9.6.1 Création d'une déclaration
Pour créer une déclaration, depuis la fenêtre principale de gestion des déclarations, cliquez sur le bouton Nouvelle déclaration.
Un assistant de création de déclaration s’affiche alors, avec une suite de différents plans :
A savoir : la gestion du mode « annule et remplace » est automatisée. Si une déclaration est déjà transmise pour un établissement (ce qui est visible par la coche Déjà transmise en regard de celui-ci), et que vous recréez une déclaration pour cet établissement, celle-ci sera automatiquement de type « annule et remplace » (visible sur le plan suivant).
Sont considérées comme Déjà transmises toutes les déclarations créées antérieurement, non mises à la corbeille, pour l'établissement et le mois concerné.
Sélection des salariés : en cochant dans cette colonne pour un établissement donné, vous avez la possibilité de sélectionner les salariés, contrats et bulletins à inclure dans la DSN. Si une coche a été ajoutée dans cette colonne, lorsqu'on clique sur le bouton Suivant de l'assistant, une fenêtre de sélection va s'ouvrir pour chaque établissement ayant été coché. Elle est décrite en détail ci-après.
La colonne Annule et remplace est gérée automatiquement : il y a une coche si le système a détecté la présence d’une déclaration antérieure pour l’établissement en question sur le mois choisi. Si toutefois cette déclaration constituée dans LDPaye n’a pas été transmise au point de dépôt, ou que cette déclaration a été rejetée par le point de dépôt, il faut décocher cette option Annule et remplace. En effet, une déclaration ne doit être émise en « annule et remplace » sur le point de dépôt que si une déclaration de même nature et de même période a déjà été effectivement « acceptée » par ce point de dépôt pour l’établissement concerné.
Pour éviter d’avoir à décocher cette option Annule et remplace, il est préférable de supprimer les déclarations qui ne sont pas envoyées au point de dépôt ou qui ont été rejetées par le point de dépôt. Si l’on procède de la sorte, le seul cas où l’on peut être amené à gérer cette option ici est le cas où l’on a envoyé plusieurs déclarations au sein d’un même envoi, et qu’une partie seulement de ces déclarations a été acceptée. On ne peut donc pas supprimer l’envoi (une partie a été acceptée), et il n’est pas possible de supprimer une déclaration seule au milieu d’un envoi qui en comporte plusieurs. Il faudra dans ce cas, quand on recrée la déclaration pour le ou les établissements qui ont été rejetés lors du premier envoi, bien stipuler qu’il ne s’agit pas d’une déclaration de type annule et remplace. D’ailleurs, si vous la transmettez avec le type « annule et remplace », elle sera à nouveau rejetée, le point de dépôt signalant qu’il ne connaît pas de déclaration antérieure à annuler.
Pour ce qui est de l’option Sans individu, elle est cochée pour les établissements n’ayant aucun salarié pour le mois choisi sur le plan précédent. On va dans ce cas envoyer une déclaration de nature 01-DSN Mensuelle et de type 02-déclaration normale sans individu.
Enfin, la dernière option Champ d’application de la déclaration ne concerne que les établissements mixtes, c'est-à-dire ayant une partie de ces salariés au régime général et une partie au régime agricole. Comme la norme DSN interdit de mélanger au sein d’une même déclaration ces deux régimes, il faut dans ce cas établir deux déclarations, l’une transmise au point de dépôt Net-Entreprises et l’autre au point de dépôt MSA. Celle transmise sur Net-entreprises devra être créée avec le champ d’application 03-régime général, celle transmise à la MSA devra être créée avec le champ d’application 02-régime agricole. Dans le cas du champ d’application 02, seuls les salariés au régime agricole (code régime maladie = 300) seront repris dans la déclaration. Et à l’inverse, pour le champ d’application 03, les salariés au régime agricole seront omis de la déclaration. Attention dans ce cas à bien indiquer que la seconde déclaration établie pour l’établissement n’est pas de type annule et remplace (sauf si un premier envoi a déjà été rejeté par le point de dépôt concerné bien sûr). Pour tous les autres établissements n’ayant qu’un seul régime, laissez la valeur par défaut 01-déclaration totale.
Reportez-vous aux chapitres traitant de ces sujets pour savoir quand et comment déclarer ces éléments.
La déclaration est alors constituée, ce qui peut prendre quelques minutes selon le nombre de salariés à traiter. Puis on revient à la fenêtre principale, où la déclaration nouvellement créée va apparaître en tête de liste.
Rappel : dans une DSN mensuelle, LDPaye crée automatiquement un bloc 30-Individu pour chaque salarié
Ça, c'est ce qui est fait automatiquement par LDPaye et qui convient tout à fait en règle générale. Mais dans certains cas, on veut ajouter d'autres salariés et surtout d'autres bulletins que ceux présélectionnés par les règles ci-dessus. Par exemple si on souhaite déclarer dans la DSN du mois M+1 un bulletin établi tardivement pour le mois M, après la création et l'envoi de la DSN du mois M. Si le salarié n'est plus présent en M+1 et n'a pas de bulletin sur M+1, il n'est pas déclaré dans la DSN M+1 si on ne fait rien de particulier. Il faut donc l'ajouter explicitement dans ce cas. Et même s'il est présent et/ou a un bulletin sur M+1, on passera par cette fenêtre pour ajouter dans la DSN M+1 le bulletin du mois M non déclaré dans la DSN de ce mois M.
C'est dans ces cas de figure qu'il faut passer par une sélection manuelle des salariés. Cette fenêtre de sélection est obtenue en cochant dans la colonne Sélection salariés pour un ou plusieurs établissements de la déclaration à créer (Plan 2).
Notez bien que cette sélection n'est pas obligatoire ; c'est une possibilité supplémentaire qui vous est offerte, mais elle n'est à utiliser que pour traiter des cas particuliers. Soyez très prudent dès que vous faites usage de cette sélection, elle se fait sous votre entière responsabilité.
Cette fenêtre est partagée en deux : en partie droite, on trouve sous forme hiérarchique les salariés, contrats et bulletins qui vont être intégrés automatiquement dans la déclaration, de par les règles décrites ci-dessus. Alors qu'en partie gauche, on trouve tous les bulletins du mois de paye principal déclaré, présenté là-aussi en forme hiérarchique Salarié/Contrat/Bulletin.
A partir de là, il est donc possible d'ajouter des contrats et/ou des bulletins supplémentaires en les recherchant, en partie gauche, en s'aidant du filtre sur la période et du critère de présence. Par exemple, si on doit inclure un bulletin du mois précédent (établi en retard et donc non transmis dans la DSN du mois précédent), il faut ajuster la période en haut à gauche de l'écran pour viser ce mois précédent. Puis rechercher le bulletin en question dans la liste de gauche. Pour le basculer en partie droite, il suffit de double-cliquer sur l'élément à ajouter, ou de cliquer sur le bouton > au centre de la fenêtre. Si l'élément ajouté existe déjà en partie droite, l'élément n'est pas doublé, le curseur est simplement positionné sur l'élément déjà existant à droite.
En tenant la touche Ctrl enfoncé lors de l'ajout, seul l'élément sélectionné (salarié, contrat ou bulletin) est ajouté. Dans le cas contraire, l'élément est ajouté ainsi que tous les sous-éléments affichés. Ainsi, si on ajoute un salarié (par exemple un salarié qui serait parti le mois précédent, plus présent ce mois-ci), cela ajoute aussi le contrat de ce salarié (avec éventuellement la fin de contrat) et le bulletin s'il y en a un pour ce salarié dans le mois que l'on a sélectionné en haut à gauche.
Il est important de rappeler que cette sélection permet de passer outre les principes de sélection automatique des données à ajouter en DSN. A ce titre, aucun contrôle de cohérence n'est donc fait entre la DSN créée et les DSN antérieures. Elle doit donc être utilisée avec beaucoup de précautions.
Elle est destinée principalement à régulariser certaines situations d'erreur, comme l'oubli de déclaration pour un ou plusieurs salariés entrés tardivement dans le mois, pour lesquels on aurait fait un bulletin alors que la DSN mensuelle avait déjà été transmise.
Attention : si vous ajoutez des bulletins de la sorte, il faut probablement ajouter également des bordereaux de régularisation pour les différents OPS, pour déclarer et payer les cotisations sociales correspondant à ces bulletins des mois antérieurs non déclarés sur la DSN du mois antérieur. Cela est décrit au chapitre 9.4.3 Gestion des bordereaux de versement DSN : il faut utiliser le mode « avancé » pour créer ces bordereaux de régularisation.
A savoir : seules les fins de contrat pour lesquelles les informations de fin de contrat ont été saisies apparaissent dans la table, car l'établissement d'une DSN Fin de contrat est basée sur ces informations. Si vous n'avez pas enregistré ces informations lors de la sortie du salarié, il n'apparait pas ici. Vous pouvez retourner compléter ces informations dans la situation du salarié si nécessaire.
Remarque : le type Annule et remplace est géré là aussi automatiquement, comme dans le cas des déclarations mensuelles, mais sans aucune intervention « manuelle » possible. Le système détecte la présence d’une déclaration antérieure pour cette fin de contrat. Si une déclaration a été constituée dans LDPaye pour cette fin de contrat mais n’a pas été transmise au point de dépôt, ou que cette déclaration a été rejetée par le point de dépôt, il faut impérativement supprimer (mettre à la corbeille) cette déclaration antérieure avant d’en constituer une nouvelle, pour que le système n’émette pas à tort une déclaration de type Annule et remplace.
On dispose en sus d’une case à cocher Créer une déclaration de type "Annule" en partie haute de l’écran. Elle doit être utilisée uniquement si on déjà transmis une DSN de signalement de fin de contrat, que cette DSN a été acceptée par le point de dépôt, et que l’on s’aperçoit après coup que le contrat se poursuit. Cela permet d’émettre un signalement fin de contrat de type 04-déclaration annule.
La sélection du ou des arrêts à traiter se fait en cochant dans la colonne Arrêt ou dans la colonne Reprise selon le type de signalement que l’on veut émettre, voire même dans les deux si on veut émettre concomitamment un signalement Arrêt et Reprise après arrêt. Comme pour les fins de contrat, on peut sélectionner plusieurs lignes, mais au moins dans les premiers temps, pour limiter les problèmes en cas de rejet, il est préférable d’établir un envoi distinct pour chaque signalement.
Différents critères de recherche permettent de filtrer la liste des arrêts de travail, pour faciliter la recherche d’un arrêt en particulier. Attention : de par le classement de la liste, les arrêts de longue durée peuvent ne pas apparaître en début de liste ; pour signaler une reprise suite à un arrêt long, il faudra éventuellement paginer cette liste, ou faire une recherche sur le nom du salarié.
Remarque : le type Annule et remplace est géré là aussi automatiquement, comme dans le cas des déclarations mensuelles, mais sans aucune intervention « manuelle » possible. Le système détecte la présence d’une déclaration antérieure pour cet arrêt. Si une déclaration a été constituée dans LDPaye pour cet arrêt mais n’a pas été transmise au point de dépôt, ou que cette déclaration a été rejetée par le point de dépôt, il faut impérativement supprimer (mettre à la corbeille) cette déclaration antérieure avant d’en constituer une nouvelle, pour que le système n’émette pas à tort une déclaration de type Annule et remplace.
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