LDCompta inclue un module de compensation entre clients et fournisseurs, souvent utile dans le monde du transport. L’objectif de ce module est de pouvoir émettre des paiements fournisseurs, en tenant compte de compensations entre différents comptes clients et fournisseurs.

Il est accessible depuis l’option de menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Compensation clients fournisseurs.

Définition des liens clients-fournisseurs

La première chose à faire consiste à définir les comptes qui peuvent se compenser entre eux. Cela se fait par le bouton Liens proposé en bas à droite de la fenêtre principale.

Le but est donc d’associer à un fournisseur « principal » (le fournisseur à payer) un ensemble de comptes clients ou fournisseurs.

Pour cela, la saisie permet d’enregistrer les correspondances entre d’un côté le fournisseur « principal » et de l’autre :

• Soit une liste de clients, identifiés par leur code.
• Soit un groupe, identifié par un code groupe. Cette méthode est la seule permettant de pouvoir compenser un fournisseur avec un ou plusieurs clients, mais aussi de pouvoir compenser plusieurs fournisseurs entre eux. Il faut dans ce cas que tous les fournisseurs et clients à compenser ensemble appartiennent au groupe mis en regard du fournisseur « principal » de compensation. Bien entendu, les codes groupes utilisés côté clients et côté fournisseurs devront dans ce cas être identiques.

Attention : pour un client donné, il ne faut définir qu’un seul fournisseur de compensation (méthode 1 ci-dessus). De plus, si un client est associé à un fournisseur, il reste associé à celui-ci même si son code groupe est associé à un autre fournisseur (déconseillé).

Seuls les fournisseurs ayant au moins un client ou un groupe en relation dans cette table sont considérés comme « compensables » et seront traités dans tout le module décrit ici.

En parallèle de cette table, on doit définir les comptes collectifs qui doivent être traités par cette chaîne de compensation. On peut choisir un ou plusieurs collectifs clients, et un ou plusieurs collectifs fournisseurs. Cela se fait dans la fenêtre accessible via le bouton Paramètres de la fenêtre principale.

Étape 1 - Préparation des relevés de compensation

La première phase du traitement de compensation consiste à créer un fichier des relevés de compensation. On la lance par le bouton Préparer de la fenêtre principale. Un écran de sélection offre les critères suivants :

• Intervalle de dates pour sélection des factures et avoirs. La sélection se fait sur la date comptable des factures et avoirs.
• Un fournisseur à compenser ou tous

Cette préparation constitue un fichier de travail, contenant toutes les factures fournisseurs répondant aux critères de sélection indiqués, ainsi que les factures clients venant en compensation. Seules les écritures non lettrées des comptes fournisseurs et clients sont prises en compte. On a un relevé de compensation par fournisseur à compenser, identifié de façon unique par un N° de relevé de compensation.

Remarques :

• Les compensations liées à un groupe se font sur l’ensemble des fournisseurs et clients (sauf ceux liés à un autre fournisseur à compenser) ayant le code groupe défini.
• Le traitement se base sur le compte fournisseur, et non sur l’échéancier fournisseur.
• Il n’y a pas de sélection sur le critère « date d’échéance », puisque le critère de sélection s’applique sur les dates des factures. Rien n’empêche donc qu’il y ait compensation entre des factures ayant des dates d’échéance différentes.
• Le mode de paiement retenu est celui indiqué dans la fiche fournisseur. Celui porté dans la ou les fiches des clients venant en compensation est ignoré.
• Lors de cette phase préparatoire, pour chaque fournisseur traité, s’il existe déjà un relevé de compensation « préparé » et non encore « payé », ce relevé est supprimé avant de déclencher la préparation du nouveau relevé. On ne peut en aucun cas avoir, à un instant t, pour un même fournisseur, deux relevés « préparés non payés ».

Étape 2 - Édition de la liste des relevés de compensation

Cette édition est lancée par le bouton Imprimer en bas à gauche de la fenêtre principale. Elle reprend les informations issues du fichier préparé à l’étape précédente. Elle est triée par N° de fournisseur. On peut demander l’édition de tous les relevés de compensation non encore payés, ou d’un relevé seulement, en indiquant son N°.

Le relevé est présenté au format A4, avec dans un premier temps les factures des fournisseurs, puis dans un second temps les factures clients venant en déduction.

Il est possible d'insérer quelques lignes de texte en partie haute du relevé, après l'adresse du fournisseur destinataire du relevé et avant le tableau présentant le détail des factures. Ce texte doit être inscrit dans un fichier au format RTF (pouvant donc être préparé avec un logiciel comme Word), le nom et l'emplacement de ce fichier RTF devant être précisé dans la fenêtre accessible par le bouton Paramètres de la fenêtre principale. Ce texte peut même être modifié « à la volée » sur le 2ème onglet de la fenêtre de lancement de cette impression.

Cette édition peut être envoyée par mailing. Dans ce cas, le relevé de compensation sera envoyé par mail à l’adresse mail du fournisseur à compenser. Au préalable, un aperçu des relevés des fournisseurs n’ayant pas de mail (s’il y en a) sera affiché, puis un autre pour ceux qui seront envoyés. Une confirmation est demandée après chaque aperçu, avant de continuer.

Les paramètres utilisés pour l’envoi des mails sont les même que ceux utilisés pour l’envoi des bordereaux de paiements « standard » par mailing, et sont accessibles par le bouton Paramètres de cette fenêtre de lancement d'édition.

Étape 3 - Correction des relevés de compensation

Il est possible d'intervenir sur les relevés de compensation préparés à l'étape 1. Deux types d’actions sont possibles :

• Soit sortir une facture fournisseur ou client de la compensation, et recalculer le relevé en conséquence : il faut cliquer sur le bouton Corriger de la fenêtre principale après avoir sélectionné le relevé à modifier. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle on peut supprimer les différentes factures reprises sur le relevé.
• Soit supprimer globalement le relevé de compensation : cela se fait par le bouton Supprimer de la fenêtre principale.

On peut rééditer à ce stade la liste des relevés de compensation (retour sur étape 2), tenant compte des corrections effectuées, en cliquant à nouveau sur le bouton Imprimer de la fenêtre principale.

Remarque : lorsqu’une facture fournisseur ou client est sélectionnée sur un relevé de compensation, puis que le relevé est annulé (ou que la facture est « sortie » du relevé), la ou les factures concernées se retrouveront lors de la prochaine exécution de la phase de préparation des relevés de compensation (étape 1) pour le fournisseur concerné.

Étape 4 - Comptabilisation et édition titres de paiement

Ce traitement est soit global pour tous les relevés ayant été préparés à l’étape précédente et non encore payés, soit ponctuel pour un relevé donné. Elle tient compte bien entendu des éventuelles corrections faites par la procédure décrite ci-devant. Il est lancé par le bouton Comptabiliser de la fenêtre principale, qui présente une fenêtre pour les options de comptabilisation.

Dans celle-ci, on peut demander la comptabilisation de tous les relevés de compensation non encore payés, d'une partie de ceux-ci en les sélectionnant sur le 2ème onglet de cette fenêtre), ou d’un relevé seulement, en indiquant son N°.

On doit également indiquer :

• La banque de paiement.
• La date de comptabilisation du ou des relevés.
• La date d’échéance du relevé. Cette dernière peut être soit une date « fixe » que l’on choisit ici, soit une date calculée à partir d’une date de départ saisie ici et du délai de paiement défini dans la fiche du fournisseur.
• L'option Imprimer les lettres de paiements doit être cochée si vous voulez imprimer une lettre de paiement (lettre-chèque, lettre-BO, lettre-virement...) en sus du relevé de compensation. A défaut, le titre de paiement (chèque, BO, virement) devra être émis en dehors de LDCompta.
• L'option Lettre de paiement incluse dans l'e-mail doit être cochée si vous voulez que la lettre de paiement (lettre-virement bien souvent) soit transmise en format PDF en pièce jointe de l'e-mail. Cette option n'a de sens que si vous envoyez les relevés de compensation par e-mail. Si le paiement s'effectue par lettre-chèque, celles-ci doivent forcément être transmises séparément, par un courrier papier, les lettres-chèques ne pouvant être transmises en PDF.
• Nombre de copies : indiquez le nombre de copies souhaitées pour les relevés de compensation. Utilise surtout si vous envoyez ces relevés par courrier « papier » et que vous souhaitez en conserver une copie.

La « comptabilisation » du relevé n’est effective que lorsque le solde du relevé est créditeur, et ce quel que soit le mode de paiement du fournisseur destinataire du relevé. Elle se fait selon le schéma de comptabilisation suivant :

• Une écriture passée dans chaque compte fournisseur et client intervenant sur le relevé, venant lettrer la ou les écritures concernées ;
• Une écriture de contrepartie au compte de banque, ou au compte « effet à payer » lorsque le mode de paiement utilisé est de type « BO ». Le paiement sera dans ce dernier cas inscrit dans le portefeuille des effets à payer, de façon à ce que la domiciliation de cet effet puisse être par la suite enregistrée directement dans la procédure de gestion des effets à payer.

Chacune de ces écritures aura comme libellé Relevé compensation nnnnn.

Le système imprime alors le titre de paiement, qui peut être une lettre-chèque, une lettre-BO ou une lettre virement.

Sur ce titre de paiement n’apparaît qu’une ligne par compte entrant en jeu dans la compensation (les écritures telles qu’elles ont été passés dans les comptes de tiers, selon le schéma décrit ci-dessus). Le détail des factures et avoirs réglés n’apparaît donc pas sur ce titre de paiement ; il faut y adjoindre le relevé de compensation pour que le fournisseur soit informé du détail des factures fournisseurs réglées et des factures clients déduites en compensation.

Ces éditions peuvent également être envoyées par mailing. Dans ce cas, le relevé et la lettre de paiement sont envoyés par mail à l’adresse mail du fournisseur. Les paramètres et le principe de fonctionnement sont les même que lors de l’édition des relevés par mailing (cf Étape 2).

Suite à la comptabilisation, l’échéancier fournisseur est « épuré » de toutes les factures ayant été réglées par le relevé de compensation. Les règles pour effectuer cette épuration sont les mêmes que celles utilisées lors d’un règlement manuel fournisseur : chaque facture est « rapprochée » de l’échéancier fournisseur à « N° de facture » et « Date d’échéance » identiques.

Remarque : même après comptabilisation, on peut demander une réédition d’un relevé de compensation par l’étape 2, ou la réédition du titre de paiement, par l’option du menu Traitement/Règlement automatique des fournisseurs/Réédition règlement.

Objet et corps de l’e-mail

Lors de l’envoi d’un relevé de compensation par mail, l’objet et le corps du mail peuvent être générés par programmation, comme c’est le cas pour les bordereaux de paiement fournisseurs. Pour cela, il faut ajouter les codes sources Impr_MailObjet et Impr_MailCorps dans le fichier source défini dans la Fiche société, onglet Formulaires, pour le mode de paiement concerné. Ces 2 procédures doivent retourner une chaîne de caractères contenant le texte à envoyer.

Remarque : Lors de l’envoi par mail des relevés uniquement, le formulaire utilisé est recherché à partir du mode de paiement uniquement (il ne tient pas compte de la banque de paiement qui n'est pas encore connue à ce stade), alors que lors de l’envoi par mail au moment de la comptabilisation du relevé, le formulaire tient compte de la banque utilisée (si un formulaire a été paramétré pour ce mode de paiement et pour cette banque).

Exemples (avec le code source par défaut) :

[Impr_MailObjet]

Renvoyer "Relevé de compensation " + CPTPAR.RSSO

Cas d'un règlement par virement :

[Impr_MailCorps]

Texte est une chaine

Texte += "Messieurs," + RC

Texte += RC

Si TotalRGF >= 0 ALORS

       Texte += "Nous donnons l'ordre ce jour à notre banque d'effectuer un virement d'un montant de " + SansEspace(NumériqueVersChaine(TotalRGF,"11,2f")+Gauche(" "+LibelleDeviseRGF)) + RC

       Texte += "sur votre compte "+CPTSVI.DOBQ + " - " + CPTSVI.IBBQ + " " + CPTSVI.COBQ+" "+CPTSVI.GUBQ+" "+CPTSVI.CPBQ+" "+CPTSVI.CLBQ + " " + CPTSVI.BIBQ + "." + RC

Texte += RC

Texte += "Vous trouverez le détail des factures réglées sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

Texte += RC

Texte += "Croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

SINON

       Texte += "Vous trouverez le détail des factures à nous régler sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

       Texte += RC

       Texte += "Dans cette attente, croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

FIN

Texte += RC

Texte += "La comptabilité fournisseur" + RC

Renvoyer Texte

Cas d'un règlement autre qu'un virement, l'option Lettre de paiement incluse dans l'e-mail est cochée

[Impr_MailCorps]

Texte est une chaine

Texte += "Messieurs," + RC

Texte += RC

Si TotalRGF >= 0 ALORS

       Texte += "Veuillez trouver ci-joint notre règlement d'un montant de " + SansEspace(NumériqueVersChaine(TotalRGF,"11,2f")+Gauche(" "+LibelleDeviseRGF)) + RC

       Texte += RC

       Texte += "Vous trouverez le détail des factures réglées sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

       Texte += RC

       Texte += "Croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

SINON

       Texte += "Vous trouverez le détail des factures à nous régler sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

       Texte += RC

       Texte += "Dans cette attente, croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

FIN

Texte += RC

Texte += "La comptabilité fournisseur" + RC

Renvoyer Texte

Cas d'un règlement autre qu'un virement, l'option Lettre de paiement incluse dans l'e-mail n'est pas cochée

[Impr_MailCorps]

Texte est une chaine

Texte += "Messieurs," + RC

Texte += RC

Si TotalRGF >= 0 ALORS

Texte += "Nous vous expédions ce jour notre règlement d'un montant de " + SansEspace(NumériqueVersChaine(TotalRGF,"11,2f")+Gauche(" "+LibelleDeviseRGF)) + RC

       Texte += RC

       Texte += "Vous trouverez le détail des factures réglées sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

       Texte += RC

       Texte += "Croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

SINON

       Texte += "Vous trouverez le détail des factures à nous régler sur le relevé de compensation ci-joint." + RC

       Texte += RC

       Texte += "Dans cette attente, croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

FIN

Texte += RC

Texte += "La comptabilité fournisseur" + RC

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