Contrairement à ce qui avait été promis lors du démarrage de la DSN, l'URSSAF attend toujours une déclaration des cotisations en mode « agrégé », même si depuis 2022, la totalité des cotisations collectées par l'URSSAF sont déjà déclarées nominativement. Tous les autres OPS, y compris la MSA qui recouvre les mêmes cotisations que l'URSSAF pour les entreprises au régime agricole, se contentent de cette déclaration au niveau nominatif, via les blocs 81-Cotisation individuelle. Mais l'URSSAF exige en sus une déclaration par établissement et par Code Type de Population (CTP), comme cela existait en DUCS et qui a été repris quasiment en l'état en DSN via le bloc 22-Bordereau de cotisation due et les blocs fils 23-Cotisation agrégée.
Il faut donc configurer ces agrégats de cotisation, et là, tous les coups sont permis :
- Dans les cas les plus simples, une cotisation déclarée nominativement est simplement sommée, tous salariés confondus, en une cotisation agrégée.
Exemples : le forfait social 8%, le forfait social 20%, le FNAL plafonné ou déplafonné.
- Dans certains cas, il faut effectivement agréger plusieurs cotisations qui sont calculées et déclarées distinctement sur le plan nominatif.
Exemple : la CSG-CRDS, ou l'on a plusieurs cotisations sur les bulletins, selon le régime fiscal (CSG avec une part déductible, une part non déductible, CRDS), mais sur bordereau URSSAF, tout est sommé sur un seul CTP 260.
- Dans certains cas, il faut au contraire éclater une même cotisation nominative en plusieurs cotisations agrégées, selon le « profil » du salarié : apprenti, contrat de professionnalisation, mandataire social...
Exemple : les cotisations d'assurance chômage sont déclarées sous le CTP 772 dans le cas général, 423 pour les apprentis.
- Et même, dans certains cas, il faut combiner tout cela : regrouper les cotisations, mais sur des CTP distincts selon le profil du salarié.
Exemple : on utilise le CTP 100 pour regrouper les cotisations de Sécurité sociale (Maladie, AF, AT, Vieillesse, Solidarité) dans le cas général, mais on doit utiliser le CTP 863 pour les mandataires sociaux, 300 pour les VRP, 726 pour les apprentis.
- En sus de tout cela, pour certains CTP, il faut éclater les cotisations agrégés par taux AT (quand a plusieurs taux AT dans un même établissement) ou par commune pour le versement mobilité.
- Enfin, pour les réductions et quelques autres cotisations agrégées (Indemnité inflation, Prime de partage de la valeur, tout ce qui touche à la formation professionnelle et la taxe d'apprentissage), les méthodes déclaratives sont pour le moins « variées », nécessitant non seulement un paramétrage pas toujours intuitif mais aussi bien souvent des modifications de programme dans LDPaye pour s’adapter aux desiderata de l'URSSAF qui ne manque pas d'imagination !
A savoir : nominativement, les cotisations sont déclarées avec les centimes. Mais les cotisations agrégées sont quant à elles toujours arrondies à l'euro le plus proche : arrondi sur les assiettes déclarées et aussi sur les montants calculés à partir de ces assiettes déjà arrondies. On a donc toujours des écarts, tant sur les différentes cotisations agrégées que sur le total du bordereau URSSAF obtenu en sommant les cotisations agrégées déjà arrondies, par rapport au total des cotisations URSSAF que l'on peut observer sur l'état des cotisations, ou même dans le compte 431000 côté comptable. Tant que cet écart reste minime (entre 1 et 3€), on peut considérer que cela est dû à ces arrondis. Au-delà, il faut s'assurer que cela ne résulte pas d'un défaut de paramétrage, sachant que certaines cotisations agrégées ont des montants très faibles (soit du fait d'un taux faible, comme la Contribution au dialogue social, soit parce qu'elle ne concerne que très peu de salariés) : on peut donc avoir oublié de configurer une cotisation agrégée sans que cela ne génère un écart significatif et donc détectable facilement.
Le paramétrage des bordereaux de cotisation DSN s’effectue à partir du menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Bordereau URSSAF DSN.
Sachez que ce paramétrage est « unique », même si parmi l'ensemble des sociétés et établissements gérés dans le plan de paye, les cotisations sont recouvrées par différentes caisses URSSAF. Il faut donc configurer sur ce bordereau toute cotisation agrégée (tout CTP) concernant au moins l'un des établissements gérés dans l'environnement de paye.
La fenêtre principale présente les différentes lignes du bordereau ayant déjà été configurées. Chaque ligne correspond, dans la terminologie URSSAF utilisée en DSN, à une cotisation « agrégée », qui donnera lieu en DSN à un bloc 23-Cotisation agrégée. Utilisez le bouton Créer pour définir successivement toutes les cotisations agrégées du bordereau, l’objectif étant que toutes les cotisations URSSAF apparaissant sur des bulletins soient reprises sur une ligne du bordereau, soit de manière isolée, soit agrégées avec d’autres cotisations.
La définition d’une cotisation agrégée comporte les champs suivants :
- Le code cotisation : ce sont les fameux codes CTP qui sont utilisés ici. Utilisez si nécessaire le bouton de recherche (F4) pour accéder à la liste (immense) de tous les CTP.
- Le code qualifiant assiette. S'agissant de l'URSSAF (ce code avait été prévu initialement pour d'autres usages que l'URSSAF), il n'existe que 2 valeurs possibles : 921-Assiette plafonnée et 920-Autre assiette. Il n'est pas toujours facile de savoir quel code qualifiant assiette utiliser pour chaque code cotisation (chaque CTP). Pour faciliter ce choix, dans la fenêtre de recherche d'un CTP obtenue par F4, on a tenté d'indiquer, pour les CTP les plus courants, le ou les codes qualifiant devant être utilisés. Notez que pour certains CTP (par exemple 100-RG CAS GENERAL), les deux qualifiants assiette sont attendus : il faut donc créer deux cotisations agrégées : une avec le CTP 100 et le qualifiant 920, l'autre avec ce même CTP 100 et le qualifiant 921.
- Le code identifiant complémentaire. Dans la majorité des cas, ce code ne sera pas renseigné. Il ne devra l’être que lorsqu’on a plusieurs lignes portant le même code cotisation et le même code qualifiant assiette (et le cas échéant le même taux AT). Ce sera le cas par exemple si on a plusieurs cotisations « Versement mobilité » dans le plan de paye, en raison de localisations géographiques différentes entre sociétés ou établissements. Toutes les cotisations « Versement mobilité » sont déclarées avec le code 900 et le qualifiant 920 ; on les différenciera avec un code identifiant complémentaire propre à chaque organisme collecteur. La valeur de ce code n’a pas de signification propre ; elle n’a d’usage qu’au sein de LDPaye et n’est jamais transmise en DSN. Son seul objet est d’obtenir, pour la ligne de bordereau en question, un identifiant unique constitué du triplet (code cotisation, code qualifiant assiette, code identifiant complémentaire).
- Le type de cotisation agrégée, à choisir parmi les valeurs Cotisation proportionnelle (le cas le plus fréquent), Cotisation forfaitaire (quasiment jamais utilisé pour l'URSSAF) ou Réduction (comme la réduction générale de cotisations patronales par exemple).
- Le Libellé de la cotisation agrégée. Indiquez un libellé qui définisse parfaitement cette cotisation pour vous, sachant que ce libellé n’est utilisé qu’en interne. Il n’est pas transmis en DSN. En création, ce libellé est initialisé par celui associé au CTP dans la nomenclature externe mise à disposition par l'URSSAF.
- Le N° INSEE de la commune. Ce champ n’est à renseigner que pour les cotisations Versement mobilité. (CTP 900 et 901).
- Le taux de la cotisation agrégée, dans le cas d’une cotisation proportionnelle. Les montants de cotisation sont calculés, lors de la création d'un bordereau mensuel de versement URSSAF, en appliquant ce taux sur l’assiette qui sera quant à elle calculée à partir des cotisations élémentaires que l’on va sélectionner par la suite.
Avantage : cette méthode de calcul est plus proche de celle utilisée par l'URSSAF à réception du bordereau, sachant que ligne par ligne, pour les cotisations proportionnelle, on ne transmet que l'assiette. L'URSSAF applique les taux qu'elle connaît de son côté sur chaque assiette et reconstitue ainsi les montants dus au titre de chaque cotisation agrégée.
Inconvénient : lors de chaque évolution de taux d'une cotisation URSSAF, il faut non seulement corriger le taux de la cotisation, mais aussi le taux de la cotisation agrégée correspondante.
Attention : le taux indiqué ici ne doit pas inclure le taux AT, qui est toujours décompté séparément.
- Une case à cocher Détailler par code AT. Cette option doit être cochée pour toutes les cotisations agrégées qui doivent être déclinées par code AT, lorsqu’il existe plusieurs taux AT au sein d’un même établissement. C’est le cas des lignes de code CTP 100-RG Cas général, 863-RG Mandataires sociaux, 963-Contrats de professionnalisation…
Une fois la partie haute de l’écran renseignée, il faut associer la ou les cotisations élémentaires à cette cotisation agrégée. Pour cela, le système présente en partie basse, lors de la création d’une cotisation agrégée, l’ensemble des cotisations de la famille URSSAF (la famille de cotisation pour laquelle on a coché la case URSSAF, en principe celle de code 001). Il vous faut cocher les cotisations qui composent la cotisation agrégée. En modification d’une cotisation agrégée, le système ne présente que les cotisations qui sont déjà associées à la cotisation agrégée. Pour revoir l’ensemble des cotisations et en associer une de plus par exemple, remplacez le critère de filtrage Au moins une coche par Toutes.
Pour associer une cotisation élémentaire, on dispose de 3 colonnes où l’on peut cocher, chacune ayant sa signification propre :
- La colonne Cotisation de référence. C’est l’élément « déclencheur » de la cotisation agrégée. Si le système détecte, salarié par salarié et mois par mois, la présence de cette cotisation sur le bulletin, il « calculera » la cotisation agrégée. Mais le calcul de la cotisation agrégée se fera compte-tenu des éléments cochés dans les deux colonnes qui suivent, pas forcément en fonction de cette cotisation de référence. En clair, il est tout à fait possible (même si peu courant) d’avoir une cotisation qui soit cochée en tant que cotisation de référence, mais pas dans les colonnes Assiette sommée et/ou Sommée pour contrôle.
On peut cocher plusieurs cotisations de référence. Dans ce cas, la cotisation agrégée sera calculée dès lors que l’une au moins des cotisations de référence sera présente sur le bulletin de paie du salarié.
- La colonne Assiette sommée. Cochez ici la ou les cotisations élémentaires qui permettent de retrouver l’assiette de la cotisation agrégée. Salarié par salarié et mois par mois, le système va additionner les assiettes (bases apparaissant dans la colonne Nombre ou Base du bulletin) de toutes les cotisations cochées ici pour déterminer l’assiette de la cotisation agrégée, assiette sur laquelle il appliquera le taux défini pour la cotisation agrégée.
Remarque : cette colonne Assiette sommée s’intitule Montant sommé dans le cas d’une cotisation agrégée de type Cotisation forfaitaire ou Réduction, mais son principe reste identique. C’est toujours cette colonne qui détermine ce qui va être déclaré en DSN.
- La colonne Sommée pour contrôle. Cochez ici la ou les cotisations élémentaires qui permettent de contrôler le montant global de la cotisation agrégée. Salarié par salarié et mois par mois, le système va additionner les montants (ceux qui apparaissent dans les colonnes Retenue salariale et Charge patronale du bulletin) de toutes les cotisations cochées, puis comparer cette somme au montant de la cotisation agrégée qui lui est calculé en appliquant le taux défini pour la cotisation agrégée sur l’assiette calculée à partir de ce qui a été coché dans la colonne précédente. Les différences significatives (plus de 1 euro, pour éliminer les simples problèmes d’arrondi dus au fait que l’on compare des cotisations élémentaires calculées individuellement à une cotisation agrégée calculée « en masse ») seront présentées en consultation/édition des bordereaux, afin de mettre en évidence les éventuelles erreurs de paramétrage.
Notez bien qu’en tout état de cause, ce qui est déclaré en DSN pour les cotisations de type Cotisation proportionnelle, c’est l’assiette de la cotisation agrégée calculée à partir des éléments cochés dans la colonne Assiette sommée. Et de la même façon, le montant payé en DSN est le montant calculé en appliquant le taux de la cotisation agrégée sur l’assiette de la cotisation agrégée, sans tenir compte de la somme des montants des cotisations élémentaires issues des bulletins. Cette colonne Sommée pour contrôle, comme son nom l’indique, n’est là que pour assurer un contrôle.
Ce système peut paraître complexe de prime abord. Mais il permet de gérer tous les cas de figure que l'on peut rencontrer sur un bordereau URSSAF. De toute façon, on ne part jamais d'une page blanche. Dans le plan de paye standard proposé par LDPaye, les cotisations URSSAF les plus courantes sont déjà présentes, et la définition du bordereau URSSAF les agrège déjà correctement. Vous n'avez donc que rarement à intervenir sur la définition de ce bordereau :
- Soit au démarrage de LDPaye, si vous avez des cotisations URSSAF un peu particulières, qui ne sont pas livrées par défaut. Mais bien souvent, ce démarrage se fait avec l'assistance d'un consultant spécialisé.
- Soit à l'apparition d'un nouveau CTP. Dans ce cas, si le CTP concerne potentiellement de nombreuses entreprises, les modifications de paramétrage du bordereau URSSAF seront décrites dans une note d'actualité, voire même « poussées » dans votre plan de paye par un script de modification du plan de paye.
Conditions d’application sur une cotisation agrégée
On a vu plus haut qu’une cotisation agrégée était déclenchée de par la présence de l’une au moins des cotisations de référence que l’on a définies pour celle-ci. Mais cela ne règle pas tous les cas de figure. Il existe en effet des cas où l’on a, pour 2 salariés distincts, le même jeu de cotisations sur le bulletin de paie, mais que ces cotisations doivent être déclarées avec des codes CTP différents. C'est le cas par exemple des mandataires sociaux : bien que les cotisations de Sécurité sociale soient quasi identiques entre un mandataire social et un salarié ordinaire, elles doivent être déclarées sur des CTP distincts : 863-RG Mandataires sociaux ou 100-RG Cas général.
Pour cela, une possibilité supplémentaire est offerte dans le paramétrage des bordereaux : on peut appliquer une condition sur une ligne de bordereau. Cette condition vient donc en sus de la présence, salarié par salarié, d’une au moins des cotisations de référence. Et cela permet « d'éclater » une même cotisation sur plusieurs codes CTP différents, évitant ainsi de dupliquer des cotisations.
Concrètement, vous disposez d’un bouton Condition dans la fenêtre de définition d’une cotisation agrégée. En cliquant sur ce bouton, on accède à une fenêtre de saisie de la ou des conditions à appliquer, fenêtre très proche de celle utilisée pour appliquer des conditions de calcul sur une rubrique ou une cotisation. Là aussi, on peut appliquer une ou plusieurs conditions sur certaines zones codifiées de la fiche du salarié (établissement, service, codes stat, code profil cotisation...), sur des constantes ou cumuls salariés, ou même au travers de fonctions personnalisées.
Lors de la préparation d'un bordereau de cotisation DSN, pour chaque cotisation agrégée à laquelle une condition est attachée, celle-ci est testée salarié par salarié, et la cotisation agrégée n’est calculée que si la condition est vérifiée.
En pratique, si on applique une condition sur une cotisation agrégée, il faut très certainement avoir quelque part sur le bordereau une autre cotisation agrégée quasi identique, mais avec un code CTP différent et sur laquelle s’applique la condition inverse. Sans quoi on risque de « rater » certaines cotisations.
Précision technique : si la condition fait appel à un cumul, c'est la valeur du cumul mois par mois qui est testée. Si la condition fait appel à une fonction personnalisée, cette dernière peut utiliser, dans son code, toutes les valeurs de la fiche salarié et situation du salarié, ainsi que celles de l'en-tête de bulletin (fichier CAENBU). Notez toutefois que certaines variables « globales » qui sont utilisables lorsqu'une fonction personnalisée est appelée lors d'un calcul de bulletin pour conditionner une rubrique ou cotisation ne sont pas disponibles dans ce cadre.
Exemple :
Pour les mandataires sociaux, on se base sur le code profil cotisation, sachant qu'il existe un profil cotisation MDS dédié aux mandataires dans le plan de paye standard :
Pour la cotisation agrégée de code CTP 100-RG Cas général, la condition est :
Code profil cotisation Non égal Valeur MDS
Et pour la cotisation agrégée de code CTP 863-RG Mandataires sociaux, la condition est inverse :
Code profil cotisation Égal Valeur MDS
