15. Relances clients

Le module de relance des clients permet d'éditer automatiquement des lettres de relance clients à plusieurs niveaux.
De plus, il est possible d'utiliser une liste des clients à relancer pour effectuer des relances par téléphone si l'on ne souhaite pas procéder par e-mail ou courrier.

La mise en œuvre de ces relances clients est faite au travers de quatre procédures distinctes :

• une procédure de saisie des lettres-types, c'est à dire du texte devant figurer sur chaque lettre de relance, ainsi que de l'objet et du texte constituant le corps du mail, en cas de relance par mail. Le nombre de lettres-types n’est pas limité.
• une procédure de recherche des clients à relancer, et d'édition de la liste des clients à relancer. Cette procédure attribue à chaque client à relancer un niveau de relance, en fonction de critères qui sont détaillés plus loin.
• une procédure de modification des relances clients, pour modifier client par client le niveau qui lui a été attribué par le système.
• une procédure d'édition des lettres de relance clients.

Chacune de ces procédures est décrite en détail ci-dessous. Dans le cas où l'on se contente d’une relance téléphonique, seule la procédure de recherche et d'édition des clients à relancer est nécessaire. Les trois autres procédures ne sont utiles que si l'on souhaite aller jusqu'à l'émission des lettres de relance.

Pour pouvoir affiner vos procédés de relance, vous disposez de groupes de relance.

Un groupe de relance est affecté à chaque client au niveau de sa fiche client. Ce groupe peut prendre une valeur comprise entre 0 et 9, sachant que le groupe 0 est écarté dans toutes les procédures de relance. Ce groupe 0 doit donc être réservé aux comptes clients ne devant jamais être relancés (comptes clients divers par exemple).

Les neuf autres groupes permettent de classer vos clients, en réservant à chaque groupe une méthode de relance distincte : soit un rythme de relance différent, soit des lettres-types différentes, soit encore des gestionnaires différents.

Si vous avez activé le module Devises dans la Fiche société, la relance peut se faire soit en devise, soit en devise de référence. Le choix de la devise d’impression, c’est à dire devise du client ou devise de référence, se fait au niveau de chaque lettre-type.

Il existe également une méthode de relance alternative (module de relance dit « new ») dans laquelle le niveau de relance n'est pas directement lié au nombre de fois où une facture a été relancée, mais au nombre de jours de retard de celle-ci. Ce module est décrit lui-aussi plus loin.

Enfin, on dispose parallèlement à ces procédures de relance des comptes clients d’un système de relance des traites émises à l’acceptation. Celui-ci est basé sur le portefeuille de traites émises à l’acceptation, et non sur les comptes clients.