Gestion des Organismes de Protection Sociale (OPS)

C'est donc la première chose à faire : identifier tous les organismes de protection sociale (OPS) à qui chaque établissement verse des cotisations sociales. Il y en a en principe 4 à minima :

• L'URSSAF ou la MSA. Sachant que l'URSSAF a une organisation régionale, si on a deux établissements dans des régions différentes, il est fort probable que les cotisations de chaque établissement soient recouvrées par deux caisses URSSAF distinctes. Même chose pour la MSA, où il existe plus de 30 caisses, chaque caisse regroupant un certain nombre de départements.
• Une caisse de retraite (à partir de 2023 ou 2024 selon l'effectif de l'entreprise, les cotisations Retraite sont recouvrées elles-aussi par l'URSSAF, il n'y aura donc plus d'OPS Retraite).
• La DGFiP (identifiant national unique).
• Un ou plusieurs OC, selon le nombre de contrats de prévoyance, santé, retraite supplémentaire souscrits. Si tous les contrats souscrits par un établissement donné le sont à un même OC, on aura un seul bordereau de versement. Mais il est tout à fait possible d'avoir souscrit ces contrats auprès de trois OC différents, l'un pour la prévoyance, l'autre pour la santé, un dernier pour la retraite supplémentaire. Il donc dans ce cas définir ici ces différents OC.

La gestion de ces OPS se fait dans la table accessible par l’option de menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Organismes destinataires (OPS).

Pour chaque organisme, il faut indiquer :

• Un type d'organisme, qui permet de distinguer URSSAF, MSA, Retraite, OC... Cela permet de personnaliser les informations attendues pour chaque lien (Établissement, OPS). Par exemple, les modes de paiement acceptés ne sont pas les mêmes en fonction du type d'organisme.
• L'identifiant de l'OPS. Pour les URSSAF et les caisses de retraite, c'est un SIRET. Pour les caisses MSA, c'est un code de la forme DMSAnn. Pour la DGFiP, c'est toujours DGFIP. Pour les OC, c'est le code de l'institution, de la forme Pnnnn pour les institutions de prévoyance, de la forme Axxxxx pour les sociétés d'assurance. Quant aux mutuelles, le code a une forme très variable, et cela peut aussi être un SIRET.
  Dans tous les cas, cet identifiant peut être recherché dans une table par le bouton de recherche (F4), la table qui est proposée étant issue des nomenclatures externes DSN.
• Un libellé, ce libellé étant proposé automatiquement une fois l'identifiant saisi, à partir de la nomenclature DSN.

Attention : dans le cas des OC, il faut commencer par créer le ou les contrats de prévoyance concernant cet OC avant de pouvoir identifier cet OC dans cette table.

Liens entre établissements et Organismes de Protection Sociale (OPS)

Une fois les OPS identifiés, il faut établir des liens entre les établissements déclarants et ces OPS.

Ce lien peut être défini :

• Pour un établissement déclarant, depuis la table des établissements accessible par le menu Fichier/Données structurelles/Établissements et services. On dispose d’un bouton OPS destinataires.
• Pour un OPS, depuis la table décrite ci-dessus, via le bouton Établissements déclarants.

Quelle que soit la méthode de saisie choisie, les données à saisir pour chaque lien restent identiques. Le système présente pour cela, en partie centrale de la fenêtre, soit la liste des établissements de la société courante, soit la liste des OPS. Les liens déjà existants sont affichés dans cette partie centrale.

Via la partie basse de la fenêtre, on peut soit créer un nouveau lien pour l’entité sélectionnée en partie centrale, soit modifier les caractéristiques d’un lien existant.

Pour créer un nouveau lien entre un établissement déclarant et un OPS, sélectionnez la valeur Tous les établissements actifs ou Tous les OPS en haut à droite de la fenêtre, puis positionnez-vous dans la table en partie centrale de la fenêtre sur l'établissement ou l'OPS pour lequel vous voulez ajouter un lien. Cliquez alors sur le bouton Définir les données pour avoir accès aux champs de saisie de la partie basse de la fenêtre.

A l'inverse, pour supprimer un lien entre un établissement et un OPS (ce que l'on fait rarement, sauf en cas d'erreur de saisie), positionnez-vous sur l'établissement ou l'OPS concerné en partie centrale et cliquez sur le bouton Effacer les données.

Les caractéristiques d’un lien sont :

• La périodicité, qui est désormais Mensuelle dans la plupart des cas, sauf pour certains OC où l'on a encore parfois une périodicité Trimestrielle.
• Le mode de paiement des cotisations. La plupart des OC exige désormais un paiement par prélèvement SEPA (code 05). Mais le paiement par virement (code 06) reste encore possible pour certains OPS, ce paiement par virement sera alors opéré en dehors de LDPaye.
• Le jour de paiement. Cette donnée n'est à renseigner que pour les OC. La valeur choisie dans la liste déroulante permet à LDPaye de calculer une date de paiement qui sera portée sur le bloc 20-Versement OPS (rubrique 011), qui est la date au plus tôt à prendre en compte par l'organisme dans le cas d'un ordre de prélèvement SEPA ou date prévisionnelle dans le cas d'un paiement par virement ou chèque.
• Dans le cas où l'OPS concerné est de type Retraite, on peut indiquer quelles cotisations sont collectées par cet OPS, cotisations AGIRC, cotisations ARRCO ou les deux. Cela était prévu pour le cas des établissements ayant deux caisses de retraite AGIRC et ARRCO distinctes. On pouvait même avoir, avant 2018, deux caisses ARRCO, l'une pour les cadres et l'autre pour les salariés non cadres. On pouvait traiter cette spécificité en « jonglant » avec des conditions (bouton Conditions à droite de ce champ), pour faire en sorte que les cotisations retraite de chaque salarié soient sommées sur le bordereau de versement de la caisse qui le concerne. Cela permettait également de traiter le cas des VRP, pour lesquels les cotisations retraite étaient collectées par la caisse MALAKOFF MEDERIC, quelle que soit la caisse de retraite collectant par ailleurs les cotisations retraite des autres salariés de l'établissement. Et aussi le cas des établissements mixtes, c'est à dire accueillant des salariés affiliés au régime général et d'autres au régime agricole. Car dans cette configuration, la caisse de retraite des salariés au régime agricole n'est pas celle des salariés au régime général.
  Avec la mise en place du nouveau régime dit RUAA en 2019, la quasi-totalité de ces spécificités a disparu. On ne les détaille donc pas davantage ici.
• La banque concernée, à renseigner dans le cas d'un prélèvement SEPA. Elle est à choisir dans la liste déroulante, qui est préchargée avec la liste des banques définies pour la société courante.
• L’établissement « payeur ». Il peut s’agir soit de l’établissement déclarant (valeur proposée par défaut), soit d’un autre établissement dans le cas de la procédure dite de « Versement en Lieu Unique » (VLU). Le SIRET de l’établissement choisi ici sera celui qui sera repris sur le bloc 20-Versement OPS.

Remarque : ces liens entre établissements et OPS sont utilisés non seulement dans le cadre des bordereaux de versement DSN (blocs 20, 22 et 23 de la DSN), mais aussi pour les blocs 81-Cotisation individuelle. Chacun de ces blocs 81 comporte en effet, en rubrique 002, le code de l’OPS destinataire de cette cotisation.

Versement en lieu unique (VLU)

On parle de VLU lorsque les cotisations dues par un établissement sont réglées par un autre établissement. En DSN, cette gestion du VLU est complexe car les différents OPS ont traité cette question différemment, ce qui se traduit par des règles de remplissage du bloc 20-Versement très différentes selon que le bloc concerne l'URSSAF, la MSA, une caisse de retraite ou un organisme de prévoyance (OC).

Toutefois, cette complexité est totalement masquée dans LDPaye tant qu'on ne s'intéresse pas au détail des rubriques portées sur les blocs 20-Versement. Dans le paramétrage des bordereaux pour un OPS et un établissement déclarant décrit ci-dessus, on a juste à choisir quel est l'établissement payeur, celui-ci étant par défaut l'établissement déclarant.

Juste avec cette information, LDPaye est en mesure de renseigner les différentes rubriques du bloc 20 impactées par le VLU :

002-Entité d'affectation des opérations

005-Montant du versement

010-Mode de paiement

012-SIRET Payeur

Synthèse du mode de remplissage des blocs 20-Versement en cas de VLU

URSSAF

DSN de l'établissement déclarant : un bloc 20-Versement, le SIRET de l'établissement payeur étant porté en rubrique 002-Entité d'affectation des opérations

DSN de l'établissement payeur : un bloc 20-Versement pour lui-même en tant qu'établissement déclarant, mais pas de bloc 20 pour le ou les autres établissements qui sont réglés.

AGIRC-ARRCO

DSN de l'établissement déclarant : un bloc 20-Versement avec mode de paiement 06-versement réalisé par un autre établissement, le SIRET de l'établissement payeur étant porté en rubrique 012-SIRET payeur

DSN de l'établissement payeur : un bloc 20-Versement pour lui-même en tant qu'établissement déclarant, plus un bloc distinct pour chacun des établissements réglés, blocs dans lesquels le SIRET de l'établissement déclarant (celui pour lequel on règle) est porté dans la rubrique 002-Entité d'affectation des opérations.

OC

DSN de l'établissement déclarant : un bloc 20-Versement avec montant à zéro, mode de paiement 06-versement réalisé par un autre établissement, le SIRET de l'établissement payeur étant porté en rubrique 012-SIRET payeur

DSN de l'établissement payeur : un seul bloc 20-Versement pour l'ensemble de tous les établissements réglés, y compris lui-même.

MSA

DSN de l'établissement déclarant : un bloc 20-Versement avec mode de paiement 06-versement réalisé par un autre établissement, le SIRET de l'établissement payeur étant porté en rubrique 012-SIRET payeur

DSN de l'établissement payeur : un seul bloc 20-Versement pour l'ensemble de tous les établissements réglés, y compris lui-même.

Dans le cas des OC, le plus complexe car les blocs 20-Versement destinés aux OC sont ensuite déclinés en blocs 55-Composant de versement détaillant le versement par contrat, dans la DSN d'un établissement dont les cotisations sont payées par un autre établissement, on trouve quand même un bloc 20-Versement mais dont le montant est nul. Ce bloc 20 est juste là pour signifier à l'OC en question que les cotisations seront versées par un autre établissement dont le SIRET est porté dans la rubrique 012-SIRET payeur, avec un mode de paiement (rubrique 010) égal à 06-versement réalisé par un autre établissement. Dans la DSN de l'établissement payeur, on trouve un seul bloc 20-Versement pour l'ensemble des établissements payés, le montant (rubrique 005) étant la somme des versements effectués pour le compte de tous les établissements.
Cette méthode de remplissage des blocs 20 ne facilite pas les contrôles, surtout si les DSN des différents établissements ne sont pas transmises au sein d'un même envoi (ce qui reste tout à fait possible). Si on souhaite contrôler le montant du versement porté en DSN, il faut additionner les différents bordereaux de versement par établissement payeur.

Remarque : pour prendre en compte le cas du VLU, sur l'écran de création d'une DSN mensuelle, sur le plan où l'on sélectionne les bordereaux de versement à inclure dans un envoi DSN, on peut désormais sélectionner le ou les bordereaux d'établissements qui n'ont pas été sélectionnés pour être dans l'envoi DSN, si ces bordereaux sont payés par un établissement qui lui a été sélectionné dans l'envoi. Pour clarifier cela, une colonne Établissement payeur figure dans la table présentant les différents bordereaux sélectionnables, en sus de la colonne Établissement déclarant. Par défaut, tous les bordereaux concernant un des établissements sélectionnés dans l'envoi DSN, soit en tant qu'établissement déclarant, soit en tant qu'établissement payeur, sont présélectionnés.

Cas de plusieurs paiements pour un même OC et un même établissement

On a besoin parfois de gérer deux bordereaux de versement DSN distincts pour un même OC. C'est le cas pour certains OC, qui souhaitent un paiement distinct selon le type de contrat : par exemple prévoyance d'un côté, retraite supplémentaire de l'autre. Cela peut aussi être la périodicité de paiement qui varie selon les contrats (mensuelle pour certains, trimestrielle pour d'autre) ou le mode de paiement (prélèvement d'un côté, virement ou chèque de l'autre).

Cette situation, quoi qu'assez peu fréquente, pose problème, car les principes de gestion des bordereaux de versement décrits ci-dessus font qu'on ne peut créer qu'un seul bordereau par OPS et par établissement déclarant, l'identifiant de ce bordereau étant constitué du code de l'OPS destinataire et du code de l'établissement déclarant.

Pour arriver à gérer plusieurs bordereaux pour un même OC, il faut donc utiliser des codes OC « fictifs », repérables par le fait qu'ils contiennent un caractère #.
Voici dans le détail comment procéder :

• Dans la saisie des contrats de prévoyance, là où l'on indique le code OC, on indique un code fictif : par exemple, si on doit gérer deux bordereaux pour l'APICIL (code OC P1031), on affecte certains contrats au code OC P1031 et d'autres à un code OC fictif P1031#2. Lors de la validation du contrat, un message prévient que ce code OC P1031#2 n'existe pas, mais on peut passer outre.
• On crée ensuite un OPS sous ce code fictif P1031#2, en plus de l'OPS P1031-APICIL PREVOYANCE. Lors de la création de l'OPS P1031#2, il faut prendre soin de porter le code OC réel à fournir en DSN. On indique ce code réel dans le libellé de l'OPS, après le caractère #. Ainsi, dans le cas de l'APICIL, on crée l'OPS P1031#2 avec le libellé APICIL PREVOYANCE #P1031. On passe outre là-aussi le message d'avertissement signalant que l'OC de code P1031#2 n'existe pas.
  Et on peut alors choisir, pour chaque établissement et chacun de ces deux OPS, la périodicité et le mode de paiement souhaités, via le bouton Établissements déclarants.

Lors de la création des bordereaux de versement DSN, le fait d'avoir créé deux OPS fait que l'on a automatiquement deux bordereaux de versement distincts. Le système utilisant à ce stade les codes OC fictifs, il traite ces deux OPS P1031 et P1031#2 comme deux OPS totalement distincts.

Puis, lors de la création de la DSN, le système tient compte des codes OC réels, et ce sont donc les codes OC réels qui sont inscrits dans la DSN, que ce soit sur les blocs 15-Adhésion prévoyance ou 20-Versement OPS. Mais il conserve à ce stade deux blocs 20-Versement OPS étant donné que deux bordereaux de versement ont été créés en amont, chaque bloc 20 sommant un ou plusieurs blocs 55-Composant de versement correspondant aux contrats de prévoyance que l'on a affectés à chaque OPS.