A l’aide d’une procédure de saisie, accessible sur le menu Traitement/Trésorerie prévisionnelle/Saisie des paramètres, on peut composer un ou plusieurs états de trésorerie.
La construction d’un état consiste à définir les différentes lignes de l’état, sachant que les colonnes correspondent toujours à des intervalles de temps, et que la durée de l’intervalle est choisie lors du lancement de l’état.
Chaque ligne d’un état de trésorerie peut correspondre :
- à un compte comptable,
- à une partie seulement des écritures d’un compte comptable (par exemple, débits uniquement)
- à un regroupement de plusieurs comptes comptables
- à des totalisations intermédiaires.
Lors de la définition des lignes de l’état, on s’arrangera pour que l’ordre des lignes de l’état traduise le degré de certitude quant à la date et au montant des mouvements de trésorerie. Ainsi, les premières lignes seront les comptes de banque (Écritures rapprochées des comptes de banques, puis Écritures non rapprochées...). On trouvera ensuite les différents comptes de trésorerie utilisés (chèques à encaisser, effets à recevoir, effets à payer), puis les comptes de tiers (créances clients et fournisseurs).
On aura ainsi une vision de la trésorerie qui ira du certain (en haut à gauche de l’état) au probable (en bas à droite).
La construction d’un état de trésorerie ressemble beaucoup à celle d’un compte de résultat. Le premier écran présente la liste des états déjà créés. Utilisez le bouton Gérer pour créer un nouvel état, pour copier un état existant, pour modifier le titre d’un état, ou encore pour supprimer un état. Pour saisir le détail du paramétrage d’un état, utilisez le bouton Saisir.
On obtient un écran de type Liste, pour présenter les différentes lignes de l’état. Lorsque vous arrivez pour la première fois sur cet écran, la liste est vide (sauf si vous avez créé votre état par copie d’un autre état). Vous pouvez alors créer les différentes lignes que vous voulez voir apparaître sur votre état. Pour chaque ligne, vous devez renseigner les zones suivantes :
- Libellé de la ligne. Indiquez le libellé qui s’imprimera en partie gauche pour cette ligne.
- Rang d’édition. C’est ce rang qui détermine l’ordre dans lequel les lignes seront imprimées sur l’état, indépendamment de l’ordre dans lequel vous les avez saisies. Pour faciliter la mise au point de vos tableaux de trésorerie, utilisez des tranches différentes en fonction des natures de ligne (comptes bancaires, comptes d’effets, comptes de tiers...), et numérotez vos lignes de dix en dix, de façon à pouvoir facilement ensuite intercaler de nouvelles lignes.
- Type de ligne. Choisissez l’une des valeurs :
- Titre. Les lignes de titre ne déclenchent aucun traitement particulier ; elles permettent simplement d’obtenir une meilleure présentation de l’état ;
- Détail. Sur ces lignes figureront les cumuls de mouvements ou soldes du ou des comptes qui seront sélectionnés sur l’écran suivant ;
- Total. Ces lignes correspondent à des totalisations ; on peut gérer jusqu’à six niveaux de totalisations, qui sont hiérarchiques, et cela en renseignant la zone Niveau.
- Niveau. Indiquez une valeur comprise entre 1 et 4 pour une ligne de titre, entre 1 et 6 pour une ligne de totalisation. Pour une ligne de titre, ce niveau n’a pas d’autre incidence si ce n’est la présentation de la ligne (Caractères gras, lignes blanches avant et après...). Pour une ligne de totalisation, ce niveau définit la hiérarchie des différentes lignes de totalisations : chaque ligne de totalisation de niveau N somme toutes les lignes détail imprimées précédemment, depuis la dernière impression d’un total de niveau N ou supérieur.
- Données à imprimer. Choisissez l’une des valeurs :
- Mouvements. La ligne présentera, dans chaque colonne, les cumuls des mouvements (Débits moins Crédits) du ou des comptes sélectionnés, pour la période correspondant à chaque colonne ;
- Solde progressif. La ligne présentera, dans chaque colonne, le solde cumulé de tous les mouvements (Débits moins Crédits) arrêté à la date de fin de la période correspondant à chaque colonne ; les lignes correspondant à des soldes progressifs sont repérées sur l’état par un « S » à droite de la colonne Libellé nature.
- Les deux. La ligne sera dédoublée, pour présenter à la fois le cumul des mouvements et le solde progressif.
- Classer sur date. Pour une ligne de type Détail, indiquez ici la date qui doit être utilisée pour positionner les mouvements dans les différentes colonnes de l’état. Par exemple, pour une ligne détail correspondant à un compte bancaire suivi en date de valeur, indiquer Valeur. Pour une ligne détail regroupant des comptes clients, indiquez Échéance.
- Détail des comptes. Pour une ligne de type Détail, activez cette option si vous voulez imprimer le détail de chaque compte général associé à cette ligne détail, désactivez cette option si vous ne voulez pas ce détail. Seul le total (ou le solde cumulé si vous avez indiqué Solde progressif à l’invite Données à imprimer) de tous les comptes associés à cette ligne s’imprimera alors.
- Détail des auxiliaires. Pour une ligne de type Détail, activez cette option si vous voulez imprimer le détail de chaque compte auxiliaire associé à cette ligne détail, désactivez cette option si vous ne voulez pas ce détail. Seul le total (ou le solde cumulé si vous avez indiqué Solde progressif à l’invite Données à imprimer) du ou des comptes collectifs associés à cette ligne s’imprimera alors. En règle générale, on ne souhaite pas le détail des comptes auxiliaires sur un état de trésorerie qui se veut une synthèse. Remarquez cependant que grâce à ce type de détail, on peut utiliser avantageusement ces états de trésorerie en lieu et place d’une balance âgée.
- RAZ après édition total. Activez cette option pour une ligne de totalisation, sauf si vous voulez imprimer une même totalisation sur deux lignes distinctes mais consécutives, l’une pour présenter les cumuls de mouvements, l’autre pour les soldes progressifs. Dans ce cas de figure, cette option ne devra être activée que pour la seconde ligne, sans quoi les montants portés sur cette seconde ligne seraient nuls.
Pour une ligne de type Détail, le deuxième onglet Classes de compte doit être renseigné pour associer un ou plusieurs comptes à la ligne détail, et sélectionner pour chacun d’entre eux la nature des écritures à prendre en compte.
Il est possible sur chaque ligne d’indiquer soit un compte général, soit un compte collectif, soit une classe de compte (413 par exemple pour prendre tous les comptes Effets à recevoir). De plus, on peut sélectionner les mouvements comptables à prendre en compte selon trois règles :
- Groupe de trésorerie. Cette sélection n’est possible que si vous avez indiqué un N° de compte collectif. La sélection s’applique sur les comptes auxiliaires associés au compte collectif choisi. Elle s’appuie sur la zone Groupe de trésorerie présente dans les fiches clients et fournisseurs. Ce groupe peut prendre une valeur comprise entre 0 et 9. Les tiers qui sont placés en groupe 0 (zéro) seront toujours ignorés sur les états de trésorerie. Cette valeur peut être utilisée pour masquer les créances douteuses en cas de dépôt de bilan d’un client par exemple. Cela évite de fausser les états de trésorerie en y incluant des créances irrécouvrables. Les autres valeurs vous permettent de classer vos clients et vos fournisseurs en fonction de leur degré de respect des échéances. Ainsi, sur les états de trésorerie, on pourra distinguer les créances dont la date de recouvrement est quasi certaine (clients et fournisseurs du groupe 1), de celles sur lesquelles il y a un risque de décalage.
Le fait de renseigner, sur une ligne de l’état de trésorerie de rang d’édition R, et pour un compte collectif donné, un groupe de trésorerie G, aura pour effet de ne sélectionner sur cette ligne que les comptes auxiliaires ayant un groupe de trésorerie inférieur ou égal à G, et n’ayant pas été déjà sélectionnés sur une autre ligne de l’état de rang d’édition inférieur à R.
- Banque de paiement. Cette sélection n’est possible que si vous avez indiqué un N° de compte collectif. La sélection s’applique sur les comptes auxiliaires associés au compte collectif choisi. Elle s’appuie sur la zone Banque de paiement présente dans les fiches clients et fournisseurs. On peut donc spécifier une code banque pour ne prendre que les tiers ayant été affectés explicitement à cette banque dans leur fiche tiers. Si vous laissez ce code banque à blanc, aucune sélection sur la banque de paiement des tiers ne sera effectuée. La valeur #N a un sens particulier : elle permet de sélectionner tous les tiers n'ayant pas de banque de paiement dans leur fiche.
- Mouvements à cumuler. Pour le ou les comptes sélectionnés, il est ensuite possible de ne prendre qu’une partie des mouvements comptables enregistrés dans ce ou ces comptes. Les sélections possibles sont :
- Débits uniquement. Ne sélectionne que les mouvements au débit du compte
- Crédits uniquement. Ne sélectionne que les mouvements au crédit du compte
- Rapprochés uniquement. Ne sélectionne que les mouvements comptables ayant été rapprochés. Cette sélection n’a de sens que pour un compte de banque pointable, pour lequel vous effectuez des rapprochements bancaires (manuels ou automatiques) régulièrement.
- Non rapprochés uniquement. Ne sélectionne que les mouvements comptables n’ayant pas encore été rapprochés. Voir remarque ci-dessus.
- Toutes les écritures. Sélectionne tous les mouvements présents dans le compte
- Aucune. Aucun mouvement comptable n’est pris en compte. Cela suppose que l’on sélectionne des écritures prévisionnelles, en renseignant la zone décrite ci-après.
- Niveau. Pour le ou les comptes sélectionnés, il est possible d’intégrer des écritures prévisionnelles, en sus des mouvements comptables déjà enregistrés. Ces écritures prévisionnelles sont décrites plus en détail ci-après. Sachez dès maintenant que l’on définit, pour chaque écriture prévisionnelle enregistrée, un niveau, qui peut varier de 1 à 9. La sélection des écritures prévisionnelles, compte par compte, se fait ensuite en fonction de ce niveau. Ces valeurs de 1 à 9 vous permettent de classer vos écritures de prévision en fonction de leur probabilité. Ainsi, sur les états de trésorerie, on pourra présenter sur des lignes distinctes les prévisions dont la réalisation est quasi certaine (Niveau 1), de celles sur lesquelles il y a un degré plus ou moins grand d’incertitude (Niveau allant croissant jusqu'à 9).
Si la zone Niveau n’est pas renseignée en regard d’un compte, aucune écriture prévisionnelle ne sera prise en compte sur cette ligne de l’état pour ce compte. En revanche, le fait de renseigner, sur une ligne de l’état de trésorerie de rang d’édition R, et pour un compte donné, un niveau égal à N, aura pour effet de sélectionner toutes les écritures prévisionnelles ayant un niveau inférieur ou égal à N, et n’ayant pas été déjà sélectionnées sur une autre ligne de l’état de rang d’édition inférieur à R.
