21.3 Vérification de l’équilibre des lettrages

La deuxième règle essentielle relative à l’intégrité d’un dossier comptable, après l’équilibre des lots évoqué au paragraphe précédent, concerne l’équilibre des lettrages.

Les lettrages doivent toujours être équilibrés ; en cas de lettrage partiel, le solde de chaque lettrage partiel observé dans l’historique comptable doit correspondre exactement au solde enregistré dans le fichier des lettrages partiels (fichier CPTLTP). En effet, selon les traitements, on utilise tantôt les écritures lettrées partiellement, tantôt le fichier des lettrages partiels. Il est donc essentiel que les soldes correspondent parfaitement.

Si l’on a un doute sur l’intégrité de la base de données comptables suite à une coupure de courant par exemple, le contrôle de l’équilibre des lettrages doit donc être effectué.

Pour cela, lancez cette procédure depuis le menu Outils/Vérification des données/Vérification de l'équilibre du lettrage.

Si tous les lettrages sont parfaitement équilibrés, vous devez obtenir, au bout de quelques minutes, le message :

Aucune anomalie de lettrage n'a été détectée. Voulez vous quand même imprimer la liste de contrôle ?

Vous pouvez dans ce cas répondre Non.

Si au contraire le système a détecté un ou plusieurs lettrages déséquilibrés, la liste des lettrages erronés s’affiche ou s'imprime. Pour chaque lettrage, on trouve notamment le N° du compte concerné, et le code et la date de lettrage en question.

Le plus simple pour rétablir une situation correcte est de procéder au délettrage de tous les lettrages signalés sur cette liste, ce qui est proposé par défaut suite à la présentation de la liste des lettrages concernés.

Si vous souhaitez traiter ces lettrages un à un, il faudra commencer par les délettrer avant de pouvoir reconstituer un lettrage correct. Utilisez pour cela la procédure de délettrage. Le lettrage étant déséquilibré, le délettrage n’est normalement pas possible ; vous pouvez toutefois le forcer si vous disposez d’un niveau d’accès Administrateur.

En plus du contrôle de l’équilibre des lettrages, la procédure réalise un contrôle de cohérence entre les dates de lettrages et les dates comptables des écritures lettrées. L’objectif est de s’assurer qu’en aucun cas la date de lettrage n’est supérieure à la date comptable de l’écriture lettrée. En effet, un tel lettrage pourrait provoquer une anomalie lors de la clôture annuelle. En tout état de cause, pour chaque lettrage effectué, la date de lettrage utilisée par le système est la date comptable la plus grande parmi toutes les écritures mises en jeu par le lettrage.