9.1.1 Ecran d'affectation d'une différence de lettrage

Cet écran est affiché suite à la validation d’un lettrage par le bouton OD automatique, ou par le bouton OK, si l'ordinateur a détecté une différence de lettrage et que vous avez demandé ensuite à comptabiliser cette différence en automatique. Cette affectation automatique n'est possible que si la différence constatée est inférieure à la différence maximum qui est indiquée dans la Fiche société, soit en valeur absolue, soit en pourcentage de la somme lettrée.

L'affectation automatique consiste à passer une OD entre le compte lettré d’une part et un ou plusieurs comptes de charges ou produits d’autre part, la ou les écritures passées dans le compte lettré étant elles aussi lettrées de façon à équilibrer le lettrage.

L'écran d'affectation automatique de la différence de lettrage permet de sélectionner le ou les comptes dans lesquels doit être passée l'OD pour corriger la différence de lettrage. L'ordinateur affiche la liste des comptes Différence de lettrage définis dans la Fiche société sur l’onglet Lettrage, en fonction du sens de la différence (Débit ou crédit).

Pour affecter la totalité de la différence sur un seul compte, vous pouvez agir de différentes façon :

• soit effectuer un double clic dans la zone Montant en regard du compte souhaité,
• soit placer le curseur dans la zone Montant en regard du compte souhaité et cliquer sur le bouton Affecter différence,
• soit saisir le montant de la différence dans la zone Montant en regard du compte souhaité

Si vous voulez répartir le montant de la différence sur plusieurs comptes, il vous faut indiquer le montant de la différence à affecter en regard de chaque compte. Dans ce type d’affectation multiple, le bouton Affecter différence permet d’affecter sur une ligne donnée la part de la différence de lettrage non encore affectée.

Si vous voulez affecter tout ou partie de la différence sur un compte autre que ceux proposés par le système, vous pouvez saisir le N° de compte désiré sur la dernière ligne affichée pour saisir l’affectation.

Si cet écran d’affectation automatique est proposé suite à un lettrage manuel, le système propose 3 zones supplémentaires en saisie, en milieu d’écran :

• Code journal. Indiquez le code du journal sur lequel l’OD de différence de lettrage va être comptabilisée. Le système propose le code du journal qui a été choisi dans la Fiche société, mais il reste encore modifiable à ce stade.
• Date comptable. Indiquez la date à laquelle l’OD de différence de lettrage va être comptabilisée. Le système propose la date du jour. Attention : sachant que la date de lettrage est toujours la date la plus grande parmi les dates des écritures lettrées, le fait de conserver la date du jour comme date de l’OD aura aussi pour conséquence d’affecter la date du jour en tant que date de lettrage. Il est donc préférable de choisir une date d’OD plus en rapport avec le lettrage effectué.
• N° de pièce de l’OD. Indiquez le N° de pièce que vous voulez voir affecté à l’OD de différence de lettrage. Si vous avez opté pour une numérotation automatique pour le journal choisi, ce N° n’a pas à être saisi ici ; c’est le système qui va attribuer un N° de pièce en automatique lors de la validation du lettrage.

Pour valider cet écran d’affectation automatique, utilisez la touche Entrée ou cliquez sur le bouton OK. Si la différence de lettrage a bien été affectée en totalité sur un ou plusieurs comptes, le système comptabilise l’OD dans les comptes indiqués et valide le lettrage. Vous pouvez aussi, en cas de besoin, retourner modifier le lettrage en cours par le bouton Annuler.