Réédition des règlements

Cette procédure permet de rééditer les bordereaux de règlement fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Réédition des règlements.

Elle n'est nécessaire qu'en cas de problème matériel lors de la première édition des règlements, qui fait suite normalement à la comptabilisation des règlements fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

• Date de réédition. Indiquez la date de règlement qui doit figurer sur le bordereau de règlement.
• Devise du règlement. Indiquez la devise dans laquelle ont été émis les règlements que vous voulez réimprimer.
• Mode de paiement. Indiquez le mode de paiement utilisé pour les règlements que vous voulez réimprimer.
• Banque. Indiquez la banque sur laquelle ont été tirés les règlements que vous voulez réimprimer.

• Trié par. Vous pouvez imprimer les bordereaux de paiement trié par N° ou par Nom du tiers.
• Imprimer les chèques dans l'ordre inverse. Cette option permet d'avoir les N° de chèque qui soient ordonnés comme les N° de bordereau, sans avoir à trier auparavant la liasse de chèque dans le bon ordre selon la façon dont la papier est placé dans le bac (premier N° de chèque ou dernier N° chèque placé en haut du bac).
• Ajouter une copie des éditions dans la GED. Si vous cochez cette option, chaque bordereau de paiement sera enregistré sous forme PDF dans la GED de LDCompta, relié au fournisseur concerné. Vous pourrez ainsi le revoir ou même le réimprimer facilement depuis la fiche du fournisseur.
  Attention : en principe, ces bordereaux ont déjà été placés dans la GED lors de la première impression. Si vous cochez à nouveau cette option, ils risquent donc de faire doublon.

• Du N° de bordereau - Au N° de bordereau. Il faut identifier ici la tranche de bordereaux de règlements que vous souhaitez rééditer. Le numéro de règlement est celui qui a été attribué lors de la comptabilisation du règlement, qui figure sur le document imprimé, et qui correspond également au N° de pièce du règlement (sauf en cas de numérotation automatique, le N° de règlement étant alors porté dans la zone Référence document).

• Du N° de chèque - Au N° de chèque. Indiquez ici, dans le cas où l'on imprime des lettres-chèques, le N° de chèque porté sur la première lettre-chèque qui va s'imprimer (celle en haut du bac de l'imprimante). Le N° du dernier chèque est mis à jour automatiquement en fonction du nombre de chèques qui vont s'imprimer, nombre qui dépend aussi de la sélection effectué sur les N° de bordereaux en cas de demande de réimpression.
  Rappelons en effet que lors de la comptabilisation initiale des règlements, le N° de chèque est inscrit dans le libellé de l'écriture. En cas de réédition, le nouveau N° de chèque sera reporté dans le libellé des écritures de règlement.

Suivi des chèques imprimés

L'ordinateur garde systématiquement une trace de tous les chèques imprimés par la procédure de règlement automatique des fournisseurs. Ainsi, on peut obtenir à tout moment une liste des chèques ayant été produits en automatique, avec pour chaque chèque :

• la date et l'heure d'édition
• le N° du bordereau de règlement automatique
• le tiers destinataire du chèque
• la banque sur laquelle a été tiré le chèque
• le N° du chèque
• le montant
• le nom de l'utilisateur ayant demandé l'édition
• s'il s'agissait d'une réédition, le N° du chèque remplacé.

Pour obtenir cette liste, utilisez l’option de menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Liste des chèques imprimés.

Vous pouvez aussi, dans cette même procédure, demander l’épuration de cet historique des chèques imprimés.

Édition des avis de domiciliation

Cette procédure permet d'éditer les avis de domiciliation pour ce qui est des règlements par BO, mais aussi d'une façon plus générale des listes de règlements effectués quel que soit le mode de paiement choisi. Utilisez pour cela l’option de menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Avis de domiciliation.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de sélection des règlements à traiter, comportant les zones suivantes :

• Devise. Cette zone permet de limiter l'édition à une devise de paiement donnée. Si vous voulez traiter tous les règlements quelle que soit la devise utilisée, il faut laisser cette zone à blanc.
• Mode de paiement. Cette zone permet de limiter l'édition à un mode de paiement donné. Si vous voulez traiter tous les règlements quel que soit le mode de paiement utilisé, il faut laisser cette zone à blanc.
• Banque. Cette zone permet de limiter l'édition à une banque donnée. Si vous voulez traiter tous les règlements quelle que soit la banque sur laquelle le règlement a été tiré, il faut laisser cette zone à blanc.
• Depuis la date d'échéance. Cette zone permet de limiter l’édition aux seuls règlements dont la date d'échéance est postérieure ou égale à la date indiquée.
• Jusqu'à la date d'échéance. Cette zone permet de limiter l’édition aux seuls règlements dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date indiquée.
• Avis jamais édités. Cette zone, si on l’active, permet de limiter l'édition aux seuls règlements pour lesquels il n'y a encore jamais eu édition d'un avis de domiciliation. Cela permet notamment, suite à un traitement de comptabilisation et d'édition de règlements fournisseurs, de n'éditer que les avis de domiciliation correspondant aux nouveaux règlements émis.
• Type d'effets. Cette zone permet de s'intéresser uniquement aux effets à payer :
• indiquez Effets à payer pour limiter l'édition aux seuls règlements correspondant à des effets à payer, c'est à dire aux règlements de type BO émis dans le compte effets à payer, mais non encore comptabilisés en banque. Il s'agit de l'en-cours véritable « effets à payer ».
• indiquez Effets déjà payés pour limiter l'édition aux seuls règlements correspondant à des effets effectivement payés, c'est à dire aux règlements de type BO émis dans le compte effets à payer, puis sortis de ce compte pour être comptabilisés en banque.
• indiquez Tous les effets si vous ne souhaitez aucune sélection sur ce critère.

Liste des écarts de solde fournisseur

Cette procédure permet de contrôler, pour l’ensemble des comptes fournisseurs, le total des échéances restant en attente de règlement dans l’échéancier par rapport aux soldes comptables de ces fournisseurs.

En effet, comme cela a été décrit précédemment, l’échéancier fournisseurs est en quelque sorte « extra-comptable », cela dans le sens où l’on a toute liberté pour créer, modifier ou supprimer des échéances sans rapport direct et immédiat avec une pièce comptable enregistrée dans le compte du fournisseur. Cette façon de faire apporte une grande souplesse dans la gestion des règlements fournisseurs.

Le système propose toutefois un certain nombre de garde-fous pour éviter que l’échéancier ne s’éloigne par trop de la comptabilité proprement dite. Pour ce faire, le système émet des messages ou fenêtres d’avertissement chaque fois que, suite à une saisie de facture ou de règlement, ou encore une mise à jour de l’échéancier fournisseurs, on observe une discordance entre le solde du compte fournisseur d’une part, et la somme des échéances restant à régler dans l’échéancier d’autre part. De plus, il est conseillé de vérifier périodiquement, et notamment lors de l’établissement d’un bilan, que l’ensemble des échéances restant à régler peut s’expliquer par rapport aux soldes comptables. C’est l’objet de cette procédure.

Celle-ci est accessible depuis le menu Outils/Vérification des données/Liste des écarts de soldes fournisseurs.

Au lancement de la liste, vous pouvez opter entre deux modes de contrôle :

• Contrôle d'égalité de solde entre le compte et l'échéancier, tous journaux et modes de paiement confondus
• Contrôle de cohérence ne prenant en compte, côté compte fournisseurs, que les écritures passées sur des journaux d'achat (ceux ayant l'option Mise à jour de l'échéancier fournisseur dans les paramètres journaux), avec une possibilité supplémentaire d'omettre certaines écritures en fonction de leur modes de paiement (par exemple, bien souvent, les factures ayant un mode de paiement Prélèvement ne sont pas gérées dans l'échéancier fournisseur, le prélèvement étant émis directement par le fournisseur et sera comptabilisé au vu du relevé bancaire).

La liste qui est produite par cette procédure signale tous les comptes fournisseurs pour lesquels il y a discordance entre compte et échéancier fournisseurs. Pour chacun de ces fournisseurs, le système présente :

• Le N° et le nom du fournisseur.
• Le solde du compte fournisseur ou le total des écritures prises en compte dans ce compte, si vous avez choisi le 2ème mode de contrôle présenté ci-dessus.
• Le total des échéances restant en attente de règlement dans l’échéancier fournisseurs.

Au vu de cette liste, on peut, si besoin est, effectuer les corrections nécessaires dans l’échéancier fournisseurs pour rétablir la cohérence de celui-ci par rapport aux soldes comptables. On utilise pour cela la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs.

Il faut rappeler ici qu’une discordance n’est pas obligatoirement synonyme d’anomalie. Dans certains cas de figure, la discordance est souhaitée :

• Enregistrement d’un acompte sur commande dans l’échéancier
• Enregistrement partiel d’une facture dans l’échéancier suite à litige fournisseur…

On peut essayer de limiter ce genre de discordance en enregistrant toujours la totalité des factures et avoirs fournisseurs dans l’échéancier, quitte à ne jamais donner de bon à payer aux factures sur lesquelles il y a litige, ou mieux, à les isoler en leur affectant un mode de paiement particulier RS=Règlement suspendu par exemple. L’utilisation d’un mode de paiement spécifique Règlement suspendu apporte une plus grande sécurité, notamment si vous ne gérez pas explicitement, c’est à dire par saisie manuelle échéance par échéance, la notion de Bon à payer.