5.7 Les éditions en gestion du personnel
Toutes les éditions relatives à la gestion du personnel sont regroupées sur le menu Gestion/Imprimer.
Depuis cette fenêtre accessible par le menu Gestion/Imprimer/Salariés ou le bouton Imprimer (en bas à gauche) de la fenêtre de gestion des salariés, on peut obtenir différentes formes d'édition.
Cet état présente une page par salarié, avec la quasi-totalité des informations présentes dans le corps de la fiche et la situation courante à la date indiquée sur l'écran de lancement (qui est par défaut la date du jour ; on a donc en principe la dernière situation de chaque salarié). Et si on coche l'option Page complément, on a en sus certaines informations moins vitales pour la paye, présentées sur une 2ème page pour chaque salarié et regroupées en trois cadres Situation - Divers, Informations complémentaires et Commentaires.
L'état peut être lancé :
Avec la possibilité de trier ces fiches salariés par N° matricule ou Nom du salarié.
De plus, on peut opter, au bas de la fenêtre, pour :
Les critères de sélection sont identiques à ceux des fiches salariés, présentées ci-dessus.
Pour ce qui est de la sélection des situations, on doit indiquer une période : toute situation ayant au moins un jour en commun avec la période demandée sera présentée sur la liste.
Ne sont toutefois présentés sur cette liste que les champs les plus significatifs inscrits dans les situations des salariés. Il y en tellement que vouloir tout mettre rendrait l'état totalement illisible.
Là, la sélection des salariés ne propose que deux chose : soit le salarié courant (si l'état est demandé depuis la fenêtre principale de gestion des salariés), soit tous. La sélection sur les critères Présent et ou Payable n'est pas possible : cela n'a pas de sens quand on s'intéresse aux changements de situation sur une période donnée.
En partie basse de la fenêtre, on choisit la période pour laquelle on veut lister tous les changements de situation.
Parmi ces changement de situation, on trouve :
Là-aussi ne sont toutefois présentés sur cette liste que les champs les plus significatifs inscrits dans les situations des salariés. Il y en tellement que vouloir tout mettre rendrait l'état totalement illisible.
Lorsqu'il y a, au cours de la période demandée, plusieurs situations successives, les informations différant d'une situation à l'autre figurent en rouge.
Deux listes sont proposées, avec des informations différentes en colonne.
Ces listes sont aujourd'hui fort peu utilisées. Il est bien souvent préférable de passer par la fenêtre principale de gestion des salariés, d'opérer éventuellement une sélection des salariés affichés dans cette liste, puis d'exporter cette liste dans un tableur (Excel...) via un clic droit dans la table suivi de l'option Exporter la table vers Excel du menu contextuel. On disposera ainsi dans le classeur résultant de la quasi-totalité des informations salariés en colonne ; on peut ensuite masquer les colonnes non désirées, puis imprimer la liste avec Excel.
Cet état permet de lister toutes les modifications d'une des constantes salariés « historisées », sur une période donnée, pour un salarié précisément ou tous. La liste peut être trié par N° matricule et date de changement, ou à l'inverse par Date de changement et N° matricule.
Cette liste a été décrite au chapitre 5.6 Gestion des évènements.
Cette liste vous donne le nombre de salariés présents à une date donnée, avec toujours une répartition en colonne Hommes / Femmes / Total :
Cette liste vous donne les entrées et sorties constatées sur une période donnée. On peut choisir la période ciblée (d'un mois à un mois) et ne lister que les entrées, que les sorties ou les deux. Via une case à cocher, on peut aussi inclure les changements d'établissement (mutation entre établissements de la même société).
La liste peut être trié par date d'entrée-sortie ou par matricule.
Cette liste présente tous les salariés classés sur leur date d'entrée, avec toutes les informations obligatoires sur le document « Registre unique du personnel » qui doit être tenu obligatoirement par tout employeur. En option, on peut choisir d'y inclure les stagiaires. On peut aussi imprimer séparément la liste des stagiaires.
Cette liste présente les salariés embauchés en CDI récemment, salariés qui étaient susceptibles de bénéficier de l'exonération d'assurance chômage pour les moins de 26 ans pendant 3 ou 4 mois, selon l'effectif de l'entreprise, exonération qui débutait le mois qui suivait la fin de la période d'essai.
Mais cette exonération a disparu en octobre 2017. Cette liste n'a donc plus grand intérêt.
Si vous mettez en œuvre des ventilations analytiques pour vos salariés, cette liste permet de faire un point précis sur ces ventilations. Elle est accessible depuis le menu Gestion/Imprimer/Ventilation analytique des salariés.
La saisie de ces ventilations analytiques peut se faire à différents niveaux, du plus fin au plus global :
La partie haute de la fenêtre permet de sélectionner les salariés sur les critères habituels, Présent, Payable ou les deux, pour un mois de paye donné. On peut aussi choisir l'ordre d'impression de la liste : par N° matricule ou par Nom salarié.
On choisit ensuite l'axe analytique que l'on veut traiter, s'il y en a plus d'un. Rappelons que chaque axe analytique est totalement indépendant des autres. Si vous avez plusieurs axes, la liste doit donc être imprimée séparément pour chaque axe.
Enfin, en partie basse de la fenêtre, trois critères de filtrage sont offerts, selon qu’on s’intéresse aux ventilations portées au niveau du service (avec 2 choix : Tous ou Sans ventilation issue du service), de la Fiche Salarié (avec 3 choix : Tous, Sans ventilation saisie dans la fiche salarié ou Uniquement si ventilation saisie dans la fiche salarié) ou aux ventilations saisies mensuellement (en saisie des éléments variables, par le bouton Analytique), avec ici 4 choix : Tous, Sans ventilation saisie mensuellement, Uniquement si ventilation saisie mensuellement et Ignorer les ventilations mensuelles.
Et ces trois critères peuvent se combiner selon ce que l’on veut obtenir ! Enfin, une case à cocher au bas de l’écran permet d’afficher uniquement la ventilation mensuelle dite « finale », c'est-à-dire celle qui résulte des ventilations saisies aux différents niveaux, ce qui allège d’autant la liste papier qui sans cela présente toutes les ventilations saisies aux différents niveaux.
Exemples d’utilisation
Pour retrouver tous les salariés n’ayant pas de ventilation mensuelle, ni au niveau du service, ni au niveau de la Fiche Salarié, choisissez
Pour contrôler les ventilations saisies pour un mois donné, choisissez
Cette liste permet d'avoir un aperçu rapide de l'ancienneté des salariés, ce qui peut être utile quand certains éléments de paye sont fonction de l'ancienneté et que cela n'a pas été paramétré de manière entièrement automatisée (comme cela peut le cas par exemple d'une prime ancienneté « classique ». Elle est accessible depuis le menu Gestion/Imprimer/Ancienneté des salariés.
Cette procédure offre les fonctionnalités suivantes :
La liste présente pour chaque salarié la date d'entrée, la date d'ancienneté, l'ancienneté à la date de référence demandée, en années et mois. La colonne Anniversaire contient une étoile pour les salariés dont la date d'ancienneté est dans le même mois que la date de référence choisie pour le calcul de l'ancienneté (on est dans le mois anniversaire de l'ancienneté).
Cette liste est décrite au chapitre 7.4 Prêts aux salariés.
Cette liste est décrite au chapitre 7.6 Périodes d'inactivité.
Cette liste est décrite au chapitre 7.2 Contrats de prévoyance.
Remarque préliminaire : les cumuls salariés sont présentés au chapitre 6.7 Cumuls. La connaissance de ce chapitre et plus généralement de tout ce qui relève du paramétrage du plan de paye, est requise pour bien comprendre l'objet de cette liste de contrôle.
Cette liste, accessible depuis le menu Gestion/Imprimer/Contrôle d'un cumul Salarié, permet de contrôler, en cas de doute, la valeur d'un cumul salarié. Elle permet aussi de mieux comprendre de quoi est constitué un cumul salarié.
La liste présente jusqu'à 12 mois en colonne, pour la période demandée. On a une première ligne qui donne la valeur du cumul en début de mois. Puis une ligne par rubrique ou cotisation impactant ce cumul (compte-tenu des reports entre rubriques et cumuls d'une part, cotisations et cumuls d'autre part, dans le paramétrage du plan de paye). Et enfin, une ligne de totalisation qui somme toutes les lignes qui précédent. En cas de différence entre le total des lignes calculé ici et la valeur réelle du cumul observée dans LDPaye pour un mois donné, une deuxième ligne est imprimée pour présenter les valeurs enregistrées dans le fichier des cumuls, ainsi qu'une troisième ligne avec les différences, mois par mois.
L'édition peut être lancée pour tous les salariés (avec des sélections possibles) ou un seul. Via l'option Regroupement, la liste peut être détaillée par salarié ou présentée globalement par société ou par établissement.
On peut aussi n'imprimer que les salariés pour lesquels il existe une différence, différence entre le total calculé sur cette liste et la valeur fin de mois du cumul ou différence entre la valeur fin de mois M et la valeur début de mois M+1 (cas où un cumul est mis à jour lors d'une clôture mensuelle, soit par une simple remise à zéro, soit au travers d'un basculement de cumul).
L’impression d’étiquettes salarié est disponible depuis le menu Gestion/Imprimer/Étiquettes.
La fenêtre d’impression se présente sous forme d’un assistant, avec 4 étapes :
Cette liste est accessible par le menu Gestion/Imprimer/Élection du Comité Social et Économique.
Pour exploiter cette liste, il faut avoir au préalable :
De plus, si vous souhaitez que vos listes électorales soient triées par statut, vous devez également :
Il est possible d'éditer :
Lors de la demande d'édition, il faut indiquer la date de l'élection. C'est cette date qui sera prise en compte pour les critères d'âge et d'ancienneté requis pour être électeur ou éligible.
Les listes sont toujours éditées en majeur par collège, en mineur par statut (option Liste triée par statut en sus du collège électoral), puis par N° matricule ou par nom. Les critères retenus sont :
Pour ce qui est de l’impression des étiquettes, vous pouvez, sur l’onglet Format des étiquettes, choisir un des formats standards prédéfinis, ou même définir votre propre format en choisissant l’option <Format personnalisé> dans la liste déroulante figurant en partie haute de cet onglet.
Cet état, accessible depuis le menu Traitement annuel/Liste planchers-plafonds à absorber, liste, pour tous les salariés partis dans l'exercice de paye courant et pour toutes les cotisations auxquelles ces salariés ont cotisé, les valeurs cumulées depuis le début de l'exercice du brut soumis, du brut abattu, des planchers et plafonds de cotisation. Pour fonctionner correctement, cet état doit être demandé après calcul des bulletins de décembre et avant la clôture mensuelle de décembre. N'apparaissent sur cette liste que les salariés partis entre janvier et novembre de l'année considérée, et n'ayant pas eu de bulletins en décembre (pour les salariés partis en décembre ou ayant eu un bulletin en décembre, il n'y a pas de reste à absorber sur ces planchers-plafonds).
Cette liste avait un intérêt dans les très anciennes versions du progiciel. Aujourd'hui, en cas de besoin, c'est à dire si on a à reverser des éléments de salaire à un salarié parti sur une année antérieure et que ces sommes doivent rattachées à l'année de son départ, il sera toujours possible d'aller consulter le dernier bulletin lié à la sortie du salarié pour connaître les cumuls bruts, planchers et plafonds de l'époque afin d'en tenir compte sur le bulletin de versement des sommes qui sont à ajouter.
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