Cette procédure permet de lettrer manuellement un compte donné, en dehors de toute saisie d’écritures.

Il peut s'agir d'un compte auxiliaire client, fournisseur ou autre auxiliaire, ou même d'un compte général, dans la mesure où le compte en question a été déclaré lettrable dans sa fiche.

Elle peut être mise en œuvre depuis le menu Traitement/Lettrage manuel ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

On peut aussi accéder très facilement au lettrage d'un compte depuis la fenêtre de consultation d'un compte, via le bouton Lettrer ce compte (ou Délettrer si l'on tient la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton Lettrer).

Le premier écran permet de sélectionner le compte à traiter et les options de traitement. Il est composé des zones suivantes :

• N° de compte. Indiquez le N° du compte à lettrer. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Les règles habituelles de saisie d’un N° de compte s’appliquent ici.
• Date de report. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures comptables passées dans le compte. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report sont ignorées. Le système propose la date de début d’exercice.
• Date de solde. Il s'agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître le solde du compte. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde sont ignorées. Le système propose la date du jour.
• Type de traitement. Choisissez l’une des options possibles :
• Lettrage en continu. Permet d’effectuer plusieurs lettrages successifs dans le même compte. Suite à chaque lettrage effectué, le système réaffiche le même compte pour que l’on puisse procéder à un autre lettrage.
• Lettrage unique. Permet d’effectuer un lettrage simple. Suite à chaque lettrage effectué, le système revient sur ce premier écran.
• Délettrage. Les spécificités d’un délettrage sont décrites plus loin.
• Devise. Cette zone détermine le mode d’affichage des écritures du point de vue des devises. Elle n’est proposée que si le module Devises a été activé dans la Fiche société. Les choix possibles sont :
• Devise de référence. L’affichage du compte se fait en devise de référence.
• Devises. L’affichage du compte se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies.

Les particularités propres à chaque mode d’affichage sont décrites plus loin.
Si l’option En fonction du compte est activée, c’est l’ordinateur qui fait le choix du mode d’affichage du compte, en fonction du code devise par défaut associé au compte à visualiser. Pour un compte paramétré en devises, c’est à dire ayant dans sa fiche (plan comptable, fiche client ou fournisseur) un code devise renseigné et différent de la devise de référence, l’affichage se fera en devises, comme si l’on choisit le mode d’affichage Devises ; sinon, l’affichage se fera en devise de référence.

Une fois l’écran de saisie des paramètres validé par la touche Entrée, on arrive sur l’écran de lettrage proprement dit. L'affichage est constitué de deux parties :

• la liste des écritures passées dans le compte, et encore non lettrées. Les écritures lettrées partiellement n’apparaissent pas, mais on voit s’afficher une ligne présentant le solde de chaque lettrage partiel effectué dans ce compte. Si vous avez opté pour un mode d’affichage en devises, les écritures sont présentées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies, le code devise apparaissant à droite de chaque montant.
• le total des montants lettrés au débit et au crédit. Dans le cas du mode d’affichage en devises, le total est présenté en devise de référence.

L'affichage des écritures comptables non lettrées se fait par date comptable croissante. Chaque écriture comporte les zones suivantes : Code journal, Date comptable, N° de pièce, Référence document, Libellé écriture, Code nature de pièce, Date échéance, Code lettrage (dans le cas d’un  lettrage partiel), Montant au débit, Colonne de pointage dans laquelle apparaît une coche verte pour les écritures ayant été pointées pour être lettrées, Montant au crédit, Solde progressif du compte, Montant, Code et cours devise si le module Devises a été activé, Date pièce, Mode de paiement, N° interne d'écriture, N° de lot, N° d'entrée.

Comme dans la fenêtre de consultation d'un compte, la disposition des colonnes (ordre, largeur, colonnes figées à gauche) est entièrement paramétrable via le mécanisme des vues. Ce qui est présenté ci-dessus correspond simplement à la vue par « standard », celle qui est proposée par défaut tant que vous ne basculez pas sur une vue personnalisée.
On peut également appliquer des filtres pour limiter l'affichage des écritures, ces filtres s'ajoutant aux différentes critères d'affichage proposés de base dans cette fenêtre.

Pour procéder au lettrage, il suffit de pointer les écritures à lettrer :

• En cliquant à la souris dans les colonnes Débit ou Crédit
• En cliquant dans la colonne indiqué sur la capture
• En se déplaçant sur chaque écriture par les touches 🡱 et 🡳 du clavier, puis en appuyant sur la barre d’espacement pour sélectionner ou désélectionner une écriture.

A chaque modification de la sélection, l'ordinateur calcule les totaux débit et crédit des écritures pointées.

Pour valider le lettrage, vous avez plusieurs formules possibles :

• Valider le lettrage par le bouton OK ou par un double clic sur la dernière écriture à lettrer. Si l'ensemble des écritures pointées s’équilibrent, le système procède à un lettrage « normal », appelé aussi parfois lettrage complet par opposition à un lettrage partiel. Si au contraire il y a une différence de lettrage lorsqu’on a validé par OK, une fenêtre vous propose soit de comptabiliser une OD de différence automatique si la différence constatée est inférieure à la différence maximum autorisée pour la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage, soit de procéder à un lettrage partiel. Ces deux cas, OD automatique de différence et lettrage partiel, peuvent également être déclenchés directement par les boutons décrits ci-après.
• Procéder à la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage, s’il y a une différence de lettrage. Il faut dans ce cas valider par le bouton OD automatique, bouton qui n’est accessible que si la différence constatée est inférieure à la différence maximum autorisée pour la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage. Cette valeur maximum est indiquée dans la Fiche société, soit en valeur absolue, soit en pourcentage de la somme lettrée. On accède alors à l’écran de ventilation de cette différence décrit ci-après.
• Procéder à un lettrage partiel, si le lettrage ne peut être équilibré. Il faut dans ce cas valider par le bouton Lettrage partiel (au singulier cette fois). Il ne peut y avoir lettrage partiel que si deux écritures au moins ont été pointées, et que l'ensemble des écritures pointées ne s’équilibrent pas. L'enregistrement d'un lettrage partiel est décrit page suivante.

Le bouton Lettrages partiels (au pluriel) vous permet d’accéder à un écran présentant le détail des lettrages partiels pour ce compte, s'il y en a (le bouton est grisé sinon).

Aide au pointage des écritures

Sur l'écran de lettrage d'un compte, on dispose de plusieurs mécanismes qui facilitent le pointage :

• Les boutons Toutes et Aucune permettent de pointer ou dépointer toutes les écritures affichées.
• Les champs Du n° et Au n° permettent de pointer toutes les écritures dont le N° de pièce ou la Référence document (selon le choix opéré au-dessus de ces champs) est compris dans l'intervalle demandé (ou est égal au N° indiqué si on ne renseigne que le premier champ).
• Lorsque la fenêtre de lettrage est appelée depuis une saisie d'écriture, avec donc un montant à lettrer (montant du règlement en cours de saisie par exemple), des règles de pré-pointage automatique s'appliquent :
• S'il existe, parmi toutes les écritures non lettrées du compte, une qui correspond exactement au montant à lettrer, l'écriture en question est automatiquement pointée.
• S'il n'existe aucune écriture correspondant au montant à lettrer, mais que le solde du compte correspond exactement au montant à lettrer, toutes les écritures affichées sont pointées.

Dans les deux cas, on peut ainsi directement appuyez sur Entrée ou cliquer sur le bouton OK pour valider le lettrage. Plus besoin de pointer la ou les écritures, ce pointage étant déjà effectué par défaut.

Parcours des comptes

Cet écran de lettrage est doté de 4 boutons de parcours, en bas à droite de la fenêtre, sauf si vous avez choisi le type de traitement Lettrage unique sur le premier écran. Ces boutons vous permettent de balayer rapidement tous les comptes de même nature que celui sur lequel vous êtes (par exemple, comptes clients ou fournisseurs), en ne présentant que ceux possédant des écritures non lettrées.

On peut ainsi ajouter facilement les lettrages manquants sur l'ensemble de ces comptes (dans la mesure où, bien sûr, le nombre de comptes clients ou fournisseurs non lettrées n'est pas monstrueux).