5.1 Données structurelles : Sociétés et Établissements

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On dispose de plusieurs procédures de saisie permettant de gérer, dans un dossier de paye donné, les fichiers Sociétés, Établissements et Services, ainsi que le plan analytique si l'on souhaite gérer des ventilations analytiques notamment dans l'interface comptable. Ces procédures sont accessibles depuis le menu Fichier/Données structurelles.

Pour ce qui est du fichier des sociétés, seule la modification des fiches sociétés est possible. En effet, la création ou la suppression d'une société doit être faite à partir de l'écran principal de sélection d'un dossier de paye, décrit au chapitre 1.3  Lancement du logiciel.

Sociétés

La fiche société comprend les informations suivantes, regroupées en deux onglets.

Onglet Société

Le code convention collective indiqué ici est reporté en DSN sur le bloc 06-Entreprise rubrique 015 depuis la version de norme P21V01, et est utile notamment pour la contribution à la formation professionnelle : il permet de déterminer l'OPCO de rattachement.

Onglet Détail

Établissements

La fiche établissement comporte de nombreux onglets, décrits ci-après.

Onglet Établissement

Onglet Détail

Onglet Régime

A savoir : tous les champs allant de Temps de travail contractuel à N° adhésion à la caisse CTP, sont des valeurs « d'initialisation » qui sont reprises en tant que valeur par défaut chaque fois qu'on crée une fiche salarié rattachée à cet établissement. De plus, si on modifie une de ces valeurs dans une fiche établissement, LDPaye propose de répercuter automatiquement cette (ou ces) nouvelle(s) valeur(s) dans les fiches salariés, soit uniquement pour les salariés présents dans cet établissement dans le mois de paye courant, soit sur toutes les situations de tous les salariés rattachées à cet établissement (donc y compris des salariés partis, ou d'anciennes situations de salariés encore présents ; ce deuxième choix doit plutôt être réservé à la correction d'une erreur de saisie).

Onglet DSN

On coche sur cet onglet les différents assujettissements fiscaux de l'établissement. Pour un établissement d'une PME « classique », on cochera les options suivantes :

001 - Assujettissement à la taxe à l'apprentissage

005- Assujettissement à la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC)

007- Assujettissement à la contribution à la formation professionnelle (CFP)

013 - Assujettissement à la contribution dédiée au financement du Compte Personnel de Formation pour les titulaires de CDD (CPF-CDD)

Ces éléments sont repris lors de la déclaration des assujettissements fiscaux dans le cadre de la DSN, une fois par an (blocs 44).

Quand on se trouve sur cet onglet, un bouton Paramètres DSN est présent au bas de la fenêtre. Il permet d'accéder à la fenêtre de gestion des paramètres DSN, avec un filtre ciblant les paramètres de remplissage des blocs 44-Assujettissements fiscaux. En effet, pour les 4 assujettissements listés ci-dessous, si l'établissement est assujetti, il faut déclarer chaque année l'assiette de la taxe fiscale. On fait donc le lien entre le code assujettissement déclaré en bloc 44 et la cotisation permettant de calculer l'assiette fiscale correspondante.

001-Assujettissement à la taxe à l'apprentissage

003-Assujettissement à la contribution supplémentaire à l’apprentissage

005-Assujettissement à la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC)

007-Assujettissement à la contribution à la formation professionnelle (CFP)

Pour ce qui est de la taxe sur les salaires, on procède autrement pour déterminer les assiettes des différentes tranches assujetties. Et pour ce qui est l'assujettissement à la contribution dédiée au financement du Compte Personnel de Formation pour les titulaires de CDD (CPF-CDD) (bloc 44 code 013), on utilise la même cotisation que pour l'assujettissement à la contribution à la formation professionnelle (CFP) (bloc 44 code 007), en ne retenant que les salariés concernés (ceux en CDD, mais en excluant exclure les apprentis, les CAE et les contrats de professionnalisation).

Onglet Prévoyance

Sont présentés sur cet onglet tous les contrats de prévoyance ayant été définis par ailleurs pour cette société : on peut cocher ceux qui concernent cet établissement, dans la colonne Souscrit. On peut aussi indiquer une référence de contrat, des dates de début et fin d'affiliation, des codes Population et Option, lorsque ces valeurs sont propres à l'établissement. Mais la plupart du temps, ces valeurs sont identiques pour tous les établissements d'une même société et qu'elles sont donc portées directement dans la fiche du contrat de prévoyance. Elles apparaissent dans ce cas en grisé tant qu'on n'a pas spécifié de valeur propre à l'établissement.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Gérer en bas à droite pour accéder directement à la fenêtre de gestion des contrats de prévoyance, pour créer un nouveau contrat par exemple.

Onglet Signature

Les champs présentés sur cet onglet étaient utilisés pour pré-renseigner l'ancienne attestation Pôle Emploi (celle établie en norme N4DS, déclaration dite DNAC-AE) et l'ancienne attestation Maladie. Ces deux déclarations, bien que toujours possibles en version 10 de LDPaye, ne sont plus admises par les administrations concernées (Pôle Emploi et la CNAM). Aujourd'hui, tout doit passer par le canal de la DSN ; ces informations ne sont donc plus nécessaires car elles ne sont pas gérées par ce canal DSN.

Onglet ASSEDIC

Les champs présentés sur cet onglet étaient utilisés pour renseigner la très ancienne attestation ASSEDIC (la fameuse « fiche jaune »). Cette déclaration a elle-aussi disparu, remplacée dans un premier temps par la DNAC-AE puis par l'Attestation Employeur reçue en retour d'une DSN Fin de contrat. Toutes ces informations sont donc inutiles et disparaîtront dans une prochaine version de LDPaye.

Autres fonctionnalités disponibles pour les établissements

Données IRC

Le bouton Données IRC, disponible au bas de la fenêtre principale de gestion des établissements, donne accès à une fenêtre où l'on peut saisir les codes IRC (pour Institutions de Retraite Complémentaire) et les N° de rattachement de l'établissement auprès de ces organismes. Ces données étaient utilisées dans le cadre de la DADS-U. Elles ne le sont plus du tout en DSN, d'autant que cette distinction entre caisses de retraite a disparu en 2019 avec la fusion des régimes AGIRC et ARRCO en un seul régime unifié dit RUAA.

Contacts DSN

Le bouton Contacts DSN, disponible au bas de la fenêtre principale de gestion des établissements, permet d'associer des contacts à chaque établissement, en leur attribuant un rôle. Les coordonnées et rôles de ces contacts sont transmis au sein de chaque DSN, via les blocs 07-Contact chez le déclaré.
La définition des contacts DSN se fait via le menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Contacts DSN. Dans la fenêtre obtenue par ce bouton Contacts DSN, ce n'est que l'association entre l'établissement et un ou plusieurs contacts que l'on détermine, avec attribution d'un rôle.
Bien souvent, dans LDPaye, on n'a qu'un seul contact pour l'ensemble des établissements ou même sociétés gérées dans un répertoire de données, et il a tous les rôles. Pour attribuer tous les rôles à un contact, on peut cliquer dans la première colonne de la table des contacts ; sinon, il faut cliquer dans la ou les colonnes correspondant aux rôles du contact.
A savoir : avec LDPaye, déclarant et déclaré sont identiques (il n'y a pas de tiers déclarant). Dans ce cas, surtout il y a un seul gestionnaire de paye en charge de tous les rôles pour tous les établissements et sociétés, on peut ne pas renseigner ces informations de contact chez le déclaré, sachant que lors de la création de chaque DSN, on choisira obligatoirement le contact chez l'émetteur de la déclaration, qui sera transmis en DSN via un bloc 02-Contact émetteur.

OPS destinataires

Le bouton OPS destinataires, disponible au bas de la fenêtre principale de gestion des établissements, permet de faire le lien entre l'établissement et les Organismes de Protection Sociale (OPS) destinataires de la DSN : URSSAF, MSA, Caisses de retraite AGIRC-ARRCO, Organismes complémentaires (OC, c'est à dire les caisses de prévoyance, les mutuelles et les sociétés d'assurance).

La liste des OPS est définie par ailleurs, via le menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Organismes destinataires (OPS). Depuis la fenêtre de gestion de ces OPS, on peut aussi associer des établissements à chaque OPS, avec les mêmes données que celles présentés ci-dessous. Que le lien entre un établissement ou un organisme soit défini en y accédant depuis l'organisme ou depuis l'établissement, comme présenté ici, revient exactement au même : au final, cela permet de créer un bordereau de versement de cotisations pour cet établissement et cet organisme, depuis le menu Traitement mensuel/Bordereaux de versement, bordereaux de versement étant ensuite transmis en DSN sous forme de blocs 20-Versements OPS et dans le cas de l'URSSAF uniquement, blocs 22-Bordereau de cotisations dues et 23-Cotisations agrégées.

Pour chaque OPS auprès duquel l'établissement doit déclarer (et bien souvent payer) des cotisations, on doit renseigner :

Dans la liste des organismes présentée initialement, on ne voit que ceux pour lesquels un lien a déjà été établi avec l'établissement. Pour ajouter un lien avec un autre organisme, il faut donc sélectionner la valeur Tous les OPS en haut à droite de cette fenêtre, en lieu et place de Uniquement les OPS concernés. On se placera ensuite sur la ligne correspondant à l'organisme pour lequel on veut ajouter un lien et l'on cliquera sur le bouton Définir les données, ce qui donne accès aux différents champs décrits ci-dessus pour cet organisme.

A l'inverse, si on veut supprimer un lien, on utilisera le bouton Effacer les données à droite de la périodicité.

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