Un canevas permet d'accélérer de façon considérable la saisie des écritures, et aussi de limiter les erreurs de saisie en apportant une aide à l’enregistrement des différents types de pièce. Les canevas sont pris en charge dans les procédures de saisie des écritures par pièce et Saisie au kilomètre uniquement.

En faisant appel lors de la saisie d'une pièce à un canevas préalablement défini, on peut éviter toutes les saisies répétitives : N° de compte, Libellé, sens écriture... Une ligne de canevas peut en effet pré-renseigner toutes ces zones sur chaque sur chaque ligne de la pièce. On peut également automatiser le calcul de la TVA, soit sur une base hors taxes, soit sur le montant TTC.

Enfin, le choix du canevas à utiliser peut lui aussi être automatisé, en attachant un canevas par défaut soit au niveau du journal, soit au niveau du tiers (fournisseur ou client) mouvementé.

Les canevas de saisie peuvent être utilisés soit pour éliminer autant que faire se peut les saisies répétitives (factures d'achat tout particulièrement), soit pour aider à la saisie des pièces moins fréquentes, ce qui évite d'avoir à rechercher chaque fois les comptes à mouvementer.

Un conseil : prenez le temps de découvrir ces canevas de saisie, même si la définition de ceux-ci peut vous paraître complexe. En quelques jours, les gains de temps obtenus en saisie vous auront convaincu du bien-fondé de leur utilisation.

Pour définir des canevas de saisie, utiliser l'option de menu Fichier/Canevas de saisie.

Un canevas est toujours identifié par le code du journal sur lequel il peut être utilisé, plus le code du canevas proprement dit. Choisissez si possible des codes canevas mnémotechniques, ce qui facilitera d’autant leur usage. Notez également qu’il est possible de créer un nouveau canevas par copie d’un canevas existant. Par exemple, s’il existe déjà un canevas Achats marchandises, on peut très facilement créer un second canevas Achats marchandises avec port par copie du premier canevas, puis insertion d’une ligne relative au compte de port.

Un canevas est constitué d'autant de lignes que souhaité, chaque ligne du canevas correspondant à une écriture constitutive de la pièce. Pour chaque ligne du canevas, on peut définir les différents champs de l'écriture. Les valeurs inscrites dans le canevas seront ainsi pré-renseignées lors de la saisie d'une pièce faisant appel à celui-ci. Les champs disponibles sont :

N° compte. Aucun contrôle du N° de compte n'est fait à ce stade. On peut donc se contenter de la racine du compte. Par exemple, sur une facture d'achat, pour la ligne correspondant au compte fournisseur, on peut se contenter d'indiquer la racine correspondant au collectif fournisseur (40 par exemple). Pour la ligne correspondant au compte d'achat hors-taxe, on peut indiquer simplement 607.
Libellé. Libellé de l'écriture. Ce libellé est bien sûr facultatif. La plupart du temps, le libellé sera soit complété lors de la saisie de la pièce, soit chargé en appliquant l'une des règles possibles de libellé automatique (voir plus loin).
Montant. Montant de l'écriture. Même remarque que pour le libellé ; voir plus loin les possibilités de montant automatique, notamment pour le calcul des montants TVA.
Sens. Sens de l'écriture, Débit ou Crédit. Pour ce qui est du sens de l'écriture, sachez que celui-ci peut être inversé en fonction de la nature de pièce choisie lors de la saisie par pièce. Ainsi, un canevas facture peut être utilisé pour un avoir ; il suffit en saisie d'indiquer la nature de pièce Avoir ; pour cette nature de pièce, on aura activé l’option Inverser le sens proposé en saisie avec canevas dans les paramètres Natures de pièce.
Code trésorerie
Codes analytiques. On trouve là de 1 à 3 champs, selon les axes activés en comptabilité analytique, si bien sûr vous avez activé le module de comptabilité analytique. Comme pour la ventilation analytique par défaut que l'on peut inscrire dans le plan comptable, on peut utiliser ici des caractères % faisant office de joker.

D'autre part, des paramètres relatifs à la ligne du canevas sont disponibles en partie basse de la fenêtre :

Position initiale du curseur. Cette invite permet de définir quelle sera la position du curseur lorsque cette ligne du canevas sera proposée en saisie d'écritures. Vous pouvez choisir non seulement sur quelle zone le curseur sera positionné, mais aussi sur quel caractère à l’intérieur de la zone.
Libellé automatique. 5 options sont offertes pour renseigner le libellé de la ligne en automatique :

Libellé ligne précédente
Libellé du compte ou raison sociale
Nom abrégé à utiliser principalement si le compte mouvementé est un compte de tiers
Nature de la pièce (Facture, Avoir...)
Nature de la pièce + Nom abrégé. Le système construira le libellé de l’écriture en concaténant le libellé abrégé défini pour la nature de pièce courante au nom abrégé du tiers (Exemple : FACT. DUPOND)

Montant automatique. 5 options sont offertes pour renseigner le montant de la ligne en automatique :

Aucun. Il n’y aura aucun calcul de montant automatique ; celui-ci devra donc être saisi (ou il a été renseigné sur la ligne du canevas en question).
Contrepartie ligne précédente. Le montant sera pris égal au montant saisi sur la ligne précédente, avec le sens inverse.
Contrepartie globale. Le montant et le sens de l'écriture seront calculés de façon à équilibrer la pièce, compte tenu de toutes les lignes saisies précédemment.
Montant TVA sur base H.T. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA
Montant TVA sur base TTC. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA

Regroupement code TVA. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA. Cette zone ne doit être renseignée que si l'on souhaite calculer les montants TVA en automatique.

Calcul automatique de la TVA

Grâce aux canevas de saisie, il est également possible d'automatiser le calcul de la TVA pour les saisies de factures. Deux méthodes sont proposées :

soit calculer la TVA d'après le montant TTC. Cela est le plus simple si la facture ne comporte qu'un seul taux de TVA. On peut ainsi, en ne saisissant que le montant TTC, automatiser le calcul de la TVA sur le montant TTC, et le calcul du montant HT par différence.
soit calculer la TVA d'après le montant ou les montants HT. Il faut obligatoirement utiliser cette méthode si la facture présente plusieurs taux (ou comptes) de TVA, ou si une partie de la facture n'est pas soumise à TVA.

ATTENTION : dans les deux cas de figure, le montant TVA proposé doit être vérifié, car il se peut, notamment lorsque la TVA est calculée d'après le montant TTC, qu'il y ait des erreurs d'arrondi.

Pour automatiser ce calcul de TVA, la première chose à faire consiste à définir les comptes de TVA, sur le menu Fichier/Paramètres divers/Codes tva. Chaque compte de TVA pour lequel on souhaite qu'il y ait calcul automatique doit être défini à ce niveau, avec un code à deux caractères (quelle que soit la valeur de celui-ci, ce code n'ayant pas de signification propre). On indiquera pour chaque compte le taux de TVA associé, ce qui est indispensable au calcul du montant TVA.

Lors de la définition du canevas, il faut procéder ainsi :

Pour la ligne correspondant à la TVA, indiquez le N° du compte de TVA concerné, choisissez le mode de calcul du montant TVA à l'invite Montant automatique, soit Montant TVA sur base HT, soit Montant TVA sur base TTC. Indiquez également un code regroupement de TVA. Celui-ci peut prendre une valeur quelconque entre 1 et 9. Si le canevas ne comporte qu'une seule ligne de TVA, indiquer 1. Si le canevas comporte plusieurs lignes de TVA, repérez chacune des lignes de TVA par un code regroupement différent.
Pour chaque ligne représentant la base de calcul d'un montant TVA, indiquez le code regroupement de la ligne de TVA devant se calculer sur cette base. ATTENTION : ces lignes correspondant à la base de calcul de la TVA doivent obligatoirement se trouver avant la ligne correspondant au compte de TVA portant le même code regroupement.

Exemple pour une facture d'achat avec un seul taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi 1

2 445660 Montant TVA sur base TTC 1

3 607000 Contrepartie globale

Le montant de la ligne 2 sera calculé à partir du montant TTC de la ligne 1, compte de tenu du taux de TVA défini pour le compte 445660. Le montant de la ligne 3 sera calculé de façon à équilibrer la pièce.

Exemple pour une facture d'achat avec deux taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi

2 607010 Montant HT soumis 1er taux 1

3 607020 Montant HT soumis 2ème taux 2

4 607030 Montant HT soumis 2ème taux 2

5 445661 Montant TVA sur base HT 1

6 445662 Montant TVA sur base HT 2

Les montants HT des lignes 2 à 4 seront saisis. Le montant de la ligne 5 sera calculé à partir du montant HT de la ligne 2, en appliquant le taux défini pour le compte 445661. Le montant de la ligne 6 sera calculé à partir de la somme des montants HT des lignes 3 et 4, en appliquant le taux défini pour le compte 445662.

De nombreux exemples sont fournis dans le dossier de démonstration livré de base avec LDCompta. Vous pouvez vous en inspirer pour construire vos propres canevas.

Association d’un canevas à un ou plusieurs tiers

On peut attacher un canevas soit à un journal, en tant que canevas de saisie par défaut, soit à un tiers.

Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un journal donné, aller sur l'écran Fichiers/Journaux, et indiquer le code du canevas souhaité à l'invite Canevas de saisie par défaut. Ainsi, pour un journal d'achat, on peut attacher un canevas de saisie par défaut, pour proposer en ligne 1 le compte collectif fournisseur (Racine 40 par exemple), en ligne 2 le compte de TVA déductible, en ligne 3 un compte d'achat de classe 6.
Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un tiers, allez sur l'écran Fichier/Canevas de saisie et cliquez sur le bouton Utilisation après vous être positionné sur le canevas concerné. Après avoir choisi le compte collectif pour lequel le canevas est applicable, la liste des tiers (clients ou fournisseurs selon le type de compte collectif choisi) est affichée. Il suffit, dans cette liste, de sélectionner chaque tiers pour lequel on souhaite que le canevas soit utilisé ; la sélection se fait soit au clavier par la barre d’espacement, soit à la souris en cliquant dans la dernière colonne à droite. Les tiers sélectionnés sont repérés par une marque verte dans cette colonne de droite. Des zones de positionnement et de tri à l'aplomb de la liste permettent de rechercher facilement un tiers. On peut également demander à restreindre l'affichage aux seuls tiers sélectionnés pour ce canevas, en utilisant la zone de filtre en haut à droite de la fenêtre.

Ce procédé permet par exemple de définir un canevas particulier pour enregistrer les factures EDF, puis d'associer ce canevas au fournisseur EDF. Ainsi, en saisie d'écritures par pièce, dès lors que l'on aura indiqué le N° de compte correspondant au fournisseur EDF, le canevas de saisie associé sera utilisé.

Utilisation de canevas en saisie par pièce

Ce qui est décrit ci-dessous suppose que vous connaissiez le mode de fonctionnement de la procédure de saisie des écritures par pièce. Par ailleurs, si ce qui est décrit ici concerne la saisie par pièce, sachez que le fonctionnement est quasi identique en saisie au kilomètre.

Sur le deuxième écran de la saisie par pièce, la zone Canevas de saisie est pré-renseignée avec le code du canevas associé au journal sur lequel la pièce est saisie. Une seconde invite relative aux canevas est présente sur cet écran ; il s’agit de l’option Substituer par le canevas défini pour le tiers, qui est activée par défaut. En effet, le canevas de saisie indiqué sur cet écran, qu'il ait été proposé par défaut ou qu'il ait été explicitement choisi, risque d'être abandonné au profit du canevas associé au compte de tiers, cela dès que le tiers aura été choisi, c'est-à-dire en principe après avoir saisi la première ligne de l'écriture. Si on ne souhaite pas qu'il y ait substitution du canevas indiqué par le canevas associé au compte de tiers, il faut désactiver cette option de substitution.

En résumé, le fonctionnement est donc le suivant :

Sur le premier écran, choix du code journal
Sur le deuxième écran, choix du code canevas, sachant que le système propose le canevas par défaut associé au journal
Saisie de la première ligne de l'écriture, qui s'appuie éventuellement sur le canevas choisi en b). Suite à la saisie de cette première ligne, si cette ligne mouvemente un compte de tiers, et s'il existe un canevas associé à ce compte de tiers pour le journal et le compte collectif en question, et si la substitution est acceptée, le canevas associé au compte de tiers se substitue au canevas choisi en b)
Saisie des autres lignes de la pièce, en s'appuyant soit sur le canevas choisi en b), soit sur le canevas substitué en c).

Remarques :

même si aucun canevas n'a été défini en b), si un canevas est associé au compte de tiers indiqué sur la première ligne de l'écriture et que la substitution est acceptée, le canevas du tiers sera utilisé à partir de la deuxième ligne de l'écriture.
comme auparavant, toutes les zones proposées par défaut grâce au canevas restent modifiables en saisie par pièce. De plus, on peut omettre une ligne du canevas en ne saisissant aucun montant (ou en effaçant le montant qui est proposé le cas échéant). Une fenêtre de confirmation est alors proposée, la ligne étant omise si vous répondez Oui dans celle-ci.

Exemple d'utilisation pour les factures d'achats

Définir un canevas correspondant à une facture d'achat "type" :

Ligne 1 : indiquez la racine correspondant au compte collectif fournisseur, le sens Crédit, placez le curseur dans le N° de compte suite à la racine, choisissez un libellé automatique de type Nature de la pièce + Nom condensé.
Ligne 2 : indiquez le compte de TVA déductible, le sens Débit, placez le curseur sur la zone Montant, et indiquez la valeur Libellé ligne précédente à l’invite Libellé automatique.
Ligne 3 : indiquez le compte d'achat le plus souvent utilisé, le sens Débit, placez le curseur soit sur la zone N° de compte, soit sur la zone Montant, indiquez la valeur Libellé ligne précédente à l’invite Libellé automatique, choisissez un montant automatique de type Contrepartie globale.

Définissez ce canevas comme canevas de saisie par défaut au niveau du journal d'achats.

A partir de ce canevas, en procédant éventuellement par copie, construisez d'autres canevas pour les factures d'achats non standard (achat avec port par exemple, Factures EDF, Factures téléphone, Factures d'immobilisations...).