Depuis 2021, la déclaration annuelle et le paiement de la contribution liés à l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés doivent être réalisés par les entreprises privées de 20 salariés via le canal DSN, au plus tard via la DSN d'avril, exigible le 5 ou le 16 mai.

S'agissant d'une déclaration quelque peu complexe, qui plus est ne pouvant être établie facilement à partir des données déjà connues dans LDPaye, cette page décrit seulement comment procéder à cette déclaration en DSN via le logiciel LDPaye. Elle n'aborde pas du tout les différents aspects de cette déclaration, que ce soient les contraintes d'effectif à respecter ou les calculs permettant d'aboutir au montant de la cotisation due. Il existe déjà une littérature fort abondante sur ces sujets.

Vous trouverez ci-dessous des liens vers quelques sources d'informations « officielles ».

• Service public : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F22523
• AGEFIPH : https://www.agefiph.fr/actualites-handicap/la-declaration-annuelle-oeth-mode-demploi 
• URSSAF : https://www.urssaf.fr/portail/home/espaces-dedies/obligation-demploi-des-travaille/documentation.html
• Ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/emploi-et-insertion/prevention-maintien-emploi/salarie-travailleur-independant-ou-agent-public/rqth-ou-situation-de-handicap/article/beneficiaire-de-l-obligation-d-emploi-des-travailleurs-handicapes-boeth
• Net-Entreprises - Index des fiches consignes OETH : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2427

1 - Les effectifs de l'entreprise

L'URSSAF ou la MSA vous fait parvenir chaque année par mail les informations relatives à votre effectif. Ces informations sont également disponibles dans votre espace cotisant URSSAF ou MSA.

Le courrier vous précise si l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés de votre entreprise est respectée compte-tenu de l’effectif moyen annuel des travailleurs handicapés internes à votre entreprise. Si c'est le cas, vous n'avez pas à produire de déclaration OETH, sauf si vous avez des éléments à déclarer, comme la présence d’un accord agréé, ou l’effectif de travailleurs handicapés externes à votre entreprise mis à disposition par une entreprise de travail temporaire ou un groupement d’employeurs.

Si l’effectif moyen annuel de travailleurs handicapés internes à votre entreprise est inférieur à l’obligation d’emploi, vous devez impérativement produire une déclaration OETH.

Le courrier vous précise également à quel organisme doit être transmis cette déclaration : l'URSSAF ou la MSA.

Précision importante apportée par le support GIP-MDS :

Les effectifs moyens annuels OETH remontés par l’URSSAF ne tiennent pas compte des blocs 41-changements transmis dans les DSN mensuelles.

En cas de litige avec les informations transmises, les employeurs sont invités à prendre très rapidement attache auprès de leur URSSAF pour valider l’effectif à prendre en compte pour le calcul de la contribution OETH (sauf si la seule prise en compte des blocs changements peut expliquer les écarts de calcul constatés par l’entreprise).

2 - La saisie des BOETH externes

Cette saisie est accessible depuis le menu Traitement mensuel/Autres données DSN/Complément OETH.

L'objectif est de compléter les informations d'effectif déjà déclarées mensuellement au travers des DSN, en y ajoutant les Bénéficiaires de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH) externes, tels que les intérimaires ou les stagiaires, s'il y en a eu dans l'année concernée.

Cette saisie est donc facultative : si vous n'avez aucun effectif BOETH externe à ajouter, passez directement à l'étape suivante.

Pour saisir un tel complément OETF, il faut renseigner :

• Le code de l'établissement déclarant la DOETH. Notez que la déclaration OETH se fait une seule fois par entreprise, mais comme la DSN est par nature une déclaration faite par établissement, il faut indiquer ici l'établissement qui « portera » cette déclaration OETH.
• Le mois de déclaration. Par exemple, 04/2023.
• Le millésime, par exemple 2022 pour spécifier que l'effectif BOETH externe que vous mentionnez est celui relatif à l'année 2022.
• Le N° de l'accord agréé OETH le cas échéant (cas rarissime dans les PME). Dans ce cas, le type d'effectif ne devra pas être renseigné.
• Le type d'effectif à ajouter : intérimaires, salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs ou stagiaires.
  Attention : les stagiaires ayant déjà été déclarés nominativement en DSN au cours de l'année écoulée ne doivent pas être déclarés une seconde fois ici.
• Le nombre de bénéficiaires de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés correspondant au type choisi. Pour ce qui est des intérimaires, la ou les sociétés d'intérim ont dû vous transmettre cette information en janvier.

Répétez l'opération si vous avez eu plusieurs types de BOETH externes, par exemple des intérimaires et des stagiaires.

3 - La saisie des cotisations OETH

Cette saisie est accessible depuis le menu Traitement mensuel/Autres données DSN/Cotisations OETH.

L'écran de saisie se présente ainsi :

Il vous faut renseigner :

• Le code de l'établissement déclarant la DOETH. Notez que la déclaration OETH se fait une seule fois par entreprise, mais comme la DSN est par nature une déclaration faite par établissement, il faut indiquer ici l'établissement qui « portera » cette déclaration OETH.
• Le mois de déclaration. Par exemple, 04/2023.
• La période de rattachement qui est normalement pré-renseignée : du 01/01/2022 au 31/12/2022.
• Le code de la caisse MSA, qui ne doit être renseigné que pour les entreprises devant transmettre la déclaration OETH à la MSA. Dans ce cas, il faut indiquer le code de la caisse MSA, qui est de la forme DMSAnn, nn étant le N° du département. Au besoin, appuyez sur la touche F4 pour obtenir la liste des caisses MSA.
  Pour les entreprises émettant leur déclaration à destination de l'URSSAF, laissez cette zone à blanc.
• Les différentes valeurs à déclarer. Notez que les lignes apparaissant en gras sont celles qui seront transmises dans tous les cas, même si la valeur est nulle. Les autres lignes ne seront reprises en DSN que si elles comportent une valeur non nulle.
  Comme dit en préambule de cette note, nous ne décrirons nullement comment calculer les différentes valeurs à porter sur cet écran. Au besoin, reportez-vous aux différents sites d'information listés plus haut. Sachez également que LDPaye ne fait que très peu de contrôles de cohérence entre les différentes valeurs de cet écran. Soyez donc très prudent dans cette saisie.

4 - Création du bordereau de versement URSSAF ou MSA

Lors de la création du bordereau URSSAF ou MSA, la cotisation due (celle saisie sur l'avant-dernière ligne de l'écran ci-dessus, de code 068) est sommée dans le total dû à l'organisme. Dans le cas du bordereau URSSAF, cette cotisation OETH réelle due est automatiquement reprise sur une ligne de code (CTP) 730.

Dans le cas du bordereau MSA, on retrouve directement la ligne 82.068-Contribution OETH réelle due, qui apparait en tant que cotisation établissement.

Notez que si vous avez saisi une valeur sur la ligne 069-Dépenses OETH prévues par l'accord agrée et non réalisées (cas rarissime dans les PME), cette valeur étant due en sus de la contribution OETH réelle due déclarée en ligne 068, elle sera elle aussi reprise sur le bordereau URSSAF, en ligne CTP 740, ou sur le bordereau MSA en ligne 82-069.

Les autres lignes saisies sur l'écran ci-dessus n'apparaissent pas sur les bordereaux URSSAF ou MSA : c'est normal, il ne s'agit pas de cotisations dues, mais simplement d'étapes du calcul de la contribution réelle due. Ces lignes se retrouveront directement dans la DSN, comme expliqué au paragraphe qui suit.

5 - La DSN

A chaque création d'une DSN mensuelle, les données OETH saisies aux points 2 et 3 avec mois de déclaration égal à celui indiqué en création de la DSN mensuelle sont automatiquement incluses. En principe, cela se fait sur la DSN d'avril, sauf en cas de régularisation après coup.

Elles se traduisent :

• Pour ce qui est des données « Complément OETH » (effectifs BOETH externes), par des blocs 13, qui vont apparaitre juste en dessous du bloc 06-Entreprise.
  Rappelons que ces compléments OETH, et donc ces blocs 13 dans la DSN, ne sont présents que si vous avez saisi des effectifs BOETH externes.
• Pour ce qui est des données « Cotisations OETH », par des blocs 82-Cotisation établissement, qui vont apparaitre en dessous du bloc 11-Établissement.
  Notez qu'il peut y avoir aussi, dans votre déclaration, d'autres blocs 82-Cotisations établissements que ceux ajoutés au travers de la saisie des cotisations OETH : il peut s'agir de cotisations établissement payées à la MSA ou à un OC. Les cotisations relatives à la déclaration OETH portent un code cotisation compris entre 060 et 073.

Vous retrouverez à minima 4 blocs 82 dans la DSN au titre de la DOETH, ceux portant les codes 065, 066, 067 et 068, plus d'autres blocs correspondant aux lignes où vous avez saisi des valeurs non nulles sur l'écran des cotisations OETH.

Ces blocs 13 et 82 apparaissent aussi sur l'état de contrôle de la DSN. Vous pouvez donc vous assurer de leur présence avant d'envoyer votre DSN.

Note : ces blocs sont classés, dans la DSN et aussi sur l'état de contrôle, par code cotisation croissant, ce qui ne correspond pas exactement à l'ordre « logique » utilisé sur l'écran de saisie présenté plus haut. Pas d'inquiétude : c'est tout à fait normal qu'il en soit ainsi.