8.2 Interface d'éléments variables

LDPaye propose une procédure d'interface en entrée du progiciel, pour importer des éléments variables en provenance d’un logiciel tiers : logiciel de gestion d’horaires, logiciel de gestion des temps pour les chauffeurs routiers… Ou même un ensemble d'éléments variables que l'on aurait préparé en dehors de LDPaye, dans une feuille Excel.

L'interface attend dans tous les cas un fichier, qui peut être soit un fichier en format « texte à colonage fixe » (historiquement, c'était le seul format possible, ce qui explique que ce soit encore le plus utilisé), soit un classeur Excel (format .xls ou .xlsx). La description complète de la façon dont le fichier d’interface doit être renseigné est accessible en ligne, sur le site www.ldsysteme.fr, rubrique Logiciels/LDPaye/Documentation. Il existe différentes versions de la documentation d'interface, au fil des versions successives de LDPaye : 7, 8 et 10 aujourd'hui (fichier INTPAYV10.PDF).

A savoir : cette procédure d’interface permet d’importer des éléments variables « classiques » (heures supplémentaires, absences, primes...), mais aussi des lignes de ventilation analytique, sur n’importe lequel des 3 axes pouvant être gérés dans LDPaye. Cela est décrit au chapitre 2.2 Remarque 5 de la documentation de l'interface Version 10 (fichier INTPAYV10.PDF)

La procédure d’interface se lance depuis le menu Outils/Interface avec d'autres applications ou par l’icône correspondant de la barre d'outils.

La fenêtre de lancement présente deux onglets. Le premier permet d'importer un fichier au format « texte à colonage fixe », le second un fichier au format Excel. Dans le premier cas, un plus de spécifier le nom et l’emplacement du fichier texte à importer, il faut aussi indiquer le nom et l’emplacement du fichier de description du format (celui qui décrit précisément l'emplacement des colonnes de données dans le fichier).

Le bouton Éditer fichier permet de visualiser et/ou modifier le contenu de ces deux fichiers, à l’aide du bloc-notes de Windows.

Si vous souhaitez intégrer des données via un fichier Excel, reportez-vous au chapitre 3 de la documentation référencée ci-dessus. Vous pouvez également trouver, sur la page des documentations de LDPaye, un fichier « modèle » pour réaliser un import Excel (fichier ImportPaye.xls).

Dans les deux types d'interface, fichier texte ou Excel, vous pouvez choisir :

• De ne demander que le contrôle des données reçues dans le fichier texte à importer
• De demander ce contrôle, suivi de la validation immédiate si aucune erreur n’est détectée au cours du contrôle.

L’option Créer les éléments variables en fonction des rubriques associées vous permet, à partir d’un seul élément reçu dans le fichier d’interface, de créer deux (ou plus) éléments variables dans LDPaye : celui reçu dans le fichier texte, plus le ou les éléments qui en découlent de par les associations entre rubriques.

L’option Afficher les enregistrements vous permet de voir défiler à l’écran les enregistrements au fur et à mesure de l’avancement des contrôles effectués. Cette option d’affichage est déconseillée si le fichier à importer est volumineux (plus de quelques centaines de lignes), car elle ralentit sensiblement le processus de contrôle.

Enfin, l’option Imprimer la liste de contrôle vous permet de demander à ce qu’une liste de tous les éléments contrôlés, et éventuellement validés, par l’interface soit imprimée en fin de traitement. Si cette option n’est pas sélectionnée lors du lancement de l’interface, il est toujours possible, sur l’écran affiché en fin de traitement, de demander cette impression par le bouton Imprimer.
Cette liste présente notamment le détail des éléments validés, et le nombre d’enregistrements traités. Ces informations sont également présentées dans le compte-rendu que l’on peut consulter en fin de traitement en cliquant sur le bouton Compte-rendu.

La dernière option Intégrer les éléments variables sur un bulletin d'intéressement est très rarement utilisée. C'est le cas où les primes d'intéressement, plutôt que d'être saisies directement dans LDPaye, sont préparées par ailleurs et sont disponibles au travers d'un fichier Excel que l'on peut donc intégrer par cette procédure. En effet, en règle générale, les éléments variables sont intégrés sur le bulletin « courant » de chaque salarié, celui dont le numéro est déterminé par les règles décrites ici.

Première étape : Contrôle des données en entrée

L'ordinateur va effectuer tous les contrôles de cohérence sur les données portées dans le ficher texte, afin de s’assurer que l’intégration de ces données ne mettra pas en cause l’intégrité de la base de données de paye. En cas de détection d'erreurs, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

1. Si l’erreur détectée peut être corrigée simplement (code société inexistant par exemple), une fenêtre d’avertissement s’affiche, et il est possible de corriger directement à la volée, en modifiant la valeur erronée, puis en validant par le bouton Modifier ;
2. Si l’erreur détectée ne peut être corrigée simplement, ou si vous ne souhaitez pas corriger directement une erreur qui aurait pu l’être, trois choix sont encore possibles :

• Soit abandonner purement et simplement la procédure d’interface par le bouton Annuler,
• Soit ignorer cette erreur et poursuivre le contrôle plus avant, en appuyant sur le bouton Ignorer. Dans ce cas, et même si vous allez au terme du fichier texte à contrôler en ignorant toutes les erreurs rencontrées, la validation en paye ne sera pas lancée.
• Soit ignorer cette erreur ainsi que toutes celles qui suivent éventuellement, en appuyant sur le bouton Ignorer tout. L’étape de contrôle est alors menée à son terme, mais sans qu’une fenêtre vous soit proposée pour chaque erreur rencontrée. La liste des erreurs rencontrées pourra ainsi être consultée en final, soit par le bouton Compte-rendu, soit par le bouton Imprimer. Là aussi, la validation en paye ne sera pas lancée.

En fin de traitement du fichier à importer, il est toujours possible de visualiser et/ou d’imprimer le récapitulatif du traitement effectué, comprenant en autre la liste des erreurs rencontrées. Deux formes sont offertes :

• Soit un fichier texte de compte-rendu d’exécution de la procédure (fichier consultable et imprimable à l’aide du bloc-notes de Windows), que l’on peut ouvrir en cliquant sur le bouton Compte-rendu.
• Soit une liste de contrôle complète, que l’on peut imprimer en cliquant sur le bouton Imprimer ou consulter à l’écran ; utilisez alors le bouton Aperçu dans la fenêtre obtenue par le bouton Imprimer.

De la même façon, le compte-rendu de la dernière exécution de la procédure d’interface peut toujours être visualisé et/ou imprimé par le bouton Compte-rendu disponible dans la fenêtre de lancement de la procédure.

Les erreurs qui ont été signalées devront obligatoirement être corrigées par l'un des moyens suivants :

• Soit une nouvelle génération du fichier texte à importer, en retournant dans l’applicatif en amont qui a généré ce fichier, et en modifiant les paramètres à l’origine de l’erreur (N° des rubriques par exemple) ;
• Soit en modifiant directement le fichier à importer, en utilisant le bouton Éditer fichier disponible dans la fenêtre de lancement de la procédure ;
• Soit en modifiant des codifications ou paramètres en paye (Modification des rubriques par exemple).

Une fois la correction effectuée, il faut relancer la procédure d’interface.

Deuxième étape : Mise à jour en paye

Cette étape est déclenchée automatiquement suite à l'étape précédente, si aucune erreur n'a été détectée.

A partir du fichier texte importé, il y a alimentation du fichier des éléments variables pour inscrire les nouveaux éléments reçus par cette interface, ainsi que le cas échéant ceux découlant des associations entre rubriques.

Vous pouvez vérifier cette importation, soit par la saisie des éléments variables (tous les éléments importés y figurent, et ils sont encore modifiables par cette saisie), soit en imprimant une liste de contrôle des éléments variables, liste décrite au chapitre suivant.

A savoir : même après validation d'une interface, le fichier contenant les éléments interfacés est conservé. Le système conserve les 3 derniers fichiers interfacés, en renommant chaque fois le fichier avec une extension différente : .sv1 pour le dernier fichier validé, .sv2 pour l’avant dernier et .sv3 pour l’avant avant dernier.
Compte-tenu du fait qu’une interface peut facilement être effacée (voir ci-après), le fait de conserver les 3 derniers fichiers interfacés apporte une certaine sécurité.

Gestion des numéros d'interface

LDPaye attribue automatiquement un N° d'interface, qui est incrémenté à chaque nouvelle exécution de la procédure, numéro d'interface qui est inscrit sur tous les éléments variables résultant de l’interface.

Ce N° d’interface est ensuite visible tant dans la procédure de saisie des éléments variables que dans la liste de contrôle de ces éléments.

Le principal intérêt de ce N° d’interface, c'est de pouvoir effacer facilement tous les éléments variables issus d'une même interface. Cette procédure d’effacement est accessible depuis la fenêtre standard d’interface, par le bouton Effacer situé en bas à droite. Il suffit ensuite d'indiquer le N° d'interface concerné (celui qui est visible sur la liste de contrôle des éléments variables). Seuls les éléments variables du mois courant (ou postérieurs) peuvent être supprimés. Les éléments relatifs à des bulletins déjà clos sont également ignorés.