15.6 Relance des traites émises à l’acceptation

Cette procédure permet de relancer les traites émises à l’acceptation, pour tenter de les faire rentrer d’acceptation plus vite. Elle est basée sur le portefeuille de traites émises à l’acceptation, et non sur les comptes clients.

Le traitement est donc totalement différent de celui de la chaîne de relance décrite dans les paragraphes précédents. La seule chose en commun est la saisie des lettres-types ; en effet, cette procédure permet d’éditer soit une liste des traites à relancer, soit des lettres de relance de traites. Dans ce dernier cas, elle utilise une lettre-type, même s'il faut prévoir dans ce cas une lettre spécifique pour laquelle le texte sera bien différent.

La relance des traites à l’acceptation vient, dans le temps, bien en amont de la relance du compte client. On relance une traite alors que l’échéance est à venir, alors que l’on relance le compte client lorsque l’échéance est dépassée.

Cette procédure est accessible depuis le menu Traitement/Relances clients/Relance des traites émises à l'acceptation.

La saisie des paramètres se fait dans deux onglets.

Onglet Général

• Édition liste des traites. Activez cette option pour imprimer une liste de traites à relancer.
• Édition des lettres de relance. Activez cette option pour imprimer des lettres de relance des traites émises à l’acceptation.
• N° de la lettre-type. En cas d’édition de lettre de relance, indiquez le N° de la lettre-type à imprimer. Il n’y a pas de gestion de plusieurs niveaux de relance de traites, comme c’est le cas dans la chaîne de relance des comptes clients. En revanche, il est possible de lancer le traitement en plusieurs fois, avec des sélections de dates différentes, en choisissant chaque fois la lettre-type adaptée. Par exemple, pour les traites venant à échéance dans moins de 20 jours, on pourra utiliser une lettre-type plus ferme que s’il s’agit de traites venant à échéance dans 2 mois.
• Traites émises après le – avant le. Permet de sélectionner les traites à relancer en fonction de leur date d’émission.
• Traites échues après le – avant le. Permet de sélectionner les traites à relancer en fonction de leur date d’échéance. Les deux critères de date, date d’émission et date d’échéance peuvent être combinés.
• Groupe pour relance. Permet de ne traiter que les clients d’un groupe donné, ou jusqu'à un groupe donné. Par défaut, tous les groupes de relance clients seront traités, hormis le groupe 0 qui est toujours écarté.
  Rappel : le groupe de relance client est défini dans la fiche de chaque client.

Le bouton Paramètres de relance permet d'accéder à l'écran de configuration des paramètres de relance déjà décrit au chapitre Édition des lettres de relance. Mais dans cette fenêtre, ce ne sont que les options de l'onglet Impression qui ont du sens.

Onglet Représentant

Il n’est accessible que si vous avez choisi une valeur autre que Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant sur l’onglet Tiers de la Fiche société.
Cet onglet comporte les zones suivantes :

• Trié par. Vous avez le choix entre imprimer les lettres triées par N° de client ou par code représentant. Dans le second cas, il sera plus simple de regrouper les lettres par représentants, ces derniers se chargeant de la relance de leurs clients respectifs.
• Sélection des représentants depuis le code - Jusqu'au code. Permet de ne traiter que les clients attachés à un code ou un intervalle de codes représentants donnés.

Conseil

Pour éviter de relancer des traites dont l’échéance est de dépassée (ou trop proche), il est conseillé de lancer périodiquement une épuration des traites en fonction de leur date d’échéance. Cela peut se faire depuis la procédure de gestion du portefeuille de traites à l’acceptation, par le bouton Épurer.

Ces traites non revenues d’acceptation vont arriver « naturellement » dans le circuit de relance classique, puisqu’une traite à l’acceptation n’a donné lieu à aucune comptabilisation. La facture correspondante dans le compte client est donc restée non lettrée ; une fois l’échéance atteinte, la facture sera prise en compte dans la chaîne de relance des comptes clients.