Le fichier des rubriques est accessible depuis le menu Plan de paye/Rubriques, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.
L'écran principal de gestion de ce fichier vous présente la liste des rubriques. Notez bien que seules les rubriques sont présentées dans cette fenêtre, pas les cotisations, qui sont listées dans une autre fenêtre décrite au chapitre 6.4 Cotisations. Pour bien comprendre la différence entre rubriques (sur brut ou sur net) et cotisations, reportez-vous au chapitre 3.1 Un peu de vocabulaire.
Dans cette fenêtre de liste des rubriques, en sus des possibilités habituelles de tri et de filtre disponibles via les loupes incrustées sur les en-têtes de colonnes, on dispose de deux zones de filtrage supplémentaires, en haut à droite :
- La première zone, celle affichant Toutes les rubriques par défaut, propose 3 autres options si on déroule la liste :
- Rubriques conditionnées. Lorsqu'on sélectionne cette option, une fenêtre popup s'affiche où l'on peut affiner le filtrage. En conservant les options proposées par défaut, le système va afficher toutes les rubriques qui sont « conditionnées », quelle que soit la condition de déclenchement de la rubrique. La notion de « conditionnement » d'une rubrique est présentée plus loin.
Cette fenêtre popup permet d'aller plus loin sur le filtrage ; par exemple, en cliquant sur le bouton Moins en bas à droite, puis en cliquant sur l'option Constante générale, le système ne présentera que les rubriques qui sont conditionnées par la valeur d'une constante générale. Notez que la fenêtre présente, sous forme de cases à cocher, toutes les possibilités de conditionnement d'une rubrique. Mais celles qui ne sont jamais mises en œuvre dans votre plan de paye sont grisées.
On peut même filtrer sur la valeur testée dans la condition : par exemple, en cochant uniquement l'option Cumul, puis en indiquant la valeur CP à l'invite Valeur testée dans la condition, seules les rubriques conditionnées sur la valeur d'un cumul dont le nom commence par CP seront affichées.
A savoir : si vous avez appliquez un filtre via cette fenêtre popup et que vous voulez revoir et/ou ajuster ce filtre, il faut resélectionner l'option Rubriques conditionnées dans la liste déroulante. La fenêtre popup est alors réaffichée avec les options de filtrage courantes. Et pour abandonner ce filtrage, resélectionnez l'option Toutes les rubriques dans la liste déroulante de la fenêtre principale.
- Rubriques avec association. Seules les rubriques faisant l'objet d'une association sont alors présentées dans la liste. La notion « d'association » entre rubriques est présentée plus loin.
- Autres sélections. Lorsqu'on sélectionne cette option, une fenêtre popup s'affiche avec d'autres options de sélections de rubriques, basées sur le mode d'alimentation de la rubrique (par une constante générale, une constante salarié, un cumul, une fonction personnalisée), les reports de la rubrique sur un cumul ou une assiette de cotisation, les liens de la rubrique avec un profil (en distinguant le type de liaison : non automatique, automatique si salarié présent, automatique pour tous les salariés, liée à un départ).
Toutes ces notions sont présentées en détail plus loin.
Ces possibilités de filtrage « avancé » sont précieuses lorsqu'il s'agit de maintenir un plan de paye au fil des années, surtout si l'on n'est pas familier de ce plan de paye. Exemple : en cochant l'option Cumul en partie centrale (Rubriques alimentant) et en indiquant la valeur CP en dessous, on peut retrouver toutes les rubriques qui mettent à jour un cumul dont le nom commence par CP.
Remarque : notez la présence de la valeur particulière * dans les parties Rubriques alimentant et Rubriques liées à un profil. Cela permet par exemple de retrouver les rubriques ne mettant à jour aucun cumul, ou aucune cotisation, ou liée à aucun profil (dans ce dernier cas, il s'agit de rubriques « mortes », car une rubrique liée à aucun profil n'est jamais utilisée et même utilisable ; c'est un peu la même chose qu'une rubrique « suspendue »).
- La deuxième zone permet de n'afficher par défaut que les rubriques Actives. Ainsi, les rubriques ayant été suspendues, qui n'entrent donc plus en jeu dans les futurs calculs de bulletin, mais qui sont conservées dans le plan de paye car elles ont été utilisées à un moment donné, sont masquées. Si on veut les voir elles-aussi, sélectionnez l'option Toutes en haut à droite de cette fenêtre. Les rubriques suspendues apparaissent alors dans la liste, mais en gris et en italique. Vous pouvez aussi demander à ne voir que les rubriques Suspendues.
A partir de cet écran, vous pouvez créer, modifier, copier ou supprimer une rubrique de paye. Il est possible également d'imprimer la liste des rubriques directement depuis cet écran, par le bouton Imprimer en bas à gauche.
La création ou la mise à jour d'une rubrique vous entraîne sur six écrans, certains étant facultatifs :
Ces six écrans sont décrits en détail dans les pages qui suivent.
L’accès aux différents écrans, en création de rubrique comme en modification, se fait selon le schéma suivant :
- Affichage du premier écran, correspondant à la Fiche rubrique.
- A partir de ce premier écran, on peut basculer sur n’importe lequel des 5 autres écrans à l’aide des boutons figurant en partie basse.
Attention : en création de rubrique, il est important de s’assurer que l’on a saisi les données nécessaires au fonctionnement de la rubrique sur ces différents écrans (et notamment profils rubriques associés, reports sur les cumuls, reports sur les cotisations).
De même, si une rubrique est créée par copie d'une autre rubrique, pensez bien à vérifier tout ce qui est spécifié sur ces autres écrans ; toutes les données de la rubrique copiée ont été reproduites sur la nouvelle rubrique : liens avec les profils, report sur les cumuls et les cotisations... Cela est pratique car on gagne beaucoup de temps, mais dans certains cas, il faut aller appliquer des modifications sur ces écrans, en plus des modifications apportées dans le corps de la fiche.
- Depuis n’importe lequel des 5 autres écrans de gestion d’une rubrique, on dispose de boutons permettant de basculer sur tous les autres écrans. On peut donc naviguer à sa guise sur tous ces écrans, sans contrainte d’ordre de saisie. Même si la plupart du temps, il est préférable de les parcourir dans l'ordre logique : profils, reports sur les cumuls, reports sur les cotisations, associations (si nécessaire), conditions.
- Comme pour la gestion des salariés, on dispose de raccourcis d’accès en modification, en cliquant en partie droite du bouton Modifier de la fenêtre principale de gestion des rubriques, donnant accès à une liste déroulante.
- Notez que sur la plupart de ces écrans, on dispose en partie droite des boutons de parcours (Premier, Précédent, Suivant, Dernier) pour parcourir les rubriques, en restant sur l'écran courant. Et bien sûr, ce parcours tient compte des éventuels filtrages effectués dans la fenêtre principale.
Remarque importante : si vous avez à créer une rubrique, essayez chaque fois que cela est possible de procéder par copie d'une rubrique assez proche sur le plan fonctionnel. Par exemple, pour créer une rubrique correspondant à une prime ou indemnité, on copiera une autre rubrique de ce même type. Car compte-tenu du nombre d'écrans constituant une fiche rubrique, créer une rubrique sans passer par une copie, sauf dans le cas de rubriques très très simples, est souvent mission impossible. Il est toujours plus simple de procéder par copie, puis de ne s'intéresser, écran par écran, qu'aux différences.
