Cette procédure permet de lancer la recherche des clients à relancer, par une analyse complète des comptes clients, et d'éditer la liste des clients à relancer qui en découle. Cette liste peut soit être considérée comme une liste préparatoire à l’édition des lettres de relance proprement dit, soit être utilisée pour une relance téléphonique.

Cette procédure est accessible depuis le menu Traitement/Relances clients/Recherche des clients à relancer.

Principes de recherche des clients à relancer

Lors de la recherche des clients à relancer, le système commence par calculer le solde de chaque compte client, en ne prenant en compte que les écritures non lettrées ayant une date d’échéance antérieure à une date limite choisie au lancement de ce traitement (limite portant au débit uniquement, ou au débit et au crédit selon le cas).

• Si ce solde calculé est supérieur à un montant minimum pour relance (choisi également au lancement du traitement), le client est en situation de relance ; le système marque alors les écritures mises en jeu dans le calcul du solde effectué précédemment.
  Le marquage consiste à attribuer un niveau de relance à chaque écriture. Si l'écriture n'a jamais fait l'objet d'une relance, le niveau attribué sera pris égal à une valeur minimum qui est fonction du groupe de relance du client (en règle générale, cette valeur minimum est 1). Si l'écriture a déjà fait l'objet d'une relance, et si l’option Oui, pour toutes les écritures relancées a été choisie à l'invite Augmentation du niveau de relance au lancement de ce traitement, le niveau de relance de l’écriture croît d'une unité, avec une valeur maximum qui est elle aussi fonction du groupe de relance (en règle générale, cette valeur maximum est 9).
• Si au contraire le solde client calculé est créditeur, ou débiteur pour un montant inférieur au montant minimum de relance, le système démarque toutes les écritures constituant le solde du client.

Tout ce traitement de recherche et d'édition de lettre se fait par « compte client », c’est à dire pour chaque couple (compte collectif, N° de client). Pour un compte client donné, on n’a donc toujours qu’une seule lettre de relance ; on n’imprime pas autant de lettres qu’il y a de niveaux différents parmi les écritures relancées.

Pour déterminer le N° de la lettre-type qui doit s’imprimer, le système calcul un niveau final (ou global) de relance pour chaque compte client, puis récupère le N° de lettre correspondant à ce niveau et au groupe de relance du client, à l'aide du tableau à deux entrées présenté plus haut (niveau de relance global du client en ligne, groupes de relance en colonne, N° de la lettre à l'intersection Niveau-Groupe).

Le niveau final (ou global) de relance du compte client est égal au niveau maximum de relance constaté parmi les différentes écritures constituant le solde relancé. Il existe toutefois un paramètre, accessible par le bouton Paramètres de relance depuis l'onglet Recherche de la fenêtre présentée ci-après, pour faire en sorte que ce niveau final ne tienne compte que des écritures au débit. Ainsi, les éventuelles écritures relancées au crédit sont intégrées dans le solde, mais n'influent pas sur le calcul de ce niveau de relance final.

A savoir : même quand le module Devises est actif, tout ce traitement de recherche des clients à relancer s’effectue en devise de référence ; seule l’édition de la lettre s’effectue éventuellement en devise, en fonction de ce qui a été spécifié au niveau de la lettre-type imprimée en final.

Prise en compte des lettrages partiels

Chaque lettrage partiel est géré comme s'il s'agissait d'une véritable écriture, qui se substitue aux écritures lettrées partiellement, qui elles sont ignorées. On utilise ainsi les données du lettrage partiel, telles que le libellé lettrage partiel, la date d'échéance, le niveau de relance.

De cette façon, sur les lettres de relance, on peut ne faire apparaître que le solde restant à régler pour chaque facture chaque fois qu'il y a eu un règlement partiel.

En cas de modification du niveau de relance sur un lettrage partiel, soit de façon automatique par le programme de recherche des clients à relancer, soit par la procédure de modification des relances client par client décrite plus loin, le niveau de relance attribué au lettrage partiel est systématiquement reporté sur toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel. Ce point est important en cas de délettrage du lettrage partiel : toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel conserveront le niveau de relance du lettrage partiel lors de la suppression de celui-ci.

Lancement du traitement de recherche et édition

En sélectionnant l'option de menu Traitement/Relances clients/Recherche des clients à relancer, vous obtenez la fenêtre suivante, avec 3 onglets décrits ci-après :

Onglet Général

Le premier onglet Général comporte les zones suivantes :

• Type de traitement. Choisissez l’une des valeurs suivantes :
• Recherche et édition. Permet de lancer le traitement de recherche des clients à relancer. Il y aura alors parcours de l'historique comptable pour déterminer le solde « en situation de relance » de chaque compte client, avec attribution des niveaux de relance en conséquence. Suite à cette recherche, une liste mise à jour est imprimée.
• Édition de la liste seulement. Permet de seulement rééditer la liste des clients à relancer sans qu'il y ait de nouvelle recherche. On n’obtiendra pas obligatoirement la même liste que lors de l’édition précédente ; en effet, les factures réglées entre temps auront disparu de la nouvelle liste. En revanche, en l’absence du traitement de recherche, aucune nouvelle facture ne sera prise en compte sur la nouvelle liste.
• Niveaux de relance à lister. Cette invite est composée de 9 cases à cocher, correspondant aux neuf niveaux de relance possibles pour un client.
  Si vous voulez imprimer tous les clients en situation de relance, cochez toutes les cases. Si au contraire vous souhaitez vous limiter aux niveaux 1 à 7, ne cochez pas les cases correspondant aux niveaux 8 et 9, si ces niveaux correspondent à une gestion de contentieux faite par ailleurs.
  Notez que ce filtrage par niveau peut s'appliquer sur le niveau « final » du client (niveau maximal des écritures relancées pour le client) ou sur le niveau de chaque écriture.
• Présentation. Vous pouvez choisir ici la présentation de chaque ligne comptable.
• Les dates qui seront imprimées avec chaque écriture sur la liste préparatoire : Date de l'écriture ou Date de pièce.
• Solde des lettrages partiels uniquement : si cette case est cochée, pour les écritures lettrées partiellement, il n'apparaitra qu'une ligne par lettrage partiel (par code lettrage distinct donc) avec le libellé et le solde du lettrage partiel, et non pas toutes les écritures constituantes du lettrage partiel.
• Avec les commentaires écritures : les commentaires éventuels accompagnant chaque écriture seront reproduits dans une colonne lors de l'impression.
• Groupe pour relance. Permet de ne sélectionner que les clients d’un groupe donné, ou jusqu'à un groupe donné. Si vous indiquez Tous les groupes, tous les groupes de relance clients seront traités, hormis le groupe 0 qui est toujours écarté.
  Rappel : le groupe de relance client est défini dans la fiche de chaque client.
• Collectif. Permet de ne sélectionner que les comptes clients attachés à un collectif donné.
  Cela permet notamment, si le compte Clients douteux a été défini en tant que compte collectif, de laisser ce collectif à l’écart du traitement de relance.
  Si vous laissez cette zone à blanc, tous les collectifs clients seront traités.
  Remarque : chaque couple (compte collectif, client) est traité distinctement dans la chaîne de relance ; si un même client a des factures en situation de relance dans deux collectifs différents, il recevra deux lettres de relance.
• Depuis le n° - Jusqu'au n°. Permet de ne sélectionner qu’un intervalle de clients à traiter. Si vous laissez ces deux zones à blanc, tous les clients seront traités.
• Bouton Sélection par groupe ou famille : Ce bouton permet de filtrer les clients selon leur groupe ou leur famille (définis dans la fiche client). Ce critère de filtrage s'ajoute aux autres proposés dans cette fenêtre.

Onglet Recherche

Cet onglet n'est accessible que si vous avez choisi le type de traitement Recherche et édition sur l'onglet Général.

Il comporte les zones suivantes :

• Date d'échéance limite pour prise en compte des écritures dans le solde à relancer. Indiquez la date d’échéance limite de la recherche, c’est à dire la date au-delà de laquelle les écritures présentes dans les comptes clients ne doivent pas être relancées.
• Date d'échéance limite.
• Choisissez l’option Porte sur les écritures débit client uniquement si vous souhaitez que cette date d’échéance limite ne s’applique qu’aux écritures passées au débit des comptes clients. Toutes les écritures passées au crédit (règlements partiels non lettrés notamment) seront alors intégrées dans le calcul du solde à relancer.
• Choisissez l’option Porte sur toutes les écritures pour que la date limite s’applique à toutes les écritures, au débit et au crédit.

Il est conseillé d’utiliser l’option Porte sur les écritures débit client uniquement qui est plus favorable au client, sauf si vous êtes certain de toujours lettrer parfaitement les comptes clients, même en cas de règlement partiel (en effectuant un lettrage partiel par exemple).

• Montant mini du solde à relancer. Indiquez le montant minimum, montant en dessous duquel vous abandonnez la relance d’un compte client. Ce montant peut prendre la valeur zéro, indiquant alors qu’il n’y a pas de montant minimum.
• Augmentation du niveau de relance pour les écritures déjà relancées. Ces paramètres permettent de modifier la façon dont le niveau de relance évolue. Par défaut, à chaque édition, le niveau de relance d'un client est remis à jour. L'augmentation du niveau de relance peut se faire de trois manières :
• Non, ne tenir compte que des règlements reçus. Dans ce mode, aucune nouvelle écriture ne sera ajoutée, même si elle serait en situation de relance compte tenu des paramètres indiqués. De la même façon, toutes les écritures déjà en situation de relance, et qui le sont encore compte-tenu des paramètres indiqués conservent leur niveau de relance inchangé. Les seules mises à jour effectuées concernent les écritures qui étaient antérieurement en situation de relance, et qui ne le sont plus, soit parce qu'elles ont été réglées, soit parce que les paramètres de recherche ont été modifiés (date d'échéance limite, ou solde mini pour relance).
• Non, sauf pour les nouvelles écritures relancées. Ce mode est identique au précédent, sauf pour les nouvelles écritures en situation de relance. Celles-ci vont s'ajouter à la liste des relances, avec le niveau minimum défini pour le groupe de relance de chaque client concerné. On a donc d'une part ajout des nouvelles écritures en situation de relance, d'autre part suppression des écritures qui ne sont plus en situation de relance. Mais aucune modification de niveau n'est faite pour les écritures qui étaient déjà en situation de relance, et qui le sont encore lors de ce traitement.
• Oui, pour toutes les écritures relancées. Il s'agit du mode de traitement par défaut : toutes les écritures voient leur niveau mis à jour. Le système ajoute les nouvelles écritures en situation de relance avec le niveau minimum, retire les écritures qui ne sont plus en situation de relance, et augmente (dans la plage des valeurs mini-maxi possibles pour le groupe de relance de chaque client concerné) le niveau des écritures qui étaient déjà en situation de relance et qui le sont restées.

Le bouton Paramètres de relance disponible sur cet onglet, équivalent au bouton Paramètres de l’écran de lancement de l’édition des lettres de relance, permet entre autres choses de définir la correspondance entre Niveau de relance, Groupe de relance et N° de la lettre imprimée.

Onglet Représentant

Cet onglet n’est accessible que si vous avez choisi une valeur autre que Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant sur l’onglet Tiers de la fiche société. Il comporte les zones suivantes :

• Triée par. Permet de choisir entre une liste triée par N° de client ou par code représentant. Dans le second cas, il y aura saut de page à chaque nouveau représentant. La liste pourra ainsi être découpée en plusieurs parties pour être par exemple distribuée aux différents représentants qui se chargeront de la relance de leurs clients respectifs.
• Sélection des représentants Depuis le code - Jusqu'au code. Permet de ne sélectionner que les clients attachés à un code ou un intervalle de codes représentants donnés.

Impression de la liste des clients à relancer

Cette liste reprend tous les comptes clients ayant au moins une écriture marquée pour relance par le traitement de recherche des clients à relancer.

La liste est présentée par N° de client croissant, ou par code représentant. Pour chaque client à relancer, on trouve le n° du client (Code racine et n° de compte auxiliaire), la raison sociale du client et son n° de téléphone, ainsi que la liste des écritures ayant été marquées par le traitement de recherche des clients à relancer.

En partie droite de chaque écriture figure le niveau de relance de l’écriture.

En fin de liste des écritures pour un client donné, on trouve le solde du client, ainsi que le niveau de relance global attribué au client.

En fin d'état figure le nombre total de clients à relancer, et le montant total des relances.

Des sous-totaux par niveau de relance sont également présents ; ceux-ci sont très pratiques pour avoir une vue globale de « l’en-cours relance » :