour chaque convention collective, il faut donc renseigner la désignation complète, telle qu’elle doit figurer sur le bulletin de paye, ainsi que ce code IDCC.
Cette table doit être complétée pour chaque convention collective. Vous devez renseigner un « libellé » classification, qui sera celui qui apparaitra sur les bulletins de paye. Ce libellé sera constitué de façon à refléter au mieux ce qui est énoncé dans la convention collective, en reprenant les différents niveaux, échelons, coefficients. De plus, le coefficient peut être indiqué dans une zone dédiée, ce qui peut permettre de l'extraire dans le calcul d’un bulletin de paye, pour pouvoir par exemple calculer un salaire de base par une formule Coefficient x Valeur du point. On peut aussi inscrire, ligne par ligne, le salaire minimum. Celui-ci peut être utilisé par exemple comme base de calcul d’une prime ancienneté.
Remarque importante : depuis la norme P22V01 de la DSN, cette classification est transmise en rubrique 041-Positionnement dans la convention collective du bloc 40-Contrat (sauf pour les salariés du BTP, pour lesquels on utilise une autre classification). La description de cette rubrique 041 dans le cahier technique est la suivante : « pour les salariés des autres entreprises (hors BTP), cette rubrique représente l'échelon et le coefficient dans la convention collective. Pour l'AGIRC-ARRCO, elle permet de définir la classification "extension article 36" ».
Ces trois classifications sont tout à fait libres, et facultatives. Leur objet est de classer les salariés selon trois critères propres à chaque entreprise. Ces trois classifications peuvent être utilisées ensuite comme critère de tri ou de sélection un peu partout dans le progiciel, et notamment sur les journaux de paye.
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