Cette procédure permet de sauvegarder toutes les données gérées par le progiciel de paye. La sauvegarde peut être faite sur un disque local ou un lecteur réseau (mais en s'assurant que le disque utilisé pour la sauvegarde ne soit pas celui utilisé au quotidien pour les données de LDPaye) ou mieux, sur un support externe connecté en USB.

Il est possible de sauvegarder chaque répertoire de données séparément, ou au contraire de sauvegarder la totalité des répertoires en une seule opération.
Rappel : un répertoire de données contient une ou plusieurs sociétés, selon les choix effectués lors de la création des sociétés.

Il faut insister sur l'absolue nécessité de sauvegarder régulièrement vos dossiers de paye. C'est la seule garantie que vous ayez en cas d'incident système grave (Erreur disque irrémédiable par exemple, entraînant la perte de toutes les informations contenues sur le disque). Il est donc vivement conseillé de procéder à cette sauvegarde des dossiers une fois par jour.

De plus, la paye étant essentiellement un traitement mensuel, il convient d’effectuer au moins deux sauvegardes pour chaque mois, en général juste avant de lancer la clôture mensuelle, et de conserver sur les supports utilisés les sauvegardes des 48 derniers mois à minima (3 ans plus l'année en cours).

Il est possible d'utiliser d'autres procédures de sauvegarde en complément de celle fournie en standard dans le logiciel et décrite ci-après. Les données à sauvegarder sont toutes celles contenues dans les répertoires visibles par la fenêtre ?/A propos, bouton Environnement, aux invites Répertoire des données (en omettant la dernière partie Rep_XXX) et Répertoire des sous-répertoires (ceux deux répertoires pouvant être identiques).
Remarque : si les données dont gérées par un serveur de données HFCS, il est impératif de mettre en place une sauvegarde quotidienne de celles-ci dans le centre de contrôle HyperFileSQL. Consultez au besoin votre prestataire de services habituel.

Pour utiliser la procédure standard de sauvegarde de la paye, lancez l’option de menu Traitement mensuel/Sauvegarde ou Outils/Sauvegarde, ou utilisez l’icône correspondant de la barre d’outils.

Il faut noter que la procédure de sauvegarde décrite ici ne permet de sauvegarder que les données, et jamais les programmes. En cas de crash disque total, il faudra donc dans un premier temps réinstaller le logiciel, puis restaurer les données à partir de vos supports de sauvegarde les plus récents.

Options de sauvegarde

Quand vous lacez une sauvegarde, vous devez renseigner les champs suivants :

• Contenu de la sauvegarde. Choisissez l’une des options possibles         :
• Le répertoire courant. Ne sauvegarde que le répertoire de donnée contenant la société courante ; celui-ci apparaît présélectionné dans la liste des répertoires et sociétés affichée en partie droite ;
• Tous les répertoires. Sauvegarde tous les répertoires de données de toutes les sociétés définies sur ce poste de travail ; les répertoires et sociétés qui seront sauvegardés apparaissent sélectionnés dans la liste affichée en partie droite ;
• Les répertoires sélectionnés… Ne sauvegarde que les sociétés contenues dans le ou les répertoires sélectionnés dans la liste affichée en partie droite, liste à laquelle vous avez accès dans ce mode. Pour sélectionner plusieurs répertoires, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée).
  Remarque : le fait de sélectionner une société pour un répertoire XXX a pour effet de sélectionner automatiquement toutes les sociétés contenues dans ce répertoire XXX.
• Sauvegarder les index. Activez cette option pour que le système sauvegarde à la fois les fichiers de données et les fichiers d’index. De ce fait, la sauvegarde nécessitera davantage d’espace sur le support de sauvegarde, mais la restauration sera plus rapide. En effet, lors de la restauration d’un répertoire, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système ; cette phase de reconstruction des index peut être longue si vous avez des volumes de données important. Cela étant, comme on sauvegarde beaucoup plus souvent qu'on ne restaure, et que le fait de ne pas sauvegarder les index diminue le volume de la sauvegarde d'un facteur 2 à 3, il est préférable en règle générale de ne pas sauvegarder ces index.
• Sauvegarder l’environnement. Activez cette option pour que le système sauvegarde également les données de l’environnement, en sus des données propres à chaque répertoire sélectionné pour la sauvegarde. Les données de l’environnement sont communes à l’ensemble des répertoire et sociétés : fichier des sociétés, fichier des utilisateurs avec les mots de passe associés, toutes les données de sécurité… Cette sauvegarde est vivement conseillée, surtout si vous avez un grand nombre d'utilisateurs avec une gestion des sécurités assez poussée. En cas de crash, tout cela serait difficile à remettre en place.
• Sauvegarder les sous-répertoires. Activez cette option pour que le système sauvegarde également les sous-répertoires contenus dans le répertoire des sous-répertoires. C’est là que sont enregistrés notamment les documents manipulés dans le module Bureautique intégré à LDPaye, ou encore les scénarii d’export de données en format texte. Si vous cochez cette option, une sous-option y compris les documents GED est disponible. En cochant cette case, la sauvegarde intégrera tous les documents enregistrés dans la Gestion Électronique des Documents (GED). Utile, mais là-aussi, le volume de données peut être conséquent.
  Si ces documents sont enregistrés sur un serveur Windows et sont pris en charge par une sauvegarde quotidienne (sur cartouche ou dans le cloud), il est probablement inutile de les sauvegarder ici.
• Destination de la sauvegarde. Indiquez le nom du répertoire dans lequel la sauvegarde va être enregistrée. Pour sauvegarder sur un disque local ou réseau, indiquer le chemin d’accès complet au répertoire souhaité. Utilisez pour ce faire si nécessaire le bouton Parcourir. Le système propose par défaut le répertoire utilisé lors de la dernière sauvegarde effectuée depuis la société courante.
  Dans ce répertoire destination, seule la dernière sauvegarde de l'environnement et des sous-répertoires est conservée (fichiers ENVRNMT.SVL et SOUSREP.SVL). En revanche, pour les différents répertoires de données de paye sélectionnés, le système crée chaque fois un nouveau fichier de sauvegarde portant un nom de la forme REPXXXnn.SVL, où XXX est le code du répertoire de données et nn est un N° d'ordre « à suivre » 01, 02, 03...

• Mot de passe. Vous pouvez indiquer ici un mot de passe protégeant les fichiers de sauvegarde qui vont être créés. Par défaut, c'est le mot de passe de sauvegarde choisi lors de l'initialisation de l'environnement sécurisé qui est proposé (mais non affiché). Ce mot de passe sera demandé en cas de restauration, sauf si vous avez conservé le mot de passe par défaut et que vous restaurez dans le même environnement que celui de la sauvegarde.

Une fois tous les paramètres renseignés, lancez la sauvegarde en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le bouton OK. La sauvegarde achevée, une fenêtre vous informe du bon déroulement de la procédure, ou de l’échec éventuel de la sauvegarde.

En cas d’échec, relancez la procédure de sauvegarde et utilisez le bouton Compte-rendu pour consulter le ou les messages d’erreurs survenus précédemment.

Consignes de sauvegardes

1. Avant de lancer la sauvegarde, assurez-vous qu'aucun utilisateur n’est en train de travailler sur les données de paye.
2. Assurez-vous toujours de la bonne fin de votre sauvegarde, en lisant le message dans la fenêtre d’achèvement : le message doit être : La sauvegarde N° nn s’est achevée avec succès.
3. Utilisez plusieurs supports de sauvegarde distincts. En effet, il est prudent d'avoir toujours au moins deux jeux de sauvegardes distincts, conservés en deux lieux différents, pour chaque mois de paye.

Restauration des données sauvegardées

Si pour une raison ou pour une autre, vous avez à restaurer des données sauvegardées par la procédure décrite ci-devant, vous le ferez en passant par la procédure Outils/Restauration.

Cette procédure permet de restaurer un répertoire de données complet, c’est à dire toutes les sociétés contenues dans un même répertoire de données. Il est impossible de ne restaurer que l’une des sociétés contenues dans un répertoire.

Il est impératif qu'aucun utilisateur ne travaille sur la ou les sociétés contenues dans le répertoire que l'on souhaite restaurer (ni saisies, ni même consultations).

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche une première fenêtre pour sélectionner le répertoire contenant les fichiers de sauvegarde (le ou les fichiers .SVL). Une fois ce répertoire sélectionné, vous arrivez alors sur l’écran de restauration proprement dit, qui présente la liste des répertoires et sociétés ayant été sauvegardées dans le répertoire sélectionné précédemment, avec la date de la sauvegarde de chacune de ces sociétés, ainsi que la période de paye ouverte au moment de la sauvegarde. Si le même répertoire de données a été sauvegardé plusieurs fois dans le répertoire contenant les sauvegardes, le N° de séquence apparaissant à droite dans la liste, en plus de la date de la sauvegarde, permet de les distinguer.

Dans cette liste, sélectionnez le répertoire à restaurer, en cliquant sur l’une des sociétés contenues dans le répertoire. Cela a pour effet de sélectionner automatiquement toutes les sociétés contenues dans le même répertoire, puisqu’il n’est pas possible de ne restaurer qu’une seule des sociétés d’un répertoire.

A savoir : si le fichier de sauvegarde provient d'un autre environnement que celui dans lequel vous cherchez à le restaurer, et si vous êtes Administrateur de sécurité (sinon, la restauration n'est pas possible), le mot de passe de la sauvegarde vous sera demandé. Il s'agit du mot de passe par défaut des sauvegardes choisi dans l'environnement de provenance de la sauvegarde, ou de celui indiqué expressément lors de la sauvegarde.

Une fenêtre de confirmation rappelle les conditions qui doivent être respectée pour le bon déroulement de l'opération.

A ce stade, on peut éventuellement choisir de restaurer la sauvegarde dans un autre répertoire que celui d'origine ou modifier le code ou libellé de la ou les sociétés que l'on va restaurer.

Lorsque vous validez par OK, la restauration est lancée. Elle ne prend que quelques minutes. Toutefois, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés en même temps que les données, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système suite à la phase de restauration des données ; cette phase de reconstruction des index peut être plus ou moins longue selon le volume des données restaurées.

Là encore, assurez-vous toujours de la bonne fin de la procédure. Le message apparaissant dans la fenêtre d’achèvement doit être : La restauration s’est achevée avec succès.