6.4.2 Les autres données de la cotisation
Remarque préliminaire : dans la plupart des écrans présentés ci-dessous, où l’on définit des « liens » ou des « reports », chaque lien ou report étant figuré par une coche de couleur, la saisie se fait par un simple pointage à la souris ou au clavier. Rappelons que ce pointage est « sécurisé », comme cela a été décrit ici.
Cette fenêtre permet de définir les liens entre la cotisation et un ou plusieurs profils.
Ces liens entre cotisations et profils peuvent être définis soit sur cet écran, pour une cotisation donc, soit depuis la mise à jour d'un profil cotisation, pour un profil donné donc. Dans les deux cas, le résultat obtenu sera le même.
Cette fenêtre vous propose la liste des profils cotisations, liste dans laquelle vous devez pointer ceux pour lesquels la cotisation est autorisée. Le pointage se fait soit en cliquant à la souris dans les colonnes Liée ou Automatisme, soit en appuyant sur la barre d’espacement, une fois positionné sur le profil concerné. Pour chaque ligne pointée de la sorte, vous devez saisir des informations complémentaires, les mêmes que celles que l'on trouve lors de la mise à jour d'un profil cotisation.
Là-aussi, on dispose du mode Répéter qui peut accélérer grandement la saisie s'il existe un grand nombre de profils.
On a également un bouton Réinitialiser : cela ouvre une nouvelle fenêtre où l'on doit spécifier la cotisation « modèle ». Lorsqu'on valide cette fenêtre par OK, et après avoir confirmé son choix dans la fenêtre d’avertissement qui suit, tous les liens qui existaient antérieurement entre la cotisation modifiée et les profils sont effacés. Puis, les liens existants entre la cotisation modèle et les profils cotisation sont dupliqués sur la cotisation de départ.
Cette fonctionnalité peut être mise en œuvre chaque fois qu’on a un doute sur les liens entre une cotisation et les profils ; plutôt que de chercher à comparer si les liens sont identiques entre deux cotisations, il est souvent plus rapide de réinitialiser ces liens en prenant pour modèle une cotisation pour laquelle on est certain qu'ils sont corrects.
Pour sortir de cette fenêtre, vous pouvez utiliser l'un des boutons disponibles en partie basse : Cotisation pour revenir à la fiche cotisation, Cumuls, Rubriques, Conditions pour basculer sur un des autres écrans de gestion d’une cotisation, décrits sur cette page. Le bouton Fermer permet quant à lui de revenir à la liste initiale des cotisations.
Cet écran permet de définir quels sont les cumuls qui doivent être mis à jour par la part salariale et/ou patronale calculés pour la cotisation. Le système vous propose la liste des cumuls, liste dans laquelle vous devez pointer ceux devant être mis à jour. Vous pouvez utiliser la zone de positionnement située à l'aplomb de la colonne Report pour n'afficher que les cumuls mis à jour par cette cotisation (Indiquez Cumulé dans la zone de filtrage), ou que les cumuls non mis à jour par cette cotisation (Indiquez Non cumulé dans cette zone). Vous pouvez aussi filtrer sur le fait que les cumuls sont mis à jour par la part salariale ou patronale de la cotisation.
Le pointage se fait soit en cliquant à la souris, dans les colonnes Part salariale et Part patronale, en regard de chaque cumul devant être mis à jour, soit au clavier en appuyant sur F9 pour demander un report de la part salariale ou F11 pour un report de la part patronale, une fois positionné sur le cumul concerné.
On peut aussi inverser le sens du report, c'est-à-dire non pas additionner les parts salariales ou patronales (qui sont en principe négatives, s'agissant de cotisations), mais soustraire celles-ci. Pour créer un report avec inversion du sens, il faut faire un clic droit dans la colonne Part salariale et/ou Part patronale, au lieu du clic gauche habituel. Ces reports avec inversion de sens sont représentés par une coche orange plutôt qu'une coche bleue pour un report « classique ».
On dispose par ailleurs d'un bouton Réinitialiser qui fonctionne un peu comme ce qu'on a vu précédemment pour les liens entre une cotisation et les profils cotisations. Cela ouvre une nouvelle fenêtre où l'on doit spécifier la cotisation « modèle ». Lorsqu'on valide cette fenêtre par OK, et après avoir confirmé son choix dans la fenêtre d’avertissement qui suit, tous les liens qui existaient antérieurement entre la cotisation modifiée et les cumuls sont effacés. Puis, les liens existants entre la cotisation modèle et les cumuls sont dupliqués sur la cotisation de départ.
Cette fonctionnalité peut être mise en œuvre chaque fois qu’on a un doute sur les liens entre une cotisation et les cumuls ; plutôt que de chercher à comparer si les reports sont parfaitement identiques entre deux cotisation, il est souvent plus rapide de réinitialiser ces reports en prenant pour modèle une cotisation pour laquelle on est certain qu'ils sont corrects.
Le bouton Tout effacer permet, comme son nom l'indique, d'effacer tous les reports de cette cotisation sur les cumuls. Cela peut être utile suite à la création d'une cotisation par copie, qui a donc copié tous les reports. Si on veut choisir à nouveau un à un les cumuls sur lesquels la nouvelle cotisation créée par copie doit se reporter, commencez par cliquer sur ce bouton Tout effacer. On repart ainsi « d'une page blanche ».
Pour sortir de cette fenêtre, vous pouvez utiliser l'un des boutons disponibles en partie basse : Cotisation pour revenir à la fiche cotisation, Profils, Rubriques, Conditions pour basculer sur un des autres écrans de gestion d’une cotisation, décrits sur cette page. Le bouton Fermer permet quant à lui de revenir à la liste initiale des cotisations.
Le bouton Gérer cumuls donne accès à la table des cumuls, pour créer si nécessaire un nouveau cumul par exemple, cumul que l'on pourra donc cocher au retour dans cette fenêtre.
Cet écran permet de définir quelles sont les rubriques qui viennent constituer l'assiette brute de cette cotisation. Le système vous propose la liste des rubriques, liste dans laquelle vous devez pointer celles qui doivent mettre à jour le brut de la cotisation ; le montant brut est ensuite utilisé pour déterminer la base de cotisation, via le jeu des planchers et plafonds le cas échéant.
Le pointage se fait soit en cliquant à la souris (clic gauche) dans la colonne Report en regard de chaque rubrique dont le montant est soumis à la cotisation, soit en appuyant sur la barre d’espacement, une fois positionné sur la rubrique concernée.
On peut aussi demander un report avec inversion de signe, comme cela est aussi possible lors du report d'une rubrique sur un cumul. Mais là, s'agissant d'un report de rubrique sur une assiette de cotisation, c'est assez exceptionnel que l'on ait besoin d'inverser le signe. Pour provoquer un report avec inversion de sens, il faut faire un clic droit sur la cotisation, dans la colonne Report. Le report est alors figuré par une coche orange au lieu d'une coche bleue habituellement.
Une zone de filtrage située à l'aplomb de la colonne Report vous permet de n'afficher que les rubriques soumises (Indiquez Soumis dans cette zone) ou que les rubriques non soumises (Indiquez Non soumis dans cette zone). Par défaut, la valeur Soumissible signifie que seules les rubriques pouvant être normalement pointées sont présentées : ce sont les rubriques dont le numéro est plus petit que celui de la cotisation courante, car il faut se rappeler qu'un bulletin de paye est calculé en une seule passe descendante, du plus petit au plus grand numéro de rubrique ou cotisation. Si une rubrique se reportait sur une cotisation ayant un N° plus petit, cela n'aurait pas de sens car lorsqu'on traitera la rubrique dans le calcul du bulletin, la cotisation aura déjà été calculée.
Notez aussi que par défaut, seules les rubriques actives sont présentées. Si on souhaite voir aussi les rubriques ayant été suspendues, choisissez la valeurs Toutes en lieu et place de Actives en haut à droite de l'écran.
Les boutons Réinitialiser et Tout effacer, présents au bas de l'écran, ont un fonctionnement analogue à celui décrit plus haut pour les reports de la cotisation sur les cumuls.
Pour sortir de cet écran, vous pouvez utiliser n’importe lequel des boutons disponibles en partie droite ; chacun d’entre eux, en dehors du bouton Fermer qui permet de revenir à la liste initiale des cotisations, vous renvoie sur l’un des autres écrans de gestion de la cotisation.
Dans les fiches cotisation, on a vu plus haut qu'on pouvait mettre en place des « assiettes de référence ». L’intérêt de définir ainsi des assiettes de référence est perceptible sur cet écran de report des rubriques sur cotisations. L’assiette de référence de la cotisation, si elle a été définie, est rappelée en partie haute. Et dans la table où l’on définit les reports, on voit dans ce cas 2 colonnes : celle intitulée Report où l’on coche (en bleu ou en orange en cas de report avec inversion de signe) les rubriques qui doivent se reporter sur cette cotisation, et une colonne Assiette de référence où l’on voit (coche verte) quelles sont les rubriques qui se reportent sur cette assiette de référence. Dès lors qu’il y a une différence entre ces 2 colonnes, vous avez une alerte visuelle : si vous cochez une rubrique de plus que l’assiette de référence, vous avez un symbole Moins en rouge qui apparait dans la colonne Assiette de référence. A l’inverse, s’il y a une rubrique qui n’est pas cochée alors qu’elle l’est pour l’assiette de référence, un symbole Plus en rouge apparait dans la colonne Assiette de référence. On repère ainsi très facilement les différences de report entre cette cotisation et son assiette de référence. De plus, la liste déroulante Afficher en haut de la fenêtre permet de ne sélectionner que ces différences si nécessaire (car parfois, il peut y en avoir sans que cela ne soit une erreur de paramétrage).
Autre intérêt notable : si l’on opère des modifications de report de rubriques sur une cotisation qui est elle-même assiette de référence, le système propose de reporter chaque modification effectuée sur toutes les autres cotisations partageant la même assiette de référence.
Cet écran permet de déclencher le calcul d’une cotisation de façon conditionnelle, en fonction de la valeur observée pour un cumul par exemple, ou pour certains champ de la situation du salarié.
C'est le même principe que le conditionnement des rubriques, même si cela est moins utilisé dans le cas des cotisations. Mais cela permet par exemple de conditionner des cotisations sur la valeur de la constante générale EFFECT, donnant l'effectif de l'entreprise (sous forme de seuil : moins de 11, moins de 20, moins de 50, 50 et plus). C'est ce qui est mis en œuvre dans le plan de paye standard LDZ pour les cotisations FNAL, Versement Mobilité, Formation continue, Forfait social 8%, Réduction patronale sur Heures supplémentaires : il s'agit de cotisations (ou réduction de cotisations) qui ne s'appliquent qu'à partir d'un certain seuil d'effectif, ou dont le taux varie selon l'effectif. Dans ce dernier cas, on a autant de cotisation définies qu'il y a de taux possibles, chacune des cotisations étant conditionnée de telle sorte que seule l'une d'entre elles se déclenche, société par société, en fonction de son effectif.
L'écran de définition du conditionnement d'une rubrique comporte :
En partie haute, une zone Action déclenchée qui peut prendre l’une des deux valeurs :
En partie basse, on indique ensuite la ou les comparaisons conditionnant l'action choisie. Pour chaque comparaison, on dispose des zones suivantes :
Si on choisit l'une des 4 premières valeurs (constante générale, constante salarié, cumul salarié, fonction personnalisée), il faut indiquer juste après le nom de la constante, du cumul ou de la fonction personnalisée à utiliser comme opérande. Utilisez au besoin le raccourci F4 pour ouvrir la fenêtre de sélection correspondante.
Lors du calcul d'un bulletin, la ou les comparaisons sont effectuées après la création de tous les éléments automatiques, juste avant le calcul de la ligne cotisation en question. Si la cotisation ne doit pas être calculée du fait du résultat des comparaisons, on passe immédiatement à la ligne de bulletin suivante. La ligne en question n'apparaîtra pas sur le bulletin, et aucun report sur les cumuls n'est effectué pour cette cotisation.
A savoir : dans la fenêtre principale de gestion des cotisations, on trouve (tout à droite par défaut) une colonne intitulée Condition. Dans cette colonne figure un petit icône sous forme de prisme pour les cotisations ayant une condition de déclenchement. En survolant cet icône à la souris, la condition apparait dans une fenêtre de type « bulle ».
Rappelons également que dans cette fenêtre, on peut rapidement sélectionner les seules cotisations qui sont conditionnées, via la valeur Cotisations conditionnées dans la zone de filtrage en haut à droite de l'écran.
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