Une fois les bulletins calculés et vérifiés, le paiement des salariés est commandé depuis le menu Traitement mensuel/Préparation et édition des paiements. Et pour ce qui est de la télétransmission des virements, c'est l’option Traitement mensuel/Préparation du fichier des virements à télétransmettre qui la commande.

Préparation des paiements

Lorsque cette option est lancée depuis le menu Traitement mensuel/Préparation et édition des paiements, une première fenêtre vous demande de choisir entre :

• Préparer et éditer la liste de paiement des salaires pour le mois courant. C’est l’option normale qui doit être choisie habituellement.
• Préparer et éditer une liste de paiements partiels pour le mois courant. Permet de préparer un paiement partiel. La notion de paiement partiel est décrite en détail plus loin.
• Préparer et éditer la liste de paiement des salaires pour le mois suivant le mois de paye courant.
• Préparer et éditer une liste de paiements partiels pour le mois suivant le mois de paye courant.
• Préparer et éditer la liste de paiement des primes d’intéressement. La gestion des primes d’intéressement est décrite au chapitre 10.4  Bulletins d'intéressement.
  Cette option n'est active que s'il existe au moins un bulletin d'intéressement sur le mois de paye courant.
• Rééditer tout ou partie de la dernière liste de paiement ayant été préparée. La dernière liste de paiement ayant été préparée est décrite sous le libellé de cette option (par exemple : Paiement des salaires pour Août 2022, préparée le 29/08/2022).

Si vous sélectionnez l'une quelconque des 5 premières options, une nouvelle fenêtre est proposée. Elle comporte les données suivantes :

• Banques émettrices. Dans la table en partie haute de l'écran, vous trouvez la liste des banques définies pour la société. Ne sont modifiables ici que l’ordre de priorité (c’est à dire l’ordre dans lequel le système va puiser les sommes à payer, banque par banque), et le montant maxi à puiser sur chaque banque. Le bouton Gérer les banques vous permet d’accéder au fichier des banques, si d’autres modifications s’avèrent nécessaires.
  Si vous n'avez qu'une seule banque, il suffit d'indiquer une valeur quelconque en tant qu'ordre de priorité et un montant maximum suffisant pour absorber la totalité des montants à payer. Si vous avez plusieurs banques, c'est l'ordre de priorité qui va permettre de choisir à partir de quelle banque les montants à payer le seront. Le système répartit les paiements des salariés sur les différentes banques, en prenant les banques une à une en fonction de l'ordre de priorité (la banque ayant l'ordre de priorité le plus faible est prise en premier), et en veillant à ne jamais dépasser pour chaque banque le montant maxi indiqué. Si le montant total à payer est supérieur à la somme des montants maximum de chaque banque, le traitement de paiement des salariés est interrompu, et cette anomalie vous est signalée.
  D'autre part, si l'option Pour chaque banque émettrice retenue, payer tous les salariés domiciliés dans cette même banque est cochée, juste en dessous de la table présentant la liste des banques, lors de la répartition des paiements des salariés sur les différentes banques, le système tente de limiter au maximum les paiements interbancaires. Pour ce faire, et en respectant toujours les montants maxi indiqués, il paye en priorité, pour chaque banque, tous les salariés ayant un compte dans cette même banque.
• Libellé des virements. Indiquez le libellé qui sera repris dans l'ordre de virement, et qui de fait apparaitra sur le compte bancaire du salarié. Au départ, le libellé proposé est VIREMENT PAYE MM/AAAA, où MM/AAAA figure le mois et l'année de paye concernés. Mais par la suite, c'est le libellé utilisé le mois précédent qui est proposé.
  Remarque : en cas de paiement partiel, ce libellé n'apparait pas ici. Le libellé qui apparaitra pour le salarié est constitué des 22 premiers caractères du libellé de l'élément variable payé, suivi de la mention MM/AAAA.
• Sélection des salariés à payer. Il est possible d’effectuer des sélections sur les salariés à payer, en s’appuyant sur l’un des trois codes statistiques disponibles dans la fiche personnel. Cela permet de gérer le cas où l'on a deux populations distinctes, l'une payée en fin de mois par exemple, et l'autre payée autour du 5 du mois suivant. On utilisera dans ce cas l'un des 3 codes statistique en tant que code population, de façon à pouvoir lancer deux paiements distincts chaque mois, un pour chaque code population.
  Il est possible également de cliquer sur le bouton Sélectionner les salariés individuellement. On accède alors à une fenêtre présentant la liste des salariés présents ayant un net à payer dans le mois demandé en paiement (ou en cas de paiement partiel, ceux ayant un élément variable sur l'une des rubriques à payer, toujours dans le mois demandé en paiement), et l'on peut sélectionner les salariés un à un.
  Remarque : dès lors qu'on opère une sélection ainsi, la sélection par code statistique est inopérante (les listes de choix des codes stats sont grisées).

Lorsque vous validez cet écran par le bouton OK, il y a constitution d'un fichier des paiements à partir des bulletins de paye (extraction des lignes de bulletins pour la rubrique correspondant au net à payer, ce n° de rubrique étant fixé dans la fenêtre des paramètres généraux, sur la ligne Net à payer de la table Rubriques et cumuls spécialisés de l'onglet Calcul), des informations portées dans le fichier des banques (ordre de priorité des banques et montants maxi par banque), et des informations portées sur la fiche salarié (Comptes bancaires 1 et 2, avec répartition éventuelle du net à payer entre ces deux comptes bancaires s'il y a deux comptes avec un montant maximum à verser sur le compte 2).

A ce stade, pour les salariés ayant eu plusieurs bulletins de paye dans le mois, le système extrait tous les bulletins. La liste obtenue est donc une liste exhaustive des paiements du mois. En revanche, lors de la préparation des virements (voir étape suivante), une sécurité permet d’éviter qu’un même bulletin de paye soit viré deux fois.

Paiement partiel

LDPaye permet de déclencher des paiements partiels en cours de mois. Cela peut être mis en œuvre en fin d’année par exemple pour payer un acompte à tous les salariés avant les fêtes de fin d’année, ou encore pour gérer des remboursements de frais de déplacement pour des salariés « itinérants ».

Un paiement partiel se déclenche en choisissant l’option Préparer et éditer une liste de paiement partiel, pour le mois courant ou pour le mois suivant le mois de paye courant, dans la première fenêtre affichée par le menu Traitement mensuel/Préparation et édition des paiements.

Vous arrivez alors dans la même fenêtre que celle décrite ci-dessus, pour sélectionner l’ordre et les montants maxi banque par banque, ainsi que les salariés à payer, mais avec un onglet supplémentaire intitulé Rubriques à payer. Cet onglet vous permet de choisir la ou les rubriques de paye qui doivent faire l'objet du paiement partiel. Pour chaque rubrique sélectionnée, le système va extraire tous les éléments variables ayant été saisis sous le ou les n° de rubrique indiqués, et n’ayant pas déjà fait l’objet d’un paiement partiel.

Seuls les éléments variables correspondant à un gain pour le salarié sont sélectionnés. Ainsi, il ne faut pas utiliser directement une rubrique de type Acompte, qui est une retenue sur le bulletin de paye. Il faut passer par une rubrique Paiement acompte, déclarée comme étant un gain pour le salarié, celle-ci étant associée à une rubrique Acompte déclarée comme étant une retenue. La première rubrique sera utilisée pour le paiement partiel et n’apparaîtra pas sur le bulletin (aucun report sur les cumuls ou sur les cotisations) ; la seconde apparaît sur le bulletin, et joue sur le net à payer du salarié.

Une fois la phase de préparation de paiement effectuée, les éléments variables ayant permis de constituer le fichier des paiements sont marqués de façon à ce qu’ils ne soient pas traités une seconde fois si l’on relance un nouveau traitement de type « paiement partiel ». Ainsi, on peut effectuer dans un même mois plusieurs paiement partiels successifs : par exemple, un virement d’acomptes par semaine. De plus, ces éléments variables ayant fait l'objet d'un paiement partiel ne sont plus modifiables dans la saisie des éléments variables.
Toutefois, si on s'aperçoit d'une erreur sur ces paiements partiels avant que l'ordre de virement ait été transmis à la banque, il reste possible de démarquer ces éléments variables. On pourra alors retourner corriger le ou les éléments variables erronés, puis recommencer la phase de préparation des paiements partiels. Cette procédure de démarquage est disponible par le bouton Démarquer, situé au bas de la fenêtre quand on est sur le 2ème onglet Rubriques à payer.
Attention : tous les éléments variables du mois et de la société courante sont démarqués par cette procédure, sans aucune sélection possible sur le N° de rubrique, le salarié concerné ou le N° de lot de virements ayant repris ces éléments variables.

A savoir : dans la fiche salarié, on peut indiquer 2 comptes bancaires. Et dans ce cas, un des deux comptes peut être utilisé spécifiquement pour les paiements partiels. Cela permet de gérer le cas des salariés voulant gérer le remboursement des frais de déplacement sur un compte spécifique, distinct de celui sur lequel ils perçoivent leur net à payer en fin de mois.

Édition des paiements

La fenêtre permettant l’édition des paiements est obtenue :

• Soit automatiquement suite à la validation de la fenêtre de préparation des paiements décrite ci-dessus ;
• Soit directement depuis la première fenêtre si vous avez choisi l’option Rééditer tout ou partie de la dernière liste de paiement ayant été préparée.

Cette fenêtre présente les critères de sélection suivants :

• Tri de la liste : vous pouvez déjà demander un tri en majeur par code établissement, puis en mineur par N° matricule ou nom des salariés
• Modes de paiement. Cochez les options en regard des différents modes de paiement pour lesquels vous souhaitez obtenir une liste des montants à payer, salarié par salarié.
• Paiements déjà virés. Si les paiements par virement sont inclus sur la liste, cette option permet d'inclure, d'exclure ou de ne sélectionner que les paiements ayant déjà fait l'objet d'un virement par l'option de menu Préparation du fichier des virements à télétransmettre. C'est utile si on paye les salariés en plusieurs fois dans le mois, avec donc émission de plusieurs lots de virements : l'option Sans permet ici de n'imprimer que les nouveaux virements restant à émettre.
• Banque. Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez imprimer la liste des paiements, l’option <Toutes> permettant d’imprimer la liste pour toutes les banques.
  Remarque : la notion de banque n’intervient que pour les paiements par virement.

Préparation du fichier des virements à télétransmettre

Cette option vous permet de préparer un fichier de virements conforme à la norme SEPA ISO 20022. Ce fichier de virements peut ensuite être transmis à votre banque par un logiciel de communication bancaire (non inclus dans LDPaye) ou « uploader » sur un portail bancaire.

L’option est lancée depuis le menu Traitement mensuel/Préparation du fichier des virements à télétransmettre.

A savoir : Cette préparation du fichier des virements se base sur un fichier des montants à payer qui doit avoir été préparé préalablement par le processus décrit en haut de cette page. Et elle ne traite bien entendu que les montant à payer par virement. Les montants à payer par chèque ou espèces sont ignorés.

Cet écran comporte les zones suivantes :

• Banque. Sélectionnez la banque pour laquelle pour voulez préparer l’ordre de virement. Si vous payez vos salariés par virement depuis plusieurs banques, il vous faut répéter l’opération décrite ici pour chacune d’entre elles.
• Date d’exécution du virement. Date qui sera portée dans le fichier SEPA préparé.
• Édition du bordereau d’accompagnement. Activez cette option si voulez qu’un bordereau d'accompagnement de l’ordre de virement soit imprimé simultanément.
• Norme. Il y a quelques années, on pouvait choisir de préparer le fichier en norme CFONB ou SEPA. La norme CFONB n'ayant plus cours, conservez la valeur SEPA qui doit être proposée par défaut.
• Emplacement du fichier. Choisissez l’emplacement souhaité pour le fichier des virements. Si vous utilisez un logiciel de communication bancaire (CUBICUS par exemple), placez ce fichier à l’endroit attendu par ce logiciel.
• Nom du fichier. Choisissez le nom souhaité pour le fichier des virements. Celui-ci peut comporter des variables de remplacement :
• Le caractère % sera remplacé par le code société courant (code à 3 caractères)
• La chaîne de caractères $$ sera remplacée par le code du journal de banque concerné
• La chaîne de caractères £££££ sera remplacée par le code banque émettrice (5 premiers chiffres du RIB)
• Le caractère ° ou la suite de caractères ° sera remplacé par le N° de l'ordre de virement (le lot de virement), éventuellement complété par des zéros à gauche pour que ce nombre soit de même longueur que la suite de caractères °.
• Les chaînes de caractères AAAA, AA, MM, JJ seront remplacées respectivement par l'année (4 ou 2 chiffres), le mois et le jour de la date d'exécution du virement.

Attention : le nom de fichier est limité ici à 30 caractères (avant remplacement des variables) et il doit respecter la convention de nommage de fichiers sous Windows : les caractères \/:*?"<>| sont interdits.
Exemple de nom de fichier valide : Vir % $$° AAMMJJ.xml. Après remplacement, pour un lot de virement N° 123 émis depuis le journal de banque CA, dans la société LDZ date d'exécution au 31/08/2022, le nom de fichier final sera Vir LDZ CA123 220831.xml

Un deuxième onglet Paramètres permet de modifier certaines caractéristiques de l'ordre de virement SEPA. Sauf demande explicite de votre banque, conservez les valeurs par défaut qui conviennent la plupart du temps.

Lorsque vous validez cet écran par le bouton OK, le système crée le fichier des virements, avec le nom et dans le répertoire indiqués. Si vous avez activé l’option Édition du bordereau d’accompagnement, une fenêtre vous permet ensuite de choisir les options d’impression de ce bordereau.

Pour préparer ce fichier des virements, le système exploite le fichier préparé à l’étape précédente. Et il procède à un marquage de tous les bulletins de paye qui font l’objet de ce virement, pour éviter qu’un même bulletin soit viré plusieurs fois. Ainsi, on peut établir une première série de bulletins et aller jusqu'à l'émission des virements pour ceux-ci, puis établir quelques jours plus tard une deuxième série de bulletins. Lorsqu’on procède au virement de cette seconde série, les bulletins de la première série seront automatiquement omis car déjà marqués comme ayant été virés.

On dispose cependant d’un bouton Ordres de virements déjà constitués pour démarquer tous les bulletins ayant été virés par un ordre de virement particulier. Cette option doit être utilisée en dernier recours, si l’on veut reconstituer un fichier de virements qui a été « perdu ».

A savoir : si l'on recalcule un bulletin ayant déjà fait l'objet d'un virement, on a un message d'avertissement signalant ce fait. Si on force quand même le recalcul, en répondant Oui à cet avertissement, le bulletin recalculé n'est plus marqué comme ayant été viré. Ainsi, on peut à nouveau émettre un virement pour celui-ci, en déroulant toute la procédure depuis la préparation du virement (en ne sélectionnant très certainement que ce salarié) jusqu'à la préparation du fichier des virements. Si le virement relatif au bulletin initial a effectivement été télétransmis à la banque, il faudra probablement saisir le montant de ce virement en tant « qu'acompte » sur le nouveau bulletin calculé, de façon à ce que le net à payer de ce deuxième bulletin soit égal au différentiel restant à payer par virement.