Pour tout fichier DSN envoyé par l’API-DSN, LDPaye récupère automatiquement, via une tâche de fond exécutée régulièrement, tous les retours relatifs à cet envoi. Il s'agit soit de simples accusés réception de la déclaration par chacun des OPS destinataires de celle-ci, soit de véritables comptes-rendus métier, qui sont eux porteurs d'informations.

Les principaux retours que l'on peut observer sont :

Code        Statut        Description

  10        KO        Avis de rejet

  10        OK        AEE (Accusé d’Envoi Électronique)

  11        KO        Bilan d’anomalies (la déclaration a été rejetée)

  11        OK        Certificat de conformité (la déclaration a été acceptée)

  20                Bilan d’identification des salariés

  21                Contrôles de cohérence inter-déclarations

Pour les DSN mensuelles :

  60                Accusé de réception URSSAF

  61                CR de l’URSSAF pour les données agrégées

  62                CR de l’URSSAF pour les données nominatives (reçu plus tard)

  50                CR de distribution aux OC

  51                CR métier des OC

  70                Accusé de réception AGIRC-ARRCO

  71                CR métier AGIRC-ARRCO

  92                Accusé de réception DGFiP

  94                CR nominatif de la DGFiP (taux du prélèvement à la source, reçu plus tard)

Pour les DSN arrêts de travail :

  30                Accusé de réception de la CNAM-MSA

  31                CR métier de la CNAM-MSA

Pour les DSN fin de contrat :

  40                Accusé de réception Pôle Emploi

  41                CR métier Pôle Emploi : C'est l'Attestation Employeur Rematérialisée (AER), le document à remettre au salarié lors de son départ.

La récupération des retours est déclenchée automatiquement suite à un envoi par l’API-DSN. Mais on n'a dans un premier temps que les retours mis à disposition quasi-instantanément par le site qui réceptionne les déclarations (en principe, les retours de code 10 et 11, et biens souvent, mais cela dépend un peu de la charge des serveurs au moment du dépôt, les retours 20 et 21 de l'URSSAF).

Par la suite, les retours sont récupérés par une méthode dite de « polling ». LDPaye demande régulièrement à récupérer tous les retours ajoutés ou modifiés depuis la demande précédente, pour tous les envois effectués par l'API-DSN, et ce pour chacun des identifiants DSN utilisés dans LDPaye. Cette méthode est « économique » en termes de bande passante car les échanges sont minimes s'il n'y a aucun nouveau retour (soit la majorité des cas). Elle est aussi plus efficace car elle récupère tous les retours au fur et à mesure de leur mise à disposition. Ce « polling » se déclenche une première fois 15 secondes après l'ouverture de la fenêtre principale de gestion des Déclarations DSN et se répète ensuite toutes les 5 minutes tant que cette fenêtre reste ouverte. Un message tout en bas de la fenêtre (partie droite de la barre de messages) indique la durée restant avant la prochaine récupération. Il est même possible de désactiver ou de forcer une récupération immédiate en cliquant (clic gauche) sur ce message. Et même si la fenêtre principale de gestion des déclarations est fermée, un polling est effectué toutes les heures, ce qui permet entre autres la récupération du CRM nominatif de la DGFiP, celui contenant les taux de prélèvement à la source à appliquer à chaque salarié, sachant que ce CRM est émis bien après l'envoi de la DSN, après le 20 de chaque mois, et qu'il faut tenir compte de ce CRM pour la paye du mois suivant.

On peut aussi forcer à tout moment la relecture des retours pour un envoi donné : il suffit de se positionner sur celui-ci dans la table figurant en partie haute de l’écran et de cliquer sur le bouton Rafraîchir les retours (CRM).

Contrôle à effectuer sur ces CRM

Avoir correctement contrôlé et envoyé sa DSN comme indiqué en page 9.6.4  Envoi d'une déclaration ne suffit : il faut ensuite s'assurer que celle-ci a effectivement été reçue par les différents OPS. Et que les CRM reçus en retour ne comportent aucune anomalie, ou à tout le moins aucune anomalie ne nécessitant une action de votre part.

Rappel : un envoi peut comporter plusieurs déclarations, relatifs à plusieurs sociétés et/ou plusieurs établissements. Les CRM sont toujours récupérés par déclaration. Si votre envoi DSN comporte 2 sociétés ayant chacune 3 établissements, votre envoi est composé de 6 déclarations et vous recevez en retour des comptes rendus distincts pour chacune de ces 6 déclarations.

Attention : si la réception du certificat de conformité et du compte-rendu métier de l'URSSAF est quasi immédiate, il n'en est pas de même pour les comptes-rendus métier DGFiP, AGIRC-ARRCO et OC. Il faut donc régulièrement revenir consulter ces comptes-rendus jusqu'à ce qu'on ait effectivement la garantie que tous les OPS destinataires ont reçu et « accepté » chacune de vos déclarations (pas d'anomalie bloquante entraînant le rejet complet de la déclaration).

Consultation des retours pour une déclaration

Pour consulter les retours (accusés réception et CRM) d'une déclaration, il faut cliquer sur la mention Envoyée figurant dans la colonne Statut de la déclaration si envoi par l'API-DSN, en partie basse de l'écran si vous êtes sur l'écran qui est partagé : liste des envois en partie haute, détail des déclarations d'un envoi en partie basse.

Notion de conformité : il est très difficile de dire, au vu des CRM reçus en retour d'un dépôt, qu'une déclaration est conforme ou pas. Qui plus est, cette notion de conformité est toujours relative, car même un envoi considéré comme conforme à un moment donné peut ne peut plus l'être suite à un retour en anomalie reçu ultérieurement d'un OPS. De ce fait, dans la colonne Statut de la déclaration si envoi par l'API-DSN, on trouve une simple mention Envoyée tant qu'aucun des retours reçus ne comporte un statut KO. Dès lors qu'un statut KO a été reçu en retour d'un OPS, la mention Envoyée (anomalies rencontrées) apparaît en rouge.

Dans les deux cas, la mention Envoyée ou Envoyée (anomalies rencontrées) est suivie d'une * s'il existe au-moins un retour encore non lu pour cette déclaration.

Quand on clique sur cette mention, on obtient donc une fenêtre présentant tous les retours reçus pour la déclaration en question. Dans cette fenêtre, si la déclaration a été envoyée plusieurs fois successivement, et qu'on a donc plusieurs flux associés à cette déclaration, une liste déroulante en haut de la fenêtre permet de naviguer parmi ceux-ci. Par défaut, c'est le flux le plus récent qui est affiché (le dernier envoi).

En partie gauche apparait la liste de tous les retours reçus, classés par type : ceux reçus du SI-DSN (le service qui réceptionne les DSN, puis les éclate et les transmets aux différents OPS), puis ceux de la DGFiP, de l'URSSAF ou de la MSA, de l'AGIRC-ARRCO et enfin des différents OC. Dans le cas d'une DSN événementielle de fin de contrat, on trouve les retours de Pôle Emploi, avec notamment l'attestation employeur (AER) en format PDF qui doit être remise au salarié. Dans le cas d'une DSN événementielle Arrêt de travail, on trouve les retours de la CNAM ou de la MSA. Les CRM comportant une anomalie figurent en rouge dans cette partie gauche.

Chaque fois qu'on clique sur un de ces retours en partie gauche, celui-ci s'affiche en partie droite, sous une forme qui varie en fonction du type de retour.

Le retour ainsi affiché est automatiquement marqué comme étant Lu au bout de 3 secondes. On peut aussi forcer le statut Lu ou Non lu via l'interrupteur placé en haut à droite de la fenêtre.
Remarque : un CRM marqué explicitement comme Non lu via cet interrupteur ne sera plus marqué automatiquement comme Lu quand on revient l'afficher ultérieurement. Il faudra à nouveau utiliser l'interrupteur pour le placer dans l'état Lu.
Rappelons que c'est ce statut Lu / Non lu qui est utilisé pour présenter la petite * à droite de la mention Envoyée : elle est présente dès lors qu'il existe au-moins un retour non lu pour la déclaration. En marquant de cette façon tous les retours comme étant lus, on peut voir rapidement, depuis la fenêtre principale de gestion des DSN, si de nouveaux retours ont été reçus depuis la dernière consultation des retours d'une déclaration.

Dans le cas d'un retour contenant une anomalie, on a en plus, au bas de la partie droite où s'affiche ce retour, un bouton Marquer l'anomalie comme traitée. Si on clique sur ce bouton, le libellé devient Anomalie traitée (on peut encore cliquer sur ce bouton pour remettre l'anomalie dans l'état antérieur, non traitée). Ce marquage permet de modifier la présentation de ces anomalies :

• Dans la partie gauche de cette fenêtre, les CRM comportant une anomalie figurent normalement en rouge. Sauf si l'anomalie a été marquée comme « traitée ».
• Même principe dans la fenêtre permettant de consulter l'ensemble de tous les retours de toutes les déclarations, décrite ici. Les CRM comportant une anomalie figurent normalement en rouge, sauf si l'anomalie a été marquée comme « traitée ».
• De plus, dans cette fenêtre permettant de consulter l'ensemble de tous les retours, on dispose d'une option Masquer les CR sans anomalie, de façon à cibler uniquement ceux présentant une anomalie. Si on coche cette option, un CRM présentant une anomalie ayant été marquée comme « traitée » sera masqué, au même titre qu'un CRM sans anomalie.
• Dans la fenêtre principale de gestion des déclarations, là où apparait la mention Envoyée (en bleu foncé) ou Envoyée (anomalies rencontrées) (en rouge), une anomalie ayant été marquée comme traitée est ignorée. De ce fait, si pour une déclaration donnée, il n'existe plus aucun CRM en anomalie non traitée, c'est la mention Envoyée qui apparait.

Ce marquage des anomalies est donc conseillé, chaque fois que l'anomalie est un simple message d'avertissement, ou que vous avez agi en conséquence pour que l'anomalie soit corrigée à l'avenir. Ainsi, ne restent réellement en anomalie que les choses les plus importantes, et vous pouvez cibler ces anomalies plus facilement.

Par ailleurs, en partie basse de la fenêtre, vous disposez des deux boutons Imprimer ce retour (celui affiché en partie droite) et Imprimer tous les retours (tous ceux listées en partie gauche). Même si ces impressions n'ont aucun d'intérêt dans le cas général. Les seuls CRM qui présentent un intérêt en impression sont ceux les CRM AGIRC-ARRCO, où l'on trouve le détail des cotisations calculées par l'AGIRC-ARRCO, et l'AER reçue de Pôle Emploi en retour d'une DSN événementielle Fin de contrat. Mais dans ces deux cas, on dispose d'un bouton supplémentaire Ouvrir le PDF qu'il est préférable d'utiliser ; on récupère ainsi le fichier PDF sans « déformation ».

Cas particulier pour l'AER : ce document peut être placé automatiquement dans la GED lors de sa réception via l'API-DSN. Il suffit de le demander dans la fenêtre accessible par le bouton Paramètre depuis la fenêtre d'envoi des DSN.

Consultation globale de tous les retours

La consultation des retours par déclaration, telle qu'elle est présentée ci-dessus, convient bien quand le nombre d'établissements est relativement modeste. Quand ce nombre croit, cela devient difficile de prendre connaissance de tous ces retours, sachant que pour chaque établissement, on récupère facilement une dizaine de retours différents, que ce soit de simples accusés réception ou de véritables CRM. D'autant que tous ces retours arrivent échelonnés dans le temps.

Pour remédier à cette problématique, LDPaye propose une autre façon de consulter ces CRM. Plutôt que d'interroger les retours pour une déclaration donnée, via le bouton Voir tous les retours (CRM) proposé en bas à gauche de la fenêtre principale de gestion des DSN, on accède à une fenêtre présentant tous les retours reçus par l'API-DSN, classés par date, toutes déclarations confondues, avec différentes options de sélection :

• Sélection par intervalle de dates (date de publication du retour), sachant que par défaut, on affiche tous les retours reçus dans le mois courant et le mois précédent. Notez la présence du bouton Période à droite pour choisir une rapidement une période plus étendue.
• Sélection par nature de retour (le code à 2 chiffres définissant le type de retour) : Accusé d'enregistrement, Certificat de conformité, Compte-rendu URSSAF, Compte-rendu OC...
• Possibilité de n'afficher que les nouveaux retours, c'est à dire ceux qui n'ont pas encore été lus.
  Rappel : chaque fois qu'on affiche un compte-rendu à l'écran pour la première fois, il est automatiquement marqué comme Lu au bout de 3 secondes. Et on a par ailleurs toujours la possibilité de marquer un compte-rendu dans l'état Lu ou Non lu, via le petit interrupteur situé en haut à droite de la fenêtre d'affichage d'un retour.
• Possibilité de masquer les retours qui ne sont que de simples accusés réception, non porteurs d'informations (Accusé de réception URSSAF et AGIRC-ARRCO notamment).
• Possibilité de masquer tous les CRM non porteurs d'anomalie.
  Rappel : les CRM porteurs d'anomalies, mais ayant été marquées comme « Anomalie traitée » ne sont plus considérés comme étant en anomalie. Ils seront donc masqués si on coche cette option de filtrage.
• Possibilité de n'afficher que les retours concernant les DSN mensuelles ou événementielles
• Possibilité de n'afficher que les retours concernant les DSN envoyées « en réel » ou « en test »
• Possibilité de n'afficher que les retours concernant la société courante
• Possibilité de filtrer les DSN concernant un ou plusieurs établissements

Ce mode de consultation des comptes-rendus s'avère bien plus efficace dès lors qu'on a un nombre de déclarations significatif. On peut prendre connaissance des anomalies très vite, sans avoir à parcourir les déclarations une à une. On peut aussi très facilement visualiser en quelques clics tous les comptes-rendus URSSAF reçus dans les 30 derniers jours, pour s'assurer que les déclarations et les paiements ont bien été acceptés par cet organisme.

A savoir :

• Depuis cette fenêtre, on peut en un seul clic marquer comme étant Lus tous les CRM apparaissant dans la liste, via le bouton Tout marquer comme lu.
• Le bouton Imprimer tous les retours permet en un seul clic l'impression de tous les retours apparaissant dans la liste, sachant que cette liste peut être filtrée à l'aide de tous les critères décrits plus haut. On peut ainsi très facilement n'imprimer que les retours en anomalie, que les retours URSSAF...
• Lorsque le nombre total de retours DSN est inférieur à 10000 (ce qui représente donc environ 600 DSN mensuelles), le rechargement de la table est instantané chaque fois qu'on modifie une option de filtrage en partie haute de l'écran. Sinon, pour des questions de performance, on est en rafraîchissement « manuel » : le fait de modifier une option de filtrage ne provoque pas le rechargement immédiat de la table ; il faut cliquer sur le bouton Rafraîchir la table (raccourci F5), situé en bas à gauche, lorsqu'on a ajusté tous les critères de filtrage. Ce bouton Rafraîchir est d'ailleurs entouré d'un cercle noir entre le moment où l'on a modifié un critère de filtrage et le moment où l'on recharge effectivement la table pour tenir compte des nouveaux critères de filtrage. On peut aussi entrer/sortir de ce mode de rafraîchissement manuel en cliquant sur l'option proposée en bas à gauche de la fenêtre.
  A noter : ce bouton Rafraîchir ne provoque que le rechargement de la table à partir des données déjà connues dans LDPaye, sans réinterroger via l'API-DSN le portail Net-Entreprise ou MSA sur la présence de nouveaux CRM mis à disposition récemment (moins d'une heure, puisque LDPaye fait implicitement cette interrogation toutes les heures, voire toutes les 5 minutes quand la fenêtre principale de gestion des DSN est ouverte). Si on souhaite le faire, il faut revenir à la fenêtre principale de gestion des DSN (voir ci-dessous) et forcer le rafraîchissement de tous les retours par la méthode de « polling », en cliquant (clic gauche) dans la partie droite de la barre de message, là où s'affiche la durée avant le prochain rafraîchissement, et en sélectionnant l'option Forcer le rafraîchissement maintenant.
• Pour revenir à la fenêtre principale de gestion des DSN, cliquez sur le bouton Voir les DSN.