Le mécanisme d'historisation dans le détail
Le traitement d'historisation des valeurs du plan de paye est déclenché automatiquement à chaque clôture annuelle. Cela revient à faire une photographie des valeurs chiffrées contenues dans le plan de paye.
Les valeurs photographiées sont les suivantes :
Par souci d'optimisation, le système réalise une photographie différentielle : seules les valeurs modifiées depuis la précédente photographie sont enregistrées chaque mois.
On peut aussi « forcer » l'historisation des valeurs du plan de paye pour un mois donné. C'est ce qu'on devra faire chaque fois qu'on souhaite calculer des bulletins sur le mois M+1 alors que la paye du mois M n'est pas achevé, et que certaines valeurs (taux de cotisation le plus souvent) changent entre M et M+1.
S'agissant d'une photographie différentielle chaque mois, cela ne peut fonctionner que si on a au moins une photographie complète de départ. Pour cela, lors de la migration de chaque dossier de paye de la version 8 à la version 9, le système réalise automatiquement une première historisation complète des valeurs du plan de paye, photographie qui est non datée, donc antérieure à toutes les photos différentielles qui seront prises par la suite. Ainsi, quand on effectue une recherche dans l'historique, si la valeur recherchée n'a jamais évolué, on récupère la valeur la plus ancienne connue qui sera donc celle du moment où on a migré en version 9.
Conséquence implicite : toutes les nouvelles possibilités liées à la présence de cet historique, dont le mécanisme de régularisation des cotisations au titre de mois antérieurs, ne fonctionne bien qu'au delà de ce mois où l'on a migré en version 9. Si on cherche à régulariser des cotisations au titre de mois antérieurs au mois où l'on a migré en version 9, on n'est pas certain que les taux de cotisation utilisés soient les bons.
Lors de chaque calcul d'un bulletin de paye, toutes les valeurs chiffrées qui sont historisées sont extraites de cet historique dès lors que le mois de paye du bulletin est antérieur ou égal au mois de la dernière photo ayant été enregistrée.
Pour chaque valeur nécessaire au calcul du bulletin (valeur de constante générale ou salarié, taux salarial ou patronal de cotisation...), LDPaye récupère alors dans l'historique la dernière valeur enregistrée pour un mois antérieur ou égal au mois de paye du bulletin.
Seule exception : celle liée au nouveau mécanisme de régularisation de cotisations au titre de mois antérieurs. Pour celles-ci, LDPaye récupère la dernière valeur (des taux de cotisation notamment) enregistrée pour un mois antérieur ou égal au mois au titre duquel on effectue la régularisation, mois qui est lui même antérieur au mois du bulletin.
Exemple : si sur le mois de février on demande une régularisation de cotisation au titre de décembre, les taux de cotisations seront recherchés dans l'historique sur une période antérieure ou égale à décembre. Les éventuelles modifications de taux réalisées postérieurement à la photo de décembre ne seront donc pas prises en compte pour la régularisation de décembre bien qu'elle soit faite sur un bulletin de février.
On exploite aussi cet historique lors de la création du bordereau URSSAF DSN. Ainsi, si on demande la création du bordereau de décembre alors qu'on est déjà sur janvier (et donc que les modifications de plafond et de taux des cotisations de janvier ont déjà été saisies), ce sont les valeurs des taux enregistrées dans la photographie de décembre qui seront exploités pour constituer le bordereau URSSAF de décembre.
Et il en est de même en ce qui concerne les régularisations de cotisations au titre de mois antérieurs. Si on reprend l’exemple présenté plus haut d'une régularisation faite en février au titre de décembre, si cette régularisation porte sur des cotisations URSSAF, cela va déboucher, lors de la création du bordereau URSSAF de février, sur la création d'un bordereau de régularisation de décembre en sus du bordereau de février. Le bordereau de février sera calcul avec les taux courants (donc en prenant en compte les modifications réalisées début janvier) alors que le bordereau de régularisation de décembre sera calculé avec les taux historisés en décembre.
Enfin, cet historique est également exploité systématiquement chaque fois qu'on fait appel à une valeur de constante générale ou salarié, par exemple lors de l'édition d'un journal de paye ou au sein d'une source de données Bureautique, même si ce cas de figure est plus rare.