4.10 Ecritures périodiques

LDCompta permet de gérer des « écritures périodiques ». Il s’agit là d’une sorte de « super canevas ». Lors de la création d’une écriture périodique, on définit le « schéma comptable » de la pièce : journal, nature de pièce, N° de pièce et référence, Libellé, mode de paiement, puis les comptes à mouvementer avec les montants à comptabiliser ligne par ligne. On indique enfin la fréquence de l’écriture (mensuelle, trimestrielle…) et la période de validité de l’écriture (ou le nombre d’échéances). Par la suite, on va pouvoir comptabiliser très simplement les différentes pièces correspondant à chaque échéance de chaque écriture périodique : un simple clic suffira !

La définition de ces écritures périodiques se fait par le menu Fichier/Écritures périodiques. La fenêtre qui s’ouvre alors présente les différentes écritures périodiques déjà définies, avec les boutons classiques Créer, Modifier et Supprimer permettant de gérer cette liste. Le bouton Comptabiliser permet quant à lui de basculer directement dans la fenêtre de comptabilisation des écritures périodiques.

Lors de la création d’une écriture périodique, on renseigne les éléments suivants :

- les données « communes » :

• Le code journal,
• la nature de pièce,
• le N° de pièce (sauf si on a choisi un journal à numérotation automatique),
• la référence document
• un libellé
• un mode de paiement (facultatif).  

Pour ce qui est du N° de pièce, de la référence et du libellé, on peut indiquer des mentions particulières pour qu’il y ait remplacement automatique, à chaque comptabilisation,  par tout ou partie de la date de l’écriture : AA=Année sur 2 chiffres, AAAA=Année sur  4 chiffres, MM=Mois sur 2 chiffres, MMM=Mois en 3 lettres, MMMM=Mois en clair, JJ=Jour sur 2 chiffres.
Par exemple, la mention MM/AAAA sera remplacée par 03/2022 lors de la comptabilisation de l’échéance de mars 2022 d’une écriture périodique, alors que la mention MMMM AAAA sera remplacée par Mars 2022.

- les données de gestion de la périodicité :

• La fréquence : mensuelle, bimestrielle, trimestrielle…
  On peut aussi choisir à la demande : dans ce cas particulier, la comptabilisation de l’écriture ne sera jamais proposée par avance, mais elle restera accessible depuis l’écran de comptabilisation de ces écritures périodiques.
• La période de « validité » de l’écriture, qui peut être exprimée de diverses façons : une date de début et de fin, ou une date de début et un nombre d’échéances. Une case à cocher permet de spécifier que l’écriture sera toujours comptabilisée à fin de mois, indépendamment du jour de début indiqué
•  La façon dont les utilisateurs comptables seront alertés de l’arrivée à échéance de cette écriture : informer un utilisateur, tous ou aucun, et le nombre de jours avant l’échéance pour cette alerte (délai de prévenance). En cochant l’option Réservé à cet utilisateur, l’écriture est dédiée à ce seul utilisateur : seul celui-ci sera informé et seul celui-ci pourra comptabiliser l’écriture à l’échéance, ou même modifier cette écriture périodique. L’écriture est masquée à tous les autres utilisateurs (sauf aux utilisateurs disposant d’un accès de niveau Administrateur).
  On renseigne également combien de jours avant l'échéance l'écriture périodique doit être proposée pour comptabilisation.
  Enfin, LDCompta présente la date de la prochaine échéance à comptabiliser, que l'on peut modifier par exemple si une échéance a été comptabilisée par erreur « directement » en saisie par pièce ou au kilomètre, sans passer par la saisie des écritures périodiques.

- des données complémentaires :

• Le type de lettrage à tenter le cas échéant, notamment lorsque l’écriture périodique correspond à un paiement périodique.
  Ce lettrage peut être tenté « à N° de pièce égal » ou « à référence égale ».
• Une case à cocher pour indiquer que l’échéancier fournisseur doit être mis à jour, cela seulement si l’écriture périodique est comptabilisée sur un journal le prévoyant.
• Un délai de paiement, permettant au système de calculer la date d’échéance de chaque écriture qui sera comptabilisée à partir de cette écriture périodique, en fonction de la date de comptabilisation.

- enfin, sur le 2ème onglet, le schéma comptable de la pièce.

Celui-ci est constitué d’une suite de 2 à 5 lignes, avec pour chaque ligne le N° de compte mouvementé, le montant au débit ou au crédit, et la ventilation analytique éventuelle si le module de comptabilité analytique est activé.

Les montants indiqués ici sont les montants « habituels » ou « moyens » : ils pourront être modifiés à chaque échéance.

Ce schéma peut être éventuellement légèrement différent pour la dernière échéance : on dispose pour cela d’une seconde partie au bas de ce 2ème onglet pour spécifier le schéma de cette dernière échéance.