La fenêtre d’édition des bulletins de paye peut être demandée soit directement depuis la fenêtre principale de calcul, par le bouton Imprimer, soit le menu Traitement mensuel/Édition des bulletins.

Cette fenêtre comporte les champs suivants :

• Bulletins à imprimer. Quatre options possibles :
• Le salarié courant uniquement. Cette option n’est pas disponible si la fenêtre a été appelée directement depuis le menu.
• Tous les bulletins de la sélection courante. Cette option n’est pas disponible si la fenêtre a été appelée directement depuis le menu. Le système lance ici l’édition de tous les bulletins des salariés sélectionnés dans la fenêtre principale de calcul des bulletins sur l’écran principal ; vous pouvez dans ce cas avoir effectué auparavant n’importe quelle sélection, soit à l’aide des zones de filtre présentées en tête de l’écran principal de calcul, soit par le bouton Autres sélections disponible sur ce même écran.
• Tous les bulletins calculés pour le mois : le système lance l’édition de tous les bulletins disponibles la société courante et le mois de paye indiqué en regard de cette option, mois de paye qui est proposé égal au mois de paye en cours.
• Tous les bulletins de salarié. Il faut dans ce cas choisir le salarié concerné via son N° matricule (si la fenêtre a été appelée depuis la fenêtre de calcul, ce choix est déjà fait). On doit également indiquer la période concernée, qui par défaut est initialisée du premier mois de l'exercice courant au mois de paye en cours.
• Sélection des salariés. Si vous avez choisi la 2ème ou 3ème option à l'invite ci-dessus, vous pouvez choisir ici de ne traiter que le salariés ayant accepté (ou au contraire refusé) l'envoi du bulletin par mail.
• Format du bulletin : Bulletin détaillé (celui destiné au gestionnaire de paye) ou Bulletin simplifié (celui destiné au salarié). La valeur proposée ici par défaut est celle choisie dans la fenêtre des paramètres généraux, sur l'onglet Préférences utilisateur.
• Trié(s) par. Les bulletins peuvent être triés :
• En majeur, par société (valeur par défaut), par établissement, par service ou par code statistique 1 à 3
• En mineur, par N° matricule ou par nom des salariés.
• Configuration du bulletin. Choisissez la configuration souhaitée dans la liste déroulante. La gestion des configurations de bulletins est abordée ci-après.

Personnalisation des bulletins de paye

Certains éléments de présentation du bulletin peuvent être ajustés dans la fenêtre des paramètres généraux, sur les onglets Bulletin et Pied de bulletin. Vous pouvez définir notamment quels sont les cumuls que vous voulez voir figurer en pied de bulletin.

De plus, sachez qu'on peut aussi jouer sur deux choses, en créant un paramètre programme nommé BULLETA :

• Choisir le libellé affiché pour identifier l'employeur, en tête de bulletin. Pour cela, en position 1 du paramètre programme BULLETA, indiquez la valeur :
• 1 : Libellé de la société (c'est le comportement par défaut si le paramètre programme BULLETA n'existe pas)
• 2 : Raison sociale de la société
• 3 : Libellé de l'établissement
• 4 : Enseigne de l'établissement
• Remplacer le titre du bulletin de paye. En standard, ce titre est BULLETIN DE PAYE. Si l'on souhaite un autre titre, il faut renseigner le titre souhaité en position 65 à 128 du paramètre programme BULLETA. En position 129 à 192, on peut aussi spécifier la police à utiliser pour ce titre. En effet, selon le titre choisi, il faudra parfois réduire la taille de la police utilisée, sans quoi une partie de ce titre sera tronquée. La police utilisée en standard est Arial,20. Pour spécifier une autre police, indiquez en position 129 le nom de la police, une virgule, et le pas souhaité. Exemple : Arial,18 

Si tout cela ne suffit pas, il faut envisager l'utilisation de la méthode décrite ci-dessous. Cela peut permettre, par exemple, l'ajout d'un logo en-tête de bulletin.

Le principe est d'insérer du code Windev au sein de l’état « Bulletin de paye », code qui sera compilé dynamiquement, dans différents « points d’entrée » de l’état. Le principe est un peu analogue à celui du Macro-Code Utilisateur (MCU) : le code que l’on insère s’ajoute au code déjà présent dans l’état. On peut ainsi assez facilement modifier la présentation de l’état : ajouter un logo, déplacer certains champs de l’en-tête ou du pied du bulletin…

Le code compilé dynamiquement doit être fourni dans un fichier « texte » portant l’extension .wdes. Ce fichier doit être référencé dans la « configuration » d’impression, à l'invite Fichier source WDES pour personnalisation du bulletin. Il doit comporter une procédure pour chaque point d’entrée pour lequel on veut insérer du code. C’est le nom de la procédure qui détermine le point d’entrée où ce code sera inséré. 9 points d’entrée sont possibles :

• Ouverture : au lancement de l’impression. Ce code n’est exécuté qu’une seule fois, même si on a demandé l’impression des bulletins pour plusieurs salariés. C’est l’endroit idéal pour sélectionner des options « globales », comme le format d’impression, les couleurs de certains champs
• Bloc_Haut : juste avant l’impression d’un bloc de haut de page (celui où figurent l’adresse société, l’adresse du salarié
• Bloc_Corps : juste avant l’impression d’une ligne de bulletin
• Bloc_Corps3 : idem Bloc_Corps, dans le cas où l’on a choisi une impression en mode « condensé » (voir Paramètres généraux, onglet Bulletin)
• Bloc_Texte : juste avant l’impression d’une ligne de commentaire
• Bloc_Texte2 : idem Bloc_Texte, dans le cas où l’on a choisi une impression en mode « condensé »
• Bloc_Bas : juste avant l’impression d’un bloc de bas de page (celui où figurent les cumuls notamment)
• Bloc_Suite : juste avant l’impression d’un bloc « suite », c'est-à-dire un bloc de bas de page qui s’imprime au bas de la première page d’un bulletin lorsque qu’un bulletin est composé de 2 pages

Exemple – Insertion d’un logo dans l’en-tête

Dans l’exemple ci-dessous, on ajoute un logo sur l’en-tête du bulletin, en haut à gauche, en lieu et place de l’adresse de l’établissement (on suppose que cette adresse est portée dans l’image que l’on insère).

Pour faciliter l’insertion d’un logo, il faut savoir qu’un champ « image » nommé Logo a été ajouté sur l’état standard. Simplement, ce champ Logo ne fait référence à aucune image et n’est pas visible par défaut. Pour faire apparaitre un logo, il faut donc associer un fichier image à ce logo, le rendre visible et ajuster sa taille et position sur l’état. C’est ce qui est fait dans le code exemple ci-dessous. L’image à utiliser en tant que « logo » doit être présente dans le répertoire des sous-répertoires de LDPaye (celui qui est de la forme X:\Ldsystem\Fichiers\Paye) et doit se nommer Logo_XXX.jpg ou Logo_XXX.png, XXX étant le code de la société concernée.

PROCEDURE BLOC_HAUT()

FichierLogo est une chaine

// Insertion du logo s'il existe

SI fFichierExiste(jRepSousRep+["\"]+"Logo_"+jCodeSociétéInt+".jpg") alors

       FichierLogo=jRepSousRep+["\"]+"Logo_"+jCodeSociétéInt+".jpg"

SINON SI fFichierExiste(jRepSousRep+["\"]+"Logo_"+jCodeSociétéInt+".png") alors

       FichierLogo=jRepSousRep+["\"]+"Logo_"+jCodeSociétéInt+".png"

FIN

SI FichierLogo<>"" alors

       // On positionne sur la première ligne de l'adresse Etablissement

       Logo..X=ETLISO..X

       Logo..Y=ETLISO..Y

       // On ajuste la taille du logo en fonction de la taille de l'image,

       // en tablant sur une résolution de 96 pixels par pouce (ppp ou dpi)

       InfoImage est une chaine = InfoBitmap(FichierLogo)

       Logo..largeur=Val(ExtraitChaîne(InfoImage, 2))/96*25.4        

       Logo..Hauteur=Val(ExtraitChaîne(InfoImage, 3))/96*25.4

       // Si Logo trop haut, on le limite à 20mm

       SI Logo..Hauteur > 20 alors

               Logo..Largeur=Logo..Largeur / Logo..Hauteur * 20

               Logo..Hauteur=20

       Fin

       // Si Logo trop large, on le limite à 75mm

       SI Logo..Largeur > 75 alors

               Logo..Hauteur=Logo..Hauteur / Logo..Largeur * 75

               Logo..Largeur=75

       Fin

       // On charge le fichier dans l'image nommée Logo, qui existe par défaut en tête du bulletin

       Logo=FichierLogo

       // On rend cette image visible

       Logo..visible=Vrai

       // On cache l'adresse de l'établissement (on suppose ici que cette adresse figure aussi dans le logo)

       ETLISO..Visible=Faux

       ETADCA..Visible=Faux

       ETADVO..Visible=Faux

       ETADCO..Visible=Faux

       ETCOPO..Visible=Faux

       ETBRDI..Visible=Faux

FIN

Envoi des bulletins par mail

Il est possible d’adresser par mail les bulletins de paye aux salariés. Pour cela, on dispose de deux boutons dans la fenêtre d’impression des bulletins :

• Paramètres, pour définir les paramètres nécessaires à l’envoi des mails :
• Adresse mail de l’expéditeur,
• Adresse mail recevant une copie de tous les mails envoyés par ce biais (vivement conseillé pour contrôle)
• Serveur SMTP : adresse IP, N° de port, protocole de sécurité (TLS ou SSL) et éventuellement code utilisateur et mot de passe requis pour l’authentification sur le serveur SMTP. Ces éléments sont à configurer selon les indications de votre administrateur réseau.
• E-Mailing, pour déclencher l’envoi des bulletins de paye par mail.

L’envoi des bulletins par mail n’est possible bien sûr que pour les salariés disposant d’une adresse mail renseignée dans leur fiche. De plus, il faut avoir sélectionné explicitement l’option Accepte l’envoi des bulletins par mail, toujours dans la fiche du salarié, en regard de l’adresse mail, sur l’onglet Privé.

Lorsqu’on déclenche l’envoi des bulletins par mail, s’il existe des salariés, dans liste des bulletins à traiter compte tenu de la sélection effectuée éventuellement en amont, pour lesquels l’envoi par mail est impossible, le système propose d’imprimer les bulletins qui ne peuvent envoyés par mail, ou de les ignorer purement et simplement. Suite à cela, il présente un aperçu avant impression de tous les bulletins qui vont être adressés par mail. Vérifiez cet aperçu ; s’il est correct, fermez la fenêtre d’aperçu et confirmez l’envoi par mail dans la fenêtre qui suit.

Personnalisation du mail

Il est possible de personnaliser le sujet et le corps du mail qui est adressé aux salariés, le bulletin étant joint en pièce jointe au format PDF.

Par défaut, le sujet est Bulletin de paie SSS-NNNN NOM PRENOM MM/AAAA, avec SSS=Code société, NNNN=N° matricule, MM/AAAA=Mois et année de paye.

Le corps du mail standard est :

Bonjour

Veuillez trouver ci-joint votre bulletin de paie du mois de CAENBU.MPAY.

Meilleures Salutations

Le service Paie

Pour personnaliser ce mail, indiquez un nom de fichier à l’invite Fichier texte ou HTML pour l’envoi du bulletin sur le 2ème onglet Configuration. S’il s’agit d’un simple fichier texte (à créer par le bloc-notes Windows), la première ligne du fichier sera utilisée en tant que sujet du mail, le reste constituant le corps du mail. S’il s’agit d’un fichier HTML, permettant une mise en forme « avancée », il doit s’agir d’un fichier respectant parfaitement la syntaxe HTML (à créer avec un éditeur HTML tel que NVU par exemple). Et dans ce cas, c’est le contenu de la balise Title qui sera utilisée pour le sujet du mail.

Dans les deux cas, le fichier peut contenir des « variables de remplacement », avec la syntaxe <Nom fichier>.<Nom rubrique>. Toutes les rubriques des fichiers Personnel (PEPERS), Situations du salarié (PEPACT), En-têtes bulletin (CAENBU) et Établissements (PEETAB) sont acceptées.

Un exemple de contenu pour ce fichier HTML, avec une mise en forme améliorée par le biais d’un tableau :

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">

<html>

<head>

  <title>Bulletin de paye PEPERS.COSO-PEPERS.NPPE PEPERS.NMAG PEPERS.PREN CAENBU.MPAY</title>

</head>

<body>

<span style="font-family: Arial;">Bonjour</span>

<br><br>

<span style="font-family: Arial;">

Veuillez trouver ci-joint votre bulletin de paye :<br>

<br>

</span>

<table style="text-align: left; width: 80%;" cellpadding="2" cellspacing="2">

  <tbody>

    <tr>

      <td style="width: 5%;">&nbsp; </td>

      <td style="width: 20%; font-family: arial;">Soci&eacute;t&eacute;:</td>

      <td style="font-family: Arial;">PEETAB.RSSO</td>

    </tr>

    <tr>

      <td></td>

      <td style="font-family: arial;">Salari&eacute; :</td>

      <td style="font-family: arial;">PEPERS.NMAG PEPERS.PREN</td>

    </tr>

    <tr>

      <td></td>

      <td style="font-family: arial;">Mois de paye :</td>

      <td style="font-family: arial;"><b>CAENBU.MPAY</b></td>

    </tr>

  </tbody>

</table>

<span style="font-family: Arial;"><br>

Meilleures Salutations<br><br>

Le Service Paie<br>

PEETAB.SIGN

</span>

</body>

</html>

Dématérialisation des bulletins

De plus en plus d'entreprises souhaitent avancer sur la voie de la dématérialisation des bulletins de paie.

LD SYSTEME a choisi la solution Neobox-RH, diffusée par la société QUADIENT. Cette solution comprend :

• Un espace dédié à l'employeur où l'on peut archiver les bulletins de paie et d'autres documents RH en toute sécurité, avec une gestion des droits d'accès pour les gestionnaires de paie. Les documents déposés dans cet espace sont conservés pendant toute la durée du contrat Neobox-RH.
• La diffusion des bulletins :
• Soit sous forme dématérialisée : les bulletins sont alors archivés en format PDF avec signature électronique à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC Arkhinéo) et accessibles via l'espace personnel du salarié, et ce pendant 50 ans.
• Soit (de manière optionnelle) par courrier postal pour les salariés qui refuseraient la dématérialisation.
• Un espace personnel sécurisé et gratuit pour chaque salarié ayant accepté la dématérialisation : MyPrimobox. Le salarié peut ainsi accéder à tout moment aux documents RH déposés par son entreprise par un simple navigateur Web, même après son départ de l'entreprise.
  Dans cet espace personnel, il pourra même ajouter d'autres documents électroniques importants, dans la limite de 1Go (soit environ 10 000 documents d'une page).

Cette solution Neobox-RH est totalement intégrée dans LDPaye. Cela signifie qu'il est possible, depuis LDPaye :

• De piloter directement les dossiers salariés gérés dans la solution Neobox-RH : création des nouveaux salariés, mise à jour des adresses mail des salariés (ces adresses étant utilisées pour notifier chaque salarié de l'ajout d'un document dans son espace personnel), gestion du « top » d'acceptation/refus de la dématérialisation pour chaque salarié.
• De déposer chaque mois les bulletins de paie dans l'espace employeur de Neobox-RH, puis de demander la diffusion de ces bulletins : transmission dans l'espace personnel MyPrimobox de chaque salarié ou envoi postal le cas échéant.

Pour simplifier votre utilisation, tous les aspects commerciaux ainsi que le support 1er niveau côté employeur sont pris en charge par LD Système Développement.

Côté salarié, pour toute question relative à l’activation, l’accès et la gestion de leur espace personnel sécurisé, un support en ligne MyPrimobox est possible via un formulaire disponible sur la page de connexion.

La solution Neobox-RH est en totale conformité avec la loi 2016-1088 relative au travail, qui prévoit que l’employeur peut opter pour la dématérialisation générale des bulletins de paie sauf si le salarié s’y oppose. La solution Neobox-RH et l’ensemble des données qu’elle contient sont hébergées en France, sur plusieurs sites sauvegardés et redondés selon la norme ISO 27001. L’archivage électronique des bulletins de paie est réalisé chez CDC Arkhinéo (Caisse des Dépôts et Consignations), pendant 50 ans. CDC Arkhinéo est certifié NF 461 qui atteste de la conformité à la norme NF Z42-013 et ISO 14641-1, toutes deux références en matière d’archivage électronique : garantie d’intégrité, de pérennité, de traçabilité, de lisibilité et de sécurité des documents électroniques archivés.

L'envoi des bulletins dans Neobox-RH se fait en cliquant sur le bouton Envoi dématérialisé, au bas de la fenêtre d'édition des bulletins.

Archivage des bulletins de paye dans la GED

Le module GED inclus dans LDPaye peut être utilisé pour archiver les bulletins de paye des salariés, sous forme de fichier PDF. Pour cela, dans la fenêtre d’impression des bulletins, il suffit de sélectionner tous les bulletins que l’on souhaite traiter, le mois de paye concerné, puis de cliquer sur le bouton Vers GED.

Le système constitue alors un fichier PDF pour chaque bulletin correspondant aux critères de sélection indiqués, place ce fichier PDF dans l’arborescence de documents de la GED LDPaye, puis crée le lien entre le salarié et le fichier PDF ainsi créé.

Ainsi, on peut accéder facilement aux bulletins archivés de la sorte, par le bouton GED proposé en bas à droite de chaque fiche Salarié.

Remarque : si l’on archive plusieurs fois le même bulletin (même salarié, même mois de paye, même N° de bulletin), seule la dernière impression est conservée.

Configurations de bulletins

Pour faciliter l’usage de plusieurs formes de bulletin (par exemple, un bulletin « standard » en couleur et un bulletin « brouillon » en nuances de gris et sans les trames de fond, obtenu via le processus de personnalisation décrit plus haut)), on peut désormais définir plusieurs configurations d’états. Lors de l’impression, on choisit la configuration à utiliser dans la liste déroulante au bas du premier onglet.

Les configurations qui apparaissent dans cette liste déroulante sont définies sur le 2ème onglet de cette fenêtre. Pour chaque configuration souhaitée, on choisit :

• Un nom, qui doit être composé de 2 caractères alphabétiques ou numériques (c’est le code qui identifie une configuration de façon unique), suivi d’un tiret et d’un libellé quelconque
• Le fichier source WDE pour édition du bulletin. Si c’est l’état standard (cas le plus fréquent), laissez cette zone à blanc. Vous pouvez référencer ici un état développé en spécifique par votre prestataire de services, à partir de la version standard.
• Le fichier source WDES pour personnalisation du bulletin. Il contient le code compilé dynamiquement qui doit être inséré dans l’état imprimé. Si aucun code compilé n’est utilisé, laissez cette zone à blanc. Le processus de personnalisation des bulletins a été décrit plus haut.
• Le fichier texte ou HTML pour envoi du bulletin par mail. C'est ce fichier qui contient le sujet et le texte du mail qui est utilisé lors de l’envoi des bulletins par mail. Si cette zone est laissée à blanc, un message par défaut est utilisé. Le processus de personnalisation du mail a été décrit plus haut.

A titre d'exemple, LDPaye propose en standard 2 configurations :

• 01-Bulletin standard. Cette configuration correspond au bulletin utilisé en standard, avec les couleurs traditionnelles vert et bleu.
• 02-Bulletin brouillon. Cette configuration est identique à la précédente, avec seulement en sus une référence à un fichier de code compilé dynamiquement (fichier nommé BulletinSansCouleursEtTrames.wdes, livré dans le répertoire des programmes de LDPaye), l’objectif étant d’obtenir un bulletin en nuances de gris (pas de couleur, sauf en aperçu avant impression) et sans trames de fond (pour économiser l’encre).