Le fichier des cotisations est accessible depuis le menu Plan de paye/Cotisations, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.
L'écran principal de gestion de ce fichier vous présente la liste des cotisations. Notez bien que seules les cotisations sont présentées dans cette fenêtre, pas les rubriques, qui sont listées dans une autre fenêtre décrite au chapitre 6.3 Rubriques. Pour bien comprendre la différence entre rubriques (sur brut ou sur net) et cotisations, reportez-vous au chapitre 3.1 Un peu de vocabulaire.
Dans cette fenêtre de liste des rubriques, en sus des possibilités habituelles de tri et de filtre disponibles via les loupes incrustées sur les en-têtes de colonnes, on dispose de deux zones de filtrage supplémentaires, en haut à droite :
- La première zone, celle affichant Toutes les cotisations par défaut, propose 3 autres options si on déroule la liste :
- Cotisations saisies avec montant. Lorsqu'on sélectionne cette option, seules les cotisations ayant une valeur numérique renseignée directement dans leur fiche sont présentées. Cela permet de cibler rapidement les cotisations à mettre à jour en début d'année par exemple. Ces valeurs numériques peuvent être inscrites pour définir le plancher ou le plafond (cas des cotisations relative à la taxe sur les salaire, où l'on a plusieurs tranches, mais qui ne sont pas liées au plafond mensuel de Sécurité sociale), la base minimum (anciennement GMP, qui a disparu en 2018), ou encore les montants forfaitaires de cotisation salariale ou patronale.
- Cotisations conditionnées. Lorsqu'on sélectionne cette option, une fenêtre popup s'affiche où l'on peut affiner le filtrage. En conservant les options proposées par défaut, le système va afficher toutes les cotisations qui sont « conditionnées », quelle que soit la condition de déclenchement de la cotisation. La notion de « conditionnement » d'une cotisation est présentée plus loin.
Cette fenêtre popup permet d'aller plus loin sur le filtrage ; par exemple, en cliquant sur le bouton Moins en bas à droite, puis en cliquant sur l'option Constante générale, le système ne présentera que les cotisations qui sont conditionnées par la valeur d'une constante générale. Notez que la fenêtre présente, sous forme de cases à cocher, toutes les possibilités de conditionnement d'une cotisation. Mais celles qui ne sont jamais mises en œuvre dans votre plan de paye sont grisées.
On peut même filtrer sur la valeur testée dans la condition : par exemple, en cochant uniquement l'option Constante générale, puis en indiquant la valeur EFF à l'invite Valeur testée dans la condition, seules les cotisations conditionnées sur la valeur d'une constante générale dont le nom commence par EFF seront affichées.
A savoir : si vous avez appliquez un filtre via cette fenêtre popup et que vous voulez revoir et/ou ajuster ce filtre, il faut resélectionner l'option Cotisations conditionnées dans la liste déroulante. La fenêtre popup est alors réaffichée avec les options de filtrage courantes. Et pour abandonner ce filtrage, resélectionnez l'option Toutes les cotisations dans la liste déroulante de la fenêtre principale.
- Autres sélections. Lorsqu'on sélectionne cette option, une fenêtre popup s'affiche avec d'autres options de sélections de cotisations, basées sur le mode d'alimentation de la base de la cotisation (avec la possibilité de sélectionner ainsi toutes les cotisations qui sont alimentées par une rubrique précise, via les reports entre rubriques et cotisations), les reports de la cotisation sur un cumul, les liens de la cotisation avec un profil (en distinguant le type de liaison : non automatique, automatique si salarié présent, automatique pour tous les salariés, liée à un départ).
Toutes ces notions sont présentées en détail plus loin.
Ces possibilités de filtrage « avancé » sont précieuses lorsqu'il s'agit de maintenir un plan de paye au fil des années, surtout si l'on n'est pas familier de ce plan de paye.
Remarque : notez la présence de la valeur particulière * dans les 3 parties de l'écran. Cela permet par exemple de retrouver les cotisations ne mettant à jour aucun cumul ou liées à aucun profil (dans ce dernier cas, il s'agit de cotisations « mortes », car une cotisation liée à aucun profil n'est jamais utilisée et même utilisable ; c'est un peu la même chose qu'une cotisation « suspendue »).
- La deuxième zone permet de n'afficher par défaut que les cotisations Actives. Ainsi, les cotisations ayant été suspendues, qui n'entrent donc plus en jeu dans les futurs calculs de bulletin, mais qui sont conservées dans le plan de paye car elles ont été utilisées à un moment donné, sont masquées. Si on veut les voir elles-aussi, sélectionnez l'option Toutes en haut à droite de cette fenêtre. Les cotisations suspendues apparaissent alors dans la liste, mais en gris et en italique. Vous pouvez aussi demander à ne voir que les cotisations Suspendues.
A partir de cet écran, vous pouvez créer, modifier, copier ou supprimer une cotisation de paye. Il est possible également d'imprimer la liste des cotisations directement depuis cet écran, par le bouton Imprimer en bas à gauche.
La création ou la mise à jour d'une cotisation vous entraîne sur cinq écrans, certains étant facultatifs :
Ces cinq écrans sont décrits en détail dans les pages qui suivent.
L’accès aux différents écrans, en création de cotisation comme en modification, se fait selon le schéma suivant :
- Affichage du premier écran, correspondant à la Fiche cotisation.
- A partir de ce premier écran, on peut basculer sur n’importe lequel des 4 autres écrans à l’aide des boutons figurant en partie basse.
Attention : en création de cotisation, il est important de s’assurer que l’on a saisi les données nécessaires au fonctionnement de la cotisation sur ces différents écrans (et notamment profils cotisations associés, reports sur les cumuls, reports de rubrique sur la cotisation).
De même, si une cotisation est créée par copie d'une autre cotisation, pensez bien à vérifier tout ce qui est spécifié sur ces autres écrans ; toutes les données de la cotisation copiée ont été reproduites sur la nouvelle cotisation : liens avec les profils, report sur les cumuls, reports de rubriques... Cela est pratique car on gagne beaucoup de temps, mais dans certains cas, il faut aller appliquer des modifications sur ces écrans, en plus des modifications apportées dans le corps de la fiche.
- Depuis n’importe lequel des 4 autres écrans de gestion d’une cotisation, on dispose de boutons permettant de basculer sur tous les autres écrans. On peut donc naviguer à sa guise sur tous ces écrans, sans contrainte d’ordre de saisie. Même si la plupart du temps, il est préférable de les parcourir dans l'ordre logique : profils, reports sur les cumuls, reports de rubriques, conditions.
- Comme pour la gestion des salariés, on dispose de raccourcis d’accès en modification, en cliquant en partie droite du bouton Modifier de la fenêtre principale de gestion des rubriques, donnant accès à une liste déroulante.
- Notez que sur la plupart de ces écrans, on dispose en partie droite des boutons de parcours (Premier, Précédent, Suivant, Dernier) pour parcourir les cotisations, en restant sur l'écran courant. Et bien sûr, ce parcours tient compte des éventuels filtrages effectués dans la fenêtre principale.
Remarque importante : si vous avez à créer une cotisation, essayez chaque fois que cela est possible de procéder par copie d'une cotisation assez proche sur le plan fonctionnel, rattachée au même organisme (même famille de cotisations). Car compte-tenu du nombre d'écrans constituant une fiche cotisation, créer une cotisation sans passer par une copie, sauf dans le cas de cotisations très très simples, est souvent mission impossible. Il est toujours plus simple de procéder par copie, puis de ne s'intéresser, écran par écran, qu'aux différences.
Autre chose à savoir : en cas de création d'une cotisation recouvrée par l'URSSAF, n'oubliez pas d’ajouter cette nouvelle cotisation sur le bordereau de cotisations URSSAF, avec le CTP (Code Type Population dans la terminologie de l'URSSAF) souhaité. Cela se fait par le menu Traitement/Paramètres DSN/Bordereau URSSAF DSN.
