Création d'un lettrage partiel

Lors de la création d'un lettrage partiel demandé par le bouton Lettrage partiel depuis la fenêtre de lettrage d'un compte, on peut saisir certaines données caractérisant ce lettrage partiel :

• un libellé de 50 caractères ;
• un commentaire (zone libre de texte) ;
• un code nature de pièce ;
• un N° de pièce ;
• un niveau de relance, si le compte lettré est un compte client ;
• une date comptable ;
• une date d'échéance.

Afin d'accélérer la saisie, seul le libellé est obligatoire. La date comptable est pré-affichée soit avec la date du jour (si lettrage manuel d'un compte), soit avec la date de l'opération déclenchant le lettrage partiel (si lettrage en cours de saisie de pièce ou de règlement). La date d'échéance, ainsi que le niveau de relance le cas échéant, sont pré-affichés avec les valeurs maximum observées entre toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel.

Affichage-Modification-Effacement des lettrages partiel

Dans les procédures de consultation d'écritures (interrogation d'un compte, d'une pièce, d'un journal...), les écritures lettrées partiellement sont différenciées par un code lettrage apparaissant en rouge. La date de lettrage est toujours égale à 99/99/9999.

Sur l'édition des grands-livres, un symbole * apparaît en lieu et place du mois de lettrage dans le cas d'une écriture lettrée partiellement.

Dans toutes les procédures d'interrogation ou d'édition où une sélection est possible sur le critère Écriture lettrée, les écritures lettrées partiellement sont considérées comme non lettrées.

Enfin, sur les écrans suivants de Modification des relances client par client et sur tous les écrans de lettrage d'un compte, un bouton Lettrages partiels permet d'accéder à un écran de consultation détaillée des lettrages partiels du compte, avec possibilité, si le module Devises a été activé, de basculer entre un affichage en devise de référence ou un affichage en devises.

Par le bouton Afficher détail ou un double clic sur l’une des lignes affichées, on accède à l’écran de visualisation détaillée d’un lettrage partiel. Sur celui-ci figurent toutes les données saisies pour le lettrage partiel :

• Le code et le libellé du lettrage partiel
• Le N° de pièce et la nature de pièce attribués au lettrage partiel (facultatif)
• La date comptable
• La date d’échéance choisie pour le lettrage partiel
• Le solde du lettrage partiel
• Le commentaire associé, en partie droite, si vous en avez saisi un
• En partie basse figure la liste des écritures concernées par ce lettrage partiel (celles que vous avez pointées sur l’écran de lettrage avant de valider votre lettrage partiel).

En cliquant sur le bouton Modifier, vous pouvez accéder en modification aux champs Libellé, Date échéance, Commentaire.

Le bouton Supprimer permet lui d'effacer entièrement le lettrage partiel, si le lien qui avait été établi entre les écritures par un lettrage partiel doit être cassé. Les écritures qui constituaient le lettrage partiel supprimé se retrouvent donc alors lettrées. Lorsque vous abandonnez l’écran de visualisation des lettrages partiels, le système recharge la liste des écritures pouvant être lettrées, et vous les retrouvez ainsi en détail dans la liste ; vous pouvez alors en pointer une partie pour le nouveau lettrage.
Remarque : si vous souhaitez intégrer la totalité d’un lettrage partiel dans un nouveau lettrage partiel, il est inutile de le supprimer auparavant. Vous pouvez tout à fait pointer directement le lettrage partiel dans la liste des écritures à lettrer. Vous pouvez même pointer plusieurs lettrages partiels en une seule opération de lettrage (un règlement qui solde deux règlements partiels qui étaient en attente par exemple, chaque règlement partiel ayant fait l’objet lors de sa saisie d’un lettrage partiel).

Prise en compte des lettrages partiels lors d'un lettrage ultérieur

Lors du lettrage d'un compte dans lequel un ou plusieurs lettrages partiels sont déjà enregistrés, les écritures lettrées partiellement n'apparaissent plus. En revanche, on fait apparaître une « pseudo-écriture » pour chaque lettrage partiel. Ces écritures correspondant à des lettrages partiels peuvent facilement être repérées, de part leur code journal à Lp, et la couleur rouge utilisée pour le code journal et le code lettrage.

Chaque écriture correspondant à un lettrage partiel peut donc être pointée pour un nouveau lettrage, ce nouveau lettrage pouvant lui-aussi être un lettrage partiel.

Si on enregistre un nouveau lettrage partiel mettant en jeu un ou plusieurs autres lettrages partiels, les données du premier lettrage partiel (Code lettrage, libellé, commentaires) ayant été repointé sont récupérées et proposées pour le nouveau lettrage partiel, là-aussi afin d'accélérer la saisie.

On peut aussi utiliser cette faculté pour modifier les données d'un lettrage partiel précédemment enregistré. Il suffit, en lettrage manuel d'un compte, de repointer le lettrage partiel et de cliquer sur le bouton Lettrage partiel.

En revanche, si le nouveau lettrage est un lettrage « normal », par opposition à un lettrage partiel, un nouveau code lettrage est attribué, le code du lettrage partiel n'étant pas réutilisé.

Pour ce qui est des procédures de lettrage ne se faisant pas par un pointage du compte à l'écran, à savoir :

• Lettrage automatique d'un compte
• Lettrage lors d'un règlement automatique fournisseur
• Lettrage par la procédure d’interface standard

les écritures lettrées partiellement sont considérées comme déjà lettrées, et ne sont donc pas traitées du point de vue du lettrage.