LDPaye dispose de deux états récapitulant les bases et montants de cotisations. Ils permettaient auparavant de remplir les différents bordereaux d’appels de cotisations, qu’il s’agisse de bordereaux « papier » ou de formulaires à saisir sur le Net (DUCS). Ces deux états sont accessibles par une option unique, menu Traitement mensuel/États et bordereaux de cotisation.

Lorsqu’on lance cette option, la fenêtre qui apparaît présente deux onglets, l’un pour l’état des cotisation, l’autre pour lancer un bordereau de cotisation. Ces deux formes d’état sont décrites ci-après en détail.

État des cotisations

Sur cet état, les différentes cotisations sont regroupées par famille de cotisations (organisme), avec des totaux pour chaque famille. Aucun paramétrage particulier n'est nécessaire : il suffit d'avoir bien regroupé les cotisations par organisme collecteur, via le code famille présent dans la fiche cotisation.

L'état peut être lancé pour un mois de paye donné, ou en cumul sur une période donnée (un trimestre ou une année entière par exemple).

Lors du lancement de cet état, un écran vous permet de sélectionner :

• Période. Indiquez la période à couvrir, sous la forme Mois et année de début, Mois et année de fin. Le système propose depuis le premier mois de l’exercice jusqu’au mois de paye courant.
• Groupé par. Choisissez le critère de regroupement souhaité pour cet état. Dans la grande majorité des cas, la déclaration et le paiement des charges sociales se font par établissement, mais vous pouvez choisir d’autres critères : Société, Établissement et service, Profil rubrique, Profil cotisation, Codes statistiques 1 à 3.
• En se basant sur la situation associée à chaque bulletin. Cette option définit comment extraire le critère de regroupement de chaque salarié, par exemple le code établissement si l’état est groupé par établissement.
• Si cette option n'est pas cochée, le système prend pour chaque salarié la situation connue à la date d’arrêté de l’état
• Si cette option est cochée, le système prend la situation associée à chaque bulletin de paye.
  Attention : dans ce cas, les données d’un même salarié peuvent être cumulées à différents endroits sur l’état, si du fait d’un changement de situation dans la période demandée, le salarié a des critères différents d’un bulletin à l’autre. C’est cette option qui est proposée par défaut ; c’est celle qui est le reflet exact de ce qui s’est fait dans le temps, surtout lorsqu’on réimprime un état d’une période de paye antérieure.
• Organismes. Vous pouvez ici choisir d’imprimer l’état pour Tous les organismes, ou pour Le ou les organismes sélectionnés ; dans ce dernier cas, il faut sélectionner dans la liste figurant en partie droite le ou les organismes à traiter (utilisez la touche Ctrl pour effectuer une sélection multiple si nécessaire).
• Exclure les organismes dont le N° est supérieur à. Cette option permet d’alléger l’état des cotisations, en omettant certaines cotisations qui n’ont pas d’intérêt sur celui-ci. Il suffit d’affecter à ces cotisations un N° de famille supérieur au N° indiqué ici. Dans le plan de paye livrée en standard, il existe une famille de cotisation 999-Divers à laquelle sont affectées toutes les cotisations n’ayant pas d’intérêt sur cet état. Il suffit donc d’indiquer 900 comme N° à cette invite.
• Saut de page par organisme. Cochez cette option si vous souhaitez qu’il y ait un saut de page sur l’état pour chaque organisme. Cela permet éventuellement de classer plus facilement cet état par organisme.

Au bas de l'écran, le bouton Autres sélections permet d'ouvrir une fenêtre de filtrage des salariés à prendre en compte, sur les critères les plus fréquemment utilisés : Établissement, Service, Profil Rubrique ou Cotisation, Code AT, Code statistique, Mode de règlement. Ce filtrage est réalisé en tenant compte lui-aussi de l'option En se basant sur la situation associée à chaque bulletin décrite ci-dessus.
Lorsqu'une telle sélection est demandée, elle est rappelée en haut à droite de chaque page de l'état.

Sur l'état, ou trouve pour chaque cotisation, et en cumul pour chaque organisme (famille de cotisation) :

• Le n° et le libellé de la cotisation
• Le nombre de salariés ayant cotisés dans la période, en distinguant hommes et femmes
• Le total des bases de cotisations
• Le taux salarial et le montant des retenues salariales
• Le taux patronal et le montant des retenues patronales
• Le taux total et le montant total des retenues salariales et patronales.

Remarque : si une même cotisation a vu son taux varier au cours de la période considérée, le système la présente en autant de lignes qu’il y a eu de taux différents au cours de la période, avec pour chaque taux le cumul des base et retenues correspondantes.

Comme c'est le cas pour les journaux de paye, cet état peut être exporté directement dans un classeur Excel, en seul clic sur le bouton Ouvrir .xlsx disponible au bas de la fenêtre de lancement de l'état.

Bordereau de cotisation

Cet état était utilisé avant l'arrivée de la DSN. Il permettait de présenter les cotisations sous une forme plus synthétique, l'idée étant d'obtenir un état le plus proche possible du bordereau de cotisation tel qu’il était émis par les différents organismes.

Mais pour cela, il fallait procéder à un paramétrage explicite, propre à chaque organisme : URSSAF, Caisses de retraite… Et ce paramétrage était à faire évoluer au gré des demandes de l'URSSAF notamment (les fameux CTP, pour Code Type de Population).

Aujourd'hui, toutes les cotisations sont déclarées et payées au travers de la DSN. Les bordereaux DUCS (Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales) ont disparu.

Ces bordereaux de cotisations n'ont donc plus d'intérêt ; inutile de maintenir le paramétrage quelque peu complexe de ceux-ci. On dispose déjà, pour la DSN, de bordereaux de versement pour chaque organisme (URSSAF, AGIRC-ARRCO, OC, DGFiP).

Seul l'état des cotisations conserve un certain intérêt, car il permet de recouper et contrôler les montants apparaissant d'une part sur les bordereaux de versement DSN, d'autre part sur cet état des cotisations, ce qu'il faut faire dès lors qu'une anomalie est signalée lors de la création d'un bordereau de versement DSN (le bordereau URSSAF bien souvent, le plus complexe, avec la notion de « cotisations agrégées » qui sont le pendant en DSN des CTP que l'on avait auparavant en DUCS).

Remarque : le paramétrage de ces bordereaux de cotisation, notamment pour l'URSSAF, se fait depuis la fenêtre de gestion des familles de cotisations, via le bouton Bordereau. Comme ce paramétrage n'est plus nécessaire aujourd'hui, il n'est pas décrit en détail dans cette documentation.
Attention : pour l'URSSAF, il existe toujours un paramétrage pour le bordereau de versement DSN, où l'on définit les « cotisations agrégées » dans la terminologie DSN (toujours basées sur les CTP, les Codes Types de Personnel à 3 chiffres).