8.2 Edition de l'état de contrôle des journaux

Cette procédure permet d'éditer un état de contrôle des journaux, appelé aussi parfois balance des journaux.

Cet état donne les cumuls des mouvements mois par mois pour chaque journal.

La procédure est accessible depuis le menu Édition/Contrôle des journaux.

Lors de l'appel de la procédure, vous devez renseigner la paramètres suivants :

• Contrôle arrêté à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l'état de contrôle. Par défaut, le système propose le mois en cours.
• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un état de contrôle pour n'importe lequel des deux exercices.
  Si on lance l'édition de l'état de contrôle sur l'exercice le plus récent, par exemple édition de l’état arrêté à fin 03/2021, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2020, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2019), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/2020), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/2019) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la Fiche société. Les choix possibles sont :
• Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité.
• Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.

L’état imprimé comporte une ligne par journal. On a une colonne par mois dans laquelle apparaît le total des mouvements au débit pour le journal et le mois en question. La dernière colonne présente le total des mouvements au débit depuis le début de l’exercice jusqu’à la date d’arrêté de l’état.

Si le journal présente un déséquilibre pour un mois donné, une seconde ligne est présentée avec la mention Total au crédit en partie gauche, et les totaux des mouvements au crédit s’impriment sous les totaux de mouvements au débit, mois par mois et en cumul exercice.

En fin d’état, on trouve une ligne où s’inscrivent les totaux de mouvements au débit tous journaux confondus, mois par mois et en cumul exercice dans la dernière colonne, avec là aussi une seconde ligne pour les totaux au crédit en cas de déséquilibre uniquement.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez-vous au chapitre Notion d'écritures provisoires pour comprendre la signification de ce libellé.