Depuis la mise en place de la DSN, la saisie des arrêts de travail est indispensable car ceux-ci doivent être déclarés par l'employeur, sous la forme de DSN événementielles de nature 04-Signalement Arrêt de travail et dans certains cas 05-Signalement Reprise suite à arrêt de travail.

En sus de cette gestion rendue obligatoire pour la DSN, on dispose dans LDPaye d'une gestion dite « avancée » de ces arrêts de travail, l’objectif étant de « générer » les différents éléments variables (absence, maintien de salaire…) qui découlent de cet arrêt, au fil des mois pour les arrêts qui se prolongent, tout cela en fonction des droits de chaque salarié. Cette gestion avancée est décrite dans les deux sous-chapitres qui suivent.

Important : si vous ne mettez pas en œuvre la gestion avancée des arrêts de travail, le fait de saisir un arrêt de travail n’a aucune incidence directe sur les bulletins de paye ; il faut « traduire » l’impact de l'arrêt sur les bulletins de paye, en saisissant des rubriques d’absence et éventuellement de maintien de salaire, au mois le mois.

On dispose simplement d'une petite aide en saisie des éléments variables (uniquement dans le mode de saisie « par salarié »), où la présence d'un arrêt de travail recouvrant partiellement le mois de paye en cours pour le salarié en question est signalée (libellé en rouge foncé en bas à droite). On peut même, depuis cette saisie des éléments variables, basculer sur la gestion des arrêts de travail du salarié concerné, via le bouton Arrêts travail situé juste en dessous de cette mention.

Saisie des arrêts de travail (minimum requis pour les DSN)

Celle-ci s’opère depuis le menu Gestion/Arrêt de travail ou par l’icône correspondant de la barre d’outils. La fenêtre présente par défaut tous les arrêts survenus depuis le premier jour du mois qui précède le mois de paye en cours.

Différents critères de recherche et de filtrage sont proposés en partie haute :

• Le motif de l'arrêt
• La période de l'arrêt : tout arrêt de travail ayant au-moins un jour en commun avec la période demandée sera présenté.
• L'état d'envoi en DSN. Cette liste déroulante permet de retrouver facilement les arrêts de travail déjà saisis, mais non encore envoyés en DSN événementielle.
• L'état de l'arrêt. Permet de retrouver les arrêts de travail ayant été annulés (suppression « logique » de l'arrêt, voir ci-après).

Lors de la création ou modification d’un arrêt de travail, on doit renseigner les éléments suivants :

Cadre Arrêt de travail

• Le N° matricule du salarié concerné par l'arrêt
• Le motif de l'arrêt, à choisir dans la liste déroulante. Cette liste découle des valeurs possibles pour la rubrique 001-Motif du bloc 60-Arrêt de travail de la DSN.
• La date de l'accident. Ce champ n'est disponible que pour un arrêt de motif 04-congé suite à un accident de trajet, 05-congé suite à maladie professionnelle, 06-congé suite à accident de travail ou de service.
• La date de début de l'arrêt. Cette date ne figure pas en tant que telle en DSN, qui ne connaît que la date du dernier jour travaillé décrite ci-dessous. Elle est toutefois indispensable au sein de LDPaye en tant que donnée identifiante de l'arrêt. On peut en effet avoir deux arrêts de travail consécutifs, mais de nature différente : par exemple, un arrêt maternité faisant suite à un arrêt maladie. Faute de reprise entre les deux arrêts, la date du dernier jour travaillé est identique pour les deux arrêts et pourtant il s'agit bien de deux arrêts de travail distincts, tant pour ce qui est de la DSN que pour la gestion avancée des arrêts de travail (l'indemnisation en maternité n'est pas la même qu'en maladie). Afin de pouvoir gérer correctement cette problématique des arrêts de travail consécutifs, c'est donc la date de début de l'arrêt qui est la donnée identifiante d'un arrêt de travail, et non la date du dernier jour travaillé.
  A savoir : cette date étant une donnée «  identifiante », elle ne peut plus être modifiée après coup. En cas d’erreur sur la date, si celui-ci n'a pas encore été transmis en DSN, on peut le supprimer et le ressaisir. Mais si l'arrêt a déjà été transmis en DSN, il faut l'annuler et transmettre cette annulation, puis saisir un nouvel arrêt à la bonne date et transmettre en DSN ce nouvel arrêt. Le mode opératoire est décrit ci-après au paragraphe Suppression ou annulation d'un arrêt de travail.
• La date du dernier jour travaillé précédant l'arrêt. Cette date est proposée égale à la veille du début de l'arrêt, ce qui convient bien dans le cas général. En cas d'arrêt consécutif à un autre arrêt antérieur, il faut la corriger pour indiquer la date exacte du dernier jour travaillé.
• La date de fin prévisionnelle de l'arrêt, tel que prescrit par le médecin. Cette date doit être renseignée, même en cas de non reprise du travail.
• Le code du contact dans l'entreprise pour la gestion de cette arrêt de travail. Cette information est transmise en DSN sous forme d'un bloc 07-Contact chez le déclaré avec le code 01-Contact chez le déclaré pour les IJ (cas général) ou 09-Contact chez l'établissement centralisateur pour les IJ en présence d'un établissement centralisateur (voir ci-après). Ce code contact est obligatoire car attendu en DSN. En création d'un arrêt de travail, ou en modification d'un arrêt si ce code n'est pas déjà renseigné, il est initialisé avec le code du premier contact associé à l'établissement concerné par l'arrêt de travail avec le type 01 ou 09, ou à défaut le premier contact associé à l'établissement, ou en dernier ressort le premier contact défini dans le fichier des contacts.

On dispose donc de 4 dates (sans compter la date de l'accident, qui ne concerne que les arrêts pour cause d'accident de travail ou de service, accident de trajet ou maladie professionnelle). On renseigne dans un premier temps la date de début de l'arrêt. Le système propose en retour la date du dernier jour travaillé comme étant la veille du début de l'arrêt, ce qui convient bien dans le cas général. En cas d'arrêt consécutif à un autre arrêt antérieur, c'est là qu'il faut intervenir pour indiquer la date exacte du dernier jour travaillé, date qui est importante puisque c'est à partir de celle-ci qu'est déterminée la période des droits à l'indemnisation.

On renseigne dans un second temps la date de fin prévisionnelle.

Enfin, on peut saisir la date de fin de l'arrêt, si l'on connaît avec certitude la fin des droits pour cet arrêt. Cela peut être dû :

• à la reprise du salarié,
• à la saisie d'un nouvel arrêt consécutif à celui-ci,
• à la fin des droits en cas d'arrêt longue maladie.

Cette date de fin de l'arrêt est utilisée dans la gestion avancée des arrêts de travail : le calcul des droits ne se fera pas au-delà de celle-ci.

Pour faciliter la saisie de toutes ces dates, plusieurs automatismes sont en place :

• Lors de la saisie d'un nouvel arrêt, si un arrêt antérieur est en cours à la date de début de l'arrêt, celui-ci est automatiquement renseigné en date de fin avec la veille (calendaire) de la date de début du nouvel arrêt.
  Et la date du dernier jour travaillé de cet arrêt antérieur est reportée sur le nouvel arrêt.
• En l'absence d'un arrêt antérieur déjà en cours, la date du dernier jour travaillé est proposée égale à la veille calendaire du début de l'arrêt.
• Lors de la saisie de la date de reprise, en partie basse de l'écran, cela renseigne automatiquement la date de fin de l'arrêt avec la veille de la reprise.

Important : en cas de prolongation d'un arrêt de travail, il ne faut pas recréer un nouvel arrêt, mais seulement modifier la date de fin prévisionnelle de l'arrêt courant. La saisie d'un nouvel arrêt de travail consécutif à un arrêt antérieur ne doit être faite que lors d'un changement de motif de l'arrêt : un arrêt maternité faisant suite à un arrêt maladie, un arrêt maladie faisant suite à un arrêt pour accident de travail...

Cadre subrogation

Les champs présents dans ce cadre ne sont à renseigner que si vous voulez pratiquer la subrogation pour cet arrêt de travail. La subrogation de l'employeur est le fait qu’en cas d’absence d'un salarié pour maladie, maternité ou paternité, ce dernier autorise l'employeur à percevoir pour son compte les indemnités de maladie versées par l'assurance maladie. En contrepartie, l'employeur doit maintenir le salaire à hauteur des indemnités reçues.

• Période de subrogation. Indiquez la période au cours de laquelle vous voulez appliquer cette subrogation. La date de début de la subrogation est en principe la date de début de l'arrêt. Quant à la date de fin de subrogation, elle est fixée par la durée maximale du maintien définie par la convention collective ou l'accord de branche du salarié.
  Attention : ne pas indiquer ici la date de fin prévisionnelle de l'arrêt : en cas de prolongation de l'arrêt initial, cela poserait problème.
• Banque. Choisissez dans la liste déroulante la banque sur laquelle vous souhaitez percevoir les indemnités journalières de sécurité sociale dues au titre de cet arrêt. Si la banque souhaitée ne figure pas dans cette liste, allez l'ajouter dans la liste des banques.
• Établissement centralisateur. Permet d'identifier l'établissement centralisateur pour le paiement des indemnités journalières dans le cadre des entreprises subrogées avec plusieurs établissements employeurs rattachés à un établissement. C'est une donnée prévue en DSN, mais rarement utilisée dans le cadre de LDPaye.

Cadre Reprise

Les champs présents dans ce cadre sont renseignés bien souvent dans un second temps, quand on a connaissance de la date de reprise effective du travail. Cela étant, il est tout à fait possible, pour un arrêt court, de saisir simultanément les données de l'arrêt et de la reprise.

• Date de reprise. Indiquez la date à laquelle le salarié a repris le travail suite à l'arrêt. La date de fin de l'arrêt sera automatiquement prise égale à la veille de ce jour de reprise.
• Motif de reprise. Choisissez le motif de reprise, 01-Reprise normale le plus souvent.

Cadre DSN

Dans le dernier tiers de l'écran, on trouve un cadre présentant l'état d'avancement quant à la transmission de cet arrêt en DSN.
Les principaux états possibles sont :

• Aucune DSN Arrêt n'a été générée
• DSN Arrêt n° 99999 créée le JJ/MM/AAAA à HH:MM:SS

Dans ce deuxième cas, on peut avoir des informations complémentaires, si les données courantes de l'arrêt de travail diffèrent de celles qui ont été transmises en DSN. C'est le cas si on a modifié l'arrêt de travail après avoir envoyé la DSN événementielle. Il faut alors se poser la question de la retransmission de l'arrêt de travail pour corriger les données transmises initialement en DSN et corrigées dans LDPaye depuis.

Exemple de libellé complémentaire :

• La date de fin prévisionnelle de l'arrêt généré en DSN est antérieure à celle actuellement enregistrée
• La date de début de la subrogation de l'arrêt généré en DSN est différente de celle actuellement enregistrée
• La date de fin de la subrogation de l'arrêt généré en DSN est différente de celle actuellement enregistrée
• La date de reprise a été enregistrée, aucune DSN Reprise n'a été générée
• La date de reprise de l'arrêt généré en DSN est différente de celle actuellement enregistrée
• Le motif de reprise de l'arrêt généré en DSN est différent de celui actuellement enregistré

De la même façon, on est informé si une DSN événementielle de reprise a été envoyée :

• DSN Reprise n° 99999 créée le JJ/MM/AAAA à HH:MM:SS

Cadre Bordereaux d'IJ SS

Ce cadre est affiché tout en bas de l'écran. Il présente, s'ils existent, les éléments variables issus d'un bordereau de paiement des indemnités journalières (BPIJ) lié à cet arrêt.

Suppression ou annulation d'un arrêt de travail

Si vous avez saisi par erreur un arrêt de travail, deux cas peuvent se présenter :

• Si l'arrêt en question n'a pas encore été transmis en DSN, c'est simple : vous pouvez le supprimer via le bouton Supprimer de la fenêtre principale de gestion des arrêts.
• En revanche, si l'arrêt a déjà été transmis en DSN, la suppression est impossible. Quand on clique sur le bouton Supprimer de la fenêtre principale de gestion des arrêts, LDPaye propose alors l'annulation de l'arrêt.

De même, si vous utilisez la gestion avancée des arrêts de travail, un arrêt de travail duquel découlent des éléments variables (absences, maintien de salaire...) ayant eu un impact sur des bulletins déjà clos, ces éléments variables ne pouvant plus être modifiés ou effacés, l'arrêt de travail ne peut plus être supprimé, mais seulement annulé.

Enfin, comme cela a été dit plus haut, si on s'est trompé sur la date du dernier jour travaillé et que l'arrêt a déjà été transmis en DSN, le seul moyen de corriger est d'annuler ce premier arrêt, de transmettre cette annulation en DSN, puis de saisir et transmettre en DSN un nouvel arrêt à la bonne date.

Important : dès lors qu'on annule un arrêt de travail qui avait été transmis en DSN, il est impératif d'envoyer cette annulation en DSN. Cela se fait comme l'envoi initial de l'arrêt, via une DSN événementielle. Mais comme l'arrêt est marqué comme « annulé », LDPaye le transmettra en DSN avec le motif 99-Annulation en lieu et place du motif initial de l'arrêt. Vous n'avez pas à intervenir sur ce motif au niveau de l'arrêt de travail : cela se fait automatiquement.

Remarque : il est possible de réactiver un arrêt de travail qui aurait été annulé par erreur : il faut se positionner sur cet arrêt et cliquer sur le bouton Supprimer en tenant la touche Majuscule enfoncée.

Transmission de l'arrêt en DSN

Une fois l’arrêt saisi, il doit être transmis en DSN. L’employeur dispose d’un délai de 5 jours suite à la prise de connaissance de cet arrêt pour transmettre les informations en DSN.

On peut le faire directement depuis la fenêtre principale de gestion des arrêts par le bouton DSN. L’assistant de création d’une DSN est alors proposé, pour l’arrêt de travail sélectionné. Il ne sera pas possible de transmettre par ce biais d’autres arrêts de travail.

Si on souhaite envoyer simultanément plusieurs arrêts de travail, il faut lancer la création de la DSN depuis le menu Traitement mensuel/Déclarations Sociales Nominatives, bouton Nouvelle déclaration, en sélectionnant ensuite le type 04-05 - Signalement Arrêt de travail ou Reprise.

Pour en savoir sur la déclaration des arrêts de travail en DSN, reportez-vous au document intitulé Gestion des arrêts de travail dans la base de connaissances Net-Entreprises. Nous en reprenons ci-après la partie la plus intéressante (version du 16/12/2020).

1/ L’utilité du signalement

Le signalement d’événement permet :

• La reconstitution de la DSIJ à destination de la CNAM et/ou de la MSA
• La prise en compte de l’arrêt par la CNAM et/ou la MSA dès la réception du volet médical de l’individu

2/ Le report des informations

Le report des informations transmises via le signalement dans la DSN mensuelle permet l’historisation de ces données relatives à l’individu dans le système d’information. Sur la base de ces informations retranscrites en DSN mensuelles, il sera alors possible de constituer l’historique de l’individu.

3/ Le signalement et la subrogation

Dans le cadre des arrêts de travail, il convient de préciser les dates de subrogation liées à la convention collective.

La subrogation n’est valable que pour un arrêt, il faut renseigner les informations liées à la subrogation pour chaque signalement d’arrêt de travail. Si un individu est arrêté du 15 au 30 juillet et que l’entreprise a renseignée une date de fin de subrogation au 31 décembre, et que par la suite ce même individu est arrêté du 1er au 15 septembre, alors la subrogation renseignée dans le cadre du premier arrêt n’est pas exploitée car il s’agit d’un nouvel arrêt. Il convient de redéclarer la subrogation pour ce nouvel arrêt.

Une subrogation, lorsqu’elle concerne le même arrêt, ne peut pas s’arrêter et reprendre pendant la durée de l’arrêt.

Pour rappel, même en cas de subrogation, un signalement d’événement est attendu.

4/ Doublonnement de la DSIJ

La CNAM n’attend la réception de la DSIJ que par une seule modalité déclarative. Dans le dispositif DSN, si la DSIJ n’est pas reconstituée (retour du compte rendu métier avec description de l’anomalie), cette dernière n’est pas distribuée à la CNAM / MSA. Dans ce cas, si l’anomalie s’avère impossible à corriger à très courte échéance, nous vous invitons à envoyer une DSIJ via l’ancienne formalité.

5/ Date et motif de la reprise

La valorisation de la date et du motif de la reprise nécessite d’être clarifiée afin que ces deux informations soient correctement prises en compte par la CNAM / MSA.

• Signalement Reprise suite à arrêt de travail : Ce signalement ne doit être utilisé que dans le cadre d’une reprise anticipée dans le cas où la date de reprise anticipée n’a pas été renseignée dans l’évènement arrêt de travail initial.
• Signalement Arrêt de travail : dans tous les cas le motif de l’arrêt, la date de dernier jour travaillé (DJT) et la date de reprise prévisionnelle sont à compléter. De plus, lorsque le déclarant a connaissance de la reprise anticipée de l’individu au moment de l’envoi du signalement, ce dernier doit renseigner la date de la reprise réelle ainsi que le motif de reprise dans le signalement Arrêt de travail. Dans le cas contraire, la date et le motif de reprise ne sont pas attendus. Dans le cas où la date et le motif de la reprise anticipée ont déjà fait l'objet d'une déclaration dans un signalement "arrêt de travail", cela ne doit pas donner lieu à un évènement "Reprise anticipée du travail".
• DSN mensuelle : Dans tous les cas, la date de reprise (prévisionnelle tant que la reprise n’est pas opérée puis réelle quand l’individu a repris) et le motif de la reprise doivent être portés dans la DSN mensuelle dès lors que la date est connue de l’employeur.

Le tableau ci-dessous récapitule les signalements Arrêt de travail et Reprise suite à arrêt à opérer en DSN, en fonction des données connues pour l'arrêt de travail : pas de reprise connue, reprise anticipée, reprise à la date prévue, prolongation.

6/ Profondeur de l’information nécessaire à la reconstitution de la DSIJ

Afin de réaliser la reconstitution de la DSIJ, il est indispensable de pouvoir se baser sur les informations de l’individu préalablement historisées via les dépôts des DSN mensuelles précédentes. En pratique, cela se traduit par :

• DSIJ Maladie/Maternité/Paternité :

- Pour les CSP standards et apprentis, jusqu’à 6 mois d’historique est analysé

- Pour les autres CSP, 12 mois d’historique est analysé.

• DSIJ AT/MP :

- 12 mois d’historique est systématiquement analysé.