Export d'une DSN

Pour faciliter le contrôle d'une DSN, LDPaye propose une fonction d'export d'une DSN mensuelle directement dans un tableur (Excel, Calc ou fichier texte tabulé), sous forme d'un fichier « à plat ».

Cet export est accessible depuis la fenêtre principale de gestion des DSN, par le bouton Exporter.

Notez qu'en partie haute, on peut choisir d'exporter :

• Soit depuis la DSN « courante », c'est à dire celle sur laquelle on était positionné quand on a cliqué sur le bouton Exporter.
• Soit depuis un fichier DSN « final » (fichier texte à plat, tel qu'on l'envoie sur le site Net-Entreprises).
  C'est cette option qu'on utilisera quand, en phase de démarrage de LDPaye, on souhaite extraire des données depuis une DSN produite par un autre logiciel de paye, données que l'on va reprendre ensuite par la procédure décrite ici.

Des options permettent de choisir :

• La destination de l'export : soit directement dans Excel ou Calc (Open Office ou Libre Office), soit dans un fichier au format XLS qui pourra ensuite être ouvert sur un autre poste de travail (cette option étant prévue pour le cas où l'on ne dispose d'aucun logiciel tableur sur le poste où s'exécute LDPaye).
• Le ou les établissements à traiter, dans le cas d'un envoi comportant plusieurs sociétés et/ou établissements.
  Si on coche cette option, au lancement de l'export, une fenêtre intermédiaire s'ouvre, présentant la liste des sociétés et établissements contenus dans la déclaration, liste dans laquelle vous cochez le ou les établissements à traiter.
• Les données à produire en colonne, parmi toutes celles trouvées au sein de la déclaration. Par exemple, on peut choisir de n'exporter que les données du bloc 52-Prime, indemnité, gratification ou celles des blocs 78-Base assujettie de type 02-Assiette brute plafonnée et 03-Assiette brute déplafonnée.
  Si on coche cette option, au lancement de l'export, une fenêtre intermédiaire s'ouvre, présentant la liste de toutes les données pouvant être exportées, liste dans laquelle vous cochez celles qui doivent être exportées. Notez que vous pouvez cocher/décocher un bloc globalement (par exemple, le bloc 50-Versement, pour ignorer toutes les données de ce bloc, ou 51-Rémunération pour ignorer tous les types de bloc 51), ou au contraire cocher/décocher un à un les différentes rubriques du bloc ou types possibles de ce bloc.
  Notez que si vous avez plusieurs exports DSN à réaliser successivement (par exemple, export des 12 DSN mensuelles d'une année donnée) et que vous voulez exporter les mêmes données chaque fois, vous disposez des boutons Mémoriser/Rappeler pour enregistrer votre sélection et la rappeler ultérieurement. Vous pouvez même mémoriser ainsi plusieurs sélections différentes, en leur attribuant un nom à votre convenance.
  Une sous-option permet, surtout lorsqu'on choisit un grand nombre de colonnes à exporter, de conserver les colonnes non renseignées dans le fichier résultant (car par défaut, les colonnes qui ne sont renseignées pour aucun des salariés du ou des établissements n'apparaissent pas dans l'export). Cela peut s'avérer utile si on doit ensuite rassembler dans un même fichier des données exportées par cet outil depuis différentes déclarations : on est ainsi certain que le colonage sera parfaitement identique dans tous les exports (par exemple, export successif des 12 DSN mensuelles d'une année donnée, pour pouvoir ensuite les rassembler en une seule feuille Excel).
• Lorsque l'export couvre plusieurs sociétés et ou établissement, le placement des données dans une feuille unique (tous les salariés à la suite, triés par société/établissement), ou au contraire la création d'une feuille distincte par société ou même une feuille par établissement.
• Le type d'export, avec 3 possibilités :
• Données numériques de la DSN (Blocs 50-Versement avec tous les blocs-fils possibles : 51-Rémunération, 52-Prime, gratification, indemnité, 54-Autre élément de revenu brut, 78-Base assujettie, 79-Composant de base assujettie, 81-Cotisation individuelle.
  C'est l'export le plus utilisé si l'on souhaite contrôler les données incluses dans la déclaration.
  L'option Données prévoyance détaillées par contrat (située juste au-dessus, cochée par défaut) permet d'obtenir dans le fichier résultat une première ligne pour les données hors prévoyance, suivie d'une ligne distincte par contrat de prévoyance auquel le salarié est affilié. On a ainsi le détail des assiettes (blocs 79) et montants (blocs 81) de cotisation par contrat de prévoyance. Si cette option est décochée, on n'aura seulement la somme de toutes les assiettes de cotisations prévoyance par type (79.11-Tranche A, 79.12-Tranche 2, 13-Tranche B...) et montants de cotisations prévoyance (81.059:C) sans aucun détail par contrat de prévoyance, donc guère significatives.
  Pour ce qui est des blocs 81-Cotisation individuelle, on dispose d'une sous-option pour exporter, en sus de l'assiette et du montant de cotisation, le code de l'OPS destinataire (rubrique 002-Identifiant OPS, sauf pour les blocs 81 de type 059 (Prévoyance) ou 063, 064, 105 (AGIRC-ARRCO) qui ne comportent pas cette donnée) et le N° de la commune (rubrique 005-Code INSEE commune) pour les blocs 81 relatifs au versement mobilité (types 081 et 082). Cette option est utile si l'export est fait dans le but de pouvoir ensuite réimporter ensuite ces données (éventuellement corrigées dans Excel) dans une autre DSN : cet identifiant OPS sera requis lors de l'import.
• Données salariés et contrats : Blocs 30-Individu et 40-Contrat.
  L'intérêt d'un tel export est de récupérer ces données salariés et contrats depuis un fichier DSN issu d'un autre logiciel que LDPaye pour pouvoir ensuite les importer dans LDPaye, dans une phase de démarrage de LDPaye. On peut ainsi éviter une saisie de toutes ces données, en important les salariés depuis le fichier Excel résultant de cet export, via la procédure d'import de fiches salariés.
  Dans cet objectif, il est conseillé de cocher l'option Ajouter identifiant pour import dans LDPaye (ligne 2) : elle permet d'avoir dans le fichier résultant une 2ème ligne d'en-tête de colonne où l'on trouve colonne par colonne, le nom de la rubrique correspondant dans LDPaye à chaque rubrique de la DSN. Cette 2ème ligne d'en-tête est exploitée par la procédure d'import de données salariées pour faire automatiquement le « mapping » des données.
  Toujours dans cet objectif, l'option Ne pas exporter les données non nécessaires à cet import permet d'éliminer les colonnes correspondant à des rubriques DSN n'ayant pas de correspondance directe dans LDPaye et ne pouvant donc pas être importées.
• Données Établissement (blocs 06-Entreprise et 11-Établissement).
  Même principe que ci-dessus : on exporte ces données depuis un fichier DSN issu d'un autre logiciel de paye pour pouvoir les importer dans LDPaye. Mais là, c'est surtout dans le monde de l'immobilier que cela peut avoir un intérêt, quand il y a un très grand nombre de d'établissements à créer.
  Dans cet objectif d'import ultérieur des données, il est là-aussi conseillé de cocher l'option Ajouter identifiant pour import dans LDPaye (ligne 2) pour avoir dans le fichier résultant une 2ème ligne d'en-tête de colonne qui pourra être exploitée par la procédure d'import de données pour faire automatiquement le « mapping » des données.
  
  

Dans le fichier résultant, fichier qui est ouvert directement dans Excel ou Calc si on a choisi cette option à l'invite Destination de l'export, on trouve une ligne par salarié (avec en option une sous ligne par contrat de prévoyance) et toutes les données demandées en colonne. Les données sont parfaitement formatées, avec une totalisation des colonnes de données numériques en fin de feuille.
Chaque en-tête de colonne comporte soit le N° de bloc et le N° de la rubrique (bloc 30-Individu, 40-Contrat, 50-Versement), soit le N° de bloc et le type du bloc (51-Rémunération, 52-Prime...), avec une note (commentaire) donnant le libellé complet de la rubrique ou du type de bloc, tel que défini dans le cahier technique DSN. Pour les blocs 81, comportant plusieurs valeurs, l'identifiant porté en en-tête de colonne est complété de :A pour l'assiette de la cotisation, :C pour le montant de la cotisation. Et pour les blocs 81 pouvant potentiellement être attachés à plusieurs blocs père 78-Base assujettie, l'identifiant est complété par le type de base de rattachement : par exemple, 81.001/02:A pour l'assiette (:A) de l'exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1979) (81.001) sur Assiette brute plafonnée (78.02).

Pour le premier type d'export, les données numériques de la DSN, on trouve toujours en partie gauche les colonnes suivantes :

• Société : SIREN (lu dans le fichier DSN), suivi du code et libellé société trouvé dans LDPaye (si la DSN provient de LDPaye)
• Établissement : SIRET (lu dans le fichier DSN), suivi du code société et établissement dans LDPaye et du libellé établissement (si la DSN provient de LDPaye)
• N° matricule du salarié
• Nom et prénom du salarié
• Mois (c'est le mois principal déclaré de la DSN)
• N° du versement (correspond dans LDPaye au N° de bulletin)
• Nombre de blocs 30 distincts. Permet de compter au bas de la feuille le nombre de salariés distincts trouvés dans la DSN.
• Nombre de blocs 50 distincts (c'est à dire nombre de bulletins si la DSN provient de LDPaye). Permet de compter au bas de la feuille le nombre de versements distincts trouvés dans la DSN, utile surtout si on a demandé à avoir une ligne distincte par contrat de prévoyance, car dans ce cas, pour un salarié ayant des cotisations prévoyance relatives à 3 contrats différents, on aura 4 lignes dans le fichier : une pour les données hors prévoyance plus une ligne par contrat de prévoyance.

Bouton Convertir/Comparer : l'usage de ce bouton est décrit tout en fin de cette page, après avoir décrit en détail la fonction d'import de données dans une DSN.

Import de données dans une DSN

Le principe de correction des erreurs en DSN est de renvoyer les données de régularisation dans une DSN ultérieure. Si l'erreur provenait d'une erreur faite sur un bulletin, la correction se fera au travers de régularisations portées sur un bulletin ultérieur et sera donc transmise en DSN par ce bulletin. Mais dans les cas où les bulletins émis étaient justes alors que la DSN était elle-même erronée, il est difficile de procéder ainsi. Il faut dans ce cas pouvoir intervenir directement dans une DSN ultérieure en s'affranchissant des bulletins de paye. Pour cela, il est toujours possible de modifier une DSN, pour corriger certaines données issues des bulletins de paye ou même ajouter des blocs qui ne découlent pas de ces bulletins. Mais cette saisie est relativement lourde : si la correction ne concerne que quelques salariés, c'est jouable. S'il y a un grand nombre de salariés concernés, cela peut vite devenir un calvaire. Aussi, la procédure d'import de données décrite ci-après a été conçue pour faciliter l'intégration de régularisations dans une DSN déjà préparée.

Cette procédure est accessible depuis la fenêtre de modification d'une DSN, par le nouveau bouton Importer (en bas à gauche, juste à côté du bouton Ajouter).

A l'ouverture de la fenêtre d'import, le programme propose de sélectionner un fichier Excel. C'est la méthode la plus efficace : on prépare les données de régularisation dans un fichier Excel respectant une certaine structure (détaillée ci-après), puis on l'importe dans cette fenêtre. Mais la sélection d'un fichier n'est pas obligatoire, vous pouvez cliquer sur Annuler pour remplir manuellement le tableau des données à importer.

Structure du fichier Excel à respecter

Un fichier d'import « modèle » est livré dans le répertoire des documentations (Menu ? - Répertoire des documentation), Fichier Import DSN - Modèle.xlsx. Ce classeur Excel comporte 2 feuilles : la première est vierge, avec juste les entêtes de colonnes : c'est dans celle-ci que vous pouvez saisir vos données de régularisation. La seconde comporte des données à titre d'exemple, relatives au dossier de démonstration LDZ.

Le colonage du fichier Excel est le suivant :

• SIRET ou Code société/Etab : SIRET de l'établissement du salarié. On peut aussi renseigner la valeur sous la forme SSS/EEE, SSS étant le code société et EEE le code établissement. Le SIRET correspondant sera alors récupéré dans la fiche établissement de LDPaye. Si cette valeur n'est pas renseignée, le SIRET est lu dans l'établissement du salarié (retrouvé à partir du matricule porté dans la colonne suivante, pour la société courante).
• Matricule : Matricule du salarié. Le nom et prénom du salarié est complété lors de la vérification.
• Contrat : Code du contrat dans la DSN. Cette colonne est inutile pour importer des données sur les blocs 34-Pénibilité ou 65-Autre suspension de l'exécution du contrat. Pour les autres blocs, si ce code n'est pas renseigné, il est lu dans la DSN courante, sur le dernier contrat du salarié.
• N° de versement : N° de versement dans la DSN. Ce n° est calculé de façon incrémentielle lors de la création de la DSN. Si le n° n'est pas renseigné, les données importées seront affectées sur le dernier bulletin trouvé dans la DSN courante, pour le salarié et le contrat défini.
• Bloc DSN : Code du bloc dans lequel la donnée sera importée. Seul le code est vérifié (le libellé est complété).
  Tous les blocs ne sont pas importables. Le tableau ci-dessous liste les types de blocs qui sont gérés actuellement, ainsi que les colonnes utilisées pour chacun des blocs.

Les colonnes peuvent (doivent dans certains cas) être renseignées uniquement dans les cas en jaune. Les valeurs inscrites dans les autres cas seront remises à blanc.

• Type : Selon le bloc, la liste des valeurs acceptées correspond soit à la liste des codes de la rubrique 001 du bloc (cas général, voir cahier technique DSN), soit à ceux de la rubrique 011 pour le bloc 51-Rémunération, ou soit au code de la rubrique pour le bloc 50-Versement individu.
  Les zéros à gauche ne sont pas obligatoires ; les codes seront automatiquement complétés par leur libellé lors de la vérification.
• ID Complémentaire : 3 blocs nécessitent cette valeur :

34-Pénibilité : Année de rattachement du bloc pénibilité (rubrique 34.003)

53-Activité : Code de l'unité de mesure du bloc activité. Indiquer ici le code défini dans le CT DSN pour la rubrique 53.003.

81-Cotisation individuelle : Code OPS du bloc cotisation individuelle (rubrique 81.002)

• N° Contrat prév. / Code INSEE : dans le cas des blocs 79-Composant de base assujettie et 81-Cotisation individuelle dépendant d'un bloc 78-Base assujettie de type 31 (cotisations prévoyance), la valeur attendue ici est l'identifiant interne du contrat de prévoyance concerné.
  Pour les blocs 81-Cotisation individuelle relatifs au versement transport, la valeur attendue est le code INSEE de la commune.
  Attention : la validité de ce code INSEE n'est pas vérifiée.
• Valeur, Valeur 2 : Donnée à importer
• Date début et Date fin : Les dates de début et de fin sont obligatoires, sauf pour le bloc 54-Autre élément de revenu brut. Elles servent à identifier le bloc dans lequel sera importée la donnée.
  Remarque : dans le cas d'un import dans le bloc 52-Prime, gratification et indemnité, les dates de début et de fin correspondent à la période de rattachement si le type est égal à 26, 27, ou 29. Pour les autres types, seule la date de fin est utilisée en tant que Date de versement d'origine.
• Type de modification si existant : Dans Excel, à renseigner avec D ou R (ou un mot commençant par, seul le 1er caractère étant interprété). Cette valeur est utilisée dans le cas où un bloc existe déjà dans la DSN avec les mêmes données identifiantes (sont considérées comme colonnes « identifiantes » toutes les colonnes situées à gauche de la première colonne Valeur). Selon la valeur portée ici, il y aura Remplacement de la valeur préexistante en DSN par la donnée importée ou ajout de la donnée importée à la valeur préexistante (la donnée importée correspond alors à la Différence entre la valeur préexistante et la valeur souhaitée au final). Cette colonne est obligatoire uniquement si un bloc identique existe déjà dans la DSN courante. Dans le cas contraire cette valeur est ignorée, un nouveau bloc est ajouté.
• Contrôle : Cette colonne n'est pas en saisie, elle sera renseignée dans la phase de vérification des données avant l'import proprement dit.

Actions dans la fenêtre d'import

Ouvrir : Lecture d'un fichier Excel. Toutes les données éventuellement saisies dans le tableau seront remplacées. Une vérification est lancée automatiquement après la lecture du fichier.

Supprimer : Supprime la ligne sélectionnée du tableau.

Vérifier : Vérifie toutes les données de la table, saisies « en direct » ou issues d'un fichier Excel. En cas d'erreur, l'import sera impossible. Les lignes en anomalie sont coloriées en rouge.

Importer : Importe les données dans la DSN courante. Une ultime vérification est refaite au début de l'import. L'import n'est effectif que si aucune erreur n'est signalée.

Annuler : Abandonne l'import en cours.

Attention : les données modifiées ne sont pas enregistrées. Pour sauvegarder les données saisies, sans les importer (pour pouvoir y revenir plus tard), vous devez exporter la table sous Excel (clic droit + Exporter la table sous Excel). Le fichier ainsi généré pourra être repris par la suite via le bouton Ouvrir.

Compléments d'information

1) Création automatique des blocs 30-Individu et 40-Contrat

Cet import de données dans une DSN est en mesure d'ajouter les blocs 30-Individu (salarié) et 40-Contrat nécessaires pour importer les blocs 51, 78, 79, 81 demandés. Il n'est donc pas nécessaire d'ajouter manuellement les salariés et les contrats pour lesquels on veut effectuer des régularisations par import de données.
Les données du bloc 30-Individu sont extraites de la Fiche salarié au moment de l'import.
Les données du bloc 40-Contrat sont extraites de la situation en cours à la date de fin de la période de rattachement indiquée ligne par ligne, dans le fichier importé, avec même si nécessaire création de plusieurs blocs 40-Contrat si les périodes à régulariser correspondent à différents contrats successifs du salarié. Il y a aussi création des 71-Retraite complémentaire et 86-Ancienneté associés à chaque contrat. Et pour les contrats antérieurs pour lesquels les informations de fin de contrat ont été renseignées, il y aussi ajout du bloc 62-Fin de contrat correspondant.

Les autres blocs que l'on peut rencontrer en tant que bloc fils d'un bloc 30-Individu ou 40-Contrat (adhésion prévoyance, changements de contrat, ...) ne sont pas générés.

2) Création automatique des blocs 50-Versement

De la même façon, un bloc 50-Versement « à zéro » est lui aussi généré en automatique s'il n'existe pas, lors de l'ajout d'un autre bloc de régularisation (51, 78, ...).

Ce sera le cas si les blocs 30 et 40 ont été créés automatiquement comme indiqué plus haut, mais aussi si on spécifie, dans le fichier d'import, un N° de versement et qu'il n'existe pas dans la DSN de bloc 50-Versement correspondant à ce N° pour le salarié en question.

S'il y a création d'un bloc 50-Versement, le système ajoute les 4 blocs fils 51 qui sont obligatoires (code 001, 002, 003, et 010), eux aussi à zéro, pour satisfaire aux contrôles réalisés par DSN-VAL.

3) Régularisation de données PAS sur le bloc 50-Versement

Sur les blocs 50-Versement, on peut importer les données de PAS (Prélèvement à la source) à régulariser (rubriques 006 à 013). Le code rubrique est à renseigner dans la colonne Type et la valeur à régulariser dans la colonne Valeur. Si on importe un taux PAS (Type 006), on peut également indiquer l'ID du Taux PAS dans la colonne ID Complémentaire et le code Type de taux dans la colonne Valeur 2 (01=Taux transmis par la DGFIP, 13=Barème mensuel métropole, ...). Ces deux colonnes ne sont importées que si elles sont renseignées.

On peut aussi importer une valeur directement pour l'une des rubriques 007-Type du taux de prélèvement à la source ou 008-Identifiant du taux de prélèvement à la source, en spécifiant dans la colonne Type le N° de la rubrique à régulariser. Pour le type de taux PAS (Type = 007), le type doit être porté dans la colonne Valeur. L'ID du taux PAS est quant à lui toujours à saisir dans la colonne ID Complémentaire (la colonne Valeur n'est pas prise en compte lorsqu'on importe explicitement la rubrique 008).

Restrictions d'usage

Toute régularisation de DSN faite au travers de cet outil se fait sous votre entière responsabilité.

L'outil effectue de nombreux contrôles avant de procéder à l'import, mais il s'agit essentiellement de contrôles « syntaxiques » : existence du SIRET, du salarié, du bloc, du type au sein du bloc... Aucun contrôle « sémantique » ne peut être fait à ce stade. Ne sachant trop à quel type de régularisation vous voulez procéder, l'outil est relativement ouvert et permet donc d'importer à peu près n'importe quel bloc en tant que fils d'un bloc 50-Versement.

Il vous appartient donc :

• De bien savoir ce que vous souhaitez régulariser exactement ;
• D'en déduire ce qu'il faut ajouter dans votre DSN pour effectuer la régularisation, en tenant compte des principes de régularisation édictés par le GIP-MDS (fiche consigne 1319) ;
• De vérifier après l'import que vous retrouvez bien les données de régularisation à l'endroit souhaité dans votre DSN, en vérifiant soigneusement les valeurs régularisées, notamment en cas de remplacement ou de correction différentielle de valeurs préexistantes ;
• De vérifier la DSN incorporant ces régularisations via l'outil de contrôle DSN-VAL.

S'agissant d'opérations exceptionnelles, en cas de doute, il est préférable de demander conseil à votre prestataire de services habituel.

Import de données à partir d'un export DSN

Il est possible de convertir un fichier Excel résultant de l'export d'une DSN en un fichier Excel au format standard d'import DSN de LDPaye.

De même, on peut comparer les fichiers Excel résultant de deux exports DSN et créer un nouveau fichier Excel au format d'import DSN ne contenant que les différences entre les valeurs contenues dans les 2 fichiers initiaux (différences portant sur les valeurs déclarées, mais aussi sur les éventuels codes OPS destinataires ou codes communes INSEE (versement transport).

Ces deux fonctionnalités sont accessibles par le bouton Convertir/Comparer depuis la fenêtre d'export d'une DSN dans Excel décrite plus haut.

Pour les besoins de ces deux fonctionnalités, la procédure d'import d'une DSN a été aménagée :

• Dans les 8 premières colonnes du fichier Excel, les éventuels caractères Espace insécable (code ASCII 160) sont éliminés. Et parallèlement, dans la création du fichier à importer pour les différences, on préfixe les valeurs numériques (SIRET, matricule...) d'un espace insécable afin d'éviter la perte des zéros de gauche non significatifs.
• Dans la colonne 8-Id interne contrat, on peut recevoir au choix l'identifiant interne d'un contrat de prévoyance (le code à 8 caractère identifiant un contrat de prévoyance dans LDPaye) ou les identifiants « externes » sous la forme <Code IP>##<Référence contrat>##<Code population>##<Code option> (les codes population et option étant facultatifs). En effet, quand le fichier d'import a été constitué à partir des fichiers d'export de DSN, on ne dispose que des identifiants externes de contrat (ceux inscrits dans le fichier final d'une DSN). Ce sont donc ces codes externes qui seront placés dans le fichier d'import. C'est alors à la procédure d'import à rechercher, au sein de la DSN où les données sont importées, le contrat de prévoyance correspondant à ces identifiants externes.

La note d'actualité intitulée Correction DSN à posteriori - Un nouvel outil décrit en détail comment utiliser cette fonctionnalité pour corriger une DSN.