Au fil des années, de nombreuses entreprises de l'immobilier ont adopté le progiciel LDPaye. Et de ce fait, LDPaye a intégré quelques adaptations afin de coller au plus près des besoins de ces entreprises.

La première chose qu'il faut savoir, c'est qu'une entreprise du monde de l'immobilier gère un (très) grand nombre de sociétés différentes. En effet, chaque copropriété, dès lors qu'elle emploie un salarié (un gardien d'immeuble par exemple) doit être gérée, du point de vue de la paye, comme une société à part entière. On se retrouve donc assez vite à devoir gérer la paye de centaines de sociétés (des SCI la plupart du temps), la plupart de ces sociétés n'employant qu'entre un ou deux salariés. Or, dans la plupart des logiciels de paye, la gestion est faite par société, avec une certaine « étanchéité » entre les différents sociétés. La plupart des traitements mensuels doivent donc être répétés société par société. S'il y en a des centaines, cela devient ingérable.

Pour contourner ce problème, LDPaye permet de gérer ces sociétés comme on gère habituellement les différents établissements au sein d'une même société. Ainsi, dans un environnement de paye donné (un répertoire de données), on active ce mécanisme par un paramètre spécifique décrit plus loin. On crée ensuite une seule société dans cet environnement, qui représente la société de gestion de la paye : le cabinet de gérance immobilière, qui va émettre les déclarations. Puis au sein de cette société, on crée en tant qu'établissement les différentes sociétés (SCI) gérées par le cabinet. Et on crée ensuite les salariés de ces sociétés, en les affectant à l'établissement correspondant à la SCI qui les emploie.

Comme les SCI sont créées en tant qu'établissements et non pas de sociétés, quand on rentre dans la société, on voit l'ensemble des salariés de tous les établissements, donc de toutes les SCI gérées par le cabinet. Et l'on peut donc lancer les traitements mensuels de paye de façon globale : calcul des bulletins, impression des bulletins, création des bordereaux de versement DSN, création et envoi des DSN. Il n'est pas nécessaire de basculer sans cesse d'une société à une autre.

D'autres petites adaptations ont été faites ici ou là, soit pour faciliter certaines opérations, soit pour éviter des erreurs potentielles. Tout cela est décrit ci-après.

Mise en place de ce mécanisme

Toutes les spécificités du monde de l'immobilier sont conditionnées par un paramètre unique : il s'agit du paramètre programme nommé DADUETAB, qui doit porter la valeur O (pour Oui) en première position de sa valeur alphanumérique.

Bien entendu, ce paramètre doit être activé au démarrage du dossier de paye et ne doit plus être modifié ensuite, car il conditionne de nombreuses choses dans le logiciel.

De plus, sachez que pour démarrer un dossier de paye dans le monde de l'immobilier, il existe un plan de paye LDI dédié, qui contient déjà la plupart des rubriques et cotisations adaptées à ce monde, et notamment les rubriques spécifiques de paiement des gardiens d'immeuble. Il faut donc démarrer à partir de ce plan de paye LDI et non du plan de paye standard LDZ utilisé habituellement.

Spécificités dans la Fiche établissement

Adresse et SIRET

La première spécificité, c'est que l'adresse et le SIRET portés dans cette Fiche établissement seront utilisés partout dans le logiciel, en tant qu'adresse et SIRET établissement, mais aussi en tant qu'adresse et SIREN de la société. Par exemple, le bloc 06-Entreprise de la DSN sera renseigné avec les données issues de la cette fiche établissement, et non celles renseignées dans la Fiche société.

Mois de clôture

Par ailleurs, le mois de clôture de l'exercice, une donnée qui est présente dans la Fiche société, peut également dans ce cas être renseignée dans la Fiche établissement. Ce champ apparait en haut à droite de l'onglet Détail. Ce mois de clôture était transmis en DSN jusqu'en 2017 ; il ne l'est plus depuis. Il n'y a donc plus lieu de renseigner cette donnée.

Délégation

Un champ supplémentaire intitulé Délégation est proposé en haut de l'onglet Détail de cette fiche établissement, juste en dessous du champ Profession ou activité. Il se présente sous forme d'une liste déroulante qui comprend normalement trois valeurs :

• Blanc (non renseigné)
• pour le compte du propriétaire
• pour le compte du syndicat des copropriétaires

Dès lors que cette valeur est renseignée, elle est utilisée lors de l'impression des bulletins, au travers d'une personnalisation du bulletin propre au monde de l'immobilier. En haut à gauche de ces bulletins, on retrouve ainsi la raison sociale et l'adresse de la société (donc celle du cabinet de gestion), cette mention pour le compte du propriétaire ou pour le compte du syndicat des copropriétaires, puis la raison société et l'adresse de l'établissement (donc de la SCI qui emploie le salarié).

A savoir : les libellés des différentes mentions apparaissant dans la liste déroulante Délégation sont à renseigner dans le paramètre programme DADUETAB, entre les positions 65 et 256 de la valeur alphanumérique. On peut donc renseigner jusqu'à 3 libellés distincts : positions 65 à 128, 129 à 192, 193 à 256.

Taxe sur les salaires

L'assujettissement à la taxe sur les salaires est géré ici par établissement, c'est à dire par SCI. On dispose de plusieurs champs sur l'onglet Détail pour cela :

• Une case à cocher Assujettissement à la taxe sur les salaires. Cette case à cocher va de pair avec celle intitulée 009-Assujettissement à la taxe sur les salaires apparaissant sur l'onglet DSN.
• Centre des impôts. Dans le cas de l'immobilier, LDPaye propose un état supplémentaire pour la taxe sur les salaires, de type CERFA. Pour renseigner cet état, il est nécessaire de connaitre le centre des impôts auquel est rattaché chaque établissement (chaque SCI).
  Ce centre est donc à sélectionner dans la liste déroulante, liste qui est ajustable via l'option <Gérer> proposée en fin de liste. Cela donne accès à la saisie des paramètres programmes, avec un positionnement à partir de SIP. Les données de ces centres sont en effet enregistrées dans des paramètres programmes, un paramètre programme par centre avec un code de la forme SIP_XXXXXX, XXXXXX étant un identifiant de centre à choisir (on conseille d'utiliser le code postal sur 5 chiffres + 1 lettre pour le secteur). Pour chaque centre, il faut indiquer un libellé (celui qui apparait dans la combo de sélection et qui est repris dans la case SIE en tête de l'état type CERFA, à gauche du N° de dossier), et 4 lignes d'adresse (4 premières lignes de la valeur alphanumérique du paramètre, en se limitant à 40 caractères par ligne).
• N° de dossier de taxe sur les salaires. Ce champ n'est pas du tout exploité par LDPaye. Mais il peut l'être pour les entreprises utilisant le progiciel de gestion immobilière IMMOPEN.
• Fréquence déclarative. Cette fréquence déclarative est normalement liée à la société. Elle n'est donc pas définie en tant que telle ; c'est au lancement de l'état de taxe sur les salaires qu'on choisit la période que l'on veut déclarer. Et cette taxe est calculée globalement par société.
  Mais dans le monde de l'immobilier, chaque établissement de LDPaye est une société (SCI) à part entière. La taxe sur les salaires est donc calculée par établissement, et la fréquence déclarative (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) peut aussi différer entre ces établissements, puisqu'elle est fonction de la masse salariale. Il faut donc la renseigner dans cette fiche établissement.
  A savoir : dans la fenêtre de lancement de l'état de taxe sur les salaires, si on est dans un environnement dédié Immobilier, on dispose d'un bouton Liste des établissements donnant accès à une fenêtre où l'on peut facilement ajuster la fréquence déclarative et le taux d'assujettissement de chaque établissement. Ce sont les mêmes données qui sont modifiées, que l'on passe par la Fiche établissement ou par cette fenêtre dédiée Liste des établissements. Mais dans cette dernière, il est beaucoup plus facile d'appliquer des modifications « en masse » : on peut en effet sélectionner plusieurs établissements dans la liste, puis choisir en partie gauche la fréquence et le rapport d'assujettissement. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Appliquer pour que les valeurs choisies à gauche soient appliquées à tous les établissements sélectionnés. Le bouton Modifier de cette fenêtre Liste des établissements donne accès quant à lui à la Fiche établissement « classique », où l'on retrouve les informations liées à la taxe sur les salaires en haut de l'onglet Détail.
  A savoir également : l'état de taxe sur les salaires ne traite que les établissements dont la fréquence déclarative est cohérente par rapport à la période demandée pour cet état : si on demande l'état pour un mois donné, seuls les établissement ayant une fréquence déclarative mensuelle sont traités. Si on demande l'état pour un trimestre, seuls les établissement ayant une fréquence déclarative trimestrielle sont traités. Mais si la période choisie couvre l'année complète, tous les établissement sont sélectionnés quelle que soit leur fréquence car tous sont concernés par la déclaration annuelle de liquidation et régularisation.
• Taux d'assujettissement (appelé aussi Rapport d'assujettissement). Même remarque que ci-dessus pour la fréquence déclarative : la taxe sur les salaires étant calculée par établissement, ce rapport d'assujettissement doit pouvoir être défini pour chaque établissement. On peut donc le faire dans cette fiche établissement, ou via le bouton Liste des établissements proposé au bas de la fenêtre de lancement de l'état de la taxe sur les salaires.
  A noter : ce taux ou rapport d'assujettissement ne peut pas dans ce cas être renseigné globalement sur l'écran de lancement de l'état de taxe sur les salaires (le champ est caché).

La gestion des acomptes mensuels et trimestriels, surtout utile dans le monde de l'immobilier et l'état supplémentaire avec présentation de type CERFA sont présentés plus en détail au chapitre 9.5.3  Taxe sur les salaires.

Spécificités en gestion des DSN

Comme cela a été dit plus haut, la première spécificité est que le bloc 06-Entreprise est renseigné avec l'adresse et le SIREN de l'établissement, et non pas ceux de la société comme c'est le cas habituellement.

D'autre part, sur le plan 3 - Récapitulatif des établissements déclarants de la fenêtre de création d'une DSN, il n'y pas lieu de choir l'établissement émetteur de le la déclaration, celui qui est utilisé pour renseigner le bloc 01-Émetteur. Dans le cas de l'immobilier, les données de ce bloc sont toujours issues de la Fiche société : c'est le cabinet de gestion immobilière qui est l'émetteur des DSN.

Enfin, pour ce qui est des bordereaux de versement, l'établissement payeur ne peut en aucun cas être différent de l'établissement déclaré (les établissements correspondant, dans le cas de l'immobilier, à des sociétés distinctes). Les champs relatifs à cet établissement payeur sont donc systématiquement masqués.

Ce point concerne aussi la gestion des OPS destinataires de la DSN, quand on définit les liens entre ces OPS et les établissements. Là-aussi, la notion d'établissement payeur disparaît.

A savoir :

• Dans la fenêtre principale de gestion des bordereaux de versement, on dispose d'un bouton Afficher récapitulatif qui s'avère bien utile dès lors qu'on a un grand nombre d'établissements, et donc de bordereaux, ce qui est systématiquement le cas dans le monde de l'immobilier. Chaque mois, on a à minima 4 bordereaux par établissement : URSSAF, Retraite, Prévoyance, DGFiP. Cela peut donc faire plusieurs centaines de bordereaux ! Avec cette affichage récapitulatif, on peut vérifier rapidement le nombre de bordereaux par OPS, non validés ou validés, ainsi que les montants totaux à verser.
• Comme on gère un grand nombre d'établissements, avec à minima 4 OPS destinataires par établissement, et que les DSN sont toujours émises à ce niveau Établissement, on récupère un très grand nombre de comptes-rendus métier (CRM) en retour de chaque DSN mensuelle (une douzaine par établissement). La consultation de ces CRM par déclaration, pour repérer ceux présentant des anomalies, est donc fastidieuse. Il est bien préférable dans ce cas d'utiliser la consultation globale, en ciblant les CRM en anomalie.

Compléments IMMOPEN

Pour les utilisateurs du logiciel de gestion immobilière IMMOPEN, il existe une fonctionnalité supplémentaire consistant à calculer et enregistrer le détail par salarié pour chaque bordereau de versement. Pour l'activer, il faut renseigner le caractère O (pour Oui) en 2ème position du paramètre programme DADUETAB. Un fichier supplémentaire nommé DNBCOL_M sera créé dans la base de données de LDPaye pour recevoir ces données, à la création du 1er bordereau faisant suite à ce paramétrage.

Les données enregistrées dans ce fichier sont récupérées au travers de la méthode :IMMOPEN_DétailBordereau(<Code société (interne)>, <Code établissement>, <Identifiant OPS>, <Mois de paye>) disponible dans l'API de LDPaye.

Une documentation de cet API, utilisée principalement dans le cadre des échanges de données entre LDPaye et IMMOPEN, peut vous être fournie sur simple demande auprès de LD SYSTEME.

Cette procédure retourne les valeurs du dernier bordereau validé correspondant aux paramètres reçus. La valeur de retour est une chaîne, de plusieurs enregistrements séparés par le caractère RC. Chaque enregistrement est constitué des zones suivantes, séparées par le caractère TAB :

• N° du bordereau
• Type de bordereau (R si bordereau de régularisation, Non renseigné sinon)
• Code société
• Code établissement
• Date de début de rattachement du bordereau
• Date de fin de rattachement du bordereau
• Mois d’émission du bordereau
• Identifiant de l'OPS
• Code délégataire
• Montant total du bordereau
• Montant versé du bordereau
• Mode de paiement
• Date de règlement
• Code banque
• Code établissement payeur
• Code cotisation agrégée
• Code qualifiant assiette
• Identifiant cotisation agrégée
• Libellé cotisation
• N° de commune INSEE
• Matricule du salarié
• Type de cotisation agrégée
• Base de cotisation
• Taux de cotisation
• Taux AT
• Montant de cotisation

       Les 14 premières zones (jusqu'au code établissement payeur), provenant de l'entête du bordereau de versement, sont identiques sur toutes les lignes.

Dans le même ordre d'idée, toujours pour IMMOPEN, l'API de LDPaye propose une méthode :IMMOPEN_Comptabilisation(<Code société (interne)>, <Code établissement>, <Mois de paye>). Cette procédure retourne une valeur chaîne, de plusieurs enregistrements séparés par le caractère RC. Chaque enregistrement est constitué des zones suivantes, séparées par le caractère TAB :

• Code société
• Code établissement
• Matricule du salarié
• Mois de paye
• Code de regroupement : soit R+code famille rubrique, soit C+code famille cotisation. Voir remarque ci-dessous.
• Somme des montants (ou charges salariales)
• Somme des charges patronales

Toutes les cotisations marquées comptabilisée dans le plan de paye sont regroupées et retournées. En revanche, seules les rubriques dont le libellé famille contient le caractère $ sont regroupées et retournées (les autres sont ignorées).

Spécificités pour la gestion des banques de paiement

Toujours dans un environnement dédié Immobilier, on peut (on doit même) réaliser des associations entre banques de paiement et établissements (c'est à dire SCI).

Cette fonctionnalité s'active via le paramètre programme BANQETAB, en renseignant la valeur O (Oui) en position 1 (comme on le fait pour le paramètre DADUETAB).

Les fonctions affectées par cette procédure de paiement spécifique sont décrites ci-après.

Associations Établissement-Banque

Dans la fenêtre de gestion des banques, le bouton Établis. associés donne accès à une fenêtre où l'on peut associer un ou plusieurs établissements (par pointage) à la banque courante.

Remarque fonctionnelle : normalement, si on gère N établissements (c'est dire N SCI), on doit définir N journaux de banque, chaque SCI gérée devant avoir son propre compte bancaire pour payer les salariés et les OPS (URSSAF, Retraite, DGFiP...). Il n'y a que dans le cas de la gérance « intégrale » où l'on peut encore utiliser un seul compte bancaire (ouvert par le cabinet de gestion immobilière) pour payer les salariés et les OPS pour le compte des différentes SCI gérées.
Le fait de réaliser cette association entre établissement et banque de paiement permet donc de « figer » la banque de paiement de l'établissement : partout ailleurs dans le logiciel LDPaye, c'est cette banque de paiement qui sera utilisée sans pouvoir y déroger. Cela évite bien des erreurs, car en standard (si on n'a pas activé cette spécificité Immobilier), LDPaye propose le choix de la banque de paiement parmi toutes celles définies dans la table des banques.

Remarque technique : ces liens Établissement => Banque sont mémorisés dans des paramètres programmes nommés BANQSSSEEE, avec SSS=Code société et EEE=Code établissement.

Préparation des paiements

Dans la phase de préparation des paiements, on affecte systématiquement les paiements des salariés de chaque établissement à la banque associée à cet établissement, en ignorant toutes les autres règles (on ignore même les montants maxi par banque, avec simplement un avertissement si on dépasse le montant autorisé pour une banque donnée).

Préparation finale du fichier de virement au format SEPA - Gestion par banque

Dans la fenêtre de de préparation du fichier des virements à télétransmettre, le système présente non pas les codes journaux de banque destinataire (2 caractères) pour lesquels il y a des virements en attente, mais les codes banque à 5 chiffres (5 chiffres du début du RIB de la banque) pour lesquels il y a des virements en attente.

On sélectionne donc une banque sur cet écran, qui peut représenter plusieurs journaux de banque, mais qui sont rattachés à la même banque (BNP, Société Générale, Banque Populaire, Crédit Agricole, Crédit Mutuel...), même si ces comptes de banque sont ouverts dans des guichets différents.

Le fichier résultant contient tous les virements émis depuis la banque sélectionnée : il s'agit d'un seul fichier comportant plusieurs ordres de virements distincts, un pour chaque journal de banque rattaché à la banque en question. Cela évite d'avoir à constituer autant de fichiers SEPA que l'on a de comptes bancaires utilisés pour payer les salariés des différentes sociétés : dans le meilleur des cas, si tous les comptes bancaires des différentes SCI sont ouverts dans une même banque, on n'a qu'un seul fichier de virements SEPA à préparer et à télétransmettre.

A savoir : la procédure de démarquage des virements fonctionne de même : puisqu'on a émis un seul fichier de virement pour la banque, si on doit démarquer, ce démarquage se fait globalement pour tous les virements inclus dans le fichier de virements, donc par code banque et non par code journal de banque comme cela est fait habituellement.

Remarque complémentaire : afin d'avoir, sur l'écran de préparation des paiements, un libellé clair en regard du code banque à 5 chiffres, il faut « formater » correctement les libellés des différents journaux de banque. Ce libellé doit être en 2 parties, avec un caractère « séparateur ». Ce caractère séparateur peut être fixé en position 2 du paramètre programme BANQETAB ; à défaut, si ce caractère n'est pas renseigné, le système utilise le tiret comme caractère séparateur.

Exemple : BNP - ROMANS CPT XXXXXXXX . Avant le tiret, c'est le libellé de la banque (BNP) ; après le tiret, le libellé décrit l'agence et le compte.

Arrêts de travail avec subrogation

Lors de la saisie d'un arrêt de travail, si on demande la subrogation, on doit choisir la banque sur laquelle seront versées les indemnités journalières de sécurité sociale. Ne sera proposée ici que la banque associée à l'établissement dans lequel le salarié est affecté au dernier jour travaillé et payé.
Et la saisie d'un établissement centralisateur pour la gestion des arrêts de travail ne sera pas proposée.

Bordereaux de versement DSN

Là-aussi, la banque de paiement sera cela celle associée à l'établissement concerné par le bordereau de versement. Cela concerne aussi la gestion des OPS destinataires de la DSN, quand on définit les liens entre ces OPS et les établissements : la banque de paiement proposée sera celle associée à l'établissement.