Notion de situation et de période d’activité

Historiquement, la notion de « situation » avait été conçue pour se calquer sur la notion de « période d'activité » attendue en DADS-U. Aujourd'hui, la DSN a remplacé la DADS-U, et cette notion de période d'activité a disparu. La DSN est orientée « contrat de travail » et non « période d'activité ». Mais il faut tout de même être en mesure de déclarer certains changements sur le contrat de travail (blocs 41 en DSN).

LDPaye a donc conservé cette notion de « situation » pour historiser les différents changements survenant dans la situation professionnelle des salariés, que ceux-ci concernent directement le contrat de travail (avec donc une incidence en DSN) ou pas. Par exemple, un changement de service n'est pas déclaré en DSN ; cela étant, il est vivement conseillé de saisir un changement de situation lors de la réaffectation d'un salarié, plutôt que d'aller corriger la dernière situation du salarié. On conserve ainsi une trace de ce changement de service.

Exemples :

• Si un salarié a eu 3 CDD successifs (on ne parle pas ici d'un renouvellement de CDD, mais bien de 3 CDD distincts, pour lesquels il y a eu une sortie à chaque fin de contrat), le salarié aura 3 situations.
• De la même façon, si une des données importantes du contrat de travail ou déclarée en DSN évolue dans le temps, on créera impérativement une nouvelle situation (même si ce changement n'a pas donné lieu formellement à un avenant). C'est le cas par exemple pour la durée de travail contractuelle, le statut conventionnel ou le statut catégoriel Retraite complémentaire, le taux de déduction forfaitaire pour frais professionnels, le code « emplois multiples » ou « employeurs multiples »... Et sachant que la DSN est par nature établie par établissement, c'est aussi le cas si le salarié change d'établissement (ou de lieu de travail).

Mode opératoire

Suite à la création du corps de la fiche salarié, le système propose automatiquement la création d’une première « situation » pour ce salarié. Il n’est pas possible de terminer la saisie sans avoir enregistré cette première situation.

Lors de la modification d’une fiche salarié, par le bouton Situations figurant au bas de la fiche, on accède à une fenêtre donnant la liste des différentes situations du salarié, présentée dans l’ordre chronologique inverse (la plus récente en haut de la liste). A partir de cette liste, différents boutons permettent d’agir sur la liste :

Salarié

Ce bouton permet de rouvrir la fenêtre présentant le corps de la fiche salarié décrit au chapitre précédent.

Afficher

Ce bouton permet simplement d’afficher toutes les données de la situation courante (celle sur laquelle est placée le bandeau d’affichage de la table des situations). On peut également exécuter un double clic sur une situation figurant dans la table pour l’afficher.

Corriger

Ce bouton doit être utilisé avec parcimonie. Il permet de modifier toute donnée figurant dans une situation, mais sans conserver aucune trace de cette modification. Il ne devrait en principe être utilisé que pour corriger des erreurs de saisie, jamais pour enregistrer une véritable modification survenant dans la situation du salarié.

Nouvelle entrée

Ce bouton doit être utilisé pour saisir une nouvelle entrée, c’est à dire une nouvelle situation pour un salarié pour lequel on a déjà enregistré une sortie. C’est le cas par exemple d’un nouveau contrat CDD, si la date de début du nouveau contrat n’est pas strictement consécutive de la date de fin du précédent contrat.

La saisie se présente comme pour une nouvelle situation, mais le motif choisi doit être dans la catégorie Entrée. De plus, dans ce cas de figure, la date et le motif de fin de la dernière situation connue du salarié ne sont pas impactés par cette nouvelle entrée.

Déclaration DPAE 

Historiquement, ce bouton permettait d'ouvrir et de préremplir le formulaire dédié à la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE, anciennement DUE) sur le site Internet de l'URSSAF www.due.urssaf.fr. Aujourd'hui, un clic sur ce bouton vous permet de créer une DPAE dématérialisée, pour pouvoir ensuite la télétransmettre et obtenir un certificat de conformité, à l'image de ce qui est fait pour la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Cette déclaration est obligatoire pour chaque salarié que la société a l'intention d'embaucher et elle doit être réalisée au plus tard 8 jours avant l'embauche.

La fenêtre qui s'ouvre lorsque l'on clique sur le bouton Déclaration DPAE, reprend par défaut les éléments indiqués dans la dernière situation d'entrée du salarié. Il suffit de saisir l'Heure de début le 1er jour, le Centre de santé et la durée de sa période d'essai en jours dans la zone Période essai (jours). Après validation, la déclaration est créée mais n'est pas encore transmise. Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des Déclarations Préalables A l'Embauche dans le chapitre dédié.

Dans le mode historique, basé sur le formulaire Internet et accessible en maintenant pressée la touche [Ctrl] en même temps que l'on clique sur le bouton Déclaration DPAE, la fenêtre qui s'ouvre fournit en partie gauche le mode opératoire en six étapes. En partie droite, on trouve la page Internet affichant le formulaire à remplir. Il suffit de suivre le mode opératoire : la quasi-totalité des champs du formulaire présenté à droite va être complétée à partir des données connues dans LDPaye. Seuls quelques champs doivent être complétés manuellement (voir liste décrite dans le mode opératoire, étape 3). On peut ensuite envoyer le formulaire et récupérer l'accusé réception en PDF, document que l'on conserva précieusement (idéalement dans la GED de la fiche du salarié concerné). Ce mode est voué à disparaître.

Nouvelle situation

C’est le bouton à utiliser chaque fois que l’on veut enregistrer une modification dans la situation du salarié. La modification sera ainsi implicitement historisée. Lorsqu’on clique sur ce bouton, le système propose une nouvelle situation dont toutes les données ont été copiées à partir de la dernière situation connue pour le salarié concerné. Il convient simplement de renseigner la date d’effet de la nouvelle situation, et le code motif à l’origine de cette nouvelle situation, puis bien sûr de modifier les données qui diffèrent dans la nouvelle situation.

En choisissant un motif dans la table des motifs de changement de situation, les données du cadre Nouvelle situation sont pré-renseignées, mais sont encore modifiables si le cas qui se présente n’est pas tout à fait conforme au cas standard prévu par le motif choisi. On peut donc éventuellement ajuster le motif de début DADS-U, et modifier les options Reprise cumuls période précédente, Plusieurs bulletins dans le mois, Salarié payable explicitées plus loin.

Toujours suite au choix de ce motif, le système a inséré un premier onglet Situation précédente. Les données de cet onglet sont elles aussi pré-renseignées ; elles découlent du motif de changement choisi. Mais on peut intervenir si nécessaire sur le motif de fin DADS-U, et sur l’option Déclencher les éléments liés au départ.

Notez que si le motif interne de changement de situation appartient à la catégorie Changement non DADS-U, les codes motifs DADS-U restent grisés. En effet, avec des motifs de ce type, on crée des situations qui ne se traduiront pas sous forme de périodes d’activité distinctes dans la DADS-U. Il n’y a donc pas lieu d’enregistrer de motif début ou fin pour la DADS-U.
Mais tout cela n'est plus vraiment pertinent car on n'émet plus de DADS-U. Ces motifs DADS-U de début et fin de période ne sont plus utiles car jamais utilisés en DSN.

Sortie

Ce bouton permet d’enregistrer le départ d’un salarié de l’entreprise. Lorsqu’on clique sur ce bouton, la dernière situation du salarié s’affiche, et il faut compléter la date de sortie, et le motif interne de sortie. Ce motif doit obligatoirement être dans la catégorie Sortie. Une fois ce motif choisi, le système en déduit le motif de départ DADS-U, qui reste encore modifiable si vous le souhaitez. Vous pouvez également intervenir sur l’option Déclencher les éléments liés au départ.
Suite à cela, vous accédez à la fenêtre de saisie des informations de fin de contrat.

Réaffecter

Ce bouton permet de réaffecter les bulletins déjà calculés aux différentes situations du salarié. Cette fonction doit être utilisée avec parcimonie : elle n'a de sens en principe que si l'on a changé les dates de début et fin de situations successives, ou que l'on a ajouté une nouvelle situation sur un mois M alors qu'il existait déjà un bulletin sur ce mois M. Cela étant, lors du calcul d'un bulletin, on exploite de nombreuses données de la situation du salarié, le fait de réaffecter un bulletin déjà calculé à une autre situation que celle avec laquelle il a été calculé peut avoir des effets indésirables. Idéalement, si on veut être certain que le bulletin tienne compte des éléments de la situation à laquelle il est attaché, il faut le recalculer après l'avoir réaffecté.
Autre possibilité également : supprimer le bulletin calculé sur ce mois M, puis le recalculer ; le nouveau bulletin sera alors affecté à cette nouvelle situation, en passant au besoin (2 situations successives dans le même mois) par la fenêtre de calculs avancés.

Supprimer

Ce bouton doit lui aussi être utilisé avec parcimonie. En tout état de cause, la suppression d’une situation n’est plus possible dès lors qu’un bulletin de paye lui est attaché.

Les données composant la situation d'un salarié sont réparties en 5 onglets décrits ci-après. Sans compter le premier onglet intitulé Situation précédente qui n'apparait que si la situation appelée en consultation ou en correction n'est pas la première. Les données apparaissant sur ce premier onglet Situation précédente ne doivent en principe jamais être modifiées, car elles découlent normalement de ce que l'on saisit comme début de la nouvelle situation.

Onglet Poste

Cadre Période d'activité

Ce premier cadre permet de définir la période d’activité, c'est à dire la période à laquelle s'appliquent toutes les données portées par cette situation. On y trouve donc la date de début de la période, le motif à l'origine de cette période (voir les explications relatives au bouton Nouvelle situation plus haut), ainsi que 3 cases à cocher :

• Reprise cumuls période précédente : si cette option est cochée, lors du calcul du premier bulletin de paye attaché à cette situation, le système récupère les cumuls antérieurs, à partir du dernier bulletin de ce salarié, même s'il est attaché à une autre situation. C'est ce qu'il faut faire la plupart du temps : si un salarié change d'établissement ou de statut, ce qui motive la création d'une nouvelle situation, sur les bulletins de paye, il doit y avoir une parfaite continuité des cumuls : cumuls de bruts, cumuls de net, cumuls de congés payés...
  Si cette option n'est pas cochée, aucun cumul n'est repris sur le premier bulletin attaché à cette situation. C'est le cas par exemple d'une réembauche d'un salarié.
  Remarques
• Cette reprise des cumuls antérieurs se fait en tenant compte des règles propres à chaque cumul, notamment pour ce qui est du moment de la remise à zéro. Par exemple, tous les cumuls « fiscaux » (Rémunération nette fiscale, Heures supplémentaires non fiscalisées) sont remis à zéro à chaque fin d'exercice fiscal (fin décembre en principe, ou fin novembre si le mois de décembre est payé début janvier). De la même façon, pour ce qui est des cumuls cotisations notamment pour les calculs de tranche TA-TB, il y a remise à zéro à la fin d'exercice social (toujours décembre depuis 2018).
• Depuis 2022, une nouvelle doctrine, issue du BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) est entrée en vigueur en 2022 pour le calcul du plafond annuel de la Sécurité Sociale et des différentes tranches de salaire qui en découlent. Désormais, les rémunérations prises en compte sont constituées de l’ensemble des rémunérations dues par un même employeur à un même salarié, y compris au titre de plusieurs contrats, successifs ou non (BOSS, Assiette générale, § 1211, 01/04/2021). De ce fait, pour la plupart des cotisations et des cumuls salariés entrant dans le champ « social » (cumuls de charges salariales et patronales, il y a reprise des cumuls antérieurs sur le premier bulletin d'une situation même si cette option Reprise cumuls antérieurs n'est pas cochée. C'est le cas pour toutes les cotisations et cumuls salariés ayant l'option Multi-contrats à Oui.
• Plusieurs bulletins dans le mois. Si cette option est sélectionnée, le système attend plusieurs bulletins de paye dans le premier mois de paye de la situation créée avec ce motif. L’établissement de plusieurs bulletins n’est cependant pas obligatoire ; cette option ne déclenche qu’un simple « indicateur visuel » dans la fenêtre de calcul des bulletins : pour le salarié et le mois concerné, c’est une double coche blanche qui rappellera le fait que plusieurs bulletins sont en principe attendus. En règle générale, dans le cas d’une embauche, cette option ne doit pas être sélectionnée. Elle correspond plutôt au cas d'un changement d'établissement en cours de mois (il est préférable dans ce cas d'établir un bulletin par établissement).
• Salarié payable. Cette notion est primordiale pour l’établissement des bulletins de paye. Seuls les salariés payables pourront se voir établir un bulletin de paye. Il faut bien voir que le système gère deux notions différentes, qui se recoupent partiellement :
• La notion de présence. Un salarié est présent à une date donnée s’il existe une situation (une période d’activité) couvrant cette date. Par extension, un salarié est considéré comme présent sur un mois de paye donné s’il a au moins un jour de présence dans ce mois.
• La notion de salarié payable définie ici. Un salarié est payable à une date donnée s’il existe une situation couvrant cette date, et que le salarié est déclaré payable sur cette situation, ou que le salarié n’est plus présent à cette date, mais que le salarié est encore déclaré payable sur la dernière situation connue pour ce salarié antérieure à la date donnée. Et par extension, un salarié est considéré comme payable sur un mois donné si en appliquant la règle ci-devant pour chaque jour du mois, on trouve au moins une journée où ce salarié est payable.

Un salarié peut être présent mais non payable (congé parental par exemple), ou à l’inverse non présent mais toujours payable (cas d’un commercial qui serait parti, mais auquel on verse des commissions pendant encore quelques mois après son départ).

Si la situation a pris fin, soit du fait qu'il y a une nouvelle situation qui lui a succédé, soit du fait d'une sortie du salarié, les informations de fin de période sont renseignées : Date de fin de période, Motif de fin de période, ainsi que l'option Déclencher les éléments liés au départ. Si cette option est sélectionnée, lors du calcul du bulletin de paye dans le mois de paye correspondant à la date de fin de cette situation, le système ajoutera tous les éléments variables « automatiques » définis avec l’option Élément lié à un départ. C’est ainsi que l’on peut automatiser le paiement de l'indemnité de fin de contrat lors d’un départ, ou le solde des congés payés. En règle générale, cette option doit être sélectionnée dans le cas d’une sortie, mais pas d'une situation ayant pris fin du fait d'un changement de situation.

Dans le cas d'une situation correspondant à une sortie (option Salarié sorti cochée), on dispose d'un bouton Informations fin de contrat à droite de cette option. Il donne accès à une écran complémentaire permettant de renseigner toutes les informations relatives à cette fin de contrat, à destination principalement de Pôle Emploi.

Si la situation affichée concerne une embauche et qu'une Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) a été créée, une mention apparaît en haut et à droite de l'onglet Poste pour préciser son statut : DPAE en création ou DPAE déposée et validée par l'URSSAF par exemple.

Cadre Dates et Ancienneté

• Date d'entrée. Indiquez la date d’entrée du salarié dans l’entreprise. C'est en principe la date de début du contrat de travail.
  En cas de prolongation d'un CDD, cette date ne doit pas changer : c'est le même contrat de travail.
• Période essai (jours). Durée en jours de la période d'essai. Cette durée est utilisée essentiellement pour le pré-remplissage de la DPAE (anciennement DUE). Elle l'était aussi pour le calcul de l'exonération de cotisation d'assurance chômage pour l'embauche en CDI d'une personne de moins de 26 ans, exonération qui prenait effet le premier mois suivant la fin de la période d'essai. Mais cette exonération n'a plus cours aujourd'hui.
• Date de renouvellement. A ne renseigner qu'en cas de renouvellement d'un contrat à durée déterminée (CDD). Notez que chaque renouvellement de contrat doit donner lieu à la création d'une nouvelle situation, de façon à conserver l'historique de ces renouvellements successifs.
• Date de fin prévue. Date de fin prévisionnelle du contrat de travail, dans le cas d'un CDD là-aussi, mais aussi d'un contrat d'apprentissage ou les conventions de stage. Cette information est transmise en DSN, dans le bloc 40-Contrat, rubrique 010. En cas de renouvellement de contrat, il faut bien créer chaque fois une nouvelle situation pour conserver l'historique de ces changements, et pas se contenter de modifier la date de fin prévue initialement.
• Date d'ancienneté. C'est cette date qui est utilisée en standard pour déterminer le nombre de mois d’ancienneté (rubrique avec code calcul 90), ou le nombre d'années d'ancienneté du salarié, lors du calcul d’une éventuelle prime d’ancienneté (rubrique avec code calcul 01 ou 02). Si cette date n'est pas renseignée, le calcul sera fait à partir de la date d'entrée.
  C'est aussi cette date qui est transmise en DSN, pour chaque salarié, dans un bloc 86-Ancienneté avec le type 07-Ancienneté dans l'entreprise.
• Classe d'ancienneté. Cette codification permet de classer les salariés selon le mode de calcul du pourcentage de la prime d'ancienneté. Pour chaque classe d'ancienneté, on a indiqué comment variaient les pourcentages de prime ancienneté en fonction du nombre d'années d'ancienneté.
• Date d'ancienneté 2. Cette seconde date peut également être utilisée pour déterminer le nombre de mois d’ancienneté (rubrique avec code calcul 90, si le taux est renseigné à la valeur 2), ou le nombre d'années d'ancienneté du salarié, lors du calcul d’une éventuelle prime d’ancienneté (rubrique avec code calcul 91 ou 92). Dans ce dernier cas, c'est le code statistique 3, indiqué au bas de l'onglet Bulletin, qui est utilisé en lieu et place du code classe ancienneté pour déterminer le pourcentage de la prime.

A savoir : les deux dates d'ancienneté peuvent aussi être utilisées pour conditionner des rubriques ou cotisations, par exemple pour qu'une prime ne se déclenche qu'à partir d'un an d'ancienneté.

• Type ancienneté 2. Si vous renseignez ce champ, la date d'ancienneté 2 sera aussi transmise en DSN, pour chaque salarié, dans un bloc 86-Ancienneté avec le type choisi ici. Pour les journalistes par exemple, on doit indiquer ici l'ancienneté dans la profession, avec le type 02.
• Cumul Emploi-Retraite. Indiquez la valeur 03-Oui si pour la situation concernée, le salarié est effectivement en cumul emploi-retraite. Cette information ne joue pas directement en paye, mais elle est transmise en DSN sur le bloc 30-Individu, rubrique 023.

Cadre Affectation

• Établissement. Indiquez le code de l'établissement auquel ce salarié est rattaché.
• Lieu de travail. Indiquez le code du lieu de travail de ce salarié, s'il est différent de l'établissement auquel il est affecté (salarié détaché par exemple).
• Service. Indiquez le code du service auquel ce salarié est rattaché.
• Convention collective. Sélectionner une valeur dans la table des conventions collectives.
• Classification. Sélectionner une valeur dans la table des classifications, qui est fonction de la convention collective choisie plus haut. De cette classification découle le salaire minimum catégoriel, affiché en partie droite.
• Statut dans l'entreprise. Cette zone est peu utilisée, en dehors de l’impression des listes électorales pour les élections au Comité Social et Économique (CSE), listes qui sont triées par collège électoral et en option sur ce code statut.
  Il est également possible de conditionner les rubriques ou cotisations sur ce code statut.
  Son remplissage est facultatif, sauf si on a rendu cette zone obligatoire, dans la fenêtre des paramètres généraux, onglet Contrôle.
• Mise à disposition externe. Choisissez l'une des valeurs possibles pour les salariés concernés. Il y a 3 cas recensés en 2022 :
• 01 - Individu en portage salarial
• 02 - Individu mis à disposition dans un établissement adhérent du groupement d'employeurs
• 03 - Individu d'une entreprise adaptée mis à disposition

Cette zone est déclarée en DSN en bloc 40-Contrat rubrique 074.

Onglet Emploi

Cadre Emploi

• Qualification ou Emploi. Le libellé indiqué ici sera repris sur le bulletin de paye. Renseignez-le soigneusement.
  On bénéficie pour ce champ d'une saisie assistée, avec complétion automatique. On peut aussi dérouler la liste des valeurs possibles. Les valeurs proposées par cette saisie assistée sont celles déjà utilisées pour d'autres salariés du même environnement, mais en ne prenant que les situations des deux dernières années écoulées seulement (plus l'année en cours).
  On peut aussi ajouter une nouvelle valeur non présente dans la liste en la saisissant directement ici.
  De plus, il existe une option Qualification ou Emploi toujours en majuscule disponible sur l'onglet Contrôle de la fenêtre des Paramètres généraux.

Utilisation d'une table externe

Si on souhaite encore mieux homogénéiser les valeurs saisies dans ce champ, on peut demander à ce que la liste des valeurs possibles soit récupérée dans un fichier texte externe à LDPaye. Le nom et l'emplacement du fichier texte doivent être indiqués dans la fenêtre des Paramètres généraux, onglet Contrôle. Le fichier texte doit contenir une ligne par valeur.

Et dans ce cas, lors de la validation d'une situation, on a un message d'avertissement (message de type Oui Non) dans le cas où la qualification du salarié n'est pas une des valeurs présentes dans le fichier externe. Qui plus est, en cochant l'option Qualification ou emploi : Liste limitative toujours dans la fenêtre Paramètres généraux, ce champ Qualification ou emploi de la situation devient une liste déroulante « stricte », sans saisie possible : on est donc obligé de sélectionner l'une des valeurs présentes dans le fichier externe des qualifications. Impossible d'y déroger, sauf dans le cas où l'on modifie une situation et que la qualification portée par celle-ci ne figure pas dans la liste (situation saisie avant la mise en place de ce contrôle, ou avant une évolution du fichier externe contenant la liste des qualifications) : la qualification « courante » figure dans ce cas en rouge dans la liste déroulante. Et lors de la validation, on a un message d'avertissement : il faut confirmer qu'on souhaite conserver cette valeur ne figurant pas dans la liste des qualifications normalement autorisées.

• Code emploi PCS-ESE. Indiquer l'emploi occupé par le salarié, selon la nomenclature des emplois PCS-ESE (nomenclature DSN).
  Son remplissage est facultatif, bien que vivement conseillé. On peut rendre cette zone obligatoire, dans la fenêtre des paramètres généraux, onglet Contrôle.
• Complément PCS-ESE. Pour certains codes emplois, il est nécessaire de compléter le code emploi par un code complément PCS-ESE. Les cas les plus fréquents (en excluant les emplois de la fonction publique) sont :
• Codes emploi 463a à 463e, correspondant aux technico-commerciaux et représentants : il peut être nécessaire, si le salarié a un statut de VRP, de compléter le complément PCS-ESE à la valeur 06-Représentant exclusif, 07-Représentant multicartes, 08-Autre représentant ou 09-Vendeur à domicile indépendant (VDI).
• Code emploi 643a, correspondant aux Conducteurs livreurs, coursiers, où il faut compléter par un code complément PCS-ESE pouvant être C643-Coursier ou L643-Chauffeur-Livreur
• Les emplois du spectacle
• Statut catégoriel. Choisissez une valeur parmi celles qui vous sont proposées (codification normalisée DSN)
• Statut catégoriel Retraite. Choisissez une valeur parmi celles qui vous sont proposées (codification normalisée DSN)
• Organisme du régime de base. Choisissez l'organisme collecteur des cotisations de Sécurité Sociale : URSSAF, MSA, CCVRP (en principe plus utilisé, car c'est l'URSSAF qui collecte les cotisations pour le compte de la CCVRP depuis 2018), Pôle Emploi (cas des expatriés seulement).
  Ce code est utilisé, lors de la création des bordereaux de versement DSN, pour cumuler les cotisations du régime de base (Maladie, Allocations familiales, Vieillesse...) sur l'un ou l'autre de ces bordereaux de versement.
• Statut MSA. Il s'agit du code Statut catégoriel APECITA. Il définit le positionnement du salarié au vu de l'APECITA (Association Pour l’Emploi des Cadres Ingénieurs et Techniciens de l’Agriculture et l’Agroalimentaire). Ce champ n'est accessible que pour les salariés affiliés au régime agricole (Code Régime obligatoire - Risque maladie à la valeur 300 - régime agricole (MSA) sur l'onglet Régime.
• Pénibilité. Si le salarié est exposé à un ou plusieurs facteurs d'exposition à la pénibilité, indiquez ici le code correspondant au facteur d'exposition ou à la combinaison de plusieurs facteurs. La gestion de la pénibilité est exposée en détail au chapitre 9.5.7  La pénibilité.

Cadre Contrat et durée du travail

• Type de contrat. Sélectionner une valeur dans la table des types de contrat de travail (Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée, Apprenti, Contrat de professionnalisation, Stagiaire, Mandataire social...). A chaque type de contrat est associé un ensemble de valeurs dans la table des types de contrats, valeurs qui sont transmises en DSN dans le bloc 40-Contrat. Il faut donc être précis, surtout pour les différents cas de contrats aidés.
• Motif si CDD. Si la nature du contrat (au sens N4DS) associée au type de contrat indiqué à l'invite précédente est 02-Contrat à durée déterminée, 27-Contrat à durée déterminée à objet défini ou 28-Contrat à durée déterminée pour les seniors, vous devez renseigner ce motif de recours à un CDD.
• Niveau de formation préparé. Ce champ doit être complété si le type de contrat indiqué à l'invite précédente fait référence à un dispositif de politique publique 61-Contrat de Professionnalisation, 64-Contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de moins de 11 salariés (loi du 3 janvier 1979), 65-Contrat d’apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d’au moins 11 salariés (loi de 1987) ou 81-Contrat d'apprentissage secteur public (Loi de 1992).
• Inclus dans l'effectif URSSAF. Ce champ était utilisé autrefois pour indiquer si ce salarié, compte-tenu de son type de contrat, devait être inclus dans les effectifs transmis à l'URSSAF (en DUCS, en DADS-U, puis en DSN). Depuis 2020, plus aucune notion d'effectif n'est transmise en DSN. Ce champ n'est donc plus utilisé.
  Même dans la procédure dédiée de calcul des effectifs (menu Gestion/Calcul des effectifs), on ne fait pas référence à cette notion. On applique désormais exactement les mêmes règles que celles mises en œuvre par l'URSSAF, en s'appuyant sur les différents champs de la situation de chaque salarié, dont le type de contrat.
• N° du contrat de travail. Ce numéro doit permettre d'identifier de manière unique chaque contrat de travail, ce qui est indispensable en DSN. Il s'agit là d'une donnée « identifiante » du bloc 40-Contrat en DSN. Elle est essentielle pour bien identifier les éventuels contrats successifs d’un même salarié.
  Mais comme dans la plupart des PME, ce N° de contrat de travail n'existe pas réellement en tant que tel, ce numéro n'est pas obligatoire ici. A défaut, pour la DSN, LDPaye constitue un numéro de contrat composé du N° matricule suivi de la date d’entrée : MMMM-AAAAMMJJ. Cela suppose bien évidemment une bonne gestion des dates d'entrée : il faut une nouvelle date d'entrée pour chaque « nouveau » contrat. Mais cette date d'entrée doit rester inchangée en cas de simple renouvellement de CDD (prolongation), pour que le N° de contrat généré par LDPaye reste lui-aussi inchangé.
  Important : notez la présence d'un petit bouton à droite de ce champ. Il permet de renseigner une ancienne identification de contrat, lorsque le contrat géré ici dans LDPaye existait déjà antérieurement. Les cas les plus fréquents sont :
• Payes reprises dans LDPaye alors qu'elles étaient gérées antérieurement dans un autre logiciel.
• Transfert d'un salarié d'une société à une autre ou fusion/absorption de société.

Ces données permettent de gérer la continuité du contrat de travail dans le référentiel DSN.
Il ne faut pas utiliser ces champs pour un salarié rentrant dans la société avec un nouveau contrat, même s'il était déjà connu pour un autre contrat antérieur. Ces données ne sont à utiliser que pour signifier qu'il y a continuité du contrat malgré un changement d'employeur ou un changement du N° de contrat.

• Salaire de référence. Ce champ était utilisé autrefois en DSN (Phase 2). Il ne l'est plus aujourd'hui. Il n'y a donc aucun intérêt à le renseigner.
• Emplois multiples. A ne renseigner que si le salarié dispose de plusieurs contrats de travail simultanés, dans la même entreprise.
  A savoir : dans LDPaye, pour pouvoir gérer deux contrats simultanément pour un même salarié, il faut créer le salarié deux fois, avec deux matricules distincts. En DSN, les données sont automatiquement regroupées sur le N° de Sécurité sociale : on n'aura donc en DSN qu'un seul bloc 30-Individu (même si on a deux fiches salariés), avec deux blocs 40-Contrat rattachés à cet individu (et probablement deux blocs 50-Versement mois par mois, un pour chaque contrat).
• Référence du contrat. Pour une DNAC-AE (norme N4DS), ce champ était obligatoire en présence d'emploi multiples chez le même employeur. Depuis que les fins de contrat sont déclarées en DSN (signalement d'événement Fin de contrat, FCT ou FCTU), cette donnée n'est plus nécessaire.
• Employeurs multiples. A ne renseigner que si le salarié dispose de plusieurs contrats de travail simultanés, dans la même entreprise ou dans différentes entreprises (ce dernier cas étant le plus fréquent).
  Attention : le fait de renseigner cette zone n’a pas d’influence sur le partage des plafonds nécessaire pour les salariés multi-employeurs. Reportez-vous au chapitre 11.3 Calcul des planchers-plafonds de cotisation pour connaître les différentes façons d’aboutir à ce partage de plafond multi-employeurs.
• N° spectacle. Ce champ n'est accessible que pour les salariés ayant un code population d'emploi (onglet Régime) à la valeur 11-salarié artiste ou technicien sous contrat à durée déterminée dans le spectacle. Ce N° spectacle était transmis en DADS-U, rubrique S40.G10.00.008.003-Numéro d'objet cinéma spectacle. En DSN, cela correspond à la rubrique 40.50, mais ce champ n'est pas servi par LDPaye, qui ne gère pas les spécificités de ce type de population en DSN.
• Durée de travail contractuelle de l’établissement. Cette durée est celle déclarée en DSN en rubrique 40-012 : Quotité de travail de référence de l'entreprise pour la catégorie de salarié, dont la définition est : « Valeur exprimant la durée de travail applicable pour la catégorie de salariés dans l’entreprise. Cette valeur doit être définie selon les règles applicables à la catégorie de salarié ».
• Durée de travail contractuelle du salarié. Cette durée est celle déclarée en DSN en rubrique 40-013 : Quotité de travail du contrat.

Attention : les durées contractuelles doivent être renseignées sur une base mensuelle lorsque l’unité choisie est 10-Heure, sur une base annuelle si l’unité choisie est 12-journée, 20-Forfait jour ou 21-Forfait heure.
Exemple : 151,67 avec unité 10-Heure, 218 avec unité 20-Forfait jour.

L'usage précis de ces deux durées contractuelles est décrit au chapitre 11.7  Durée légale, durées contractuelles, durées en bloc 53-Activité.

• Unité d'expression du temps de travail :
• Contractuel : c'est l'unité dans laquelle les durées indiquées en partie droite de l'écran sont exprimées.
• Effectué : c'est l'unité dans laquelle les durées seront exprimées en DSN sur les blocs 53-Activité, pour ce qui est des types 01-Travail rémunéré et 02-Durée d'absence non rémunérée, si cette unité est différente de celle choisie juste au-dessus, et uniquement si l'unité contractuelle est 10-heure, 12-journée, 20-forfait jour, 21-forfait heure, 31-à la pige ou 32-à la vacation. Cela permet par exemple d'avoir des salariés avec l'unité contractuelle 21-Forfait heure et l'unité d'expression du temps de travail effectué 10-heure.
  Reportez-vous en page 11.7  Durée légale, durées contractuelles, durées en bloc 53-Activité pour plus d'informations sur la façon dont sont établies les durées déclarées en bloc 53-Activité.
• Taux temps partiel. Si le salarié travaille à temps partiel, indiquez ici le taux de temps partiel. Ce taux est recalculé automatiquement chaque fois qu'on modifie l'une des durées indiquées plus haut. Dans le cas où l'unité est 10-Heure, et si la Durée de travail contractuelle de l’établissement est supérieure ou égale à la durée légale, ce taux temps partiel est calculé par le ratio (Durée de travail contractuelle du salarié / Durée légale). Dans tous les autres cas, le taux est calculé par le ratio (Durée de travail contractuelle du salarié / Durée de travail contractuelle de l'établissement), si la Durée de travail contractuelle du salarié est inférieure à la Durée de travail contractuelle de l’établissement.
  La durée légale du travail est fixée par la constante générale *DLTRV et vaut actuellement (2022) 151,67.
• Modalité d'exercice du travail. Choisissez la valeur 20-temps partiel le cas échéant, la valeur par défaut étant 10-temps plein.
  A savoir : la valeur 21-temps partiel thérapeutique a été conservée ici car elle était attendue en DADS-U le cas échéant. Mais en DSN, cette valeur n'est pas supportée. Le fait qu'un salarié soit en temps partiel thérapeutique n'implique pas de modifier la durée contractuelle de travail et le code modalité d'exercice du travail. Le temps partiel thérapeutique est déclarée en DSN via des blocs 60-Arrêt de travail et 66-Temps partiel thérapeutique.
  De ce fait, si vous renseignez ici cette valeur 21, en DSN, c'est la valeur 10 ou 20 qui sera portée sur le bloc 40-Contrat, selon que la durée de travail contractuelle du salarié est inférieure à la durée de travail contractuelle de l'établissement (valeur 20-temps partiel) ou pas (valeur 10-temps plein).
• Temps partiel - Option temps plein. Cochez ces options dans le cas d'un salarié travaillant à temps partiel, mais voulant cotiser sur des assiettes « temps plein ».
  Notez qu'en principe, l'option « temps plein » pour le régime général est obligatoire si l'on choisit de cotiser sur une base temps plein pour la retraite.
  Cette notion de cotisation sur des bases temps plein pour des salariés en temps partiel est décrite plus en détail dans une fiche-info disponible ici.
• Qualifiant unité - BTP. Ce champ était autrefois utilisé lors de la création des périodes d'inactivité en DADS-U, structures S60.G00.15, à destination de la CI-BTP. Il n'est plus utile aujourd'hui en DSN.

Onglet Bulletin

Cadre Profil de rémunération

C’est sur cet onglet que l’on trouve la plupart des données ayant une influence directe sur le calcul des bulletins de paye.

• Code profil rubrique. Cette codification permet de déterminer quel jeu de rubriques utiliser pour calculer la paye de ce salarié. Elle renvoie au paramétrage du plan de paye décrit au chapitre 6.2  Profils rubriques et Profils cotisations.
• Code profil cotisation. Cette codification permet de déterminer quel jeu de cotisations utiliser pour calculer la paye de ce salarié. Elle renvoie elle aussi au paramétrage du plan de paye décrit au chapitre 6.2  Profils rubriques et Profils cotisations.
• Code type d’horaire. Cette codification permet de classer les salariés selon le type d'horaire qu'ils effectuent. Ce code n’a cependant aucune incidence directe sur le calcul du bulletin de paye. Cependant, si vous utilisez également le progiciel LDTemps, sachez que le code profil horaire de LDPaye est bien souvent équivalent au code des fiches-types (appelées aussi fiches horaires) de LDTemps.
  La zone est facultative, mais on peut la rendre obligatoire dans la fenêtre des paramètres généraux, onglet Contrôle.
  Sachez aussi que ce code type d'horaire (on parle encore de code paramètre horaire) peut être utilisé comme critère de tri sur les journaux standards et les journaux détaillés, ainsi qu'en tant que condition de déclenchement d'une rubrique ou cotisation lors du calcul d'un bulletin de paye.
• Édition des heures sur bulletin. Activez cette option si vous souhaitez que les nombres d'heures apparaissent sur le bulletin de paye de ce salarié, sur toutes les lignes du bulletin exprimées en heures (salaire de base notamment). Cela joue aussi pour les cumuls figurant en pied de bulletin, lorsqu'il s'agit de cumuls d'heures. En règle générale, on désactivera cette option pour les cadres.
• Édition des CP sur bulletin. En standard, les compteurs de congés payés sont présentés en partie basse du bulletin de paye. Dans la fenêtre des paramètres généraux, à l'invite Édition des cumuls de congés sur l'onglet Pied de bulletin, on choisit la façon dont sont présentés ces cumuls : Non édité, Solde uniquement, Détaillé (Acquis, déjà pris, restants à prendre, en-cours), Détaillé, mais sans l'exercice en cours.
  En décochant cette option pour certains salariés, aucun cumul de congés n'apparaitra en pied de leurs bulletins, quelle que soit la valeur choisie dans la fenêtre des paramètres généraux. Cela peut être utile pour des salariés cadres dirigeants par exemple.
• Code AT. Cette codification permet d’associer un risque Accident du travail à chaque salarié, et par là même le taux de cotisation Accident du travail. Ce code vient en liaison avec celui indiqué dans les cotisations ayant un code calcul [AT] : parmi celles-ci, la seule qui sera présente sur le bulletin sera celle ayant le même code AT que celui indiqué dans la situation du salarié à laquelle le bulletin de paye est rattaché.
• Déduction forfaitaire. Pour les salariés bénéficiant d'une déduction forfaitaire pour frais professionnels (on parle encore parfois d'abattement pour frais professionnels), indiquez ici le type de déduction concerné. Pour les PME utilisant LDPaye, les cas les plus fréquents sont 09 pour les VRP, 13 pour les chauffeurs routiers ou encore 04 pour les journalistes.
• Taux de déduction. Si le salarié bénéfice d'une déduction forfaitaire pour frais professionnels, indiquez ici le taux de cette déduction. Par exemple, 30% pour les VRP, 20% pour les chauffeurs routier... Les principes de calcul de cette déduction forfaitaire sont décrits en détail dans fiche-info disponible ici.
• Périodicité de paiement. La plupart du temps, conservez la valeur par défaut 16-mois. Cette valeur était transmise autrefois en DADS-U ; elle ne l'est plus en DSN.
• Pourcentage de partage plafond. Indiquer le pourcentage à appliquer sur le plafond de Sécurité sociale pour ce salarié, plafond qui joue ensuite sur les différentes tranchez (TA, TB) de salaire. Ce pourcentage permet de traiter le cas des salariés multi-employeurs. Mais il existe plusieurs modes de gestion pour ce pourcentage, et il n'est pas obligatoire de renseigner ce pourcentage ici, sauf si on est dans le cas le plus simple : celui où ce pourcentage est fixe tout au long de l'année et qu'il est connu dès le début de l'année. Tout cela est décrit plus en détail au paragraphe 11.3  Calcul des planchers-plafonds de cotisation.
• Décalage de paye. Cette zone était utilisée dans les déclarations de type DADS-U. Elle n'a plus aucune utilité aujourd'hui où toutes les déclarations se font via le canal DSN. D'ailleurs, la notion de décalage de paye a disparu depuis 2018. Ne perdure éventuellement que le décalage fiscal, mais il n'apparait pas directement en DSN. Conservez donc la valeur par défaut 01 - Sans décalage de paie.
• Maintien du salaire. Indiquez ici, si votre système de paye prévoit un maintien de salaire en cas d'absence, quel mode de calcul doit être utilisé : Pas de maintien de salaire pour ce salarié, Moyenne des 12 derniers mois, Plus avantageuse des moyennes des 3 ou 12 derniers mois.
  La valeur indiquée ici sera prise en compte pour les rubriques ayant le code calcul 07=Maintien du salaire (code calcul qui n'est plus guère utilisé aujourd'hui).
• Code gestion des arrêts de travail. Ce code n'est utilisé (et de manière optionnelle) que dans la gestion avancée des arrêt de travail.
• Informations sur le dernier taux PAS connu. A droite des champs Décalage de paye et Maintien du salaire figurent des informations quant au taux de prélèvement à la source de ce salarié. Comme expliqué au chapitre 7.7  Prélèvement à la source - Taux PAS, ce taux est récupéré automatiquement par LDPaye chaque mois, en retour des DSN mensuelles par l'API-DSN, via les Comptes-rendus Métier (CRM) émis par la DGFiP.
  Selon le cas, on peut trouver ici :
• Le dernier taux de PAS connu (cas le plus fréquent), avec la date de publication de ce taux et sa date de validité (2 mois à partir de la date de fin du mois de publication),
• La mention Taux non personnalisé, avec la raison : CRM reçu sans taux (cas d'un salarié ayant refusé de communiquer son taux à l'employeur), Aucun CRM valide, (on a bien reçu des CRM pour ce salarié, mais tous ont dépassé leur date de validité), Aucun CRM connu (cas d'un nouveau salarié par exemple, pour lequel on n'a pas encore émis de DSN).

Remarque : ces informations de taux PAS sont masquées si l'utilisateur courant ne dispose pas de droits d'accès suffisants pour ouvrir la fenêtre de gestion des taux PAS (fenêtre TPASLST).

Le lien Historique permet d'ouvrir une fenêtre popup dans laquelle sont présentés tous les CRM reçus de la DGFiP pour ce salarié, par ordre chronologique décroissant. On peut ainsi consulter facilement les évolutions de taux PAS du salarié.

• Rémunération au pourboire. Cochez cette case si le salarié est rémunéré en tout ou partie au pourboire (rubrique 40.045 de la DSN).

Cadre Assujettissement

• Assujetti à l'assurance chômage. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN. Il a toutefois été conservé car il peut être utilisé pour conditionner certains rubriques ou cotisations sur le bulletin de paye, ou sur les bordereaux de versement DSN. Et cela a sans doute était mis en œuvre dans certains plans de paye, même si celui proposé en standard (le dossier LDZ) n'exploite pas cette possibilité : le déclenchement de la cotisation Assurance chômage ne se fait pas sur ces codes assujettissement ou exonération d'assurance chômage, mais sur le profil cotisation, en ayant dédié un code profil cotisation aux mandataires sociaux et aux dirigeants d'entreprise qui ne cotisent pas à l'assurance chômage.
  Attention à ne pas confondre cette notion d’assujettissement avec celle d'exonération : un mandataire social est par exemple assujetti à l'assurance chômage, mais il est exonéré de cotisations.
• Assujetti AGS. Même explication que ci-dessus.
• Exonération assurance chômage. Même explication que pour le champ Assujetti à l'assurance chômage.
  Ce code exonération était à remplir essentiellement pour les apprentis. Un contrôle est toujours effectué en ce sens lors de la validation d'une situation, mais il est désormais non bloquant : les exonérations de cotisations Assurance chômage propres aux apprentis ont de toute façon disparu depuis janvier 2019.
• Majoration Assurance chômage. Ce code était utilisé pour majorer le taux de cotisation d'assurance chômage pour les CDD courts, entre 2013 et 2017. Ce principe de majoration a pris fin en octobre 2017. Il n'y a donc plus lieu de renseigner ce champ.
  Ce champ n'est accessible que pour un salarié ayant un type de contrat « CDD ».
• Statut particulier Pôle Emploi. Choisissez l'une des valeurs possibles, si le salarié est dans l'une des situations proposées. Cette donnée est transmise à Pôle Emploi via la DSN événementielle de fin de contrat (bloc 62 rubrique 014).
• Exonération retraite. Même explication que pour le champ Assujetti à l'assurance chômage.
• Taux d'exo TODE. Il s'agit du taux d'exonération pour un salarié bénéficiant de l'exonération Travailleur Occasionnel Demandeur d'Emploi (TODE).
  Cette valeur était transmise autrefois à l'AGIRC-ARRCO, via la DADS-U (rubrique S44.G03.00.002). Elle ne l'est plus aujourd'hui en DSN.

Cadre Propriétés statistiques

• Code statistique 1, Code statistique 2, Code statistique 3. Ces trois codes statistiques sont facultatifs, sauf si vous les rendez obligatoires, en cochant l'option correspondante dans la fenêtre des paramètres généraux, onglet Contrôle. Toujours dans cette fenêtre des paramètres généraux, on peut indiquer une valeur par défaut pour chacun de ces trois codes, valeur utilisée en création d'une fiche salarié.
  Leur usage est libre ; ils permettent de classer vos salariés sur trois critères qui vous sont propres, et que vous ne trouvez pas déjà par ailleurs dans les fiches salariés. Ces trois critères peuvent ensuite être utilisés comme critères de tri et/ou de sélection dans la plupart des traitements et éditions proposés par le logiciel de paye.

Onglet Régime

• Code population d’emploi. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN. Conservez toujours La valeur par défaut 10-salarié sous contrat de droit privé.
• Exclusion DSN. Dans les premiers temps de la DSN (Phase 1, Phase 2 puis Phase 3), certains types de population n'étaient pas gérés en DSN, notamment pour les procédures relevant de l'assurance chômage. On devait dans ce cas préciser de quel type de population il s'agissait.
  Aujourd'hui (en 2022), quasiment tous les types de population que l'on rencontre dans les PME utilisant le logiciel LDPaye sont couverts par la DSN. Il n'y a donc pas lieu de renseigner ce motif d'exclusion.
  Notez que les spécificités DSN pour les emplois du spectacle ne sont pas gérées dans LDPaye. Il en est de même pour les marins pêcheurs affiliés à l'ENIM (notion de « ligne de service »).
• Régime obligatoire. On indique le régime auquel le salarié est affilié pour les 3 risques Maladie, Vieillesse, Accident du travail. Pour ces 3 risques, on choisira l'une des deux valeurs 200-Régime de base ou 300-Régime agricole.
• Extension régime. Choisissez la valeur 01-Régime local Alsace-Moselle le cas échéant.
• Délégation. Il s'agit du code délégataire du risque maladie prévu en DSN en bloc 40-Contrat, rubrique 035. Ce code n'est jamais renseigné pour des PME.
• Mois de bascule des CP. En règle générale, la gestion des congés payés se fait sur un exercice courant de juin à mai de l'année suivante, avec donc une bascule d'exercice à fin mai. Mais dans le contexte des caisses de Congés Payés (dans le monde du transport notamment), l’exercice Congés payés débute au 1er avril, au lieu du 1er juin habituellement. La bascule des cumuls de congés de N sur N-1 doit donc se faire à la clôture de mars, et non de mai. C'est donc ici qu'on indiquera si pour ce salarié, les compteurs de congés payés sont réinitialisés à fin mars ou à fin mai.
  En complément de ce mois de bascule des CP renseigné salarié par salarié, il existe sur l’écran de définition des cumuls, que ce soit dans le mois de remise à zéro ou le mois de bascule entre cumuls, une valeur spéciale [CP] Mois bascule CP utilisée pour les différents cumuls de congés payés (CPJAN0, CPJPN0, CPMTN0, CPJAN1, CPJPN1, CPMTN1).
• N° de caisse de congés payés. Si le salarié est affilié à une caisse de congés payés (BTP, transport routier), renseignez ici le N) de la caisse de congés payés.
• Nature. Indiquez le cas échéant la nature de la caisse de congés payés : 01 pour le BTP, 03 pour le transport.
  Remarque : cette information n'est pas transmise en tant que telle en DSN. Mais elle influe sur d'autres données transmises en DSN.
• N° d'adhésion. Ce N° d'adhésion à la caisse de congés payés était obligatoire dans le cas du BTP. Il était transmis en DSN dans le bloc 40-Contrat, en rubrique 022-Code caisse professionnelle de congés payés (en complément du N° de la caisse de congés payés). Mais ce n'est plus le cas depuis la norme P21V01. Ce champ est toutefois resté obligatoire en saisie d'une situation, mais la valeur renseignée importe peu puisqu'elle n'est plus transmise aujourd'hui.
• Statut BOETH. Depuis 2020, les entreprises doivent déclarer en DSN, chaque mois, les bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (BOETH) qu’elles emploient. C'est l'objet de ce code statut BOETH, qui correspond à la rubrique 072-Statut BOETH du bloc 40-Contrat de la DSN. Il est donc à renseigner pour tous les salariés Bénéficiaires de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH), pour chaque contrat concerné.
  Gestion des changements : ce statut BOETH doit aussi être déclaré dans le bloc 41-Changements contrat de la DSN. De ce fait, pour un salarié dont le statut BOETH évolue, il est impératif de créer dans LDPaye une nouvelle situation à la date à laquelle il acquiert ce nouveau statut. Il ne faut pas se contenter de corriger la dernière situation connue, car cela aurait pour effet d'envoyer pour ce salarié, dans la DSN mensuelle qui suit, un bloc 41-Changements contrat avec comme date de modification la date de début de la situation corrigée.
• Complément de dispositif de politique publique. Ce champ est à renseigner pour les salariés concernés par une aide au poste en entreprise adaptée ou structure d'insertion par l'activité économique. Il correspond à la rubrique 073-Complément de dispositif de politique publique du bloc 40-Contrat de la DSN.
  Gestion des changements : même remarque que la zone Statut BOETH ci-dessus.
• Niveau de formation le plus élevé obtenu. Si le salarié bénéficie d'un contrat avec dispositif de politique publique (champ ci-dessus renseigné), indiquez ici le niveau de formation le plus élevé obtenu par le salarié. Le niveau de formation est défini par la circulaire n°II-67-300 du 11 juillet 1967 relative à la nomenclature interministérielle par niveau.
  Remarque : cette zone est la même pour toutes les situations du salarié ; elle correspond à celle définie dans la fiche salarié, onglet Compléments.

Cadre BTP

Ce cadre regroupe des informations complémentaires ne concernant que les salariés du BTP, informations nécessaires à l’établissement de la déclaration CI-BTP.

• Statut cotisant BTP. Ce champ était utilisé autrefois, quand la déclaration CI-BTP était faite en norme N4DS. Il ne l'est plus aujourd’hui en norme NEODeS (DSN).
• Code métier BTP. Ce champ était utilisé autrefois, quand la déclaration CI-BTP était faite en norme N4DS, pour les salariés des entreprises adhérentes à une caisse de congés CIBTP. En DSN, il était transmis en rubrique 038 du bloc 40-Contrat, jusqu'à la norme P20V01. Il a disparu ensuite.
• Type d'affiliation Retraite complémentaire. Ce champ était utilisé autrefois, quand la déclaration CI-BTP était faite en norme N4DS. Il ne l'est plus aujourd’hui en norme NEODeS (DSN).
• Code classification BTP. Pour les salariés du BTP (ceux ayant un code nature de caisse de congés payés à 01), renseignez obligatoirement ce code classification. C'est celui-ci qui sera déclaré en bloc 40-Contrat, rubrique 041-Positionnement dans la convention collective, depuis la norme P22V01 (pour les autres salariés, c'est la valeur du champ Classification, au bas de l'onglet Poste, qui est transmis en DSN).

Cadre Autres données DADS-U

• Lien de parenté du salarié avec l'employeur. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN.
• Salarié d'une entreprise étrangère. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN.
• Travail à l'étranger ou frontalier au sens fiscal. Ce champ est transmis en DSN, en rubrique 022-Statut à l'étranger au sens fiscal du bloc 30-Individu. Il convient donc de le renseigner pour les travailleurs à l'étranger ou frontaliers. Dans le cahier technique DSN, il est précisé : « Le travailleur frontalier est une personne qui exerce une activité dans une zone frontalière au sens des conventions fiscales ».
• Zone géographique. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN.
• Travail à l'étranger au sens Sécurité sociale. Ce champ est transmis en DSN, en rubrique 024-Travailleur à l'étranger au sens du code de la Sécurité Sociale du bloc 40-Contrat. Il permet d'identifier les salariés détachés, expatriés et frontaliers.
• Salarié rémunéré par plusieurs établissements. Ce champ était utilisé autrefois en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd’hui en DSN. Il n'avait de de sens que pour les entreprises soumises à la taxe sur les salaires. Lorsqu'un salarié est payé par plusieurs établissements, les rémunérations soumises aux taux majorés de la taxe sur les salaires doivent être déterminées globalement pour l'ensemble des établissements employeurs. On devait indiquer ici la lettre A si la situation concernait l'établissement agglomérant, la lettre P et le NIC de l'établissement agglomérant si la période concernait un établissement aggloméré.

Onglet Historique

Cet onglet propose, en affichage uniquement, l’historique des constantes salariés, mais uniquement pour la période correspondant à la situation donnée (depuis la date de début de cette situation, date qui est reprise en partie haute de cet onglet). Ne sont présentées que les constantes salariés ayant été définies comme « historisées » dans la fenêtre des paramètres généraux, au bas de l'onglet Contrôle.
Pour visualiser toutes les constantes du salarié, ou modifier leurs valeurs, utilisez le bouton Constantes situé au bas de cette fenêtre. Vous obtiendrez la fenêtre décrite ici.

Onglet Commentaires

En partie haute de cet onglet, vous pouvez saisir des commentaires relatifs à cette situation. Rappelons que l'on peut aussi inscrire des commentaires dans le corps de la fiche salarié, si ceux-ci ne sont pas propres à une situation en particulier.

Attention : comme cela est rappelé par une mention figurant sous ce champ Commentaires, les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime au regard de la finalité poursuivie. La collecte de certaines données sensibles est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Rappelez-vous que la personne concernée  peut à tout moment exercer son droit d’accès aux informations contenues dans cette zone de texte.

Il faut donc être prudent quant aux informations enregistrées dans ce champ Commentaire.

Cadre TDS

Les informations présentées ici étaient utilisées dans le cadre de la TDS, disparue depuis longtemps (même si la TDS bilatérale a perduré, en parallèle de la DADS-U, pour certaines populations de salariés). Aujourd'hui, tout se fait par le canal déclaratif DSN ; ces informations ne sont plus utilisées et disparaîtront dans une prochaine version.

• Code régime TDS. Indiquez le code du régime TDS auquel est soumis ce salarié. Cette zone n'est utilisée que pour la procédure TDS bilatérale. Les valeurs possibles sont 1, 2 et 3. La valeur 1 doit être utilisée dans la grande majorité des cas.
• Code travail "CIPDZ". Cette zone n'est utilisée que pour la procédure TDS bilatérale. Les valeurs possibles sont celles définies dans le cahier des charges de la procédure TDS : C-Travailleur à temps complet (cas général), D-Travailleur à domicile, I-Intermittent, P-Temps partiel, Z-Se rapporte à des rappels.

Cadre Attestations Assedic

Toutes ces données étaient utilisées pour l’établissement des anciennes attestations ASSEDIC (celles qui étaient dites « fiches jaunes »). Ces attestations n'ont plus cours depuis longtemps : elles ont été remplacées par les DNAC-AE (canal déclaratif N4DS) dans un premier temps, puis les déclarations événementielles FCT et FCTU (canal déclaratif DSN).
Ces informations ne sont donc pas décrites plus en détail ici ; elles disparaîtront dans une prochaine version.

Informations de fin de contrat

Cet écran est proposé systématiquement lorsqu'on enregistre la sortie d'un salarié. Par la suite, cet écran est accessible via le bouton Informations Fin de contrat, sur l'onglet Poste, bouton qui apparait si la situation appelée en affichage ou en modification correspond à une sortie.

Important : une DSN événementielle Fin de contrat (FCT ou FCTU) ne peut être émise que si ces informations de fin de contrat ont été renseignées. Il faut donc le faire la plupart du temps. Le seul cas où cela n'est pas nécessaire, c'est dans le cas d'une fin de contrat ne nécessitant pas la transmission d'une DSN Fin de contrat, comme lors du transfert du contrat de travail d'une entreprise (cession d'entreprise, fusion-acquisition...).

On y trouve toutes les informations destinées à Pôle Emploi, qui sont reprises en grande partie sur l'attestation employeur remise au salarié lors de son départ :

• Motif de la rupture, tel que codifié par Pôle emploi.
• Dates de début et fin de contrat. Lors de la saisie de la sortie, ces dates sont pré-initialisées par la date d’entrée et de la date de fin de période lues toutes deux sur la situation à laquelle la fin de contrat est associée.
• Les dates de Notification de la rupture, de Début de la procédure de licenciement (le cas échéant) et de Signature de la convention de rupture (le cas échéant) doivent être saisies. De nombreux contrôles de cohérence sont effectués sur toutes ces dates. Par exemple, la date de notification de la rupture doit être comprise dans la période du contrat ; la date de début de la procédure de licenciement doit être antérieure à la date de début du préavis...
• La date du dernier jour travaillé et payé doit également être saisie.
• Pénibilité. Le code pénibilité trouvé sur la situation du salarié à laquelle on met fin est rappelé ici, sachant que les informations de pénibilité découlant de ce code sont systématiquement transmises dans la DSN mensuelle qui suit cette fin de contrat.
• Option Application du circuit dérogatoire. Cette option n'apparait que dans le cas de la fin d'un contrat d'usage (motif de recours à un CDD égal à 05-Contrat d’usage). Elle correspond à la rubrique 017 du bloc 62-Fin de contrat, dont le texte explicatif est le suivant :

Cette rubrique vise à qualifier la modalité de déclaration de la fin du contrat d'usage. Elle permet d'exprimer le souhait d'utiliser ou non le circuit dérogatoire lors de la fin d'un contrat d'usage. Pour le déclarant, la dérogation consiste à pouvoir déclarer à fin de mois les fins de contrat d'usage sans application de pénalités. Le circuit dérogatoire ne peut être utilisé que pour un contrat d'usage qui n'a pas encore fait l'objet d'une déclaration dans une précédente DSN mensuelle validée.

• Option Clause de non-concurrence. Cette donnée était utilisée lors de la déclaration de la fin de contrat en norme N4DS, la DNAC-AE à destination de Pôle Emploi, qui pouvait être utilisée jusqu'en 2022. Cette information a disparu des DSN événementielles FCT ou FCTU ; elle n'a donc plus à être renseignée ici.
• Option Versement d'une indemnité transactionnelle. Cette option correspond à la rubrique 008-Transaction en cours du bloc 62-Fin de contrat, dont le texte explicatif précise : Contrat par lequel les parties terminent une contestation née ou préviennent une contestation à naître.
• Option Maintenir l'affiliation prévoyance. Cette option correspond à la rubrique 016-Maintien de l’affiliation du salarié au contrat collectif du bloc 62-Fin de contrat, dont le texte explicatif précise : Cette rubrique est utilisée par les organismes complémentaires pour identifier un salarié bénéficiant d'une continuité de son affiliation dans le contrat collectif. Elle est conditionnelle et doit seulement être renseignée dans certains cas particuliers : fin de contrat de travail en fin de mois avec nouveau contrat en continuité sur le mois suivant, changement de statut catégoriel en fin de mois, etc. La liste complète des cas d’utilisation de cette rubrique est disponible sur www.dsn-info.fr.
• Le nombre de jours de CP restants. Cette donnée était utilisée lors de la déclaration de la fin de contrat en norme N4DS, la DNAC-AE à destination de Pôle Emploi, qui pouvait être utilisée jusqu'en 2022. Cette information a disparu des DSN événementielles FCT ou FCTU ; elle n'a donc plus à être renseignée ici.
• Si le départ du salarié se fait dans le cadre d'un CSP ou d'un PAP (motifs de rupture 026 ou 114), il faut également renseigner le Montant de l'indemnité de préavis qui aurait été versée s'il n'y avait pas eu de CSP ou de PAP, ainsi que le Nombre de mois de préavis utilisés dans ce cadre.
• Réalisation du préavis. On peut renseigner de une à trois périodes de préavis, en fonction du type : préavis effectué et payé, préavis non effectué et payé, préavis non effectué et non payé... Ou éventuellement renseigner le type 90 - pas de clause de préavis applicable.
  Là-aussi, de nombreux contrôles de cohérence s'appliquent à ces périodes de préavis, entre elles et par rapport aux dates stipulées plus haut : dates de début et fin de contrat, date de notification de la rupture, de début de la procédure de licenciement le cas échéant...
• Cadre Chômage total sans rupture du contrat de travail : les données présentées dans ce cadre étaient utilisées dans le cadre de la DNAC-AE à destination de Pôle Emploi (en norme N4DS), qui pouvait être utilisée jusqu'en 2022. Elles ne sont plus utilisées dans les DSN événementielles FCT ou FCTU. Il est donc pas utile de les renseigner.