LDCompta gère implicitement des écritures provisoires ; le terme provisoire signifie que les écritures restent modifiables après comptabilisation, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal concerné.

En ce sens, toute écriture est provisoire jusqu'à la clôture mensuelle du journal, quelle que soit la façon dont l’écriture a été introduite dans LDCompta (saisie de pièce, saisie de règlement, procédure d’interface). Cependant, cette notion d'écritures provisoires n'étant pas acceptable par tous, sa mise en œuvre reste optionnelle au niveau de chaque dossier comptable. Le mode de gestion des écritures provisoires est donc déterminé par l’indicateur Mode de travail sur l’onglet Exercice de la Fiche société, ce mode pouvant prendre trois valeurs :

• Aucune modification d'écritures possible.

Une écriture, dès lors qu’elle est entrée dans le système comptable, ne peut plus être ni modifiée, ni supprimée. On ne peut corriger qu’en passant des OD. Ce mode n’est proposé ici que pour des raisons historiques ; il est clair que cette façon de travailler n’est plus appréciée aujourd'hui par personne de par sa rigidité.

• Modification des données non comptables seulement

Dans ce mode, seules les données « non comptables », telles le libellé de l'écriture ou la date d'échéance peuvent être modifiées. En revanche, les données comptables (Code journal, date comptable, N° du compte mouvementé, montant et sens de l'écriture) restent non modifiables. En cas d’erreur sur l’une des données comptables, le seul recours est la passation d’une OD de correction.

• Toute modification sur période non close

Il s'agit là de la véritable gestion des écritures provisoires. Toutes les modifications sont possibles sur les écritures y compris la suppression complète d’une pièce, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal. Pour ce qui est des écritures antérieures à la clôture mensuelle du journal, on a les mêmes possibilités de modification qu'avec le mode précédent.

Que ce soit en mode Modification des données non comptables seulement ou Toute modification sur période non close, les modifications d’écritures se font sous le contrôle du système, qui s’assure que l’on ne met pas en péril l’intégrité du système comptable. Par exemple, si pour une pièce donnée, on corrige un ou plusieurs montants, le système s’assure que la pièce est toujours équilibrée en final lors de la validation des modifications. De même, si l’une des lignes de la pièce à modifier est lettrée, le N° de compte et le montant de cette ligne ne seront pas modifiables ; il faudra alors commencer par délettrer cette pièce si l’on veut effectivement modifier le compte ou le montant.

Incidence sur les éditions comptables

La notion d'écritures provisoires oblige à faire apparaître, sur tous les états comptables, une mention indiquant clairement que les données figurant sur l'état sont susceptibles de modification.

La mention « PROVISOIRE » apparaît donc dans le titre des états suivants :

• Journaux comptables (Édition détaillée et récapitulative)
• État de contrôle des journaux
• Balances
• Grands-livres

Cette mention s'inscrit si les conditions suivantes sont remplies :

• le mode de travail pour la gestion des écritures provisoires, pour le dossier comptable en question, est égal à Toute modification sur période non close ;
• une au moins des écritures prises en compte sur l'état est encore provisoire. Pour cela, on compare la date de clôture mensuelle du journal (si édition d'un journal) ou de tous les journaux (pour tous les autres états) à la date d'arrêté de l'état. Si la date de clôture d'un ou plusieurs journaux traités est antérieure à la date d'arrêté de l'édition, celle-ci est considérée comme provisoire.

REMARQUE : Ce contrôle ne tient pas compte des journaux de situation et d'abonnements, qui sont eux par nature toujours provisoires.

Pour mémoire, il faut savoir que l'administration fiscale tolère des écritures provisoires pour une durée inférieure à trois mois. Il est donc recommandé d'effectuer des clôtures mensuelles régulièrement afin de rester dans ce cadre.