14.6 Gestion des traites émises à l’acceptation

Cette procédure permet de gérer un portefeuille de traites émises à l’acceptation.

Celle-ci n’a d’intérêt véritable que si ce portefeuille est alimenté en automatique par la procédure d’interface des ventes. Ainsi, il n’y a pas à saisir ces traites pour les introduire dans ce portefeuille. Lors du retour de la traite, il n’y a qu’à la pointer pour que celle-ci soit comptabilisée, ce qui est beaucoup plus rapide que de l’introduire par la procédure de saisie des règlements clients.

Le portefeuille de traites émises à l’acceptation est « extra-comptable », dans le sens où une traite présente dans ce portefeuille ne génère aucune écriture comptable, ni dans le compte du client, ni dans un compte de portefeuille. C’est lors du retour d’acceptation qu’il y a comptabilisation et lettrage éventuel du compte de tiers.

L’autre intérêt de ce portefeuille de traites est de pouvoir les relancer si elles ne reviennent pas assez vite d’acceptation. Le module de relance clients offre en effet une option spécifique Relance des traites émises à l’acceptation pour cela.

Cette procédure est accessible depuis le menu Saisie/Gestion des traites à l'acceptation.

L’écran principal de cette procédure présente la liste de toutes les traites présentes dans le portefeuille. 3 zones de sélection sont présentes en partie haute :

• Traites émises avant le. Permet de limiter l’affichage aux seules traites dont la date d’émission est antérieure à la date indiquée.
• N° de client. Permet de limiter l’affichage aux seules traites du client indiqué.
• N° de règlement. Permet de limiter l’affichage aux seules traites portant le N° de règlement (N° de pièce) indiqué.

Pour agir sur la liste des traites, vous disposez des boutons suivants :

• Accepter. Permet de comptabiliser la traite lors de son retour d’acceptation. Les données de la traite ne seront pas modifiables. Seule la date de retour d’acceptation doit être saisie, cette date étant prise comme date de comptabilisation. Le système enchaîne ensuite avec l’écran de lettrage du compte client concerné.
• Modifier. Permet de modifier une traite en portefeuille, et éventuellement de la comptabiliser dans la foulée (même chose que Accepter, mais toutes les données de la traite sont modifiables. Pour la comptabiliser, il suffit de renseigner la zone Date du retour sur l’écran de modification.
• Créer. Permet d’ajouter une traite dans le portefeuille. Comme il est dit plus haut, cette option est peu utilisée ; les traites sont créées en général par la procédure d’interface, en même temps que les écritures du journal des ventes.
• Supprimer. Permet de supprimer une traite en portefeuille. La traite n’étant pas encore comptabilisée à ce stade, sa suppression ne pose aucun problème particulier.
• Épurer. Permet de supprimer un ensemble de traites non revenues d’acceptation, en fonction de leur date d’échéance. Vous pouvez ainsi supprimer toutes les traites non revenues d’acceptation alors que l’échéance est dépassée. Cela évite de les relancer par la procédure de relance des traites à l’acceptation ; l’échéance étant dépassée, la ou les factures correspondant à cette traite vont entrer dans le circuit classique de relance des restes dus clients.

Lors de la comptabilisation de la traite (boutons Accepter ou Modifier si l’on renseigne la date comptable du retour), le système comptabilise la traite dans le journal et sur le compte de portefeuille de règlements clients, portefeuille dont le code est fixé dans la fiche société, sur l’onglet Trésorerie. L’écran de lettrage du compte client qui est proposé lors de cette comptabilisation dispose des mêmes fonctionnalités que lors de la saisie d’un règlement client.

Rappel : cette procédure est accessible directement depuis la procédure de saisie des règlements clients, par le bouton Traites. Ainsi, lors de la saisie d’un règlement pour un tiers, le système peut vous informer de la présence d’une traite dans ce portefeuille pour le tiers considéré ; en actionnant ce bouton Traites, vous basculez dans cette procédure pour consulter, accepter ou supprimer la ou les traites de ce tiers, avant de revenir à la procédure de saisie des règlements clients.