Cette procédure est accessible depuis le menu Traitement/Relances clients/Modification des relances client par client.

Elle permet de modifier les niveaux de relance attribués de façon automatique par la procédure de recherche des clients à relancer. Cette procédure doit être utilisée après avoir lancé l'option de recherche et édition de la liste des clients à relancer, et avant d'éditer les lettres de relances proprement dites.

Après avoir effectué des modifications sur ces niveaux de relance, il est possible de vérifier son travail en demandant une réédition de la liste des clients à relancer, mais sans traitement de recherche : Type de traitement à la valeur Édition de la liste seulement.

Cette fenêtre permet d'avoir une vue globale sur la situation du client avec un premier tableau qui liste les écritures en situation de relance et un second qui liste les actions de relance menées auprès du client.

Présentation de la fenêtre de modification des relances

Il vous faut commencer par identifier le client pour lequel vous souhaitez modifier la relance, en saisissant le N° de compte correspondant à l’invite N° de client. La relance étant effectuée de façon distincte par compte collectif, il faut saisir ici le N° complet constitué du code racine client à deux caractères, suivi du N° de tiers.

Une fois le client sélectionné, le système affiche la liste des écritures (et lettrages partiels) en situation de relance pour ce compte client, triée par date comptable croissante. Chaque ligne comporte les zones suivantes : Date comptable, Le n° de pièce comptable, Référence document, Libellé écriture, Code lettrage partiel le cas échéant, Montants au débit/crédit, Niveau de relance de l'écriture (colonne code), Indication d'un éventuel litige sur la pièce.

Il est possible d'intervenir dans cette liste sur le niveau de relance de chaque ligne. On peut ainsi effacer le niveau de relance d'une écriture donnée si on ne souhaite pas la voir apparaître dans la liste des écritures relancées pour ce client. On peut aussi diminuer ou augmenter le niveau de relance écriture par écriture, sachant que le niveau global de relance du client est toujours égal au niveau maximum rencontré dans la liste des écritures affichées (en omettant éventuellement, selon ce qui est défini dans les paramètres, les écritures au crédit).

• Pour sélectionner ou désélectionner une ligne pour la relance, cliquez à la souris sur la coche verte qui suit la colonne Code. Vous pouvez également procéder au clavier en vous déplaçant sur la ligne concernée et en appuyant sur la barre d'espacement.
• Pour agir sur le niveau de relance de chaque écriture sélectionnée, vous pouvez procéder à la souris par un clic droit dans la colonne Code ; un menu contextuel vous permet alors de sélectionner le niveau de relance, entre 1 et 9. Vous pouvez aussi procéder directement au clavier en vous déplaçant sur la ligne concernée et en frappant le chiffre correspondant au niveau de relance souhaitée pour l’écriture, entre 1 et 9.
• Lorsqu’un niveau de relance a été indiqué pour une ligne, vous pouvez le reproduire pour une autre ligne par un simple clic sur la colonnes Code, ou en sélectionnant la ligne et en appuyant sur la barre d'espacement.

Le solde de relance du client, solde qui figurera sur la lettre de relance, est recalculé par le système au fur et à mesure de vos sélections.

La plage de niveaux de relance utilisable pour le client courant est fonction du groupe de relance auquel est attaché ce client. Le groupe de relance du client apparaît en partie haute, et est modifiable (sauf si on spécifie le contraire au niveau des paramètres programmes de cette procédure, paramètres accessibles par Alt F1 sur cet écran). La plage de niveaux qui est déduite de ce groupe de relance est affichée également en partie haute, à droite du groupe de relance.

Pour valider vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton OK (ou d'appuyer sur le touche Entrée).

Autres fonctionnalités

• Le bouton Paramètres permet d’accéder au tableau de correspondance donnant les niveaux mini et maxi possible pour chaque groupe de relance, ainsi que le N° de le lettre à imprimer en fonction du groupe et du niveau de relance de chaque client.
• Le bouton Fiche permet d’accéder directement à la fiche du client, en mode Consultation par défaut, ou en mode Modification si vous tenez la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton.
• Le bouton Lettrer permet d'ouvrir la fenêtre de lettrage de ce compte, ou même la fenêtre de délettrage si vous tenez la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton.
• Le bouton Lettrages partiels permet d’accéder à l’écran de consultation des lettrages partiels présents dans le compte client.
• Le bouton Imprimer lettre permet d’imprimer la lettre de relance pour le compte courant. On peut ainsi procéder par exception : relance téléphonique pour la plupart des clients, et relance courrier pour quelques-uns seulement. Il suffit d’imprimer par ce bouton les quelques lettres qui s’avèrent nécessaires. Les paramètres d’impression de la lettre de relance sont présentés au paragraphe suivant.
• Le bouton Consulter ouvre la fenêtre de consultation de ce compte client.
• Le bouton Litige ouvre une fenêtre permettant d'indiquer la présence d'un litige sur l'écriture préalablement sélectionnée. La notion de litige client est présentée un peu plus loin.
• Le bouton Suspendre la relance permet d'agir sur le traitement de la relance selon les paramètres programmes choisis (voir ci-après).
• Il est également possible de modifier une date d'échéance depuis la fenêtre de modification des relances : il suffit de faire un double-clic sur la date d'échéance à corriger, une fenêtre de modification de la date est alors proposée.
  Remarque : il n'y a pas dans ce cas d'historisation de la modification de cette date, comme cela serait fait si on passait par la procédure de modification d'une pièce.

Liste des actions menées pour ce client

Le second tableau donne l'état des actions menées avec le client sélectionné. Les boutons présents permettent de créer/modifier/supprimer les actions. Le chapitre Actions de relances détaille ces fonctionnalités.

Gestion de litiges clients

On peut aussi, toujours dans cette procédure de modification des relances, enregistrer un litige client. Un litige peut porter sur toute écriture susceptible d'être relancée (facture client, règlement non lettré, lettrage partiel).

Un litige a pour effet de bloquer l'écriture du point de vue de la relance. Deux niveaux de blocage sont possibles :

• blocage du niveau de la relance, c'est à dire que l'écriture continue à apparaître sur les relances, mais le niveau de relance de l'écriture n'est plus modifié de façon automatique par le programme de recherche des clients à relancer ;
• blocage complet de l'écriture, c'est à dire que l'écriture n'est plus prise en compte dans le solde relancé du client.

Lors de la déclaration du litige, on peut saisir un commentaire qui sera repris sur la liste des clients à relancer.

Pour enregistrer un litige client, il faut utiliser le bouton Litige dans la procédure de modification des relances, cette option permettant d'accéder à un écran spécifique de saisie du litige.

Le litige peut être déclaré même si un niveau de relance est déjà porté sur la ligne en question. En effet, en fonction du niveau de blocage retenu pour le litige, le niveau de relance sera soit effacé (blocage complet de l'écriture), soit restauré après saisie du litige (pas de blocage, ou blocage du niveau de relance seulement).

Même dans le cas où le niveau de relance est effacé suite à un blocage complet, le niveau de relance connu au moment du litige est mémorisé par ailleurs, de façon à pouvoir être éventuellement restauré si le litige est supprimé ultérieurement.

Les lignes sur lesquelles il y a déjà un litige apparaissent dans la liste des écritures non lettrées de cette procédure avec le mot Litige en rouge, à droite du montant de l'écriture.

Pour modifier un litige client, il faut réutiliser le bouton Litige sur l’écriture en question, l’écran de saisie du litige est alors proposé en modification.

Pour supprimer un litige client, il faut rappeler en modification le litige, puis utiliser le bouton Supprimer sur l'écran de saisie du litige.

Remarque : les niveaux de relance de chaque écriture, de même que les litiges clients, sont visibles en consultation de compte client ; le système fait apparaître, dans la colonne réservée normalement au code nature de pièce, le niveau de relance sous la forme d’un chiffre compris entre 1 et 9, en rouge sur fond jaune ; s’il y a litige, on trouve les lettres Ltg figurant elles aussi en rouge sur fond jaune. Par un double clic sur ce repère Ltg, on peut consulter le détail du litige, et notamment les commentaires qui ont été saisis lors de la déclaration du litige.

Suspension de relance d'un client

Dans la procédure de modification des relances, on dispose d’un bouton Suspendre la relance. Le mode de fonctionnement de cette touche peut être choisi dans la liste ci-après :

1)        soit elle a pour effet d'effacer le niveau de relance sur toutes les écritures du compte client. Lors du prochain traitement de recherche des clients à relancer, la relance repart donc du niveau le plus bas.

2)        soit elle suspend provisoirement la relance du client, c'est à dire que le client n'est pas relancé tant que l'on ne redemande pas la recherche des clients à relancer. Le niveau de relance de chaque écriture est cependant conservé, et sera restauré lors de la prochaine recherche des clients à relancer, avec augmentation éventuelle de ce niveau d'une unité.

3)        soit enfin, on peut retenir le même fonctionnement que le cas précédent, mais le niveau de relance de chaque écriture est diminué d'une unité avant suspension de la relance. Ainsi, lors de la prochaine recherche des clients à relancer, et si la situation du compte n'a pas évolué entre temps, le niveau de relance de chaque écriture sera identique suite à l'augmentation d'une unité.

Le choix entre ces trois modes de fonctionnement se fait par un paramètre programme accessible par les touches Alt F1 sur l’écran de modification des relances ou en cliquant sur le petit bouton situé en haut à gauche.